Håndbog for Beboer- og pårørenderåd. December 2014. 1
Velkommen til arbejdet i Beboer- og pårørenderådet Tak fordi du vil gøre en indsats for beboerne i Mariagerfjord Kommunes plejeboligenheder. Du er med til at skabe glæde og bedre vilkår for beboerne i kraft af dit engagement i beboer- og pårørenderådet. Denne håndbog er tænkt som et opslagsværk, hvor du kan finde en række praktiske oplysninger om arbejdet i beboer- og pårørenderådet. Håndbogen giver også overblik over rådets muligheder. Det er nemlig langt hen ad vejen jer, der sidder i rådet, der afgør, hvad I finder vigtigt at beskæftige jer med. Det er jer, der bestemmer, om I vil arrangere udflygter for beboerne eller måske nedsætte en pårørendegruppe. Eller noget helt tredje, der vil være til gavn for beboerne. Det er op til jer. Som jeg ser det, er beboer- og pårørenderådet et vigtigt organ, fordi det giver mulighed for direkte dialog mellem jer i rådet, ledere og personale. Ved at indgå i et samarbejde kan I skabe de bedste rammer og sprede glæde til gavn for beboerne. Håndbogen kan findes på Mariagerfjord Kommunes hjemmeside; www.mariagerfjord.dk/ Jeg glæder mig til et godt og konstruktivt samarbejde. Mette Riis Binderup Formand for Sundhed- og Omsorgsudvalget. 2
Indholdsfortegnelse. Side. Hvorfor beboer- og pårørenderåd? 4 Rådets opgaver og indflydelse. 4 Valg til beboer- og pårørenderåd. 5 Hvem kan vælges, og hvem har stemmeret? 6 Konstituering. 6 Beboer- og pårørenderådets møder. 7 Baggrundsviden og oplysninger til brug for beboer- og pårørenderådet. 7 Bilag. Vedtægter for beboer- og pårørenderåd. 9 Standard forretningsorden for beboer- og pårørenderåd. 14 Mission, Vision og Strategi for Sundhed- og Ældreområdet. 17 Organisationsdiagram for Sundhed- og Ældreafdelingen. 18 3
Hvorfor beboer- og pårørenderåd? I Mariagerfjord Kommune mener vi, at det er af stor betydning at inddrage beboerne og deres pårørende i kommunens plejeboliger. Derfor har Sundhed- og Omsorgsudvalget besluttet, at der skal være beboer- og pårørenderåd ved kommunens plejecentre, selv om der ikke er et lovkrav herom. Mange beboere har ikke ressourcerne og/eller overskuddet til selv at deltage i beboer- og pårørenderådet. Pårørende er derfor meget velkomne til som medlem af rådet at repræsentere beboerne og sikre, at deres interesser bliver varetaget. Beboer- og pårørenderådet og plejecentret har et fælles ansvar for i samarbejde at sikre beboerne gode og trygge forhold og en god hverdag. Derfor deltager lederen af plejecentret i rådets almindelige møder. Rådet kan beslutte, at andre medarbejdere også kan deltage i møderne. Dog skal der altid være flere beboere/pårødende i rådet end medarbejdere. Medarbejderne og lederen deltager altid uden stemmeret. Rådets opgaver og indflydelse. Rådets overordnede opgave er at repræsentere beboernes interesser overfor Mariagerfjord Kommune og dermed også overfor plejecentret. Målet med rådet er også at sikre en god og konstruktiv dialog mellem rådets medlemmer og personalet og sikre et godt samarbejde. Rådets medlemmer bestemmer stort set selv, hvilke opgaver de ønsker at beskæftige sig med. Rådet kan vælge at arbejde med en række forskellige emner. Det er rådets medlemmer, der beslutter, hvad rådet ønsker at arbejde med. Desuden orienteres rådet af centerlederen om, når der har været afholdt tilsyn. Målet hermed er at inddrage rådet og i samarbejde med personalet at få en dialog om tilsynet. Eksempler på opgaver, som rådet kan arbejde med; Kostplaner og tilrettelæggelse af måltider Beboernes hverdag Aktiviteter for alle beboere, herunder beboere med særlige behov og yngre beboere Plejecentrets pårørendepolitik Udarbejde pjece til beboere og pårørende om plejecentret Iværksættelse af frivilligt arbejde og aktiviteter i plejecentret Udflygter og andre aktiviteter for beboerne. Arrangere pårørendegrupper, foredragsaftener om fælles emner/problematikker eller aktiviteter der søger at knytte de pårørende nærmere plejecentret. 4
Beboer- og pårørenderådet kan have indflydelse på en række beslutninger om dagligdagen, som plejecentret selv træffer. Det kan fx være; Hvilke aktivitetstilbud, der sættes i værk Hvordan maden anrettes og serveres Hvordan samarbejdet med beboerne og de pårørende tilrettelægges. Centerlederen kan altid kontaktes for oplysninger om, hvad beboer- og pårørenderådet kan have indflydelse på. Centerlederen er ansvarlig for de faglige kvalifikationer og den faglige indsigt. Ligesom det er centerlederen, der i sidste ende har ansvaret for, at beboerne får den pleje, de har brug for indenfor de rammer, lovgivningen og byrådets beslutninger stiller til rådighed. Her kan nævnes; Plejecentret råder over en bestemt lønsum til ansættelse af personale Byrådet har fastsat kvalitetsstandarder for plejen Ifølge arbejdsmiljøloven skal beboernes lejligheder være indrettet sådan, at personalet kan arbejde uden at komme til skade Byrådet udmelder priserne for maden og pakkeydelser årligt. Valg til beboer- og pårørenderåd. Medlemmer til beboer- og pårørenderådet vælges ved valg hvert år i 4. kvartal. Rådet står selv for valget, men plejecentret kan være behjælpelig. Rådet udarbejder sammen med centerlederen indbydelse om valget til alle beboere og til en af hver beboers pårørende. Invitationen udsendes af plejecentret. Beboer- og pårørenderåd må på grund af tavshedspligt ikke få udleveret navne på alle beboere og deres pårørende, men personalet må gerne sætte adresselabels på breve udformet a beboer- og pårørenderådet. Der opfordret til at benytte sig af digitale hjælpemidler, herunder mails, i det omfang det er muligt. Et eks. på en dagsorden til et valgmøde; Hvad er der sket siden sidste valg? Gennemgang af valgregler Opstilling af kandidater (rådsmedlemmer og suppleanter) Valget Præsentation af de valgte. Valget kan foregå ved afstemning på én af følgende måder; 5
1. Fredsvalg af opstillede medlemmer og suppleanter. Ved almindelig tilkendegivelse af, at alle opstillede vælges. 2. Afstemning ved håndsoprækning. Benyttes, hvis blot én stemmeberettiget ønsker håndsoprækning. 3. Hemmelig afstemning på stemmeseddel. Benyttes ved ønske fra blot én stemmeberettiget. Er der ikke valget et beboer- og pårørenderåd ved et plejecenter, er det distriktslederen der indkalder til valg. Der skal vælges mindst tre medlemmer i et råd. På valgmødet besluttes, hvor mange medlemmer der ønskes i rådet. Der vælges én suppleant for hvert medlem, hvis det er muligt. Man vælges for to år ad gangen. Når et beboer- og pårørenderåd vælges for første gang, vælges halvdelen af rådet for ét år og den anden halvdel for to år. Medlemmerne fra rådet er herefter på valg hvert andet år. Ønsker et medlem at udtræde af rådet, skriver man til formanden for beboer- og pårørenderådet, som sørger for indkaldelse af suppleant. Dør en beboer, kan den valgte pårørende fortsætte som medlem af rådet indtil næste ordinære valg. Hvem kan vælges, og hvem har stemmeret? Både beboere og pårørende til beboere på plejecentre kan vælges og har stemmeret. Pårørende er nær familie og personer, som beboeren erklærer som pårørende. Der kan afgives én stemme pr. beboer enten af beboeren selv eller af beboerens pårørende. Konstituering. Beboer- og pårørenderådet konstituerer sig på et møde senest i januar måned hvert år. Der vælges en formand og en næstformand. Èt rådsmedlem kan ikke beklæde begge poster. Sekretariatsbistand aftales med plejecenteret (indkaldelse til møder, referatskrivning m.v.). 6
Beboer- og pårørenderådets møder. Forretningsorden gennemgås på det første møde efter valget Beboer- og pårørenderådet skal holde mindst fire møder om året. Der skal udsendes dagsorden senest 14 dage inden mødet. Hvis rådet ønsker det, skal plejecentret være behjælpelig. Der skal laves referat af møderne senest 14 dage efter mødet. Hvis rådet ønsker det, skal plejecentret yde sekretærbistand. Referat offentliggøres på Mariagerfjord Kommunes hjemmeside under det enkelte plejecenter. Dagsordener og referater skal være tilgængelige for øvrige beboere og pårørende. De skal også have mulighed for at få dem tilsendt af plejecentret. Ikke-valgte kan deltage i møderne, hvis rådsmedlemmerne ingen indvendinger har imod det. Disse har dog ingen stemmeret. Hvor kan I hente støtte? Hvis I får brug for støtte til arbejdet i beboer- og pårørenderådet, kan I hente råd og vejledning hos den centerlederen på plejecentret. Baggrundsviden og oplysninger til brug for beboer- og pårørenderådet. Det er en naturlig forudsætning for beboer- og pårørenderådets arbejde, at rådet kan få de nødvendige olysninger om de emner, det ønsker at arbejde med. Rådet kan naturligvis bruge den viden, medlemmerne får som beboere og som pårørende. Blot må medlemmerne være opmærksomme på, at rådet kun kan arbejde med generelle spørgsmål af betydning for plejecentret som sådan, og dermed ikke for en enkelt beboer. Derudover er der en række steder, hvor rådets medlemmer kan hente oplysninger; Plejecentret. Det er plejecentrets opgave at inddrage rådet ved fastlæggelse af retningslinjerne for den daglige pleje og omsorg for beboerne, kostplaner, arbejdsrutiner, aktiviteter, samvær m.v.. Derfor skal centerlederen holde beboer- og pårørenderådet orienteret om alle ændringer, som rådet kan have indflydelse på. Centerlederen kan også oplyse om budget, personaletimer, vikarforbrug m.v.. Ansættelsesudvalg. Beboer- og pårørenderådet kan lave en aftale med Distriktslederen for plejedistriktet om at blive repræsenteret i plejecentrets ansættelsesudvalg. På den måde kan rådet få indflydelse på, hvem der ansættes på plejecentret. Bemærk dog, at ansættelsesudvalget ofte holder møde i almindelig arbejdstid. 7
Tilsyn. Hvert år kommer både det kommunale uanmeldte tilsyn og embedslægen på tilsyn på kommunens plejecentre. Centerlederen har ansaret for at orientere rådet om besøgenes konklusioner. Desuden offentliggøres embedslægens tilsynsrapporter på Servicestyrelsens tilbudsportal www.tilbudsportalen.dk/portal samt på www.mariagerfjord.dk Tavshedspligt. Medlemmerne af beboer- og pårørenderådet har tavshedspligt om ansættelsessager og andre personsager. Personalet har også tavshedspligt. Personalet må derfor ikke videregive oplysninger om beboernes personlige forhold heller ikke til beboer- og pårørenderådet. Den enkelte beboers forhold kan således ikke drøftes i beboer- og pårørenderådet. Tavshedspligten beskytter beboerne imod, at oplysninger om deres personlige forhold bliver fortalt videre til andre. Personalet har tavshedspligt, så de kun må fortælle det videre, som beboeren har givet lov til (samtykke). Derfor er det meget vigtigt at få aftalt, hvad personalet må fortælle videre til de pårørende og til andre, f.eks. andre beboere. 8
Vedtægter for beboer- og pårørenderåd. Indhold: Kapitel 1: Formål Kapitel 2: Hvor etableres der beboer- og pårørenderåd. Kapitel 3: Opgaver Kapitel 4: Sammensætning og valg Kapitel 5: Arbejdsform Kapitel 6: Tilsyn Kapitel 7: Ikrafttrædelse Kapitel 1: Formål 1 Beboer- og pårørendrådene har til formål at sikre en pleje og omsorg, der bedst muligt lever op til den enkelte beboers ønsker og behov på plejecentret i overensstemmelse med kvalitetsstandarder og lovkrav samt skabe et forum for dialog mellem beboere, pårørende, ledelse og personale. Kapitel 2: Hvor etableres der beboer- og pårørenderåd. 2 Der etableres et beboer- og pårørenderåd for hvert plejecenter i Mariagerfjord Kommune. Kapitel 3: Opgaver. 3. Stk 1 Beboer- og pårørenderådets overordnede opgave er at repræsentere beboernes interesser overfor Mariagerfjord Kommune, jf. 1. Stk. 2 Rådet skal inddrages i alle relevante problemstillinger i forbindelse med fastlæggelse af retningslinjerne for den daglige pleje og omsorgsindsats i de pågældende plejeboliger. Det gælder bl.a. i forhold til samvær, kostplaner, tilrettelæggelse af måltider, arbejdets tilrettelæggelse, aktiviteter, m.v.. 9
Stk. 3 Rådets opgaver omfatter alene beboere og lejere i de nævnte plejeboliger, der modtager kommunale serviceydelser. Kapitel 4: Sammensætning og valg 4. Stk. 1 Beboer- og pårørenderådet består af minimum tre medlemmer. Beboere og pårørende skal udgøre et flertal i rådet. Stk. 2 Hvis det er muligt, vælges der en suppleant for hvert medlem. Stk. 3 I hvert beboer- og pårørenderåd deltager en af seniorrådet udpeget medlemmer, som dette råds repræsentant. Seniorrådsrepræsentanter har ikke stemmeret, men er tænkt som bindeled mellem beboer- og pårørenderådet og seniorrådet i Mariagerfjord Kommune. 5. Stk. 1 Stemmeberettigede og valgbare er beboere samt pårørende til beboere i plejeboliger m.v.. Der kan kun afgives én stemme pr. beboer af enten beboeren selv eller en pårørende. Stk. 2 Som pårørende betragtes forældre, ægtefælle, samlever, søskende, børn, svigerbørn, børnebørn, oldebørn samt personer, som beboeren selv har erklæret for pårørende. Stk. 3 Bor der yngre beboere med handicap i bebyggelsen, er beboer- og pårørenderådet forpligtet til i videst muligt omfang at tage hensyn til disse beboeres særlige interesser ved sammensætning af rådet og ved tilrettelæggelsen af rådets arbejde. Stk. 4 Hvis der lokale er enighed herom mellem beboer- og pårørenderådet og distriktslederen/centerlederen, kan der indtræde repræsentanter for personalet på plejecentret i rådet. 10
Stk. 5 Valgperioden er 2 år, dog således af halvdelen af beboer- og pårørenderådet er på valg hvert år. Ved beboer- og pårørenderåd med et ulige antal medlemmer er henholdsvis 2/3 og 1/3 af medlemmerne på valg hvert år. Ved beboer- og pårørenderåd med et ulige antal medlemmer vælges 1/3 af medlemmerne for et år og 2/3 af medlemmerne for to år. Stk. 6 Dør en beboer, kan den pårørende, der er valgt til beboer- og pårørenderådet, fortsætte som medlem af rådet indtil næste ordinære valg. Stk. 7 Valg af beboer- og pårørenderepræsentanter sker på et indkaldt møde på det enkelte plejecenter. Mødet afholdes i 4. kvartal. Stk. 8 Valgmødet indkaldes og ledes af beboer- og pårørenderådet i samarbejde med distriktsleder/centerleder. Stk. 9 Beboer- og pårørenderådet fastsætter dagsorden for valgmødet i samarbejde med distriktsleder/centerleder. Stk. 10 Indkaldelse til valgmødet sker ved skriftlig henvendelse fra beboer- og pårørenderådet til samtlige beboere på plejecentret samt deres nærmeste pårørende, hvis beboeren ønsker det. De praktiske forhold i forbindelse med indkaldelse til mødet varetages af plejecentret. Stk. 11 Der tages referat fra valgmødet, som offentliggøres til samtlige beboere. Stk. 12 På det nyvalgte beboer- og pårørenderåds første møde, der afholdes inden en måned efter valgperiodens start, konstituerer rådet sig med formand og næstformand. Næstformanden fungere i formandens sted ved dennes fravær. Stk. 13 Ønsker et medlem at udtræde af rådet før udløbet af valgperioden meddeles dette skriftligt til formanden, som optager sagen på dagsordenen for det førstkommende møde. Rådet indkalder samtidig en suppleant. 11
Stk. 14 Hvis en formand eller næstformand udtræder af rådet, konstituerer beboer- og pårørenderådet sig på ny for den aktuelle posts vedkommende. Rådet indkalder samtidig en suppleant. Kapitel 5: Arbejsform. 6. Stk. 1 Beboer- og pårørenderådet fastsætter selv sin forretningsorden. I denne anføres mødehyppighed (minimum fire møder om året), regler for dagsorden, mødeindkaldelse, referatudsendelse samt retningslinjer for valg til det lokale beboer- og pårørenderåd. Der foreligger en standardforretningsorden, som er at betragte som et minimumskrav. Stk. 2 Hvis der er beboere eller pårørende, der ønsker referatet tilsendt, sørger beboer- og pårørenderådet for dette i samarbejde med plejecentret. Stk. 3 Beboer- og pårørenderådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne inkl. formand eller næstformand er til stede. Stk. 4 Afstemninger afgøres ved almindeligt stemmeflertal blandt de tilstedeværende rådsmedlemmer. Ved stemmelighed er formandens i dennes fravær den fungerende formands stemme afgørende. Stk. 5 Dagsorden, referater og høringssvar fra beboer- og pårørenderådets møder er offentligt tilgængelige. Personfølsomme oplysninger må dog ikke offentliggøres. Kapitel 6: Tilsyn 7 Stk. 1 Kommunen skal hvert år foretage mindst et uanmeldt tilsyn på plejecentre. Endvidere skal embedslægsinstitutionen en gang årligt foretage uanmeldt tilsyn. Beboer- og pårørenderådet orienteres efter besøgene af centerlederen. 12
Kapitel 7: Ikrafttrædelse. 8 Stk. 1 Vedtægterne er godkendt af Sunhed- og Omsorgsudvalget på møde den 1. december 2014. 13
Standard forretningsorden for beboer- og pårørenderåd. 1) Konstituering/afholdelse af møder/udtræden af rådet. 1.1 Umiddelbart efter nyvalg til beboer- og pårørenderåd, og senest inden en måned efter valgperiodens start, afholder beboer- og pårørenderådet et konstituerende møde, hvor der vælges en formand og en næstformand for rådet. 1.2 Udtræder formanden eller næstformanden af rådet, konstituerer rådet sig på ny for den aktuelle posts vedkommende 1.3 Rådet afholder møder mindst 4 gange årligt. Derudover kan rådet afholde møde, når et medlem af rådet eller rådets formand ønsker det. Begæring herom fremsættes skriftligt til/af formanden med en redegørelse for, hvorfor mødet ønskes afholdt. 2) Indkaldelse af møder. 2.1 Formanden indkalder skriftligt til møderne med mindst 14 dages varsel. Rådet kan beslutte at møder kan indkaldes telefonisk og med kortere varsel. 2.2 Dagsordenen fremsendes sammen med indkaldelsen. Derudover fremsendes det skriftlige materiale, som der måtte være behov for. Sker indkaldelsen telefonisk skal førnævnte materiale fremsendes hurtigst muligt. 3 Mødeledelse og beslutningsdygtighed. 3.1 Møderne ledes af formanden. 3.2 Rådet er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne, inkl. formanden eller næstformanden er tilstede. 3.3 Afstemninger i rådet afgøres ved almindeligt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende. 4) Referater. 4.1 Formanden er ansvarlig for, at der tages referat fra rådets møder. 14
4.2 Af referatet skal fremgå: Hvem der leder mødet Hvem der har deltaget i mødet Dagsordenen og beslutninger for hvert enkelte punkt i henhold hertil. 4.3 Et eksempel af referatet udsendes til samtlige medlemmer snarest muligt og senest 14 dage efter mødets afholdelse. 4.4 Samtlige tilstedeværende medlemmer skal underskrive referatet og dermed bekræfte deres godkendelse heraf. 4.5 Rådets dagsorden, det underskrevne referat samt rådets høringssvar i forhold til afholdt tilsyn er offentligt tilgængelige og offentliggøres på Mariagerfjord Kommunes hjemmeside under det enkelte plejecenter. Personhenførbare oplysninger må ikke fremgå af nævnte dokumenter. 4.6 Rådet sørger i samarbejde med plejecentret for at dagsorden, referat og høringssvar sendes til de beboere- og eller pårørende, som måtte ønske det. 5) Distriktsleders/centerleders deltagelse i rådets møder. 5.1 Distriktsleder/centerleder eller en ledelsesrepræsentant deltager i alle ordinære møder i rådet uden stemmeret. 5.2 Rådet kan efter aftale med Distriktsleder/centerleder indbyde relevante medarbejdere til drøftelse og belysning af forskellige emner. 6) Deltagelse i rådets møder for medarbejderrepræsentanter. 6.1 Medarbejderrepræsentanter deltager i rådet uden stemmeret. 15
7) Tavshedspligt. 7.1 Rådets medlemmer har tavshedspligt med hensyn til, hvad de erfarer af personhenførbare oplysninger i deres egenskab af medlem af rådet. 7.2 Såfremt et medlem udtræder af rådet, skal han/hun strakt til formanden tilbagelevere alt fortroligt materiale, han/hun måtte være i besiddelse af, samt eventuelle genparter heraf. Således vedtaget på rådets møde, den 16
Mission, Vision og Strategi for Sundhed- og Ældreområdet. Mission Vi tror på, at mestring af eget liv giver høj livskvalitet. Vi sigter på at fremme borgernes sundhed, forebygge sygdom samt lindre i særlige livssituationer. Vision 2016 Alle ansatte arbejde forebyggende og sundhedsfremmende. Det gør vi ved; at turde handle og gå nye veje, herunder gøre brug af teknologiske løsninger at prioritere samarbejde og fællesskab at være professionelle og ordentlige både fagligt og relationelt. at borgerne oplever en målrettet og sammenhængende indsats. 4. strategisk fokusområder 1. Sundhedsfremme og forebyggelse. 2. Professionalisme i jobbet. 3. Relationel koordinering. 4. Teknologiske og digitale muligheder. 17
Organisationsdiagram Sundhed- og Ældreområdet. 18