Til interessenterne på vedhæftede liste 18. marts 2014 Sag 2014-0037032 /grejen Høring over udkast til bekendtgørelse om indsendelse til og offentliggørelse af årsrapporter m.v. i Erhvervsstyrelsen samt kommunikation i forbindelse hermed (indsendelsesbekendtgørelsen) Hermed sendes udkast til ny indsendelsesbekendtgørelse i høring. Det drejer sig om udkast til bekendtgørelse om indsendelse til og offentliggørelse af årsrapporter m.v. i Erhvervsstyrelsen samt kommunikation i forbindelse hermed. Den nye bekendtgørelse skal erstatte den gældende bekendtgørelse på området - bekendtgørelse nr. 837 af 14. august 2012, som er ændret ved bekendtgørelse nr. 1284 af 12. november 2013 og nr. 1432 af 12. december 2013. ERHVERVSSTYRELSEN Dahlerups Pakhus Langelinie Allé 17 2100 København Ø Tlf. 35 29 10 00 Fax 35 46 60 01 CVR-nr 10 15 08 17 E-post erst@erst.dk www.erst.dk Hovedformålet med den nye bekendtgørelse er at opdatere bestemmelserne om digital kommunikation. Desuden er der foretaget en række præciseringer og redaktionelle ændringer i bekendtgørelsesudkastet, som bl.a. er blevet opdelt i flere paragraffer - disse ændringer omtales ikke nærmere her. ERHVERVS- OG VÆKSTMINISTERIET Fremsendelse af påkravsbreve m.v. til virksomheder via Digital Post Der indsættes en bestemmelse om, at Erhvervsstyrelsen kan sende breve til virksomheder på regnskabsområdet via Digital Post fra den 1. juni 2014 (se udkastets 7). Fra den 1. juni 2014 vil Erhvervsstyrelsen således overgå til at sende påkravsbreve til virksomheder, som ikke har overholdt fristen for indsendelse af årsrapport, til virksomhedens digitale postkasse i Digital Post, i stedet for at sende påkravsbrevet på papir til virksomhedens fysiske postkasse. Baggrunden for dette er, at det den 1. november 2013 blev obligatorisk for virksomheder med CVR-nummer at være tilsluttet det fællesoffentlige digitale postsystem Digital Post, således at offentlige myndigheder kan sende breve til virksomhedens digitale postkasse i Digital Post i stedet for på papir til virksomhedens fysiske adresse. I forbindelse med indførelsen af denne pligt blev der gennemført en massiv oplysningskampagne overfor de berørte virksomheder. Som led heri sendte Erhvervsstyrelsen bl.a. et orienteringsbrev til hver enkelt virksomhed i augustseptember 2013. Af orienteringsbrevet fremgår det bl.a., at virksomheden har pligt til at have en postkasse i Digital Post, og at den digitale postkasse har samme status som virksomhedens fysiske postkasse, hvilket betyder, at virksomheden har ansvar for at læse den post, myndighederne sender til virksomhedens digitale postkasse. Som eksempler på post, som myndighederne fremover vil sende til virksomhedens digitale postkasse, nævner orienteringsbrevet post vedrørende sygedagpenge, straffeattester, bilsyn og årsregnskab. Oriente-
2/5 ringsbrevet kan ses på følgende link: http://erhvervsstyrelsen.dk/file/384800/brevikkepostkasse.pdf Myndighederne er i vid udstrækning begyndt at sende breve til virksomheder via Digital Post. Ifølge oplysninger fra Digitaliseringsstyrelsen har myndighederne således i perioden november 2013-februar 2014 sendt ca. 1,5 million breve til virksomhederne via Digital Post. Breve, som Erhvervsstyrelsen i dag sender på papir, vil også blive omlagt til fremsendelse via Digital Post i takt med, at de nødvendige tilpasninger af styrelsens mange it-systemer kommer på plads. Fra 1. juni 2014 er vi som nævnt klar til at sende påkravsbreve til virksomheder, som har overskredet fristen for indsendelse af årsrapport, til virksomhedens digitale postkasse i Digital Post. Påkravsbrevene udgør omkring 95 % af de breve, vi sender til virksomheder på regnskabsområdet. De resterende omkring 5 % vil fortsat blive udsendt på papir, indtil de nødvendige it-tilpasninger er kommet på plads. Breve til personer vil også blive fremsendt på papir indtil videre - f.eks. breve med adfærdsregulerende afgifter til ledelsesmedlemmer, som ikke har opfyldt deres pligt til at sørge for rettidig indsendelse af årsrapporten - da personer endnu ikke er forpligtet til at være tilsluttet Digital Post. For personer bliver det obligatorisk at have en postkasse i Digital Post fra den 1. november 2014. På hjemmesiden www.erst.dk vil vi orientere om Erhvervsstyrelsens overgang til at sende breve via Digital Post. Underskrifts- og dokumentationskrav til regnskabsdokumenter Bestemmelserne om underskrifts- og dokumentationskrav m.v. er opdateret, bl.a. fordi der nu findes digitale løsninger, som gør det muligt at underskrive dokumenter med digital signatur. Der er således indsat en bestemmelse om digital underskrift på regnskabsdokumenter (årsrapporter m.v.), som fastslår, hvilke krav der stilles, hvis dokumentet underskrives med digital signatur (se udkastets 6). Digitaliseringsstyrelsen har offentliggjort nogle vejledninger herom, som kan ses via følgende link: https://www.nemid.nu/dkda/digital_signatur/. Desuden er der foretaget nogle ændringer og præciseringer af de gældende regler om underskrifts- og dokumentationskrav (se udkastets 41-43, 47-49, 53-56 og 59). Bl.a. er virksomhedens og indsenders pligt til at fremsende dokumentation på Erhvervsstyrelsens anmodning ændret fra 3 til 5 år i bekendtgørelsesudkastet, således at fristen harmonerer med den nye 5-årige forældelsesfrist for strafansvar i henhold til årsregnskabslovens 164, stk. 7. Clob-opmærkning ved digital indberetning af årsrapporter Da kravet om digital indberetning af årsrapporter i REGNSKAB BASIS eller REGNSKAB SPECIAL i sin tid blev indført, blev der samtidig åbnet mulighed for, at virksomhederne kan inddatere visse oplysninger samlet ( clobopmærkning ), jf. 15 og 16 i den gældende bekendtgørelse. Formålet med
3/5 dette var at lette overgangen til digital indberetning af årsrapporten i en overgangsperiode. For at fremme brugen af digitale regnskabsdata vil muligheden for at anvende clob-opmærkning gradvist blive reduceret. Derfor er reglerne om clobopmærkning i bekendtgørelsesudkastet ændret således, at der skal gives flere udspecificerede oplysninger end tidligere (se 28 og 29 i udkastet). Ikrafttræden Bekendtgørelsen skal træde i kraft den 1. juni 2014, dog således at ændringerne vedrørende clob-opmærkning først skal træde i kraft den 1. september 2014. Kommende digitaliseringstiltag på regnskabsområdet Der er ved at blive udviklet en ny digital løsning til brug for de regnskabsdokumenter, som skal indsendes til Erhvervsstyrelsen, og som ikke kan indberettes via REGNSKAB BASIS, REGNSKAB SPECIAL og system til systemløsningen. Den nye løsning skal anvendes til indberetning af det fåtal af årsrapporter m.v., som fritages for indberetning via ovennævnte indberetningsløsninger, samt til indberetning af undtagelseserklæringer og årsrapporter fra virksomheder, som driver virksomhed gennem en filial her i landet. Den nye løsning forventes at være klar i begyndelsen af 2015. Indtil da skal de pågældende regnskabsdokumenter fortsat indsendes på papir til styrelsen. Afsluttende bemærkninger Da bekendtgørelsesudkastet er meget teknisk og meget langt bl.a. fordi en række af de gældende bestemmelser er blevet opdelt i flere paragraffer vedlægges bekendtgørelsesudkastet i to versioner: 1) en kort version, som alene gengiver de bestemmelser i bekendtgørelsesudkastet, som indebærer indholdsmæssige ændringer i forhold til de gældende bestemmelser i indsendelsesbekendtgørelsen, og 2) en fuldstændig version, som indeholder samtlige bestemmelser i bekendtgørelsesudkastet, sammenholdt med de gældende bestemmelser i indsendelsesbekendtgørelsen, opstillet i paralleltekst. Erhvervsstyrelsens vejledning til den gældende indsendelsesbekendtgørelse vil blive opdateret i overensstemmelse med den nye indsendelsesbekendtgørelse. Høringssvar til bekendtgørelsesudkastet bedes sendt til undertegnede via e-mail snarest muligt og allersenest den 23. april 2014, da det er planen at udstede bekendtgørelsen omkring den 1. maj 2014. Du er velkommen til at kontakte mig, hvis du har spørgsmål. Med venlig hilsen Grethe Krogh Jensen Chefkonsulent Tlf. direkte 35291364 E-post grejen@erst.dk
4/5 Høringsparter Advokatsamfundet/Advokatrådet Arbejderbevægelsens Erhvervsråd Beskæftigelsesministeriet Danmarks Rederiforening Danmarks Statistik Dansk Byggeri Dansk Erhverv Dansk Iværksætterforening Dansk Landbrugsrådgivning Danske Advokater Datatilsynet De Samvirkende Købmandsforeninger Den Danske Dommerforening Det Økonomiske Råds Sekretariat DI E-Boks A/S Finansministeriet Foreningen Danske Revisorer Forsvarsministeriet FSR Danske Revisorer HORESTA Håndværksrådet Justitsministeriet Kirkeministeriet Klima-, Energi- og Bygningsministeriet Kulturministeriet Landbrug og Fødevarer Landbrugets Rådgivningscenter Landdistrikternes Fællesråd Landscentret Liberale Erhvervs Råd Miljøministeriet Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse Nets DanID A/S Penneo ApS Regnskabsrådet Revifora foreningen for revision, økonomi og ledelse Rigsrevisionen Rovsing Management Skatteministeriet Statsadvokaturen for særlig økonomisk og international kriminalitet Transportministeriet
Uddannelses- og Forskningsministeriet Udenrigsministeriet Undervisningsministeriet Økonomi- og Indenrigsministeriet 5/5