1 REFERAT fra generalforsamlingen i PostNord AB (publ), org. nr. 556771-2640, afholdt den 23. april 2015 kl. 11.00 i selskabets lokaler i Solna I oversættelsen af denne regnskabsmeddelelse der udvist den største omhyggelighed. Den svenske tekst er dog gældende, såfremt misforståelser måtte opstå ved den danske oversættelse. 1 Åbning af generalforsamlingen Bestyrelsesformand Jens Moberg åbnede generalforsamlingen. 2 Valg af dirigent Advokat Klaes Edhall blev valgt til dirigent for generalforsamlingen. Det blev konstateret, at dirigenten havde anmodet chefjurist Kristina Lilja om at være referent. Generalforsamlingen besluttede, at alle former for lyd- og billedoptagelser, bortset fra selskabets egne, ikke var tilladt, og at offentligheden vil få adgang til selskabets videooptagelser og billeder fra den administrerende direktørs beretning.
2 3 Oprettelse og godkendelse af stemmeliste Nedenstående fortegnelse over fremmødte aktionærer blev godkendt som stemmeliste: Fremmødte aktionærer Antal aktier Antal stemmer Kongeriget Danmark 786.207.687 (Serie A) 786.207.687 repræsenteret af selskabsdirektør Michael Birch, i henhold til fuldmagt Kongeriget Sverige repræsenteret af ministersekretær 738.698.284 (serie A) 475.094.030 (serie B) 1.213.792.314 738.698.284 47.509.403 786.207.687 (Departementssekreterare) Christine Leandersson, i henhold til fuldmagt I alt 2.000.000.001 1.572.415.374 4 Valg af en eller to justeringspersoner Selskabsdirektør Michael Birch og ministersekretær (departementssekreteraren) Christine Leandersson blev udpeget til sammen med dirigenten at justere referatet. 5 Godkendelse af dagsordenen Den foreslåede dagsorden godkendtes, Bilag 1. 6 Beslutning om ret til deltagelse af udenforstående Generalforsamlingen godkendte, at udenforstående deltog i generalforsamlingen.
3 7 Spørgsmål om, hvorvidt generalforsamlingen er lovligt indkaldt Dirigenten oplyste, at indkaldelsen var annonceret i Post- och Inrikes Tidningar og på selskabets hjemmeside den 25. marts 2014. Samme dag blev det annonceret i Dagens Nyheter, at der var indkaldt til generalforsamlingen. Indkaldelsen er endvidere sendt pr. brev til aktionærerne, og meddelelse om generalforsamlingen er fremsendt til Folketingets og Riksdagens centrale forvaltning. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt. 8 Fremlæggelse af a) årsrapporten og revisionsberetningen, b) bæredygtighedsrapporten og c) koncernrapporten og koncernrevisionsberetningen Det blev konstateret, at årsrapporten, revisionsberetningen og bæredygtighedsrapporten samt koncernrapporten og koncernrevisionsberetningen for regnskabsåret 2014 er fremsendt til ejerne og er til rådighed i lokalet, og at de dermed er fremlagt på behørig vis. 9 Redegørelse for det forløbne års arbejde a) bestyrelsesformandens beretning, b) den administrerende direktørs beretning, c) indlæg fra selskabets revisor Bestyrelsesformand Jens Moberg og den administrerende direktør, Håkan Ericsson, aflagde beretning om bestyrelsens arbejde og selskabets aktiviteter i regnskabsåret 2014. Den ledende revisor, statsautoriseret revisor Helene Willberg, KPMG AB, redegjorde for revisionsarbejdet og gennemgik derefter i korte træk dels revisionsberetningen for selskabet og koncernen, dels redegørelsen om overholdelse af tidligere besluttede retningslinjer for vederlag og andre ansættelsesvilkår for ledende medarbejdere, Bilag 2.
Jens Moberg og Håkan Ericsson besvarede og kommenterede derefter spørgsmål og indlæg fra de fremmødte. 4 10 Beslutning om a) godkendelse af resultatopgørelsen og balancen samt af koncernresultatopgørelsen og koncernbalancen b) dispositioner vedrørende selskabets overskud i henhold til den godkendte balance c) decharge for bestyrelsesmedlemmer og den administrerende direktør Godkendelse af resultatopgørelsen og balancen samt af koncernresultatopgørelsen og koncernbalancen Generalforsamlingen besluttede at godkende resultatopgørelsen for 2014 og balancen pr. 31. december 2014 samt koncernresultatopgørelsen for 2014 og koncernbalancen pr. 31. december 2014. Disponering af overskud Det overførte overskud og årets resultat var i alt SEK 3.630.378.067. Bestyrelsen og den administrerende direktør foreslog, at der ikke sker udlodning for regnskabsåret 2014, og at årets resultat og det overførte resultat, i alt SEK 3.630.378.067, overføres til næste år. Generalforsamlingen vedtog forslaget. Decharge Det blev konstateret, at revisoren anbefalede, at bestyrelsen og den administrerende direktør bevilges decharge for regnskabsåret 2014. Generalforsamlingen besluttede at bevilge bestyrelsens medlemmer og den administrerende direktør decharge for forvaltningen af selskabet i regnskabsåret 2014.
5 11 Rapportering om vederlag og anvendelsen af tidligere vedtagne retningslinjer for vederlag til ledende medarbejdere a) mundtlig redegørelse fra bestyrelsesformanden om de ledende medarbejderes vederlag i PostNord AB inkl. datterselskaber, b) bestyrelsens rapportering af, om tidligere retningslinjer for vederlag til ledende medarbejdere i PostNord AB inkl. datterselskaber er blevet fulgt eller ej og årsagen til eventuelle afvigelser, og c) fremlæggelse af revisors redegørelse i henhold til 8, 54 i aktiebolagslagen (2005:551) Bestyrelsesformanden redegjorde for de ledende medarbejderes vederlag i det forløbne regnskabsår, Bilag 3. Bestyrelsesformanden redegjorde endvidere for, hvorledes tidligere besluttede retningslinjer er blevet fulgt i det forløbne år, Bilag 4. Det blev konstateret, at revisorens redegørelse vedrørende dette punkt blev fremlagt i forbindelse med revisorens indlæg under 9 ovenfor. 12 Beslutning om bestyrelsens forslag til retningslinjer for vederlag til ledende medarbejdere Generalforsamlingen godkendte bestyrelsens forslag til retningslinjer for vederlag og andre ansættelsesvilkår for ledende medarbejdere, Bilag 5. 13 Redegørelse for aktionærernes forslag til beslutning om honorarer, bestyrelsesmedlemmer, bestyrelsesformand og revisor Ministersekretær (Departementssekreteraren) Christine Leandersson præsenterede og begrundede aktionærernes forslag til beslutning om honorarer, bestyrelsesmedlemmer, bestyrelsesformand og revisor.
6 14 Beslutning om honorar til bestyrelsesmedlemmer, udvalgsmedlemmer og revisor Aktionærerne foreslog, at honorar til bestyrelsen skal udgøre følgende pr. år: Bestyrelsesformanden: SEK 600.000 Bestyrelsesmedlemmer: SEK 250.000 Det blev foreslået, at der ikke ydes honorar til bestyrelsesmedlemmer, som er ansat i det svenske Regeringskansliet. Det blev foreslået, at der ydes honorar til medarbejderrepræsentanter og suppleanter, som deltager i bestyrelsesmøder, svarende til et svensk grundbeløb (SEK 44.500). Det blev foreslået, at udvalgshonorar skal udgøre følgende: Revisionsudvalgets formand: SEK 62.500 Revisionsudvalgsmedlemmer: SEK 50.000 Vederlagsudvalgets formand: SEK 37.500 Vederlagsudvalgsmedlemmer: SEK 25.000 Det blev foreslået, at der ikke ydes honorar til udvalgsmedlemmer, som er ansat i det svenske Regeringskansliet. Det blev foreslået, at revisorens arbejde honoreres i henhold til godkendt regning. Generalforsamlingen vedtog forslaget. Følgende blev konstateret på anmodning fra aktionærerne: Bestyrelseshonorar kan udbetales som løn, alternativt under visse forudsætninger faktureres inden for rammerne for erhvervsvirksomhed, der drives i bestyrelsesmedlemmets enkeltmandsvirksomhed med F-skattsedel eller selskab. Bestyrelses- og udvalgshonorar til bestyrelsesmedlemmer udbetales, i det omfang opgaven udføres gennem bestyrelsesmedlemmets enkeltmandsvirksomhed eller selskab, med tillæg af et beløb svarende til de
7 sociale bidrag, som PostNord AB dermed ikke skal betale. Aftaler med bestyrelsesmedlemmets enkeltmandsvirksomhed med F-skattsedel eller selskab om fakturering af bestyrelses- og udvalgshonorar skal være omkostningsneutrale for PostNord AB. 15 Beslutning om antallet af bestyrelsesmedlemmer Generalforsamlingen besluttede, at antallet af bestyrelsesmedlemmer indtil næste generalforsamling, i overensstemmelse med vedtægterne, skal være otte, ekskl. suppleanter. 16 Valg af bestyrelsesmedlemmer og bestyrelsesformand Der blev foreslået genvalg af bestyrelsesmedlemmerne Mats Abrahamsson, Gunnel Duveblad, Christian Ellegaard, Sisse Fjelsted Rasmussen, Torben Janholt, Jens Moberg, Magnus Skåninger og Anitra Steen. Jens Moberg blev foreslået genvalgt som formand for bestyrelsen. Dirigenten henviste til oplysninger i årsrapporten om den tilknytning, de bestyrelsesmedlemmer, der blev foreslået genvalgt, har til andre virksomheder. Generalforsamlingen besluttede at genvælge bestyrelsesmedlemmerne Mats Abrahamsson, Gunnel Duveblad, Christian Ellegaard, Sisse Fjelsted Rasmussen, Torben Janholt, Jens Moberg, Magnus Skåninger og Anitra Steen indtil næste generalforsamling. Generalforsamlingen besluttede endvidere at genvælge Jens Moberg som formand for bestyrelsen. 17 Beslutning om antal revisorer Generalforsamlingen besluttede, at antallet af revisorer skal være én, at revisoren skal være et registreret revisionsselskab, og at revisoren vælges for et år ad gangen.
8 18 Valg af revisorer Generalforsamlingen besluttede at vælge det registrerede revisionsselskab KPMG AB som revisor indtil næste generalforsamling. Det blev konstateret, at revisionsselskabet har udpeget statsautoriseret revisor Helene Willberg som ledende revisor. 19 Afslutning af generalforsamlingen Selskabsdirektør Michael Birch takkede på ejernes vegne bestyrelsen, ledelsen og medarbejderne for veludført arbejde i regnskabsåret. Christine Leandersson erklærede sig enig med Michael Birch og afleverede et eksemplar af den svenske stats ejerpolitik og retningslinjer for statsejede virksomheder til bestyrelsesformanden. Dirigenten erklærede herefter generalforsamlingen for afsluttet. Referent: Kristina Lilja Justeringspersoner: Klaes Edhall Michael Birch Christine Leandersson