Til præsidenterne i Distrikt Østjyllands klubber DGE, DGEE, webmaster og BF-assistent/skatmester (distriktsledelsen) RLM og RLME sektion Nord 2 Hermed indkaldes til distriktsrådsmøde Risskov, den 26. januar 2015 torsdag den 26. februar kl. 19.00 i Ellevang Kirkes Sognegaard, Jellebakken 42, Risskov 1. Indledning og præsentation v/ DG 2. Siden sidst v/ DG 3. Beretning og nyt fra regionen v/ RLM Jens Byskov 4. Beretning v/ BF-assistent og skatmester Ernst Justsen 5. Fastsættelse af distriktskontingent for næste år - ledelsen foreslår uændret kontingent 6. Beretning v/ webmaster Lars Olesen (substitut) 7. Beretning fra klubberne herunder extensionarbejde 8. Tilretning af vedtægternes bilag 1-4. 9. Folkekirkens Ungdomskors Landstævne (FUK) i Aarhus 1.-5. juli 2015 praktisk hjælp 10. Orientering om distriktskonferencen lørdag den 11. april 2015 11. Kort orientering om det kommende års projekter i regionen v/ DGE Vera Hareskov 12. Eventuelt 13. Afslutning Denne indkaldelse er sendt til præsidenterne, der bedes videresende den til præsidiet, idet hele præsidiet hermed er indbudt til mødet Af hensyn til det praktiske arrangement bedes I give besked til undertegnede senest den 21. februar, om hvor mange I kommer fra jeres klub. Med venlig hilsen Ruth Stidsen
Bilag 1 til vedtægter for Distrikt Østjylland: Turnusplan for valg af distriktsguvernør elect elect (DGEE). Den klub, der står for tur til at vælge DGEE, skal finde frem til et forslag, som fremsendes til DG inden distriktsrådsmødet, der afholdes i februar/marts. Hvis turnusplanen ikke lykkes, har alle klubber i distriktet lejlighed til at foreslå en DGEE jf. vedtægternes punkt 5. Region Danmarks love 21: Hvert distrikt ledes af en distriktsguvernør (DG), som 2 år før sin tiltræden vælges til distriktsguvernør elect elect (DGEE) (VR 703 og 705) på den årlige distriktskonference. Næste år rykker vedkommende op som distriktsguvernør elect (DGE). Distriktsguvernørens valgperiode følger regionslederens valgperiode. Distriktsguvernørerne fungerer normalt i et år. Undtagelsesvis kan genvalg finde sted én gang (VR 506-507). Posterne i distriktsledelsen går på skift mellem klubberne: Turnus for DG-posten Klub DGEE i klubår DGE i klubår DG i klubår Sirius 2012-13 2013-14 2014-15 Sct. Clemens 2013-14 2014-15 2015-16 Frijsenborg 2014-15 2015-16 2016-17 Nordstjernen 2015-16 2016-17 2017-18 Marselisborg 2016-17 2017-18 2018-19 Skanderborg 2017-18 2018-19 2019-20 Odder 2018-19 2019-20 2020-21 Frederiksbjerg 2019-20 2020-21 2021-22 Sirius 2020-21 2021-22 2022-23 Sct. Clemens Senior deltager ikke i denne turnus. Turnusplanen er fortløbende efter samme rækkefølge. Turnusplanen ajourføres på distriktets hjemmeside (eller lignende).
Bilag 2 til vedtægter for Distrikt Østjylland: Turnusplan for tilrettelægning og afvikling af det årlige distriktsarrangement. Der arrangeres hvert år i oktober et fælles arrangement, hvortil samtlige klubber inviteres med led-sager. Den arrangerende klub fastsætter tidspunkt og sted for arrangementet og udarbejder en beskrivelse af arrangementet, som sendes til distriktets webmaster og DG. Den arrangerende klub skal give en orientering om arrangementet under den årlige distriktskonfe-rence, således, at klubberne kan medtage arrangementet i klubprogrammerne. Den arrangerende klub udarbejder et budget for arrangementet. Omkostningerne dækkes ved op-krævning af deltagerafgift. Deltagerafgiften betales klubvis på grundlag af det antal deltagere, der er tilmeldt. Distriktkassen kan efter forudgående ansøgning yde tilskud til foredragsholdere i forbindelse med distriktsarrangementet. Tilskuddet kan maks. udgøre 4.000 kr. og maks. et beløb svarende til dæk-ning af arrangementets eventuelle underskud. Hvert år i oktober afholder en af klubberne et distriktsarrangement: Arrangerende klub Klubår Frederiksbjerg 2014-15 Odder 2015-16 Marselisborg 2016-17 Sirius 2017-18 Skanderborg 2018-19 Frijsenborg 2019-20 Sct. Clemens 2020-21 Nordstjernen 2021-22 Frederiksbjerg 2022-23 Sct. Clemens Senior deltager ikke i denne turnus. Turnusplanen er fortløbende efter samme rækkefølge. Turnusplanen ajourføres på distriktets hjemmeside (eller lignende).
Bilag 3 til vedtægter for Distrikt Østjylland: Turnusplan for klubvekslingsbesøg. Udvikslingsbesøg aftales mellem klubberne indbyrdes og medtages i klubprogrammerne. Gæsterne der besøger en anden klub betaler en afgift til værtsklubben, der beregnes af værtsklub-ben i overensstemmelse med de faktiske udgifter til traktementet. Hvert år besøger klubberne hinanden efter en fastlagt plan: Besøger i klubåret (1. Klub Juli - 30. Juni) 2014-2015 2015-2016 2016-2017 2017-2018 Marselisborg Sirius Frijsenborg Sct. Clemens Sen. Sct. Clemens Frederiksbjerg Frijsenborg Sct. Clemens Sen. Sct. Clemens Marselisborg Skanderborg Sct. Clemens Sen. Sct. Clemens Marselisborg Frederiksbjerg Odder Sct. Clemens Marselisborg Frederiksbjerg Skanderborg Nordstjernen Marselisborg Frederiksbjerg Skanderborg Odder Sirius Frederiksbjerg Skanderborg Odder Nordstjernen Frijsenborg Skanderborg Odder Nordstjernen Sirius Sct. Clemens Sen. Odder Nordstjernen Sirius Frijsenborg Sct. Clemens Nordstjernen Sirius Frijsenborg Sct. Clemens Sen. Turnusplanen ajourføres på distriktets hjemmeside (eller lignende).
Bilag 4. Retningslinier for vedligeholdelse af Distrikt Østjyllands hjemmeside. Hjemmesiden der er hosted ved region Danmark med domæne www.ysmen.dk vedligeholdes og videre udvikles af Distrikt Østjyllands webmaster (DW) i samarbejde meddistriktsledelsen. Hjemmesiden er oprettet med det formål først og fremmest at styrke den interne kommunikationen mellem distriktsledelsen og klubberne og klubberne indbyrdes. Det er samtidig formålet at give en bedre orientering om hele K-familien som vi er tjenesteklubber for. Hjemmesiden skal som minimum indeholde. Info side En kort orientering om Distrikt Østjylland med links til bevægelsens formål og historie på Region Danmarks hjemmeside. Distriktsledelsen Fortegnelse over medlemmerne af distriktsledelsen omfattende: funktion, navn, postadresse, telefon, e-mail og evt. foto. Distriktskalender Skal omfatte datoer og oplysninger om planlagte arrangementer, der har fælles interesse for distriktsledelsen og klubberne. Arrangementer, der er optaget på Region Danmarks hjemmeside medtages ikke i distriktets egen kalender. Meddelelser Relevante meddelelser herunder distriktsmeddelelser og mødeindkaldelser. Nyheder Relevante nyheder, som skønnes at kan have fælles interesse for klubberne og distriktsledelsen. KlubberneLinks til klubbernes hjemmesider m.v. Beretninger fra møder i distriktsrådet og distriktskonferencer. Billeder lægges op efter forudgående aftale med den enkelte klub.
Distriktskonference Indbydelse til distriktskonference, dagsorden, konferencehæfte og beretninger fra generalforsamlingen, beretninger afgivet af klubberne. Samtlige bilag opbevares i 5 år. Fælles arrangementer Oplysninger om fælles arrangementer omfattende tid, sted, tilmelding, betaling og en beskrivelse af arrangementets indhold. Links Der opretholdes og udbygges en samling af relevante links med en kort vejledende beskrivelse af de enkelte link. Hjemmesiden skal løbende ajourføres og kontrolleres min. en gang hver måned. Hjemmesiden skal løbende ajourføres og kontrolleres min. en gang hver måned. DW skal holde sig orienteret om lovgivningen inden for IT området, og skal særlig være opmærksom på ophavsretsloven og persondataloven, samt påse at der ikke sker krænkelser i strid med god skik. Personhenførende oplysninger og fotos må kun bringes efter forudgående aftale og i det omfang som betinges af formålet. Ved indsigelser fra klubmedlemmer eller andre skal DW fjerne de oplysninger eller fotos, der er gjort indsigelse imod. Nugældende lov om ophavsret, jf. lovbekendtgørelse nr. 202 af 27. februar 2010 med de ændringer, der følger af lov nr. 380 af 17. april 2013 og lov nr. 741 af 25. juni 2014. Persondataloven af 15. juli 2000.