Direktionen BESLUTNINGSREFERAT Sted: Mødelokale 250, rådhuset Dato: Onsdag den 8. april 2015 Start kl.: 9:00 Slut kl.: 12:00 Medlemmer: Kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt (formand) Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen Økonomidirektør Eva Holm Iversen Udviklingsdirektør Kim Kofod Hansen Arbejdsmarkedsdirektør Michael Kielsgaard Engelsbæk Fraværende: Norddjurs Kommune
Indholdsfortegnelse Side 1. Gennemgang af dagsordener og beslutningsprotokoller...1 2. Økonomi...3 3. Regnskab 2014...4 4. Besparelser på mobil- og dataabonnementer og mobiltelefoner...5 5. Håndbog for decentrale ledere...7 6. Evaluering af IT-vagtordning...8 7. Eventuelt...10 Bilagsoversigt...11 Norddjurs Kommune
1. Gennemgang af dagsordener og beslutningsprotokoller Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Udvalgenes dagsordener gennemgås forud for udvalgsmøderne, og beslutningsprotokollerne gennemgås umiddelbart efter udvalgsmøderne. Gennemgangen foretages af den pågældende direktør. Gennemgang af beslutningsprotokol for: kultur- og udviklingsudvalgets møde den 23. marts 2015 miljø- og teknikudvalgets møde den 24. marts 2015 børn- og ungeudvalgsmøde den 25. marts 2015 arbejdsmarkedsudvalgsmødet den 26. marts 2015 voksen- og plejeudvalgsmøde den 7. april 2015 Gennemgang af dagsorden for: økonomiudvalgsmøde den 14. april 205 kommunalbestyrelsesmøde den 21. april 2015 Økonomiske konsekvenser De økonomiske konsekvenser beskrives i dagsordenspunkterne til møderne i de stående udvalg m.v. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at den nævnte beslutningsprotokol og den nævnte dagsorden gennemgås. 1
Beslutning i Direktionen den 08-04-2015 Borgmester Jan Petersen deltog i punktet. Kommunaldirektøren gennemgik dagsorden for økonomiudvalgets møde den 14. april 2015. 2
2. Økonomi Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen vedtog den 8. oktober 2014 budgettet for budgetåret 2015 og de vejledende budgetter for overlagsårene 2016-2018. For at følge den økonomiske udvikling og gennemførelsen af budgettet indeholder direktionens møder et fast punkt om kommunens økonomi. Direktionen drøfter regnskab for 2014 og overførsler fra 2014 til 2015. Økonomiske konsekvenser Direktionen følger den økonomiske udvikling og vurderer løbende budgetopfølgningerne på de forskellige områder. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at punktet drøftes. Beslutning i Direktionen den 08-04-2015 Drøftet. Sag om overførsler behandles på økonomiudvalgets møde den 14. april 2015 og på kommunalbestyrelsens møde den 21. april 2015. 3
3. Regnskab 2014 00.03.00.P00 14/18696 Åben sag Sagsgang: DIR Sagsfremstilling Direktionen drøfter regnskab 2014. Økonomiske konsekvenser Direktionen vurderer løbende det forventede regnskabsresultat. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at punktet drøftes. Beslutning i Direktionen den 08-04-2015 Drøftet. Regnskab 2014 forelægges for økonomiudvalg og kommunalbestyrelsen på deres møder i april. 4
4. Besparelser på mobil- og dataabonnementer og mobiltelefoner 83.02.00.S00 15/5121 Åben sag Sagsgang: DIR Sagsfremstilling Norddjurs Kommune er i år tilgået en ny SKIaftale på telefoni, og der vil være betydelige besparelser for kommunen mht. abonnementer på telefoner, mobiltelefoner/tablets og indkøb af mobiltelefoner. Den samlede årlige besparelse - vil ifølge en benchmarkanalyse foretaget af Netplan - være 1,439 mio. kr., og besparelserne vil fordele sig således: 0,295 mio. kr. i besparelse på fastnetabonnement 0,478 mio. kr. i besparelse på mobil- og dataabonnementer 0,666 mio. kr. i besparelse på indkøb af nye mobiler Besparelsen på abonnementer er beregnet ved at sammenholde den gamle aftale med den nye aftale og antallet af abonnementer i Norddjurs Kommune. (Antallet og prisen for abonnementer er estimeret på baggrund af et dataudtræk fra TDC og et gennemsnit af de mobilpakker, der abonneres på). På indkøb af mobiler har Netplan sammenholdt kommunens egen aftale på området med den nye SKI aftale for bestemte mobilmodeller. Der er taget udgangspunkt i indkøbsdata fra de seneste 3 år. Der er et element af usikkerhed i beregningerne da kun de mest populære modeller/typer er medtaget i analysen, og forbrugsmøntret kan have ændret sig. Det gør at besparelserne reelt kan være højere eller lavere end beregnet. Indkøbsdata viser, at der årligt indkøbes ca. 500 mobiltelefoner i Norddjurs og de har en gennemsnitlig levetid på 3,5 år. Ved indkøb af nye mobiltelefoner vil afdelingerne i gennemsnit spare 1.332 kr. pr. mobil, der er dog meget store udsving i besparelserne ift. hvilken type man køber. Mobiltype/kategori %-vis besparelse 5
Featurephones 34% Windows Phone 27% ios (iphone) 59% Android 42% Fordelingen af besparelsen på mobil- og dataabonnementer, på de enkelte afdelinger/ean nr., kan ses i bilaget. Besparelserne i bilaget er fordelt ligeligt ud over alle abonnementer. Da prisen svinger alt efter abonnementstype og forbrug, betyder det, at der er en usikkerhed ift. fordelingen mellem afdelingerne. P.t. har Norddjurs Kommune 2.619 mobil- og dataabonnementer. Der er dog en pulje på 43 abonnementer der ikke kan fordeles direkte ud på den enkelte afdeling, disse abonnementer tilhører primært kommunens samarbejdspartnere, som har fået lov til at tilgå tidligere telefonaftaler. It-afdelingen er i gang med at lukke eller overdrage abonnementet til brugerne. Det fremtidige antal abonnementer vil være ca. 2.576. Økonomiske konsekvenser De enkelte aftaleenheder vil få besparelser som følge af SKI aftalen. Netplan har beregnet at besparelsen for hele kommunen vil udgøre 1,439 mio. kr. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at sagen drøftes. Bilag: 1 Åben Abonnementer - besparelse fordelt på aftaleenheder 47167/15 Beslutning i Direktionen den 08-04-2015 Direktionen beslutter, at aftaleenhederne beholder besparelser, dog undtaget institutionerne på det rammebelagte område. 6
5. Håndbog for decentrale ledere 00.32.00.Ø00 15/769 Åben sag Sagsgang: DIR Sagsfremstilling Der er udarbejdet forslag til en håndbog til ledere i Norddjurs Kommune. Håndbogen tager afsæt i de forpligtelser og forventninger der stilles til ledere i Norddjurs Kommune indenfor økonomi, løn, IT, indkøb, acadre og HR, og har til formål at hjælpe lederne med at leve op til de forpligtelser og forventninger, der er vedtaget på disse områder. Håndbogen vil være tilgængelig på hjemmesiden, og vil indgå i det introduktionsmateriale, som nye ledere vil blive præsenteret for. Samtidig vil den også blive udsendt til nuværende ledere. Forslag til håndbog præsenteres på mødet. Økonomiske konsekvenser Ingen Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at håndbogen godkendes og tages i brug. Beslutning i Direktionen den 08-04-2015 Håndbog blev præsenteret på mødet. Direktionen drøftede og principgodkendte håndbogen, dog skal der laves en række redaktionelle ændringer inden den udsendes. 7
6. Evaluering af IT-vagtordning 85.15.04.A26 15/5120 Åben sag Sagsgang: DIR Sagsfremstilling Direktionen vedtog med virkning fra den 1. august 2014 at der forsøgsvis blev indført en rådighedsvagtordning omkring IT. Rådighedsvagten omfatter alene de i aftalen definerede opgaver. Ved manglende tilgængelig til disse, sikrer vagten afhjælpning hvor det er muligt. Direktionen besluttede endvidere at der skulle foretages en evaluering af ordningen efter 6 måneder. Der har i perioden været 37 henvendelser til rådighedsvagten, hvoraf 4 er afvist, da de ikke var omfattet af vagten. Henvendelserne vedrørte følgende: 13 Omsorgssystemet Avaleo 10 Log på hjemmefra 6 Adgang til Citrix 2 Outlook 2 Print 1 Login mail 1 System langsomt 1 Switch Farsøthus 1 Acadre/word Rådighedsvagten har udover ovennævnte også reageret proaktivt, hvor overvågningen har meldt fejl. Det vurderes at rådighedsvagten har været et godt tiltag for aftaleenhederne og forvaltningen foreslår, at ordningen fortsætter i resten af 2015, med ny evaluering omkring november måned 2015. Økonomiske konsekvenser 8
Det foreslås, at udgift til vagtordningen i 2015 på 0,250 mio. kr. finansieres via ITafdelingens overførte midler, under forudsætning af kommunalbestyrelsens godkendelse af overførslerne. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller at vagtordningen fortsætter i resten af 2015 og at ordningen evalueres på ny i november 2015. Beslutning i Direktionen den 08-04-2015 Godkendt. 9
7. Eventuelt Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Økonomiske konsekvenser Indstilling Beslutning i Direktionen den 08-04-2015 Intet. 10
Bilagsoversigt 4. Besparelser på mobil- og dataabonnementer og mobiltelefoner 1. Abonnementer - besparelse fordelt på aftaleenheder (47167/15) 11
Underskriftsside Kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt (formand) Økonomidirektør Eva Holm Iversen Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen Udviklingsdirektør Kim Kofod Hansen Arbejdsmarkedsdirektør Kielsgaard Engelsbæk Michael 12
Bilag: 4.1. Abonnementer - besparelse fordelt på aftaleenheder Udvalg: Direktionen Mødedato: 08. april 2015 - Kl. 9:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 47167/15
Kr. Besparelse på mobil abonnement 477.838,00 Besparelse på indkøb af nye mobiler 665.771,00 Antal af Telefonnr. Andel af besparelsen (fratrukket ikke Gns. besparelse ved indkøb af Mobilt Bredbånd Voiceabonnement Andel af besparelsen Samlet Rækkenavne (tablets) (mobil) Hovedtotal i kr. placerbar pulje) mobiler besparelse Børnehaven Skovvang 7 7 1.277 1.298 0 1.298 Løn 1 1 182 185 0 185 Ålsø Børnehave 1 1 182 185 0 185 Børnehaven Savværket 1 1 2 365 371 389 760 Glesborg Børnehave 1 1 182 185 389 575 Vuggestuen Åboulevarden 1 1 182 185 389 575 Alkoholbehandling 2 1 3 547 556 389 946 Børnehaven Frihedslyst 1 1 182 185 389 575 Borgerservice 2 1 3 547 556 389 946 Voldby Skole 1 1 182 185 389 575 Nørager Børnehave 1 1 2 365 371 389 760 Børnehaven Nyvang 9 1 10 1.825 1.855 389 2.244 Tandplejen 1 1 2 365 371 389 760 HR-afdelingen 13 2 15 2.737 2.782 778 3.561 Børnehaven Blinklyset 2 2 365 371 778 1.149 Sfo Vestre Skole 2 2 365 371 778 1.149 Norddjurs Musikskole 2 2 365 371 778 1.149 Boenhederne Møllehjemmet 2 2 365 371 778 1.149 Anholt Skole 3 2 5 912 927 778 1.706 Allingåbroskolen 1 3 4 730 742 1.167 1.909 Børnehaven Gymnasievej 3 3 547 556 1.167 1.724 Udbetalingscenter 3 3 547 556 1.167 1.724 Skole Bibiliotek 3 3 547 556 1.167 1.724 Børnehaven Børnenes Hus 3 3 547 556 1.167 1.724 Langhøjskolen 1 4 5 912 927 1.556 2.484 Norddjurs Familieundervisning 4 4 730 742 1.556 2.298 Socialdirektør 7 4 11 2.007 2.040 1.556 3.597 Fuglsanggården 1 4 5 912 927 1.556 2.484 Norddjurs Bibliotek 1 4 5 912 927 1.556 2.484 Skovbørnehaven 4 4 730 742 1.556 2.298 Vestervang. 3 4 7 1.277 1.298 1.556 2.855 Toubroskolen 5 5 912 927 1.946 2.873 Hedebo- Centret 2 5 7 1.277 1.298 1.946 3.244 Miljø- og teknikdirektør 3 5 8 1.460 1.484 1.946 3.430 Rådhusbetjentene 5 5 912 927 1.946 2.873 Kulturafdeling 1 6 7 1.277 1.298 2.335 3.633 Børnehaven Regnbuen 6 6 1.095 1.113 2.335 3.448 Allingåbro Børnecenter 1 6 7 1.277 1.298 2.335 3.633 Økonomi 2 7 9 1.642 1.669 2.724 4.393 Glesborg Skole 2 7 9 1.642 1.669 2.724 4.393 Udviklingsafdeling 13 7 20 3.649 3.710 2.724 6.434 Sundhedsafdeling 8 7 15 2.737 2.782 2.724 5.506 Fjellerup Børnehave 2 7 9 1.642 1.669 2.724 4.393 Farsøhthus 5 7 12 2.189 2.226 2.724 4.950 Distrikt Auning 31 8 39 7.116 7.234 3.113 10.347 Børnehaven Vores hus 54 8 62 11.312 11.501 3.113 14.614 Ørum Skole 3 9 12 2.189 2.226 3.502 5.728 10. klasse center Djursland 2 9 11 2.007 2.040 3.502 5.542 Undervisningsafdeling 3 9 12 2.189 2.226 3.502 5.728 Bakkely 1 9 10 1.825 1.855 3.502 5.357 Børnehaven Landsbyen 9 9 1.642 1.669 3.502 5.171 Rougsøskolen 2 10 12 2.189 2.226 3.891 6.117 Børnehaven Bette-Bo 10 10 20 3.649 3.710 3.891 7.601 Mølleskolen 1 10 11 2.007 2.040 3.891 5.932 Sfo Langhøjskolen 11 11 22 4.014 4.081 4.280 8.361 Violskrænten. 12 11 23 4.196 4.266 4.280 8.547 Djurshøj 9 12 21 3.831 3.895 4.669 8.565 Vestre Skole 3 12 15 2.737 2.782 4.669 7.452 Sundhedsplejen 13 13 2.372 2.411 5.058 7.470 Auning Skole 1 13 14 2.554 2.597 5.058 7.655 Træningscenter Øst 1 15 16 2.919 2.968 5.837 8.805 Hjælpemidler 9 15 24 4.379 4.452 5.837 10.289 IT-Afdelingen 4 15 19 3.467 3.524 5.837 9.361 Socialafdeling 14 18 32 5.838 5.936 7.004 12.940 UU - Djursland 18 18 3.284 3.339 7.004 10.343 Teknisk Sekretariat 8 18 26 4.744 4.823 7.004 11.827 Brand og Redning Djursland 2 21 23 4.196 4.266 8.171 12.438 Byg og miljø 37 21 58 10.582 10.759 8.171 18.930 Dagplejen. 72 22 94 17.150 17.437 8.560 25.997 Østre Skole 7 23 30 5.474 5.565 8.950 14.514 Direktionssekretariat 58 24 82 14.961 15.211 9.339 24.549 Ravnholtskolen 6 25 31 5.656 5.750 9.728 15.478 PPR 3 26 29 5.291 5.379 10.117 15.496 Børne- og familieafdeling 30 30 60 10.947 11.130 11.673 22.803 Træningscenter Vest 36 36 6.568 6.678 14.008 20.686 Plejeafdeling 55 37 92 16.785 17.066 14.397 31.463 Familiehus 37 40 77 14.049 14.283 15.564 29.848 #I/T 1 42 43 7.845 Norddjurs Ungdomsskole 14 42 56 10.217 10.388 16.343 26.730 Arbejdsmarkedafdelingen 24 43 67 12.224 12.428 16.732 29.160 Djurslandsskolen 7 54 61 11.129 11.315 21.012 32.327 Elbæk og Vejrup/entreprenørgården 32 99 131 23.901 24.300 38.522 62.822 Handicap og psykiatri - Vest 54 101 155 28.280 28.752 39.300 68.052 Handicap, psykiatri og misbrug - Øst 125 110 235 42.876 43.592 42.802 86.394 Vest Allingåbro Hjælpere 13 255 268 48.897 49.713 99.224 148.937 Øst Hjælpere 16 295 311 56.742 57.689 114.788 172.477 Hovedtotal 866 1.753 2.619 477.838 477.838 665.771 1.143.609 Samlet antal devices (fratrukket ikke placerbar pulje) 865 1.711 2.576