Svinninge Modeljernbaneklub

Transkript

1 Svinninge Modeljernbaneklub Formand/daglig leder Referant Referat fra Allan Risgård Jensen Svend Windeleff ordinær generalforsamling Dato: 20/ Referat fra Ordinær generalforsamling onsdag den 20. Februar 2014 kl. 19:00 i Modeljernbanens lokaler. Tilstede er 12 stemmeberettigede Fraværende er Kasserer Tina Brandhøj og bestyrelsesmedlem Henrik Branhøj Valg af dirigent: Der er af generalforsamlingen foreslået Børge Schnack og Jørgen Mollerup. Børge Schnack er valg med 10 stemmer mod 2 stemmer til Jørgen Mollerup Valg af referent: Generalforsamlingen foreslår Svend Windeleff. Svend Windeleff er valgt Formandens beretning. Formandens beretning er godkendt Formandens beretning sendes rundt til medlemmerne pr. mail Kassereren fremlægger det reviderede klubregnskab til godkendelse. Da kasserer Tina Brandhøj ikke var til stede, fremlagde Svend Windeleff regnskabet. Regnskabet er godkendt. Gælden til Regionstog skal bogføres. Det reviderede regnskab sendes rundt til medlemmerne pr. mail sammen med formandens beretning Indkomne forslag - forslag skal være klubben i hænde senest 6. februar Jørgen Mollerup foreslår at der skal laves en inventarliste over Modelejernbaneklubs materiel. Der udarbejdes en inventarliste/logbog over Svinninge modelejernbaneklubs materiel. Bestyrelsen foreslår følgende vedtægtsændringer: Ændringerne er farvet røde

2 1.3 Klubbens adresse er c/o Svinninge Modeljernbaneklub, Stationen 2, 4520 Svinninge. Klubbens adresse er Svinninge Modeljernbaneklub, Lammefjordsvej 3, 4520 Svinninge. 1.5 Svinninge Modeljernbaneklub sørger for at anlægget er forsikret samt at der findes en personskadeforsikring. 4.2 Et ekskluderet medlem har ret til at få prøvet sin sag ved en ekstraordinær generalforsamling. Et ekskluderet medlem har ret til at få prøvet sin sag ved ansøgning til bestyrelsen. Forslaget er nedstemt 5.1 Ordinær Generalforsamling afholdes i februar eller marts og indkaldes med mindst 14 dages varsel ved brev til medlemmer der ikke har opgivet en mail-adresse. Medlemmer med mail-adresse kan indkaldes via mail. Indkaldelsen skal, foruden oplysning om tid og sted, indeholde en dagsorden med mindst følgende punkter Ordinær Generalforsamling afholdes i februar eller marts og indkaldes med mindst 4 ugers varsel ved brev til medlemmer der ikke har opgivet en mail-adresse. Medlemmer med mailadresse kan indkaldes via mail. Indkaldelsen skal, foruden oplysning om tid og sted, indeholde en dagsorden med mindst følgende punkter Orientering fra den daglige leder af modeljernbanen Valg af revisor og revisorsuppleanter (jvf. 8). Valg af bilagskontrolanter og bilagskontrolant-suppleanter (jvf. 8). 5.2 Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal indsendes til daglig leder senest 8 dage før den varslede generalforsamling. Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal indsendes til klubben senest 14 dage før den varslede generalforsamling Er der ved afstemning lige antal stemmer, bortfalder forslaget. Er der ved afstemning lige antal stemmer, tæller formandens stemme dobbelt. Forslaget er nedstemt For at kunne stemme ved en generalforsamling skal medlemmet være fyldt 16 år. For at kunne stemme ved en generalforsamling skal man være gyldigt medlem.

3 5.7.1 Over det foretagne på generalforsamlingen udfærdiges et referat, der underskrives af referenten og dirigenten. Originalreferatet arkiveres i klubbens arkiv. På generalforsamlingen udfærdiges et referat, der underskrives af referenten og dirigenten. Originalreferatet arkiveres i klubbens arkiv Klubbens medlemmer kan læse referatet på hjemmesiden eller få det tilsendt ved førstkommende lejlighed. Klubbens medlemmer kan læse referatet på hjemmesiden eller afhente det i klubben. 5.8 Bliver et medlem valgt til bestyrelse eller suppleant og medlemmet i løbet af valgperioden forlader klubben, betegnes posten som ledig Er der ved afstemning lige antal stemmer, bortfalder forslaget. Er der ved afstemning lige antal stemmer, tæller formandens stemme dobbelt. Forslaget er nedstemt For at kunne stemme ved en ekstraordinær generalforsamling skal medlemmet være fyldt 16 år. For at kunne stemme ved en ekstraordinær generalforsamling skal man være gyldigt medlem Over det foretagne på generalforsamlingen udfærdiges et referat, der underskrives af referenten og dirigenten. Originalreferatet arkiveres i klubbens arkiv. På generalforsamlingen udfærdiges et referat, der underskrives af referenten og dirigenten. Originalreferatet arkiveres i klubbens arkiv Klubbens medlemmer kan læse referatet på hjemmesiden eller få det tilsendt ved førstkommende lejlighed. Klubbens medlemmer kan læse referatet på hjemmesiden eller afhente det i klubben. 7.1 Generalforsamlingen vælger en formand, kasserer og 3 bestyrelsesmedlemmer. Genvalg kan finde sted. Generalforsamlingen vælger en formand, kasserer og 4 bestyrelsesmedlemmer. Genvalg kan finde sted. Forslaget er nedstemt. Bestyrelsen består af 5 medlemmer. Ny paragraf Ved valg i utide, kan formand og kasserer vælges for en 1-årig periode.

4 7.3.1 På ulige år vælges 1 bestyrelsesmedlem for en 2-årig periode På ulige år vælges 2 bestyrelsesmedlemmer for en 2-årig periode 7.4 Valg af 1 bestyrelsessuppleant for en 2-årig periode. Valg af 1 bestyrelsessuppleant for en 1-årig periode. 7.6 Nyhedsbreve: Daglig leder skriver nyhedsbrevene. Daglig leder eller et bestyrelsesmedlem udsender dem (behovsbestemt). Nyhederne vil kunne læses på hjemmesiden under punktet genopbygning af anlægget. 7.7 Der føres protokol/referat over bestyrelsens forhandlinger, som skal udsendes/afleveres til alle bestyrelsesmedlemmer. Denne protokol/referat skal godkendes ved efterfølgende bestyrelses møde, samt fremlægges til gennemsyn i klubben. Originalreferatet arkiveres i klubbens arkiv Der føres protokol/referat over bestyrelsens forhandlinger. Denne protokol/referat skal godkendes på bestyrelsesmøde. Originalreferatet arkiveres i klubbens arkiv 7:8 Alle bestyrelsesmøder er åbne, og kan overværes af alle de medlemmer der ønsker dette. Bestyrelsen kan dog lukke møderne for medlemmer. Alle bestyrelsesmøder er åbne, og kan overværes af alle de medlemmer der ønsker dette. 7:9 Daglig leder har dog også adgang til lukkede møder. 8.1 Det af generalforsamlingen vedtagne kontingent forfalder til betaling den 1. marts. Kontingent skal være betalt inden den ordinære generalforsamling. Det af generalforsamlingen vedtagne kontingent forfalder til betaling den 1. februar. Kontingent skal være betalt inden den ordinære generalforsamling. Kontingentforhøjelse vedtaget på generalforsamlingen opkræves efterfølgende og forfalder til betaling den 31. marts. 8:3:1 Beløb der skal overføres fra kasserer til daglig leder flyttes til særskilt konto 8:4:1 Der vælges 2 revisorer. De er skiftevis på valg hvert andet år.

5 8:4:2 Der vælges 2 revisorsuppleanter. De er skiftevis på valg hvert andet år. 8.6 Klubben tegnes af klubbens formand i forening med yderligere et bestyrelsesmedlem eller daglig leder. Klubben tegnes af klubbens formand i forening med yderligere et bestyrelsesmedlem. Ny paragraf 9.6 Vedtægtsændringer krævet af Holbæk Kommunes Kultur- og Fritidsudvalg tilføjes i vedtægterne og meddeles på næste ordinære generalforsamling Modeljernbanen ejes af Svinninge Modeljernbaneklub med adresse Stationen 2, 4520 Svinninge. Modeljernbanen ejes af Svinninge Modeljernbaneklub med adresse Lammefjordsvej 3, 4520 Svinninge Modeljernbanen finansieres af Holbæk Kommune, gennem medlemskontingenter og gennem billetsalg. Svinninge Modeljernbaneklub er ansvarlig for driften af Svinninge Modeljernbane. Modeljernbanen finansieres af Holbæk Kommune, gennem medlemskontingenter og gennem billetsalg, samt salg af reklamer. Svinninge Modeljernbaneklub er ansvarlig for driften af Svinninge Modeljernbane Medlemmer, som ønsker at give et ekstra støttebeløb er meget velkomne Den daglige leder af Svinninge Modeljernbane er udpeget af Svinninge Kommunes Kulturelle Udvalg i samråd med Svinninge Modeljernbaneklub. De to parter udformer i fællesskab en beskrivelse af den daglige leders arbejdsopgaver og ansvarsområder ( 11) Svinninge Modeljernbaneklub udarbejder i samråd med den daglige leder et budgetforslag for det kommende år. Forslaget udarbejdes på baggrund af det årlige tilskud fra Holbæk Kommunes Kulturelle Udvalg samt de forventede entréindtægter. Budgetforslaget fremsendes til Holbæk Kommunes Kulturelle Udvalg senest den 1. juni. 11 Daglig leders kompetence og pligter: 11.0 Daglig leder, udpeget af Svinninge Kommune er at sammenligne med en administrerende direktør.. Daglig leder administrerer Svinninge Modeljernbane iht. nogle forretningsordensregler mellem Holbæk Kommune og Svinninge Modeljernbaneklub.

6 11.1 Daglig leder er, sammen med klubbens formand og klubbens kasserer, ansvarlig for den daglige økonomi, herunder indkøb, annoncering, hjælp af professionelle håndværker, nyanskaffelser i almindelighed, rengøring Større nyanskaffelser. skal besluttes på bestyrelsesmøde Daglig leder har vetoret vedrørende ombygning af bestående anlæg eller allerede planlagt nybyggeri. Nybyggeri der endnu ikke er planlagt drøftes i bestyrelsen og / eller med de aktive medlemmer der er fremkommet med idéen ( 12) Daglig Leder planlægger ferie- og fridage i samråd med bestyrelsen Åbningstiden fastsættes af bestyrelsen i samråd med daglig leder Det vil som oftest være muligt at arrangere besøg udenfor åbningstiden. Besøgende kan spørge daglig leder om muligheden Annoncering, hjemmeside, plakattrykning og brochurer varetages af daglig leder. Paragraf 11 samt underparagrafer slettes 12 Aktive medlemmer, udbygning af anlæg: 12:1 Aktive medlemmer kan altid komme med idéer og forslag der gennemtænkt, kan optages som planlagte i henhold til :2 Planlagte projekter ville kunne findes på PC'en og i ringbind. Anvisning på hvordan kan finde rundt i projekterne - spørg daglig leder eller Svend Windeleff. Paragraf 12 samt underparagrafer slettes Valg af bestyrelse og suppleanter Valg af kasserer. Bestyrelsen foreslår Birgit Nielsen Birgit Nielsen ønsker ikke at være kasserer Svend Windeleff tager kassererposten Der skal vælges 4 bestyrelsesmedlemmer: På valg: Leo Sørensen Modtager genvalg Leo sørensen er valgt Svend Windeleff Modtager genvalg Svend Windeleff er valgt Tina Brandhøj? Henrik Brandhøj? Da Tina Brandhøj og Henrik Brandhøj ikke er tilstede vides det ikke om de ønsker genvalg. Bestyrelsen foreslår Benny Nielsen Benny Nielsen er valgt Generalforsamlingen foreslår Bjarne Christiansen Bjarne Christiansen er valgt

7