Referat counsellormøde den 18. april 2014 i distrikt 1470 i Lyngby Thomas bød sammen med sit team - Lene, Jakob og Jette velkommen til glade morgenfriske counsellorer, PO er og andre som arbejder med ungdomsudveksling i klubberne. Dagsorden 1. Workshop - Hvordan lærer Inbound hurtigst dansk 2. Hvad vil vi med General Rules og rejseregler v/lene 3. Outbound v/thomas 4. Protection Officer v/jakob 5. Short Term v/jakob 6. Outbound koordinering af ansøgninger, kontrol af ansøgninger inden aflevering, månedsbreve til klubcounsellor v/jette 7. Guvernøren kom på besøg 8. Hvordan gør vi over de næste 3 år Counsellor-områderne klar til at overtage mange af de opgaver, som distriktet arbejder med i dag v/thomas 9. Opsamling v/thomas Ad. 1 Workshop - Hvordan lærer Inbound hurtigt dansk Hvordan kan værtsfamilie, sprogskole og gymnasium bidrage?
Gruppernes tilbagemeldinger var: Meld forventninger om regler og lær dansk klar ud til student, værtsfamilie og gymnasium Der er stor forskel på hvordan de forskellige sprogskolen griber det an afstem med sprogskolen hvad der forventes af studenterne Nogle kommuner tilbyder at stille sprogundervisning til rådighed? Skriv til værtsfamilierne hver 14 dag med kopi til de øvrige værtsfamilier, som studenten skal bo hos Det kan være en god ide at have værtsfamilier med mindre børn, som ikke kan tale engelsk, så bliver studenter nødt til at lære dansk Pensumliste fra sprogskolen til værtsfamilierne (pensum-, prøve- og lektielister kommer jf. Thomas) Link mellem Outbound og Inbound (de er allerede på Facebook jf. Thomas) Nogle studenter efterspørger flere sprogudfordringer (det kan de få på sprogskolen, de skal bare være bedre til at bede om det). I de små videoklip fra vores Outbound, blev det bemærket, at der ikke var nogle som nævnte udfordringer med sproget Inbound kunne lave sådanne små videoklip på dansk og fortælle lidt om de udfordringer de har med det danske sprog Ad 2. Hvad vil vi med General Rules og rejseregler v/lene Det er meget vigtigt, at alle klubber overholder distriktets General Rules og rejseregler, da det ellers ikke giver mening at have dem. Studenterne kan ikke forstå de skal overholde reglerne, når andre får lov til at rejse uden at overholde reglerne.
Der var stor enighed om, at regler skal overholdes og det gælder også en tur til Malmø. En counsellor opfordrede til at lave en Rotary eller en familietur i stedet. Med hensyn til forsikring, er de studenter som Rotary Danmark tegner forsikring for, dækket op til 30 dage ved udenlandsrejser med familien og Rotary derudover er de også forsikret under Europaturen. De er tillige dækket i op til 14 dage ved studieture med skolen. De studenter som Danmark ikke tegner forsikring for nemlig USA, Canada, Australien, New Zealand her skal counsellor sikre sig, at deres medbragte forsikring dækker for rejser til udlandet på lige fod med ovenstående! Inbound studenter kan kun få det gule sygesikringskort, da man skal være dansk statsborger for at få det blå! Studenterne må stadig gerne rejse med deres værtsfamilier, sponsor klubbens medlemmer og naturligvis med Rotary (Europaturen). Lene skal blot orienteres. Lene fremsender reglerne til alle samtidig med, at de sendes til studenterne. Jakob viste en lille video fra en student i Australien, som var på udveksling i Humlebæk-Nivå for 27 år siden. Hun talte stadig flot dansk og kunne huske de dejlige oplevelser hun havde haft i Danmark. Ad 3. Outbound v/thomas Der har kun været en early return. Dette skete allerede efter 14 dage, fordi studenten havde hjemve. Derudover har der været en student, som måtte flytte værtsfamilie.
Når der opstår problemer, er det vigtigt, at counsellor i værtsklubben hurtig kontaktes. Hvis sproget er et problem, kan man måske hente hjælp hos en tidligere student. Vi har stadig mange, som vælger USA, som første prioritet. Vær opmærksomhed på, at USA kræver mindst 7 i engelsk efter dansk skala. Ad 4. Protection Officer v/jakob Der er komme nye PO-erklæringer med to ekstra spørgsmål. Alle skal udfylde en ny, selvom de har udfyldt en tidligere. Aflevering af PO-erklæringer fungerer rigtig godt, nu hvor PO-erklæringerne afleveres sammen med den endelige ansøgning. Alle klubber der udveksler, skal nu udfylde og underskrive en Club Compliance Certification. Den skal underskrives af præsidenten og counsellor. I CCC en er der flere nye ting, som klubben skal leve op til, så det anbefales at læse denne grundigt igennem, før underskrift! Ad 5. Short Term v/jakob Short Term er en camp på typisk 14 dages varighed. Prisen er 500 kr. + rejseomkostninger. Der sendes ca. 100 unge ud hvert år. Ansøgninger sendes til Jakob. Irene Klitbo har erfaring med film- og madlavnings camp i deres klub for unge mellem 16 og 18 år. Der er også besøg på Kronborg, kanalrundfart osv. Der er ca. 20 pr. hold og de indkvarteres privat. På Camp Copenhagen, se de unge mennesker rådhuset, rensningsanlægget og meget andet.
Ad. 6 Outbound koordinering af ansøgninger, kontrol af ansøgninger inden aflevering, månedsbreve til klubcounsellor v/jette Da de unge ofte søger i flere eller mange forskellige klubber, indførte distriktet for nogle år siden en ny ansøgningsprocedure, hvor de unge mennesker blev bedt om at sende deres ansøgning til distriktet. Distriktet godkender ikke ansøgerne men sikrer, at klubberne får en præsentabel ansøgning, som lever op til kravene. Efter denne kvalitetssikring og dialog med ansøgerne bliver ansøgningerne sendt til klubberne. Det er så op til klubberne, at møde de unge og værtsfamilierne og udvælge den student og familie, som klubben finder mest egnet. Erfaringer har vist, at ansøgningerne har fået en væsentlig højere kvalitet og vi har i langt højere grad får fat i de bedste studenter. Vi har også kunne hjælp de klubber, som ingen ansøgninger får, med at finde en student. Denne proces er et tilbud til klubberne fra distriktet, klubberne kan fortsat vælge at følge gamle model. Hvis klubben selv vælger at køre processen fuldt ud, skal der blot sendes en mail til Jette, når studenten er valgt med klubnavn og studentens navn Vi skal ikke have kopi af den foreløbige ansøgning. Vi fortsætter med månedsrapporterne til klubcounsellor. Klubcounsellor bør skype med nye Outbounds udenlandske counsellor for at introducere sig selv og tilbyde hjælp, hvis der er brug for det.
Ad. 7 Guvernøren kom på besøg Distriktets guvernør Niels Jørn Hahn og guvernøren for 17/18 Peter Kofoed kom forbi. Peter Kofoed præsenterede sig selv. Niels Jørn Hahn fortalte om Ryla, som finder sted fra den 11. til den 13. september. Han opfordrede klubberne til at finde egnede kandidater som skal være mellem 22 og 35 år. Formålet er, at de primært skal lære noget om ledelse. Det koster Rotary klubben 2.500 kr. Rotary har en stand under Folkemødet på Bornholm den 11. til 14. juni, hvor man blandt andet kan se en beboet Shelter Box. Ad. 8 Hvordan gør vi over de næste 3 år? Opgaverne i distriktet er efterhånden blevet så omfangsrige, at det ikke er muligt at have et fuldtidsjob ved siden af. Vi kan ikke forvente, at dem som skal tage over efter det nuværende distriktsteam, kan bruge ligeså meget tid på ungdomsudveksling. Derfor lægger Thomas op til at, klubberne inden for de næste 3 år, i langt højere grad, overtager mange af de opgaver, som distriktet laver i dag. Der er derfor blevet etableret counsellor områder, hvor counsellor i hver enkelt klub opfordres til at deltage. Counsellor områderne blev bedt om at komme med gode ideer til forbedringer. Tilbagemeldinger fra workshop Spørgsmål: Hvor mange søger Danmark? (svar: vi ved det ikke men mange skriver Kære Danmark i studenterbrevet) Hvorfor siger vi ikke nej til studenter som ikke lever op til vores krav? (svar: Danmark er den 7 største spiller i
udvekslingsprogrammet og vi vil gerne have de gode pladser til vore Outbound studenter i de lande vi udveksler med Holdes der fast i, at der kun må tales dansk på Europaturen? (svar: nej men vi taler kun dansk til studenterne og det er vores indtryk, at studenterne er gode til dansk på det tidspunkt) Gode ideer: Post-it på de forskellige ting i huset hos værtsfamilierne Studenten kan få 5 minutter hver uge i klubben til at fortælle om ugens oplevelser Studenten kan lave sit eget Rotary program giv dem noget ansvar Opfordre studenten til at dyrke noget holdsport - klubben betaler Klubbens medlemmer tager studenten med hjem en dag om ugen på skift, så værtsfamilien bliver aflastet Før studenten ankommer o Hør studenten i de 100 ord, som de skal lære inden de ankommer o De to test skal tages i dansk o Begrundelse til student for at lære dansk er, at det er lettere at få danske venner, en bedre tilknytning, det er en kulturel- og social udveksling, en speciel oplevelse at kunne et lille sprog o Hold møde med værtsfamilien, hvor der tales om de 100 ord og vigtigheden af at lære dansk Under studens ophold o Tal dansk og atter dansk og følg op på at værtsfamilien også taler dansk
o Følg op på dansk underviskning o Forlang at de lære de næste 200 ord o Efter studens ophold o Hold kontakten ved lige Opfordre tidligere studenter til at lave en video, hvor de fortæller om hvordan det er gået dem, måske er de blevet gift med en dansker Ad. 9 Opsamling v/thomas Der er introcamp fra den 23. august. Distriktet har egen hjemmeside, som vi ikke har været så gode til at holde opdateret, det bliver den nu. Der vil ikke længere være de lange heldags counsellor møder, men i stedet små korte møde på et par timer, det første vil være i september 2015 For referat 25. april 2015/Jette