ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 4. december 2014 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 27. november 2014 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Ryno Scheil, Steen Pedersen, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Åben del Sag 8484 Godkendelse af referat Sag 8485 Revisionsprotokol Sag 8486 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8487 Udlejningsforhold Sag 8488 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8489 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8490 Hjemfaldsaftale/frikøb Sag 8491 Bestyrelsesevaluering Sag 8492 Afdelingsmøder 2015 Sag 8493 Foreløbigt urevideret regnskab for selskabet 2013/2014 Sag 8494 Selskabets beretning Sag 8495 Orientering fra administrationen Sag 8496 Kredsudvalget Sag 8497 Fritidsudvalget Sag 8498 BL-cirkulærer Sag 8499 Eventuelt Sag 8500 Næste møde Sag 8501 Øvrige datoer Lukket del Sag 8502 Eventuelle sager til behandling
Åben del 8484 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 23. oktober 2014 er udsendt den 30. oktober 2014. Godkendt. 8485 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 20. februar 2014 vedrørende regnskabet for 2012/13, siderne 593 623 er godkendt på bestyrelsesmødet den 20. februar 2014. Revisionsprotokollat af 20. februar 2014 siderne 624 626 knyttet til byggeregnskab for afdeling 17 Skoleparken 1 (Triumfvej 47) er godkendt på bestyrelsesmødet den 20. februar 2014. 8486 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udsendt den 30. oktober 2014 Invitation til Poul Oeverdick s 25-års jubilæum mandag den 1. december 2014 Program for mødet med Byrådet mandag den 3. november 2014 Høje Gladsaxe Bladet nr. 10 oktober 2014 2
8487 Udlejningsforhold a. Udlejningsoversigter E-sag Udlejningsoversigt for oktober 2014 er udsendt den 13. november 2014. 8488 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Afdeling 46 Søborgparken B-sag Husorden for afdeling 46 Søborgparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 8. maj 2014 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. Godkendt. 8489 Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling. 8490 Hjemfaldsaftale/Frikøb E-sag Boligselskabernes Landsforening (BL), har på vegne af 38 boligorganisationer i de Københavnske omegnskommuner, indgået aftaler med de berørte kommuner om frikøb af såkaldte hjemfaldsklausuler. 3
Informationerne herom er tilgået os inden for den seneste uge. For foreløbig at informere Organisationsbestyrelsen herom, udsendtes med dagsordenen følgende materiale: Informationsbrev fra BL til Organisationsbestyrelsen BL informerer om aftalen Tabel over afdelinger og Frikøbsbeløb Notat om hjemfald i Høje Gladsaxe Herudover oplyser BL, at nogle kommuner allerede har sendt aftalen til Byråd og/eller Økonomiudvalg, og flere vil gøre det i denne uge. Det kan samtidig oplyses, at de er i gang med at udarbejde spørgsmål/svar om noget af det, som de forventer, at vi vil blive spurgt om både af de valgte og måske af pressen. Denne skrivelse var fremsendt pr. mail og blev udleveret på mødet. Herudover blev der på mødet udleveret en økonomisk oversigt over konsekvenserne for de berørte afdelinger. På mødet var der en gennemgang af materialet. Herefter var der en dialog om de økonomiske løsningsmuligheder for de berørte afdelinger (beboerne) og dispositionsfonden. Der var enighed om, at finde den meste fordelagtige løsning for den enkelte beboer, da de ved deres indflytning har været uvidende om dette og derfor uforskyldte. Ud fra dette skal der til bestyrelsesmødet den 18. december 2014 foreligge økonomiske beregninger for de enkelte afdelinger og dispositionsfonden, hvorefter den endelige beslutning tages. 8491 Bestyrelsesevaluering E-sag På Organisationsbestyrelsesmødet den 23. oktober 2014, tilsluttede Organisationsbestyrelsen sig administrationens indstilling om, at arbejde videre med dialogen med afdelingsbestyrelserne og rekruttering af bestyrelsesmedlemmer. Herefter var der en dialog om tiltag under de enkelte punkter. Dialog med afdelingsbestyrelserne: Kontaktperson i Organisationsbestyrelsen til hver afdelingsbestyrelse Afdelingsbestyrelsesformandsmøder Bedre information til afdelingsbestyrelserne om Organisationsbestyrelsens arbejde herunder mail om Organisationsbestyrelsens referater på hjemmesiden samt artikel i Boligbladet om Hvad laver de i Organisationsbestyrelsen samt en side i Boligbladet om Nyt fra Organisationsbestyrelsen Rekruttering af bestyrelsesmedlemmer: Der var enighed om, at for at forbedre rekrutteringen til Organisationsbestyrelsen er det vigtigt, at der er kompetente afdelingsbestyrelsesmedlemmer, som kan rekrutteres til Organisationsbestyrelsen, så derfor gælder det både rekruttering af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og Organisationsbestyrelsesmedlemmer: 4
Artikel i Boligbladet om det at være afdelingsbestyrelsesmedlem Testskema til dem som tænker på at blive afdelingsbestyrelsesmedlem Fokus på rekruttering af de unge Indlæg på næste Repræsentantskabsmøde om rekruttering af afdelingsbestyrelsesmedlemmer På mødet var der en afklaring af punkterne, samt dialog om status og fremdrift. Det planlægges, at afholde et afdelingsbestyrelsesformandsmøde torsdag den 15. januar 2015. På mødet var der en dialog om rammerne/indhold/punkter. Til efterretning med bemærkning om, at punkterne svarede til den tidligere dialog og at afdelingsbestyrelsesformandsmødet afholdes den 15. januar 2015 med start kl. 18.00, hvor dagsordenen skal være en åben dialog med afdelingsbestyrelsesformændene. 8492 Afdelingsmøder januar / februar 2015 E-sag Endelig mødeoversigt vedrørende afdelingsmøder i januar og februar 2015 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. Respektive afdelinger tilskrives endvidere om tildeling af mødedatoer i overensstemmelse med de fremsatte ønsker og datomuligheder i forbindelse med ønske om deltagelse fra bestyrelsen og administrationen. 8493 Foreløbigt urevideret regnskab for selskabet 2013/2014 E-sag Udkast til foreløbigt urevideret resultatopgørelse for selskabet 2013/2014 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. De væsentligste afvigelser var markeret, og blev overordnet gennemgået på mødet. 5
8494 Selskabets beretning B-sag Følgende afsnit er planlagt: 1. Forord Bestyrelsens beretning 70 års fødselsdag 2. Boligpolitik Boligaftalen Hjemfaldsaftalen En mere effektiv drift af almene boliger Almene Boligdage 3. Samarbejdet med Gladsaxe Kommune: Styringsdialog By- og boligpolitik Fremtidsanalyse 4. Mission, Vision og Værdier for boligselskabet 5. Fremtidssikring af boligerne Renovering for fremtidssikring Prioritering af støtte fra dispositionsfonden 6. De større renoveringssager Hvad arbejdes der med Kollektiv råderet 7. Energi og miljø Energiforsøg startet Lokal afledning af regnvand (LAR) Fjernvarmeudbygning Energimærke 8. Administrativ udvikling af serviceydelser Beboervenligt budget Rammer for samarbejde og årshjul Ny hjemmeside og den kommende udvikling 9. Personaleforhold Medarbejderseminar Elever 10. Bestyrelse og udvalg Bestyrelsens sammensætning Afdelingsbestyrelseskonferencer Udvikling af bestyrelsesarbejdet Formand (25 års jubilæum) 6
11. Selskabets økonomi Til efterretning med bemærkning om at eventuelle yderligere emner til beretningen 2013/14 meddeles administrationen. 8495 Orientering fra administrationen a. Afdelingsbestyrelseskonference den 25. oktober 2014 O-sag Der var en evaluering/dialog af den afholdte afdelingsbestyrelseskonference den 25. oktober 2014, hvor kurset i basal boligøkonomi ikke var optimalt, men den øvrige del var rigtig god. Der var enighed om, at der i fremtiden afholdes en årlig afdelingsbestyrelseskonference om efteråret og at planlægningen sker i samarbejde med Kredsudvalget og godkendes endelige i Organisationsbestyrelsen. b. Orientering om den boligpolitiske situation O-sag Som en del af finansloven er der bl.a. sket en ændring i planloven, der giver kommunerne ret til at reservere 25% af udlagte byggegrunde til almene boliger. Samtidig får boligselskaberne mulighed for rentefri lån. Herudover pågår der forhandlinger omkring en ny 4-årig boligaftale, som man har kunne læse meget om i det seneste blad Boligen, samt på hjemmesiderne bl.dk og blboligen.dk. Der går mange rygter om forhandlingerne. På mødet blev der givet en status. Boligministeriet har fået udarbejdet en del rapporter, som alle handler om emnet En mere effektiv drift af almene boliger. Dette kan der bl.a. læses om i det seneste blad Boligen på side 36 og 37, og det har også været omtalt på hjemmesiderne bl.dk og blboligen.dk. På mødet blev dette uddybet. Ønskes der løbende informationer om boligpolitik, kan disse hentes på hjemmesiderne bl.dk og blboligen.dk. Til efterretning med bemærkning om, at der efterfølgende (28. november 2014) er indgået ny boligaftale, hvor også En mere effektiv drift af almene boliger skal bearbejdes. 7
8496 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 26. november 2014. Referat herfra udsendes når det foreligger. Næste ordinære møde i udvalget afholdes den 19. februar 2015. 8497 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 24. november 2014. Referat herfra udsendes når det foreligger. Næste møde i udvalget afholdes den 15. december 2014. Palle Nielsen forespurgte på Fritidsudvalgets vegne, om mulighed for at Fritidsudvalget udvider sine rammer, til også at være koordinator for afholdelse af fritidsarrangementer mellem afdelingerne. Til efterretning med bemærkning om, at Fritidsudvalget gerne må arbejde videre med de udvidede rammer, som efterfølgende skal godkendes i Organisationsbestyrelsen. 8498 BL-cirkulærer E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 43 af den 28. oktober 2014 vedrørende Hvor mange praktikanter mv. er ansat på jeres byggesager? * BL informerer nr. 44 af den 11. november 2014 vedrørende Beboerindskud, påkravsgebyr, beboerklagenævnsgebyr regulering af satserne * BL informerer nr. 45 af den 11. november 2014 vedrørende Råderetsbeløb og aftrapning af rentesikring regulering af satserne for 2015 8
* BL informerer nr. 46 af den 11. november 2014 vedrørende Foldere om digital post til udenlandske beboere * BL informerer nr. 47 af den 12. november 2014 vedrørende Status på solcellelovgivningen Til efterretning med bemærkning om, at alle BL informerer kan findes på hjemmesiden bl.dk (øverst på forsiden). 8499 Eventuelt O-sag Ingen punkter til behandling. 8500 Næste møde O-sag Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 18. december 2014. 9
8501 Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 27. november 2014 er udsendt den 20. november 2014. Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 27. november 2014 udsendes den 4. december 2014 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 11. december 2014. Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 12. december 2014. 10
Lukket del 8502 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 11
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Udlejningsbekendtgørelse ændrede bestemmelser x x Fjernvarme E.ON sagen x Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Buddingeparken Byggeregnskab x x x 12