KOLLEGIEKONTORET I AARHUS 27. oktober 2014 jb@kollegiekontoret.dk Udskrift af forhandlingsprotokollen for RAVNSBJERG KOLLEGIET Møde nr. 164 den 27. oktober 2014 kl. 10.00
Referat af møde nr. 164 i Ravnsbjerg Kollegiets bestyrelse den 27. oktober 2014 kl. 10.00 på kollegiet. Til stede: Sebastian N. Albrektsen Line Ravn Birgit N. Sørensen Kirsten Neuhauge Brian Holm Fraværende: - Fra Kollegiekontoret deltog direktør Per Juulsen, boliginspektør Torben Kragh, varmemester Tommy Martensen og Jette Bergendorff. Ad 1. Forhandlingsprotokollen Dagsorden 1. Forhandlingsprotokollen Revisionsprotokollen 2. Valg til bestyrelsen 3. Indstilling af 1 medlem til Kollegiekontorets bestyrelse 4. Meddelelser 5. Godkendelse af kollegiets regnskab 2013/14 6. Kollegiets drift 7. Evt. Referatet af møde nr. 163 blev godkendt, og forhandlingsprotokollen blev underskrevet af formanden. Udover det fra revisoren udsendte protokollat i tilknytning til årsregnskabet som gennemgås under pkt. 5, var der udsendt revisionsprotokollat vedr. Revision i årets løb som blev underskrevet af bestyrelsen samt vedr. Ajourføring af afsnit om revisionens formål samt pligter for ledelse og revisor m.v. som blev tiltrådt og underskrevet af bestyrelsen og af direktør Per Juulsen. Ad 2. Valg til bestyrelsen Der er sket nyvalg og bestyrelsen ser dermed således ud: Formand Sebastian N. Albrektsen (valgt af beboerne) Menige medlemmer Line Ravn (valgt af beboerne) Birgit N. Sørensen (udpeget af uddannelsesinstitutionerne) Kirsten Neuhauge (udpeget af uddannelsesinstitutionerne) Brian Holm (udpeget af Aarhus Byråd) Vakant (udpeget af Aarhus Byråd) Beboerrådet sender referat fra kommende beboermøde til jb@kollegiekontoret.dk. med information om evt. nyvalg. Ad 3. Indstilling af 1 medlem til Kollegiekontorets bestyrelse Bestyrelsen indstiller Sebastian N. Albrektsen. Ad 4. Meddelelser Der var udsendt følgende meddelelser som Per Juulsen gennemgik: Regelændringer på vej Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter har nedsat et udvalg med opgaven at fremlægge forslag til forenkling og modernisering af regelsættet vedrørende offentligt støttede ungdomsboliger. Udvalget er fremkommet med en række forslag under 4 hovedtemaer: 1. Den berettigede personkreds til ungdomsboliger 2. Organiseringen af fælles anvisning 3. Driftsvilkår
4. Det kommunale tilsyn Forslagene sigter mod at harmonisere reglerne, så selvejende kollegier i højere grad ligestilles med almene ungdomsboliger. Grundlæggende ændres dog ikke på de selvejende kollegiers organisation og vilkår som selvstændige institutioner. Kapitalforvaltning De selvejende kollegiers kapitalforvaltning er siden 2012/13 (ligesom Kollegiekontorets) opdelt på to forvaltere Sirius og Alm. Brand Bank. Opdelingen er sket for at mindske afhængigheden af én forvalters vurderinger af markedsudviklingen. Opdragene til forvalterne er ens: at opnå det bedst mulige afkast samtidig med en begrænsning af risiko. De seneste 5 regnskabsårs afkast fordelt på forvaltere fremgår af følgende tabel (de selvejende kollegiers afkast afviger kun marginalt fra hinanden, hvorfor Skjoldhøjkollegiets er vist). Afkast fra kapitalforvaltning Forvalter/år 2009/10 2010/11 2011/12 2012/13 2013/14 Sirius ** 5,90 % -0,15 % 3,78 % 1,81 % 1,95 % Alm. Brand** *0,69 % 3,15 % Danske Bank 3,81 % 1,54 % 4,59 % 1,49 % 2,38 % Nykredit *3,59 % 1,54 % 7,86 % 1,67 % 3,64 % *: For ca. ½ år **: Skjoldhøjkollegiet Forskellene i afkast afspejler forskellige konkrete investeringsbeslutninger inden for samme segment af primært realkreditobligationer og i mindre grad statsobligationer. Der findes en række kapitalforvaltere på markedet, som har specialiseret sig i forvaltning af støttet boligbyggeris opsparing. Der er derfor rig mulighed for at skifte forvalter, såfremt de opnåede resultater ikke findes tilfredsstillende. Ad 5. Godkendelse af kollegiets regnskab 2013/14 Der var, sammen med indkaldelsen, udsendt årsregnskab til bestyrelsen samt revisionsprotokol vedr. dette direkte fra revisoren. Torben Kragh gennemgik regnskabet. Årets resultat viser et overskud på 811.367 kr. Nettoprioritetsydelser Der er en besparelse på ca. 144.000 kr. i forhold til budgettet, det skyldes den lave rente på rentetilpasningslånet. Renteudgifter i øvrigt Disse udgifter er hovedsageligt realiseret kurstab i forbindelse med salg og udtræk samt kurtage ved obligationshandel og skal ses i relation til posten renteindtægter. Vand Der er brugt 3700 m3 mere end budgetteret. Varmeforbruget En besparelse i forhold til budgettet på 8 % det svarer til ca. 210.000 kr. som primært skyldes at det har været et varmere år end normalt. Rengøring indvendig Posten indeholder hovedsageligt udgift til rengøringspersonale og rengøring af fællesarealer ved firma. Der er et merforbrug på ca. 77.000 kr., primært pga. rengøring efter hærværk, årlig vinduespolering og skadedyrsbekæmpelse. Alm. vedligeholdelse, ppv og fornyelse Detaljerede oplysninger kan ses i udsendte driftmødereferat nr. 33. Tab på fraflyttede Der henlægges halvdelen af det beløb der er sendt til advokat. Diverse udgifter Denne post dækker hovedsageligt udgifter til vagtordning Dansikring. Beboerfaciliteter Der er brugt ca. 24.000 kr. mindre end budgetteret.
Indtægter Andre lejeindtægter Denne post indeholder bl.a. lejeindtægt for p-pladser. Renteindtægterne Der har været en større indtægt end forventet samt en realiseret kursgevinst ved udtræk og salg af obligationer. Diverse indtægter Uafhentede deposita udgør ca. 5.500 kr., de øvrige ca. 47.000 kr. fra denne post er tidligere afsatte midler til udgifter ved 5-års eftersyn. Eftersynet er gennemført uden udgifter, derfor er beløbet indtægtsført her. Årets resultat er et overskud på 811.367 kr., hvoraf der trækkes 5.601 kr. ud fra tabs- og vindingskontoen og 816.968 kr. overføres til planlagt periodisk vedligehold. Se note 18 på side 16. Tabs- og vindingskontoen må maksimalt indeholde det, der svarer til 2 % af kollegiets årlige driftsudgifter. Saldo på tabs- og vindingskontoen er nu 283.036 kr. Torben Kragh henviste bl.a. til spørgeskemaets afkrydsninger ud for pkt. 8 og 9, der handler om kontante indbetalinger af husleje/deposita samt boligsikring, som føres via mellemregning samt pkt. 11, hvor det bekræftes, at der udamortiseres lån i 2014 med en årlig ydelse på 53.865 kr. På forespørgsel svarede Per Juulsen, at der ikke er større grund til bekymring i forhold til pkt. 5 i spørgeskemaet. Kollegiet står overfor nogle dyre renoveringer i fremtiden, men gjorde opmærksom på, at henlæggelseskontoen til afviklede prioriteter stiger med ca. 80.000 kr. om året samt at det vil være muligt at finansiere større arbejder ved optagelse af lån. Revisionsprotokollen Revisionen har ikke givet anledning til forbehold eller kritiske bemærkninger, men Per Juulsen henviste til s. 247 i revisionsprotokollatet vedr. henlæggelser og lån. Henlæggelser Per Juulsen gjorde bestyrelsen opmærksom på, at revisor skønner at henlæggelserne ikke er tilstrækkelige på lang sigt og at større renoveringer, må finansieres ved lån. Låneindfrielse - Revisor gør opmærksom på, at kollegiet har statslån på 13.321.000 kr. der udløber i 2018. Per Juulsen informerede om at kollegiet evt. kan søge om en afdragsordning, men skal lånene tilbagebetales på en gang, så er der to muligheder for finansiering. Kollegiet kan låne af egne henlæggelser eller optage et lån med afdrag over 30 år. Det er ikke et foruroligende beløb for kollegiet, som har en sund økonomi. Bestyrelsen godkendte og underskrev årsregnskabet. Revisionsprotokollen vedr. årsregnskabet blev underskrevet. Beboerne kan finde regnskabets hovedtal på kollegiets hjemmeside. Ad 5. Kollegiets drift Omlægning af lån se side 10 i regnskabet. Per Juulsen forklarede at der er fire Realkredit Danmark lån samt et Nykredit lån (RD 005, 006, 007,008 og NK 705910-10) til hhv. 4 og 5 %. Der er derfor indhentet tilbud på omlægning af disse lån så der opnås lavere rente. Administrationen anbefaler at bestyrelsen godkender de 3 lånetilbud. Bestyrelsen godkendte og underskrev lånene. Antenne Torben Kragh oplyste at der er genforhandlet med Telcon A/S og det er lykkedes at få en leje på 37.000 kr. pr. år de næste 5 år. Bestyrelsen godkendte og underskrev allonge til lejekontrakt. Vandforbrug Der er 2 blokke, som endnu ikke er gennemgået. Det sker snarest, da vandforbruget er meget stort og formodes at skyldes toiletter der løber.
Gulvbelægning i motionsrum Der ønskes gummibelægning i rummet og tilbud er indhentet. Der er ikke henlagt midler til gulvbelægning i motionsrummene, men der er tidligere afsat 31.800 kr. til indkøb af løbebånd. På andre kollegier er det kollegiet der står for vedligeholdelse af aktivitetsrum, mens foreningerne selv finansierer og vedligeholder udstyr gennem foreningskontingent. Denne fordeling af udgifter ønsker beboerrådet at bruge fremover. Beboerrådet indstiller at bestyrelsen godkender udgiften (differencen mellem 106.875 minus de allerede afsatte 31.800 kr.) på 75.075 kr. til etablering af gummibelægning i motionsrummene, mod at foreningen fremover selv står for udgifter til anskaffelse og vedligeholdelse af udstyr. Bestyrelsen godkendte udgiften til belægning. Sauna Renovering af kollegiets sauna er drøftet med beboerrådet og de indstiller til bestyrelsen at projektet gennemføres forventet udgift er ca. 105.000 kr. På forespørgsel svarede formanden, at der vil være mange som ønsker at benytte en renoveret sauna. Varmemesteren oplyste at saunaen skal rengøres af en ansat rengøringsmedarbejder stillingen er dog pt. ledig. Bestyrelsen godkendte udgiften til renovering. Klage over støj fra ventilationsanlæg Torben Kragh fortalte, at det er korrekt at det støjer for meget. Der indhentes tilbud vedr. udskiftning af dette og det vil, som en lille sidegevinst, give en energibesparelse. Sodavandsautomat Den kører konstant og trækker el det der svarer til mindst 3 køleskabe. Tommy Martensen har undersøgt hvor meget den bruges og det har vist sig at der købes i gennemsnit 10 sodavand om ugen. Bestyrelsen besluttede at maskinen fjernes. Tommy Martensen sørger for kontakten til Carlsberg. Udstyr til Baren Der er med tidligere beboerråd udarbejdet en liste med ønskede ændringer. Denne gennemgås af nuværende beboerråd og de meddeler Torben Kragh hvad de ønsker foretaget og fornyelsesplanen revideres derefter. Affaldscontainere Nedgravede affaldscontainere er drøftet med beboerrådet og Aarhus Kommune har godkendt placeringerne. Der indhentes tilbud. Fuldmagter for nyansat økonomimedarbejder til Alm. Brand Bank og Jyske Bank blev underskrevet. Bevilling til sociale arrangementer - Formanden foreslog, at der budgetteres med et større beløb for beboerfaciliteter til sociale arrangementer. Der ønskes yderligere 30.000 kr., så kontoen i alt indeholder 60.000 kr. - beløbet flyttes i indeværende regnskabsår fra vagtordning til beboerfaciliteter, hvis der er behov for det. Bestyrelsen tiltrådte forslaget. Ad 8. Evt. Intet. Mødet slut kl. 11.45 Referent: Jette Bergendorff Formanden