Klubcounsellor og ungdomsudvalg. Distrikt 1470

Transkript

1 Klubcounsellor og ungdomsudvalg Distrikt 1470

2 Klubcounsellor og ungdomsudvalg I tæt samarbejde med distriktet sender klubben et ungt mennesker på ungdomsudveksling. Klubben modtager ligeledes et ungt menneske fra et andet land. Målet er, at udvekslingsstudenterne får en fantastisk oplevelse, som de vil huske tilbage på med glæde mange år frem i tiden. Målet er, at alle gennemfører opholdet, og ingen bliver sendt hjem eller ønsker at komme hjem før tiden. For at nå disse mål kræver det en stor indsats i den enkelte klub. For at sikre, at klubberne får det optimale kandidatfelt til udsendelse, og at samme student ikke søger i mange forskellige klubber, tilbyder distriktet at modtage og kvalitetssikre de foreløbige ansøgninger. Dette er frivilligt, den enkelte klub er naturligvis velkommen til selv at foretage denne screening. Der holdes kontakt med studenterne via et månedsbrev som studenter sender til klubcounsellor på baggrund af nogle spørgsmål som distriktet sender ud hver måned. Tæt dialog og opfølgning på den enkelte student er vejen til et vellykkede ophold.

3 Årshjul 2014 klubcounsellor i distrikt 1470 Thanksgiving og familiebriefing December Januar Modtage inbound Aflevering af endelig ansøgning November Oktober Februar Marts Modtage foreløbige ansøgninger September April Consellormøde Udrejse outbound Modtage inbound August Juli Juni Maj Udrejse outbound Værtsfamiliearrangement

4 K Klubcounsellor og ungdomsudvalgets opgaver Outbound Finde en egnede student (hvis klubben ikke ønsker at gøre brug af distriktets tilbud) Sørge for at studenten udarbejder en foreløbig ansøgning (hvis klubben ikke ønske at gøre brug af distriktets tilbud) Besøge og interviewe student og familie (kommende værtsfamilie) Studenten oprettes i databasen Støtte studenten i udarbejdelse af endelig ansøgning Deltage i aflevering af endelig ansøgning til distriktet Gennemgå og kvalitetssikre ansøgningen Indhent klubpræsidentens underskrift på ansøgningen Indhent PO erklæringer fra værtsfamilier Indhent værtsskabserklæringen Indhent klubpræsidentens underskrift på sponsorerklæring Sørge for at studenten kommer i klubben Løbende dialog via månedsbreve og skype med studenter under opholdet Velkommen hjem og kontakt til klubben Arrangement studentens aften i klubben efter hjemkomst

5 Klubcounsellor og ungdomsudvalgets opgaver Inbound Gymnasium kontaktes og der aftales møde Guarantee Forms (GF2) udfyldes og returneres til Lene HUSK Gymnasiums underskrift Studenten kontaktes pr. mail og skype Der undersøges om forsikring er i orden og ved studenter fra Sydamerika, Mexico og Far East være behjælpelig med at betale den forsikring som Rotary Danmark har tegnet Tjek om studenten har opholdstilladelse og fået taget øjenfoto og fingeraftryk Orienter værtsfamilierne om ankomstdato og tid Studenten afhentes i lufthavn og installeres hos værtsfamilie Sørge for at studenten kommer på kommuner for tilmelding til folkeregisteret og tildeling af CPR nr. (husk lægevalg). CPR nr. kan først opnås når residence permit er modtaget Søg for at der bliver oprettet en bankkonto til studenten Introduktion på gymnasium Sørge for at studenter får lommepenge Deltag i forældre møder på gymnasium og sprogskole Opfølgning på om studenter passer sin skole og sprogskole Besøge værtsfamilierne (mindst 1 gang pr. familie) Sørge for de bliver tilmeldt diverse Get together og Rotex arrangementer og EURO-BUS tur Sørge for Hyperkort til og fra gymnasium og sprogskole Sørge for at klubben deltager aktivt i studentens ophold og studenter holder indlæg i klubben Hjemlandet booker retur dato/billet, evt. rekonfirmation af returflybillet Sørge for at få det gule sygesikringskort og det lyserøde opholdskort retur inden hjemrejse Sørge for afmelding på folkeregisteret

6 Klubcounsellor og ungdomsudvalgets andre opgaver Arrangementer og møder Counsellor/ungdomsudvalgsmøde Værtsfamiliearrangementer Thanksgiving- og familiebriefing arrangement Vedligeholde databasen ved familieskift osv. Melde værtsfamilie skift til folkeregisteret Early return Inbound (kan kun ske i samarbejde med Lene og Thomas) Afhent studenten hos værtsfamilien Tjek at hjemlandet booker flybillet Gult sygesikringskort retur Skolebøger retur Lånte bøger og ting retur Kontakt familien hjemme Kør student i lufthavnen Lav opfølgning på om studenter er kommet godt hjem Når studenten er ude af landet, gives besked til Lene, som giver besked til udlændingeservice Afmelding på folkeregister