Statsforvaltningen Sjælland udtaler, at Vordingborg Kommunes borgmester har handlet i overensstemmelse med styrelseslovens 8, stk. 4 ved at sammenskrive et forslag til dagsordenen 24-09- 2008 Som medlem af Enhedslisten i Vordingborg Kommunalbestyrelse har De rettet henvendelse til Statsforvaltningen Sjælland, Det kommunale Tilsyn. De har gjort gældende, at i forbindelse med fremsættelse af ændringsforslag til budgettet for 2008 blev reglerne for afholdelse af kommunalbestyrelsesmøder tilsidesat i forbindelse med udarbejdelse af dagsordenen til kommunalbestyrelsens møde den 11. oktober 2007. De har anført, at Enhedslistens 26 ændringsforslag, som fyldte 4 stk. A 4 sider, blev sammenskrevet til 11 linier. Dette, finder De, er en ignorerende praksis, som er uforskammet overfor borgerne og overfor Enhedslisten. Til belysning af Deres synspunkt har De vedlagt Enhedslistens ændringsforslag. Disse ændringsforslag er sendt til kommunen ved 2 mails af hhv. 20. september 2007 og 25. september 2007. TILSYNET STATSFORVALTNINGEN SJÆLLAND DRONNINGENSGADE 30 4800 NYKØBING F JOURNAL NR.: 2008-613/283 SAGSBEHANDLER: TILSJL DIREKTE TELEFON: TELEFON: 7256 7600 TELEFAX: 5482 1864 GIRO: 10202027 EAN-NR. 5798000362628 sjaelland@statsforvaltning.dk www.statsforvaltning.dk Ændringsforslagene består af punkterne 1 10. Punktet nr. 10 er underinddelt i punkterne A Q. Kommunalbestyrelsen i Vordingborg Kommune har ved brev af 2. april 2008 oplyst, at udarbejdelse af dagsordenforslag til budgetbehandling fulgte den praksis, som mange kommuner tidligere har anvendt. Det følger heraf, at man for at sikre overskuelighed i forbindelse med forventede afstemninger om de fremsatte forslag, ofte har udarbejdet direkte afstemningshæfter eller som her har anvendt en sammenskrivning af forslagets indhold, hvorved der bedre kan skabes overblik over afstemninger, som måtte finde sted. Ved begyndelsen af kommunalbestyrelsens møde har borgmesteren forespurgt, om der var nogle, som havde bemærkninger til dagsordenens udformning. Dette var ikke tilfældet. Borgmesterens udkast til dagsorden må herefter anses for vedtaget i den foreliggende form.
Enhedslistens forslag blev udsendt til kommunalbestyrelsens medlemmer både som mail og som bilag til kommunalbestyrelsens dagsorden, ligesom offentligheden samtidig havde mulighed for at se enhedslistens forslag, idet de var vedhæftet som bilagsfiler på den dagsorden, som var offentliggjort på Vordingborg Kommunes hjemmeside op til kommunalbestyrelsesmødet. Det er kommunalbestyrelsens opfattelse, at den valgte fremgangsmåde er i overensstemmelse med både lovgivningen, styrelsesvedtægt, forretningsorden og anvendt kommunal praksis. Statsforvaltningens udtalelse: Det kommunale tilsyn er et retligt tilsyn. Statsforvaltningen påser, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er udstedt i medfør af denne lovgivning. Statsforvaltningen kan ikke tage stilling til, om kommunernes dispositioner er rimelige eller hensigtsmæssige, eller til spørgsmål om skønsudøvelse, så længe skønnet udøves inden for de rammer, der er fastsat i lovgivningen. Der henvises til 47, 48 og 48 a i lov om kommunernes styrelse (lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni 2008). Reglerne om udsendelse af dagsorden for kommunalbestyrelsens møder er fastsat i den kommunale styrelseslovs 8, stk. 4. Bestemmelsen har følgende indhold: 8. Kommunalbestyrelsen træffer beslutning om, når og hvor ordinære møder skal afholdes, og der indrykkes i begyndelsen af hvert regnskabsår bekendtgørelse herom i den lokale presse efter kommunalbestyrelsens bestemmelse. I bekendtgørelsen angives tillige, på hvilke steder i kommunen der vil være fremlagt sagsfortegnelse samt udskrift af beslutningsprotokollen, jf. stk. 6. Ordinært møde afholdes som regel mindst én gang om måneden og bekendtgøres forud i den lokale presse efter kommunalbestyrelsens bestemmelse. Stk. 2. Ekstraordinære møder afholdes, når borgmesteren finder det fornødent, eller mindst en tredjedel af medlemmerne forlanger det. Borgmesteren fastsætter tid og sted for de ekstraordinære møders afholdelse, og møderne bekendtgøres så vidt muligt forud for kommunens beboere. Stk. 3. Kommunalbestyrelsen kan fastsætte regler om varigheden af sine møder. Stk. 4. Borgmesteren sørger for, at der så vidt muligt senest 4 hverdage inden kommunalbestyrelsens møder udsendes en dagsorden til medlemmerne, og at det fornødne materiale til bedømmelse af de sager, der er optaget på dagsordenen, så vidt muligt er tilgængeligt for medlemmerne mindst 3 hverdage inden mødet. Medlemmerne har med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, endvidere ret til at gennemse det fremlagte materiale sammen med personer, der ikke er medlemmer af kommunalbestyrelsen. Stk. 5. Kommunalbestyrelsen kan beslutte, at medlemmerne skal have tilsendt sagsmateriale til brug for behandlingen af sagerne, herunder eventuelle sagsbeskrivelser og indstillinger. Kommunalbestyrelsen kan endvidere beslutte, SIDE 2
hvorvidt og på hvilken måde medlemmerne kan forlange, at der til brug for behandlingen af sagerne tilvejebringes oplysninger eller ydes teknisk bistand fra administrationen. Stk. 6. En fortegnelse over de sager, der vil komme til behandling på kommunalbestyrelsens møde, samt en udskrift af beslutningsprotokollen skal med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, så vidt muligt være fremlagt et eller flere steder i kommunen. Der er således i selve loven alene et krav om, at der fremlægges en fortegnelse over de sager, som forventes at blive behandlet på kommunalbestyrelsens møde. Der er derimod ikke et krav om, at denne fortegnelse også indeholder nærmere redegørelse for fortegnelsens enkelte punkter. Der fremgår af Styrelsesvedtægten for Vordingborg Kommune version 8, at de nærmere regler om forberedelse, indkaldelse og afholdelse af kommunalbestyrelsens møder fastsættes i kommunalbestyrelsens forretningsorden ( 2). De nærmere regler om borgmesterens opgaver i forbindelse med kommunalbestyrelsens møder fastsættes ligeledes i kommunalbestyrelsens forretningsorden ( 3). I Forretningsorden for Vordingborg Kommune, vedtaget af Sammenlægningsudvalget for "Ny" Vordingborg Kommune den 2. januar 2006 er i 3 fastsat: Udsendelse af dagsorden og sagernes fremlæggelse 3. Stk. 1. Dersom et medlem senest 8 dage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter borgmesteren denne sag på dagsordenen for førstkommende møde. Stk. 2. Borgmesteren foranlediger, at der senest 4 hverdage inden et ordinært mødes afholdelse tilsendes hvert af kommunalbestyrelsens medlemmer en dagsorden. Stk. 3. Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse - medmindre det forinden er tilsendt medlemmerne - være tilgængeligt på Vordingborg Rådhus i mindst 3 hverdage inden mødet. Stk. 4. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver borgmesteren i videst muligt omfang medlemmerne underretning om de sager, der skal behandles på mødet. Kommunens forretningsorden indeholder således ikke særlige bestemmelser om offentliggørelse eller fremlæggelse af dagsorden for kommunalbestyrelsens møder eller om offentliggørelse af materiale til dagsordenen. Det følger endvidere af styrelseslovens 8, stk. 4, at borgmesteren udarbejder en dagsorden for kommunalbestyrelsens møder. Det fremgår tilsvarende af Forretningsordenens 4, stk. 2, at borgmesteren leder kommunalbestyrelsens møder, og at han formulerer de punkter om hvilke, der skal stemmes. Det er herefter Statsforvaltningens opfattelse, at borgmesteren lovligt har kunne optage Enhedslistens ændrings- SIDE 3
forslag til kommunens budget i en ændret og kortere formulering. Det er endvidere Statsforvaltningens opfattelse, at der ikke er en i loven fastsat pligt for borgmester eller for kommunalbestyrelse til at fremlægge bilagsmateriale eller begrundelse for et forslag til dagsorden, derunder et ændringsforslag til budgettet, sammen med punkterne til dagsordenen. Under henvisning til ovenstående foretager Statsforvaltningen ikke videre. I øvrigt: Statsforvaltningen har ligeledes sendt dette brev til Vordingborg Kommune. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på Statsforvaltningens hjemmeside på internettet (www.statsforvaltning.dk) m.v.h. Jørn Jørnow fm. SIDE 4
Vordingborg Kommune Valdemarsgade 43 4760 Vordingborg 24-09- 2008 TILSYNET Som medlem af Enhedslisten i Vordingborg Kommunalbestyrelse har De rettet henvendelse til Statsforvaltningen Sjælland, Det kommunale Tilsyn. STATSFORVALTNINGEN SJÆLLAND DRONNINGENSGADE 30 4800 NYKØBING F De har gjort gældende, at i forbindelse med fremsættelse af ændringsforslag til budgettet for 2008 blev reglerne for afholdelse af kommunalbestyrelsesmøder tilsidesat i forbindelse med udarbejdelse af dagsordenen til kommunalbestyrelsens møde den 11. oktober 2007. De har anført, at Enhedslistens 26 ændringsforslag, som fyldte 4 stk. A 4 sider, blev sammenskrevet til 11 linier. Dette, finder De, er en ignorerende praksis, som er uforskammet overfor borgerne og overfor Enhedslisten. JOURNAL NR.: 2008-613/283 SAGSBEHANDLER: TILSJL DIREKTE TELEFON: TELEFON: 7256 7600 TELEFAX: 5482 1864 GIRO: 10202027 EAN-NR. 5798000362628 sjaelland@statsforvaltning.dk www.statsforvaltning.dk Til belysning af Deres synspunkt har De vedlagt Enhedslistens ændringsforslag. Disse ændringsforslag er sendt til kommunen ved 2 mails af hhv. 20. september 2007 og 25. september 2007. Ændringsforslagene består af punkterne 1 10. Punktet nr. 10 er underinddelt i punkterne A Q. Kommunalbestyrelsen i Vordingborg Kommune har ved brev af 2. april 2008 oplyst, at udarbejdelse af dagsordenforslag til budgetbehandling fulgte den praksis, som mange kommuner tidligere har anvendt. Det følger heraf, at man for at sikre overskuelighed i forbindelse med forventede afstemninger om de fremsatte forslag, ofte har udarbejdet direkte afstemningshæfter eller som her har anvendt en sammenskrivning af forslagets indhold, hvorved der bedre kan skabes overblik over afstemninger, som måtte finde sted. Ved begyndelsen af kommunalbestyrelsens møde har borgmesteren forespurgt, om der var nogle, som havde bemærkninger til dagsordenens udformning. Dette var ikke tilfældet.
Borgmesterens udkast til dagsorden må herefter anses for vedtaget i den foreliggende form. Enhedslistens forslag blev udsendt til kommunalbestyrelsens medlemmer både som mail og som bilag til kommunalbestyrelsens dagsorden, ligesom offentligheden samtidig havde mulighed for at se enhedslistens forslag, idet de var vedhæftet som bilagsfiler på den dagsorden, som var offentliggjort på Vordingborg Kommunes hjemmeside op til kommunalbestyrelsesmødet. Det er kommunalbestyrelsens opfattelse, at den valgte fremgangsmåde er i overensstemmelse med både lovgivningen, styrelsesvedtægt, forretningsorden og anvendt kommunal praksis. Statsforvaltningens udtalelse: Det kommunale tilsyn er et retligt tilsyn. Statsforvaltningen påser, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er udstedt i medfør af denne lovgivning. Statsforvaltningen kan ikke tage stilling til, om kommunernes dispositioner er rimelige eller hensigtsmæssige, eller til spørgsmål om skønsudøvelse, så længe skønnet udøves inden for de rammer, der er fastsat i lovgivningen. Der henvises til 47, 48 og 48 a i lov om kommunernes styrelse (lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni 2008). Reglerne om udsendelse af dagsorden for kommunalbestyrelsens møder er fastsat i den kommunale styrelseslovs 8, stk. 4. Bestemmelsen har følgende indhold: 8. Kommunalbestyrelsen træffer beslutning om, når og hvor ordinære møder skal afholdes, og der indrykkes i begyndelsen af hvert regnskabsår bekendtgørelse herom i den lokale presse efter kommunalbestyrelsens bestemmelse. I bekendtgørelsen angives tillige, på hvilke steder i kommunen der vil være fremlagt sagsfortegnelse samt udskrift af beslutningsprotokollen, jf. stk. 6. Ordinært møde afholdes som regel mindst én gang om måneden og bekendtgøres forud i den lokale presse efter kommunalbestyrelsens bestemmelse. Stk. 2. Ekstraordinære møder afholdes, når borgmesteren finder det fornødent, eller mindst en tredjedel af medlemmerne forlanger det. Borgmesteren fastsætter tid og sted for de ekstraordinære møders afholdelse, og møderne bekendtgøres så vidt muligt forud for kommunens beboere. Stk. 3. Kommunalbestyrelsen kan fastsætte regler om varigheden af sine møder. Stk. 4. Borgmesteren sørger for, at der så vidt muligt senest 4 hverdage inden kommunalbestyrelsens møder udsendes en dagsorden til medlemmerne, og at det fornødne materiale til bedømmelse af de sager, der er optaget på dagsordenen, så vidt muligt er tilgængeligt for medlemmerne mindst 3 hverdage inden mødet. Medlemmerne har med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, endvidere ret til at gennemse det fremlagte ma- SIDE 2
teriale sammen med personer, der ikke er medlemmer af kommunalbestyrelsen. Stk. 5. Kommunalbestyrelsen kan beslutte, at medlemmerne skal have tilsendt sagsmateriale til brug for behandlingen af sagerne, herunder eventuelle sagsbeskrivelser og indstillinger. Kommunalbestyrelsen kan endvidere beslutte, hvorvidt og på hvilken måde medlemmerne kan forlange, at der til brug for behandlingen af sagerne tilvejebringes oplysninger eller ydes teknisk bistand fra administrationen. Stk. 6. En fortegnelse over de sager, der vil komme til behandling på kommunalbestyrelsens møde, samt en udskrift af beslutningsprotokollen skal med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, så vidt muligt være fremlagt et eller flere steder i kommunen. Der er således i selve loven alene et krav om, at der fremlægges en fortegnelse over de sager, som forventes at blive behandlet på kommunalbestyrelsens møde. Der er derimod ikke et krav om, at denne fortegnelse også indeholder nærmere redegørelse for fortegnelsens enkelte punkter. Der fremgår af Styrelsesvedtægten for Vordingborg Kommune version 8, at de nærmere regler om forberedelse, indkaldelse og afholdelse af kommunalbestyrelsens møder fastsættes i kommunalbestyrelsens forretningsorden ( 2). De nærmere regler om borgmesterens opgaver i forbindelse med kommunalbestyrelsens møder fastsættes ligeledes i kommunalbestyrelsens forretningsorden ( 3). I Forretningsorden for Vordingborg Kommune, vedtaget af Sammenlægningsudvalget for "Ny" Vordingborg Kommune den 2. januar 2006 er i 3 fastsat: Udsendelse af dagsorden og sagernes fremlæggelse 3. Stk. 1. Dersom et medlem senest 8 dage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter borgmesteren denne sag på dagsordenen for førstkommende møde. Stk. 2. Borgmesteren foranlediger, at der senest 4 hverdage inden et ordinært mødes afholdelse tilsendes hvert af kommunalbestyrelsens medlemmer en dagsorden. Stk. 3. Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse - medmindre det forinden er tilsendt medlemmerne - være tilgængeligt på Vordingborg Rådhus i mindst 3 hverdage inden mødet. Stk. 4. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver borgmesteren i videst muligt omfang medlemmerne underretning om de sager, der skal behandles på mødet. Kommunens forretningsorden indeholder således ikke særlige bestemmelser om offentliggørelse eller fremlæggelse af dagsorden for kommunalbestyrelsens møder eller om offentliggørelse af materiale til dagsordenen. Det følger endvidere af styrelseslovens 8, stk. 4, at borgmesteren udarbejder en dagsorden for kommunalbestyrelsens møder. Det fremgår tilsvarende af Forretningsordenens 4, stk. 2, at borgmesteren leder kommunalbe- SIDE 3
styrelsens møder, og at han formulerer de punkter om hvilke, der skal stemmes. Det er herefter Statsforvaltningens opfattelse, at borgmesteren lovligt har kunne optage Enhedslistens ændringsforslag til kommunens budget i en ændret og kortere formulering. Det er endvidere Statsforvaltningens opfattelse, at der ikke er en i loven fastsat pligt for borgmester eller for kommunalbestyrelse til at fremlægge bilagsmateriale eller begrundelse for et forslag til dagsorden, derunder et ændringsforslag til budgettet, sammen med punkterne til dagsordenen. Under henvisning til ovenstående foretager Statsforvaltningen ikke videre. I øvrigt: Statsforvaltningen har ligeledes sendt dette brev til Vordingborg Kommune. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på Statsforvaltningens hjemmeside på internettet (www.statsforvaltning.dk) m.v.h. Jørn Jørnow fm. SIDE 4