Haderslev Boligselskab Referat fra ordinært repræsentantskabsmøde Onsdag den 27. november kl. 19.00 Mødet blev holdt på Hotel Harmonien, Gåskærgade, Haderslev, og startede med spisning. Dagsorden Side 1 Valg af dirigent... 2 2 Godkendelse af årsberetning... 2 3 Godkendelse af årsregnskab... 2 4 Godkendelse af revisionsberetning... 2 5 Godkendelse af boligorganisationens budget... 2 6 Godkendelse af afdelingernes årsregnskaber... 3 7 Behandling af indkomne forslag... 3 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer... 3 9 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen... 4 10 Valg af revisor... 5 11 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 5 12 Valg af kredsdelegerede til BL... 5 13 Kompetencedelegation m.v.... 5 14 Eventuelt... 6 Deltager fra organisationsbestyrelsen: Kaj Ringsted, formand Bent Bille, næstformand Lise-Lotte Schytt (afd. 1625) Lars Kruse (afd. 1626) Deltager fra repræsentantskabet: Kurt Blohm, afd. 1625 Laila Blohm, afd. 1625 Peter Jørgensen, afd. 1625 Günther Petersen, afd. 1625 Inge Therese Brem, afd. 1626 Jan Gørsinsky afd. 1627 Tove Holm, afd. 1627 Anders Møller Kerstens (afd. 1627) Erik Knutzen (afd. 1673) Kirsten Grauholm, udp. af kommunen Carsten Heinrich Nissen, afd. 1651 Lena S. Villumsen, afd. 1651 Kim Johansen, afd. 1651 Karsten Pedersen, afd. 1668 Grethe Heinrich, afd. 1668 Peter Rom, afd. 1673 Bent Kristensen, afd. 1673 Regnar Nielsen, afd. 1673 Fra organisationsbestyrelsen var der afbud fra: Finn Wohlert, udp. af kommunen Villy Brejning, udpeget af Domea Fra repræsentantskabet deltog ikke: Poul Jeppsen, afd. 1609 Hans Riggelsen, afd. 1609 Yvonne Petersen, afd. 1609 Signe D. Pedersen, afd. 1611 Frida Juhl, afd. 1611 Marie Post, afd. 1611 Jytte Kallesen, afd. 1625 Marian Nissen, afd. 1626 Lone Hjort, afd. 1626 Lotte Ingemann, afd. 1627 Øvrige deltager uden stemmeret: Erik Lønne Gottfredsen, Domea (dir) Allan Bak Christensen, Domea Klavs Hedelund, Domea Karen Margrethe Iversen, afd. 1628 Ejlif Boye Pedersen, afd. 1671 Astrid Horst, afd. 1672 Ulla Illum Jørgensen, afd. 1672 Ernst Dethlefsen, afd. 1672 Afd. 1628-2 vakant pladser Afd. 1629-3 vakant pladser Afd. 1663-3 vakant pladser Afd. 1669-3 vakant pladser Afd. 1671-2 vakant pladser Helle Østergaard Kehlet, Domea (ref) Tina Schmidt, Domea Udsendt den 28. november Side 1 af 6
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges ofte et stemmeudvalg, der hjælper dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Referat: Erik Lønne Gottfredsen blev valgt som dirigent. 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Bestyrelsens skriftlige beretning fremgår af årsregnskabets side 11 til 21. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. Referat: Repræsentantskabet godkendte bestyrelsens årsberetning. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Årsregnskab for seneste regnskabsår vedlægges som bilag. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. Referat: Repræsentantskabet godkendte årsregnskabet for boligorganisationen. 4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der vedlægges som bilag. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Referat: Repræsentantskabet godkendte revisionsberetningen. 5 Godkendelse af boligorganisationens budget Boligorganisationens budget for kommende regnskabsår er til godkendelse på organisationsbestyrelsen møde den 27.11. og forelægges til repræsentantskabets godkendelse. Side 2 af 6
Det indstilles, at repræsentantskabet godkender budgettet. Referat: Repræsentantskabet godkendte budgettet. 6 Godkendelse af afdelingernes årsregnskaber Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af afdelingernes årsregnskaber, medmindre repræsentantskabet tidligere har delegeret kompetencen til organisationsbestyrelsen. Referat: Pkt. udgår, repræsentantskabet har bemyndiget organisationsbestyrelsen til at godkende afdelingernes årsregnskaber. 7 Behandling af indkomne forslag Referat: Pkt. udgår - der er ingen forslag indkommet. 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 9 medlemmer. 6 medlemmer vælges af repræsentantskabet, mens 2 medlemmer udpeges af Haderslev Kommune, 1 medlem udpeges blandt de beboervalgte medlemmer af Domeas bestyrelse. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Kaj Ringsted Formand Repr. 2014 Bent Bille Næstformand Org. bestyrelsen Grethe Heinrich Anders M. Kerstens Medlem Repr. Lone Birch Erik Knutzen Medlem Repr. 2014 Jytte Kallesen Finn Wohlert Medlem Haderslev Kommune Jens Aage Helmig Kirsten Grauholm Medlem Haderslev Kommune Jesper Nielsen Lars Kruse Medlem Repr. Inge Therese Brem Lise-Lotte Schytt Medlem Repr. Kurt Blohm Villy Brejning Medlem Domea 2015 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Bent Bille, Anders Møller Kerstens, Lars Kruse og Lise-Lotte Schytt er på valg. For at give balance i valgperioderne, vælges der 3 medlemmer for 2 år og 1 medlemmer for 1 år. Side 3 af 6
Bestyrelsen konstituerer sig selv for med næstformand for 2 år. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger 3 medlemmer for 2 år, og 1 medlem for 1 år til organisationsbestyrelsen. Anders Møller Kerstens ønsker ikke genvalg pga. fraflytning. Referat: For 2 år blev følgende valgt til organisationsbestyrelsen: Lise-Lotte Schytt og Kurt Blohm, afd. 1625 Skovvænget/Brombærvej. Tove Holm, afd. 1627 Byhusene. Lars Kruse, afd. 1626 Braineparken blev valgt til organisationsbestyrelsen for 1 år. Efterskrift: Bestyrelsen for Haderslev Boligselskab med tilhørende afdelinger har herefter følgende sammensætning: Næstformand konstituereres den 15-01-2014. Navn Post Valgt af Afgangsår Kaj Ringsted Formand Repr. 2014 Erik Knutzen Medlem Repr. 2014 Jytte Kallesen Finn Wohlert Medlem Haderslev Kommune Jens Aage Helmig Kirsten Grauholm Medlem Haderslev Kommune Jesper Nielsen Lars Kruse Medlem Repr. 2014 Inge Therese Brem Lise-Lotte Schytt Medlem Repr. 2015 Laila Blohm Kurt Blohm Medlem Repr. 2015 Peter Jørgensen Tove Holm Medlem Repr. 2015 Jan gørsinsky Villy Brejning Medlem Domea 2015 Med Domea som forretningsfører. 9 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen er vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger personlige suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. Referat: Følgende blev valgt som personlige suppleanter: Peter Jørgensen, afd. 1625 - for Kurt Blohm. Laila Blohm, afd. 1625 - for Lise-Lott Schytt. Jan Gørsinsky, afd. 1627 for Tove Holm. Inge T. Brem, afd. 1626 - for Lars Kruse. Side 4 af 6
10 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2012 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Det indstilles, at repræsentantskabet at genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Referat: Der var genvalgt til revisionsaktieselskabet BDO. 11 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Haderslev Boligselskab kan vælge op til 7 repræsentanter. Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Referat: repræsentantskabet tog orientering til efterretning. 12 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Haderslev Boligselskab kan vælge op til 6 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Referat: repræsentantskabet tog orientering til efterretning. 13 Kompetencedelegation m.v. Af hensyn til sagsbehandling vedrørende tinglysning m.v. noteres det: a) At DOMEA s.m.b.a. er boligselskabets administrator Side 5 af 6
b) At repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegation. Referat: Repræsentantskabet bekræftede ovennævnte kompentencedelegation. 14 Eventuelt Referat: Der blev informeret om, at bestyrelsen har godkendt etablering af servicecenter pr. 1.4.2014 på Naffet 2 og gerne i kontorfællesskab med de øvrige boligorganisationer i Syd- og Sønderjylland. Alle afdelingsbestyrelser i Haderslev Boligselskab bliver indkaldt til informationsmøde, som bliver holdt onsdag den 15. januar 2014 kl. 17.30 på Hotel Harmonien i Galleriet. Mødet starter med spisning 17.30 18.30. For referatets godkendelse: den - 20 den - 20 Kaj Ringsted, formand Erik Lønne Gottfredsen, dirigent Side 6 af 6