ÅRSBERETNING 2011 (bemærkninger til årsnøgletal) retten i Aalborg - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2012
2 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Aalborg, der dækker kommunerne Aalborg, Mariagerfjord, Rebild og Vesthimmerland med et samlet indbyggerantal på ca. 310.500, har også i 2011 særligt arbejdet med ved reducerede ressourcer at yde en så vidt muligt fortsat god service over for rettens brugere. Både foged- og skifteretten har således gennemført lean-projekter med effektivisering af sagsgangene, og resultaterne heraf har været meget positive. I denne proces tages også ny teknologi i brug. Retsbygningen blev i 2011 sikret med videoovervågning ved alle indgange og på retsgangene, og i strafferetssalene blev der installeret lydoptagelsesudstyr. Fogedretten fik nyt sagsbehandlingssystem og telefonmødefaciliteter, da et stigende antal fogedretsmøder foregår pr. telefon. Det Obelske Familiefond forskønnede i 2011 retsbygningen ved at betale udsmykning af gangarealer på 1. og 2. sal udført af kunstneren Lars Nørgaard. Retten er åben for alle hver dag, hvor kunstværkerne også kan nydes. For første gang deltog retten i 2011 i byens kulturnat-arrangement med mange besøgende og både information om rettens virke samt sang og optræden af koret Sjakket fra Fristedet i Aalborg. Bygningen har fra oktober hver tirsdag og torsdag eftermiddag kl. 15-18 stillet lokaler til rådighed for De Jurastuderendes Retshjælp, hvor 12-15 personer hver uge vejledes om juridiske spørgsmål. I det samme lokale i stueetagen afholdes mandag til torsdag kl. 9-15 og fredag til kl. 14 notarforretninger, og tidsbestilling blev i 2011 afskaffet til glæde for vore brugere. Til gengæld blev den månedlige notarforretning på rådhuset i Aars afskaffet, og det overvejes nu at indføre forlænget åbningstid for notarforretninger, så brugerne også kan komme til notaren udenfor almindelig arbejdstid. Nedenfor er der mere detaljeret oplysninger om årets resultater. 2. Resultater i 2011 Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Nedenfor gennemgås resultaterne for 2011 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen.
Strategi og planlægning God ressourceudnyttelse Fogedret Strafferet Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer 3 DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Driftsledelse og organisering Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Rettens produktivitet har udviklet sig meget gunstigt i 2011. Med en fokuseret indsats fra alle medarbejdere er det i 2011 lykkes at forbedre rettens produktivitet fra en beskeden placering i 2010 til 5. bedste byret i 2011 ud af 24. Niveauet er steget fra indeks 90,0 i 2010 til 104,4 i 2011, hvor gennemsnittet ved byretterne er 101,8. Den øgede produktivitet skal ses i sammenhæng med, at færre medarbejdere afsluttede flere sager i 2011 end i 2010. Samlet set blev der i 2011 afsluttet 38.591 vægtede sager mod 35.252 i 2010, svarende til en stigning på knap 10%. På landsplan blev der i 2011 afsluttet 775.132 vægtede sager, hvoraf retten i Aalborg behandlede 5%. Sagsudviklingen på de enkelte sagsområder er følgende: Straffesager Samlet blev der i 2011 afsluttet 7.212 vægtede straffesager mod 6.438 sager i 2010, svarende til en stigning på 12%. Produktiviteten steg ud fra indeks på dette område fra 84,9 i 2010 til 100,1 i 2011, svarende til en stigning på 18%. Civile sager Samlet blev der i 2011 afsluttet 3.625 vægtede civile sager mod 3.295 sager i 2010, svarende til en stigning på 10%. Produktiviteten steg ud fra indeks på dette område fra 89,1 i 2010 til 105,4 i 2011, svarende til en stigning på 18%. Fogedsager Samlet blev der i 2011 afsluttet 19.768 vægtede fogedsager mod 17.727 sager i 2010, svarende til en stigning på 12%. Produktiviteten steg ud fra indeks på dette område fra 104,3 i 2010 til 107,5 i 2011, svarende til en stigning på 3%. Skiftesager
4 Samlet blev der i 2011 afsluttet 4.367 vægtede skiftesager mod 4.302 sager i 2010, svarende til en stigning på 2%. Produktiviteten steg ud fra indeks på dette område fra 83,9 i 2010 til 104,3 i 2011, svarende til en stigning på 24%. Notarialforretninger Samlet blev der i 2011 foretaget 2.776 notarialforretninger mod 2.793 i 2010, svarende til et fald på 1%. Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid Retten har i 2011 særligt nedbragt sagsbehandlingstiden for de alvorligere straffesager domsmandssagerne. Det er dog i nogen grad sket på bekostning af sagsbehandlingstiden for andre sagsområder, der også har været underkastet betydelige forandringer i årets løb. For de enkelte sagsområder har sagsbehandlingstiden udviklet sig således i 2011: Straffesager Domsmandssagernes gennemsnitlige sagsbehandlingstid var i 2010 108 dage og i 2011 faldet til 89 dage, svarende til landets 5. bedste byret. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid faldt for nævningesager fra 137 dage i 2010 til 85 dage i 2011. Også den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for sager uden domsmænd og tilståelsessager faldt fra 2010 til 2011 med henholdsvis 29 og 25 dage. For alle straffesagstyper var sagsbehandlingstiden hurtigere end gennemsnittet ved landets byretter. Særlig bemærkelsesværdigt er det, at 70% af voldssagerne i 2011 afsluttedes inden for de 37 dage, som Folketinget har forudsat. Og derved er retten den 5. hurtigste byret på dette område, hvor den samlede målsætning er 50%. I 2010 opfyldte retten målsætningen med 54,7% af voldssagerne, og der er dermed tale om en betydelig fremgang. Civile sager For hovedforhandlede alm. civile sager var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i 2010 17,7 mdr. og i 2011 steget til 18,3 mdr., der dog er lidt bedre end gennemsnittet for landets byretter. Boligretssagerne og småsagerne havde i 2011 en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på henholdsvis 520 og 266 dage. Der var en stigning på 22 dage fra 2010 for boligretssagerne og et fald på 35 dage for småsagerne. Begge sagstyper behandles dog stadig hurtigere end gennemsnittet for landets byretter. Det bemærkes, at retten hovedforhandler ca. 20% af de alm. civile sager, 12% af boligretssagerne og 7% af småsagerne, idet der tilstræbes en effektiv forberedelse af sagerne, så kun de sager, som ikke kan løses forligsmæssigt hovedforhandles. Dette har medført, at retten har en relativt kort berammelsestid på ca. 3-4 måneder. Til gengæld vil de relativt færre sager, der så hovedforhandlede, typisk have en gennemsnitligt længere sagsbehandlingstid. Kun ægteskabssagerne udviste i 2011 en så stor stigning i den gennemsnitlige sagsbehandlingstid, at den oversteg landsgennemsnittet. Sager om forældremyndighed, bopæl og samvær havde i 2011 en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 138 dage stort set som i 2010 og blandt de allerhurtigste i landet. Fogedsager For alm. fogedsager var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i 2010 72 dage og var i 2011 steget til 81 dage, hvilket er noget under gennemsnittet for landets byretter, men det har allerede rettet sig efter 1. kvartal af 2012. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for de særlige fogedsager, herunder sager om forbud og bevissikring m.v., faldt fra 56 dage i 2010 til 52 dage i 2011, og dermed under gennemsnittet for landets byretter.
5 Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid var for tvangsauktioner uændret 107 dage i 2011 mod et gennemsnit på 98 dage for landets byretter. Årsagen hertil kan bl.a. være, at retten også i 2011 modtog et forholdsmæssigt stort antal tvangsauktionsbegæringer, og at der typisk afholdes 2. auktion over ejendommene p,.g.a. bl.a manglende køberinteresse. Skiftesager Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for dødsboer var i 2011 33 dage for boudlæg, 59 dage for uskiftet bo, 355 dage for privat skifte og 55 dage for forenklet privat skifte. For alle dødsbotyper havde retten i 2011 en kortere gennemsnitlig sagsbehandlingstid end gennemsnittet for landets byretter. Der foreligger ikke sammenlignelige opgørelser over sagsbehandlingstiden for ægtefælleskiftesager og insolvenssager, herunder konkursboer, gældssaneringer, rekonstruktioner og tvangsopløsninger. Resultat 3: Faglig kvalitet Fastholdelse og udvikling af den faglige kvalitet ved retten sker bl.a. i nært samarbejde med Aalborg Universitet, der har etableret en jurauddannelse, hvor mange af rettens jurister enten underviser eller fungerer som censorer, og retten har gennemsnitligt 5 jurastuderende ansat. I årets løb har professorerne Erik Werlauff og Anders Ørgaard deltaget ved indlæg i retten om henholdsvis ny lovgivning for selskaber og rekonstruktioner. Ved retten blev dommer Malene Urup i 2011 udpeget til ekspert inden for EU-ret, og hun samler og formidler viden herom til rettens øvrige jurister. Lignende ordninger med fagansvarlige kan forventes i de kommende år som led i udviklingen af den faglige kvalitet. Behandling af sager med 3 juridiske dommere har vist sig som en værdsat ordning for også faglig udvikling, og retten har i 2011 afviklet mindst 15 sager med 3 dommere (nævningesager og principielle civile sager). Og det må forventes, at antallet af disse sager vil stige i de kommende år. Retten har også i 2011 udover boligretssager behandlet sager med sagkyndige dommere, og erfaringerne hermed er gode, og flere sager må i fremtiden forventes med sagkyndige dommere, såfremt parterne ønsker det. Der føres ikke statistik over antallet af appellerede sager til landsretten, men det er umiddelbart indtrykket, at stadig færre af rettens afgørelser ændres af landsretten. Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Retten har et mangeårigt godt og nært samarbejde med sine nærmeste brugere Nordjyllands politi og Aalborg Advokatforening som der jævnligt afholdes møder med. Den seneste brugerundersøgelse, der blev gennemført ultimo 2009 ved alle landets retter, angav retten i Aalborg blandt de bedste, når det gjaldt sagsbehandlingen. Denne vurdering forventes fastholdt. I 2011 har øget brug af e-mail til gavn for rettens brugere været prioriteret, og en stor del af kommunikationen med retskredsens advokater foregår nu pr. mail. Rettens officielle telefax blev som led i denne udvikling nedlagt 1. oktober 2011. Det er meget vel modtaget, at det ikke længere kræver tidsbestilling at komme til notaren, og at der ydes retshjælp i rettens bygning.
6 Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Personalemæssigt har 2011 været et hårdt år med en reduktion i årsværksforbruget fra 86,6 i 2010 til 80,5 i 2011. Reduktionen er hovedsagelig sket ved naturlig afgang blandt kontorfunktionærerne. Rettens lønsum er således reduceret fra 40,7 mio. kr. i 2010 til 38,8 mio. kr. i 2011. Retten havde derudover samlede driftsudgifter på 12,3 mio. kr. i 2011 mod 11,5 mio. kr. i 2010. Rettens indtægter fordeler sig således: 2011 2010 Retsafgifter 21.317.979,85 23.333.202,82 kr. Boafgifter 167.781.095,06 160.812.065,39 kr. Samlet provenu 189.099.074,91 184.145.268,21 kr. Selvom de samlede udgifter til retten blev reduceret med ca. 1,1 mio. kr. fra 2010 til 2011 blev indtægterne øget med ca. 5 mio. kr. Prisen pr. afsluttet vægtet sag er faldet fra 1.481 kr. i 2010 til 1.324 kr. pr. sag i 2011. Og målt alene i f.t. lønsummen er prisen pr. vægtet sag faldet fra 1.155 kr. i 2010 til 1.005 kr. pr. sag i 2011, og det hører til blandt de laveste i landet. Det gennemsnitlige sygefravær pr. medarbejder ved retten faldt fra 7,9 dage i 2010 til 7,4 dage i 2011. Til sammenligning var det gennemsnitlige sygefravær pr. medarbejder ved domstolene på 9,4 dage i 2011. Bemærkelsesværdigt er det også, at andelen af årsværksforbruget anvendt på generel ledelse og administration er faldet fra 15.2% i 2010 til 14,4 % i 2011. Gennemsnittet for landets byretter var i 2011, at 19,4% af årsværksforbruget blev brugt på generel ledelse og administration. Ved retten i Aalborg er fokus på at anvende flest mulige ressourcer på sagsløsning og dermed brugerrelateret arbejde, og retten har det laveste forbrug blandt alle byretter på administration og ledelse. En stor del af ressourcerne registreret som administration og ledelse vedrører i øvrigt også sagsrelaterede aktiviteter, såsom kasse- og vagtfunktion. Og det lave forbrug af ressourcer på administration må således tages som udtryk for, at der arbejdes meget effektivt også blandt det administrative personale. Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Retten har et godt samarbejde med de lokale nordjyske medier, der også i 2011 besøgte retten med journaliststuderende og nye medarbejdere ved TV2-Nord og Nordjyske. Sager ved retten er dagligt omtalt i Nordjyske, og det sker generelt på en god og sober måde. TV2-Nord prøvefilmede domsafsigelser i 2011, så alle er rustet hertil, når der måtte vise sig behov herfor. Der er ikke ved retten etableret en formel pressedommerordning, og præsidenten fungerer som kontaktperson for pressen. Udover deltagelse i Kulturnatten og værtskabet for retshjælpen er retten åben for besøg af grupper og foreninger, og hvert år afholdes en række af sådanne besøg både i og uden for almindelig arbejdstid. Retten kontaktede forrige år retskredsens skoler med oplysning om retten og mulighederne for, at
7 skoleklasser kan overvære retssager. Det er blevet en stor succes, og nærmest hver uge er skoleklasser på 8.-10. klassetrin på besøg og følger typisk en mindre voldssag i en af rettens større retssale. Det er indtrykket, at retten har et godt omdømme og så vidt muligt deltager åbent i det lokale samfund, som retten og dens medarbejdere er en del af. 3. Udviklingsaktiviteter i 2012 Rettens udviklingsaktiviteter i 2012 vil hovedsagligt være præget af fortsat tilpasning til et lavere ressourceforbrug i takt med udmøntning af statslige besparelser ved domstolene. Fokus vil således være på at fastholde den positive udvikling med øget produktivitet og effektivitet, og forventningen herom kan man kun have i lyset af, at retten har meget engagerede og ansvarsbeviste medarbejdere.