Forretningsorden for lederteamet i Pinsekirken Randers. Pinsekirken Randers, Mariagervej 117, 8920 Randers NV, CVR 42023728 1
Indledning Menighedsmødet er menighedens øverste myndighed og skal udøve sin myndighed indenfor den af menigheden godkendte vedtægt. Lederteamet er menighedens øverste ledelse og består af minimum 5 personer med kirkens præst som formand. Lederteamet har det overordnede ansvar i forhold til Guds ords forkyndelse, menighedens formål og økonomi samt med opmuntring af menigheden til engagement for Guds riges sag både indadtil og udadtil. Lederteamet er ansvarlig for, at der udpeges områdeledere til at varetage opgaver i menigheden, såsom rengøring, café, lovsang, børne- og ungdomsarbejde, bibelundervisning m.m. Lederteamet er ansvarlig over for menigheden, og lederteamets forretningsorden er altid tilgængelig for en gennemlæsning af menighedens medlemmer. 2
1. Menighedsmødet - jf. vedtægtens 4.1. Menighedens anliggender behandles på menighedsmøder, som skal bekendtgøres på kirkens hjemmeside samt to på hinanden følgende søndagsgudstjenester. Ethvert menighedsmøde, som er således bekendtgjort, er beslutningsdygtigt. Den vedtægtsmæssige dagsorden skal bekendtgøres på samme måde og med samme varsel, som bekendtgørelse af menighedsmødet. Dagsorden skal endvidere være tilgængelig i papirformat senest 14 dage før afholdelse af menighedsmødet. Under punktet: Valg af ny/nye medlem/mer til lederteamet anføres navn/e på den/de indstillede kandidat/er. Der afholdes 2 ordinære menighedsmøder om året. Derudover kan der indkaldes til ekstraordinære møder med samme varsel efter behov. Lederteamet forbereder menighedsmødet ud fra de punkter til dagsorden, der er beskrevet i vedtægten, samt evt. yderligere punkter. De indkomne forslag fra menighedens medlemmer, der er indsendt skriftligt senest ved udgangen af henholdsvis marts og september måned, behandles på dagsordenpunktet: Behandling af indkomne forslag. Beslutninger på menighedsmødet afgøres normalt ved simpelt flertal af de tilstedeværende, og kun medlemmer har stemmeret. Der kan ikke afgives stemme ved fuldmagt. Afstemning sker normalt ved håndsoprækning. Ved stemmelighed bortfalder forslaget. Afstemninger kan være skriftlige, hvis et medlem ønsker det. I væsentlige sager såsom ansættelse af præst, valg af nye medlemmer til lederteamet og ved køb og salg af fast ejendom sker afstemningen altid skriftligt. Forslaget godkendes, når mindst 2/3 af de fremmødte stemmer for dette. På menighedsmødet skal der skrives et referat, hvoraf alle beslutninger fremgår. Referat underskrives af referent og ordstyrer, og arkiveres digitalt. Menighedsmødets dagsorden skal indeholde mindst følgende punkter: Valg af ordstyrer og referent. 3
Beretning om det foregående halvår. Orientering om evt. ændringer i leder- og områdelederteam. Forelæggelse på april mødet af foregående års regnskab. Dette til godkendelse. Forelæggelse på oktober mødet af budget for kommende år. Dette til godkendelse. Behandling af indkomne forslag. Valg - på april mødet - af revisor for det kommende år. Bemyndigelse på april mødet til tegningsberettigede. Eventuelt. Forslag til behandling af sager på de ordinære menighedsmøder skal være indsendt skriftligt senest ved udgangen af henholdsvis marts eller september måned til lederteamet. Menighedens medlemmer har mulighed for at gennemse det af lederteamet godkendte regnskab. Dette vil foreligge i kirkens bibliotek mindst 2 uger før menighedsmødet i april måned. 2. Lederteamet - jf. vedtægtens 4.2. Lederteamets organisering: Lederteamet organiserer sig med kirkens præst som formand. Lederteamets møder: Lederteamet er beslutningsdygtigt, når flertallet af medlemmerne er til stede. Lederteamet mødes normalt én gang om måneden. Desuden møder lederteamet som sparringspartner for områdelederne mindst 1 gang årligt. Formanden udarbejder og udsender dagsorden og materiale senest 5 dage før mødet. Der udarbejdes et års-hjul med emner, der skal drøftes på lederteamets møder. Se bilag 1. Dagsordenen skal udover års-hjuls-emner som minimum indeholde følgende punkter: Opfølgning på beslutninger fra sidste møde Status/orientering: 4
o Økonomi o Fokusområder o Tjenestenyt Eventuelt Godkendelse af referat fra sidste møde. Der udarbejdes et beslutningsreferat fra lederteamets møder. Referatet sendes til gennemlæsning af lederteamet, inden det godkendes på det efterfølgende møde. Det godkendte referat arkiveres digitalt. Lederteamet kan invitere ressourcepersoner til ad hoc-opgaver efter behov. Henvendelser stilet til lederteamet Henvendelser, der af præsten skønnes at være uden for lederteamets ansvarsområde, eller som kan besvares i forhold til allerede afklarede principper, besvares direkte af præsten med efterfølgende orientering af lederteamet på førstkommende møde. 2.1 Lederteamet skal være forbilleder Det forventes, at medlemmer af lederteamet viser troskab mod kirkens lære (Jf. introkurset revideret udgave er under udarbejdelse, og dateres 30.04.2016), er åndeligt modne, trofaste, tjenende, giver tiende, er døbt med den troendes dåb og fyldt med den Hellige Ånd. (1. Tim. 3:1-7; 2. Tim. 2:24-26; 1. Tim. 4:12; 6:11-16; Tit. 3:3-11; Ef. 5:1-20; Gal. 5:13-6:10; 1. Pet. 4:7-11; 5:1-4) Det enkelte medlem af lederteamet opfordres til åndelig og personlig vækst, således at der er overensstemmelse mellem det personlige liv og kirkens liv. Der afholdes en evalueringssamtale mellem medlemmerne af lederteamet en gang årligt. Dette med henblik på trivsel og afklaring af fremtidig tjeneste i lederteamet. 5
2.2 Lederteamets overordnede ansvarsområder Lederteamet har det overordnede ansvar i forhold til Guds ords forkyndelse, menighedens formål og økonomi samt med opmuntring af menigheden til engagement for Guds riges sag både indadtil og udadtil. Det betyder, at lederteamets ansvarsområder kan beskrives således: Jesus Kristus forkyndes i overensstemmelse med Bibelens lære Menighedslivet styrker den enkelte i troen Hvert enkelt medlem opmuntres til at tjene fællesskabet. På den baggrund skal der udføres følgende: Udarbejdelse af menighedens vision og strategi. Afholdelse af mindst et årligt visionsmøde for menigheden. Dette for at man på alle niveauer har en fælles forståelse af vision og retning. Møde med områdelederne Økonomi og budget - herunder sikre at aktiverne vedligeholdes løbende. Menighedsmøder, indkaldelse og dagsorden. Indstilling til menighedsmøde af nye medlemmer af lederteamet. Indstilling til ansættelse og afskedigelse af kirkens præst. Information på menighedsmødet angående områdeledere. Krisehåndtering. Udarbejdelse og ajourføring af forretningsorden for lederteamet. Lederteamet udvælger nye indsatsområder. Lederteamet forventes at skabe rammer, så de langsigtede planer kan udføres, samt følge op på, at den fastsatte kurs holdes. 2.3 Indstilling til og valg af nye medlemmer til lederteamet. Lederteamet indstiller nye medlemmer til godkendelse på et ordinært eller ekstraordinært menighedsmøde. Ethvert medlem af menigheden kan senest 6 uger før april eller oktober menighedsmødet fremkomme med skriftlige forslag til lederteamet om evt. nyt medlem til lederteamet. 6
Skønner lederteamet, at der er behov for nye medlemmer, gennemgår og vurderer lederteamet de indkomne forslag. Kirkens præst vil herefter kontakte de potentielle nye kandidater til en personlig samtale med lederteamet. Her drøftes, hvilke kvalifikationer personlige og åndelige, der skal til, og hvordan den foreslåede ser sig selv i forhold til menighed og lederteam. Der udarbejdes et spørgeskema, der sendes ud til vedkommende inden samtalen. Dette som grundlag for den personlige samtale. Efter samtalen vurderer lederteamet, hvem der skal indstilles til godkendelse af menigheden. Lederteamets forslag til nyt medlem skal fremgå af dagsordenen til menighedsmødet. På menighedsmødet vil lederteamet begrunde indstillingen. Herefter foretages en skriftligt afstemning. Godkendelsen skal ske med mindst 2/3 af de fremmødte medlemmers stemmer herfor. Herefter betragtes vedkommende som valgt. Valg til lederteamet sker for en 4- årig periode. Der er mulighed for genvalg af medlemmerne. 2.4 Udtræden af lederteamet Ethvert medlem af lederteamet kan efter eget ønske ved sygdom eller af andre personlige årsager træde ud af teamet midlertidig eller fuldstændigt efter en samtale med formanden. Udtræden sker endvidere, når et medlem af lederteamet ikke ønsker genvalg eller ikke bliver genvalgt. Ved uoverensstemmelse mellem det personlige liv og kirkens lære (beskrivelsen i punkt 2.1.) tager formanden og et medlem af lederteamet en personlig samtale med vedkommende, hvorefter der tages stilling til konsekvens og eventuelt genopretningsprogram. Sker der herefter ikke ændringer, vil vedkommende blive indstillet til fratræden på et menighedsmøde. 7
2.5 Ansættelse og afskedigelse af præst - jf. vedtægtens 4.2. Hvis præsten i en længere periode midlertidigt er forhindret i at udføre sine funktioner, udpeger lederteamet en midlertidig leder. Hvis præsten fratræder, skal lederteamet tage initiativ til at finde en ny præst. Lederteamet kan inddrage ekstern rådgivning til dette formål. Præst indstilles til ansættelse eller afskedigelse af lederteamet på et ordinært eller ekstraordinært menighedsmøde. Indstillingen skal godkendes på to på hinanden følgende menighedsmøder med mindst 2/3 af de fremmødte medlemmer stemmer herfor. 2.6 Præstens stilling Kirkens præst skal virke for at menigheden ledes i overensstemmelse med kirkens formål, vision, tro, lære og værdier. Præsten er formand for lederteamet. Præsten står inde for, hvem der forkynder og underviser i Pinsekirken Randers. Alle talere/undervisere skal godkendes af præsten, inden de inviteres. Præsten har ansvar for at gennemføre en årlig personlig samtale med evt. øvrige ansatte i kirken. Det er et forudsætning, at præsten er medlem af foreningen Frikirkeleder og tilslutter sig foreningens troserklæring og etiske retningslinjer. Se bilag 2 Præsten skal ved sin ansættelse oplyse, hvem der er dennes mentor. Denne mentor skal godkendes af lederteamet. Lederteamet udpeger to personer med ansvar for præstens ansættelse. De tager initiativ til en årlig samtale med præsten om trivsel, samarbejde, udvikling, løn- og ansættelsesforhold. Der udarbejdes et spørgeskema, der er ramme om denne samtale. Hvis præstens livsførelse eller lære skulle komme i strid med kirkens lære, med Frikirkeleders etiske retningslinjer eller troserklæring, skal lederteamet omgående 8
indlede en samtale og proces, hvor der tages stilling til konsekvens og et eventuelt genopretningsprogram. Der kan inddrages eksterne rådgivere. I tilfælde af en konfliktsituation mellem præst og lederteam, der ikke umiddelbart lader sig løse, kan præsten eller et flertal af lederteamets medlemmer indkalde eksterne rådgivere. 2.7 Evaluering af lederteamets arbejde. Mindst en gang årligt evalueres samarbejdet internt i lederteamet. Der udarbejdes evalueringsskema til brug i denne forbindelse. 3. Områdelederne - jf. vedtægtens 4.3 Områdelederne tager ansvar for hverdagen i menighedens forskellige områder. Dette er beskrevet i en områdebeskrivelse for funktionen. Hvor det er muligt, dannes der teams, som står sammen om opgaverne. Disse teams er sammensat ud fra tjenestegaver og kompetencer. Områdelederne fungerer som visionsbærere og udviklere i samråd med lederteamet. Områdelederne sammensættes med en høj grad af fleksibilitet med udgangspunkt i, hvem der har de nødvendige evner, villighed og mulighed for at varetage opgaverne og ansvaret. Det forventes, at områdeledere er trofaste, tjenende, er med i fast givertjeneste, er døbt med troendes dåb og er fyldt med den Hellige Ånd. (1.Tim. 3:8-12; 2. Tim. 2:24-26; 1. Tim. 4:12; 6:11-16; Tit. 3:3-11; Ef. 5:1-20; Gal. 5:13-6:10; 1. Pet. 4:7-11) 3.1 Områdeledernes ansvarsområder. Daglig drift, koordinering og planlægning. 9
Udrustning og mobilisering af frivillige medarbejdere. Udarbejde forslag til budget for det kommende år for eget området til forelæggelse for lederteamet i september måned. Ud fra det godkendte budget for området skal der ske en prioritering af ressourcer inden for de enkelte områder. Afvigelser fra områdebudgettet skal forelægges og godkendes af lederteamet 3.2 Valg af nye områdeledere. Præsten eller et medlem af lederteamet indstiller ny områdeleder til godkendelse hos lederteamet. Der gives på førstkommende menighedsmøde en orientering om valget. En områdeleders valg ophører, når vedkommende ikke længere fungerer i det pågældende funktionsområde. 4. Eksterne rådgivere Lederteamet kan udpege eksterne rådgivere. De eksterne rådgivere kan inddrages i eksempelvis følgende situationer: Udfordre lederteamet på vision og handling. Bidrage med visdom og et distanceret perspektiv f.eks. i tilfælde af ledelsesmæssige kriser. I vanskelige perioder med eksempelvis modgang, politiske eller mediemæssige angreb, dårlig økonomi, vanskeligheder med ansatte medarbejdere etc. Ved formulering af visioner og strategiske overvejelser for fremtiden og ved vigtige og afgørende beslutninger med vidtrækkende konsekvenser for kirken. Ved præstens dødsfald eller ved kritisk sygdom hos præsten. Ved synd eller uetisk optræden hos præsten jf. Frikirkeleders etiske retningslinjer. Ved vedvarende uenighed mellem præsten og lederteamet. 10
Ved ansættelse af ny præst. Ved mistillidsvotum til præsten fra et flertal af medlemmerne i lederteamet. Rådgiverne har kun mandat til at rådgive og vejlede og er uden beslutningskompetence. Præsten kan vælge sin personlige mentor som bisidder i sager, hvor præsten anser det for hensigtsmæssigt. 5. Ændring af forretningsorden I alle uafklarede og ikke beskrevne forhold i nærværende forretningsorden skal vedtægt udgave 2015 være bestemmende. Forretningsorden revideres årligt på et beslutningsdygtigt lederteammøde. Således vedtaget den 25. maj 2016 Lederteamet: Rune Kærlet Christensen Svein Askildsen Elisee Moluko (Formand) Pauli Mogensen Helena Protopapas Marianne Jensen 11