INSTRUKS FOR VEJ- ARBEJDSANSVARLIG

1 af 23 INSTRUKS FOR VEJ- ARBEJDSANSVARLIG 14/00502-1 Dokumentinformation Version nr. 1-00 Dokumentejer: Niels Brock Seneste revision, dato 20-3-13 Revideret af: AEU Godkendt af Gitte Hoeg og Michael Ebbesen

2 af 23 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 INSTRUKSENS GYLDIGHEDSOMRÅDE... 3 1.1 Definition af vejarbejdsansvarlig... 3 1.2 Instruksens målgruppe... 3 1.3 Instruksens geografiske omfang... 4 1.4 Instruksens anvendelsesområde... 4 1.5 Hvem kan fungere som vejarbejdsansvarlig?... 4 1.6 Overdragelse af rollen vejarbejdsansvarlig... 4 2 ANSVARSOMRÅDER FOR VEJARBEJDSANSVARLIG... 6 2.1 Data i VaV-kortet... 6 2.2 Koordinering med begivenheder og andre arbejder... 7 2.3 Trafikal konsekvensvurdering... 8 2.4 Kommunikation... 9 2.4.1 Servicemeddelelse... 9 2.4.2 Kommunikationsplan... 9 2.4.3 Kommunikation i løbet af vejarbejdet/projektet... 10 2.4.4 Anlæg... 11 2.5 Entreprenørkontakt... 12 2.5.1 Anlæg... 13 2.6 Tilsyn med trafikafviklingen... 13 2.6.1 Anlæg... 14 3 TJEKLISTE FOR VEJARBEJDSANSVARLIG... 15 3.1 Vejarbejdsansvarlig skal sikre, at følgende opgaver udføres:... 15 4 BILAG A: OVERSIGT OVER RELEVANTE NOTATER, REDSKABER M.V.... 17 5 BILAG B: SKABELON FOR TRAFIKAL KONSEKVENSVURDERING... 18 6 BILAG C: KATEGORISERING I FORBINDELSE MED KONSEKVENSVURDERING... 20

3 af 23 1 INSTRUKSENS GYLDIGHEDSOMRÅDE 1.1 DEFINITION AF VEJARBEJDSANSVARLIG Den vejarbejdsansvarlige er den person, der til enhver tid har ansvaret for et givet vejarbejde. Dette inkluderer ansvaret for vejarbejdet i relation til sikring af fokus på trafikanterne og på trafikafvikling og fremkommelighed. Ansvaret dækker alle faser af et vejarbejde både under planlægning, i den løbende udførelse og ved afslutningen. Den vejarbejdsansvarlige har blandt andet altid ansvaret for at sikre, at: Der løbende er fokus på trafikafvikling og optimering af fremkommelighed i forbindelse med vejarbejder Der i forbindelse med vejarbejdet foretages den fornødne koordinering og planlægning med øvrige vejarbejder i planlægningsfasen og eventuelt i udførelsesfasen Entreprenørerne overholder deres forpligtelser omkring sikkerheden og fremkommeligheden omkring vejarbejdet, herunder overholder vilkårene i de udstedte rådighedstilladelser og afmærkningsplaner Der i forbindelse med vejarbejdet gennemføres den fornødne kommunikation omkring vejarbejdet Systemdata og information om vejarbejdet altid er opdaterede og retvisende, blandt andet med henblik på at sikre rettidig og korrekt trafikinformation fra VD. Et vejarbejde igangsat af Vejdirektoratet skal altid have en vejarbejdsansvarlig tilknyttet. Dette giver en entydig forankring af ansvaret for, at de til rollen hørende opgaver udføres. Rollen kan gennem et projektforløb være placeret hos forskellige medarbejdere, men det skal til enhver tid sikres, at rollen varetages af en til projektet tilknyttet person, som har tilstrækkelig kompetence til at agere som bygherre på vegne af VD. I det omfang rollen som vejarbejdsansvarlig overdrages til anden medarbejder, skal dette i givet fald meldes ud til relevante samarbejdspartnere, og det skal markeres i VaV-kortet i vejman.dk. Ligeledes skal det i forbindelse med ferieafholdelse og lignende altid sikres, at en stedfortræder indtræder for den oprindelige vejarbejdsansvarlige. Den vejarbejdsansvarlige kan delegere opgaverne forbundet med udførelsen af rollen. Dette vil i praksis være almindeligt, idet en enkelt person i større projekter ikke kan udføre alle opgaverne forbundet med rollen. I store anlægsprojekter vil en række af opgaverne således udføres af medarbejdere i Tilsyn og Entreprisestyring (TES), som inddrages i hele forløbet. En sådan delegering fratager dog ikke den vejarbejdsansvarlige for ansvaret for at sikre, at opgaverne udføres. 1.2 INSTRUKSENS MÅLGRUPPE Instruksen er gældende for medarbejdere i Vejdirektoratet og omfatter vejarbejder, der er igangsat af Vejdirektoratet. Instruksen er ikke gældende for ledningsejere m.fl., som på baggrund af gæsteprincippet udfører arbejder på statsvejnettet. Tilsvarende ved events og lignende, som påvirker trafikken på statsvejnettet. I disse tilfælde varetager vejmyndighedsfunktionen de relevante dele af rollen som vejarbejdsansvarlig. Den lokale vejmyndighedsfunktion organiserer varetagelse af denne opgave.

4 af 23 Instruksen er dog gældende for meget store arbejder på vejen igangsat af ledningsejere, hvor Vejdirektoratets vejmyndighed i form af Trafikal Drift har en aktiv rolle i forhold til planlægning af trafikafviklingen ved vejarbejdet. Dette er typisk kun relevant ved meget store ledningsejerarbejder. I sådanne tilfælde varetager vejmyndighedsfunktionen (Trafikal Drift eller evt. Trafikafvikling- ANL) rollen som vejarbejdsansvarlig. Dette vil typisk omfatte at være ansvarlig for opgaverne i relation til trafikafvikling, herunder sikre udarbejdelse af trafikal konsekvensvurdering; sikre koordinering og planlægning; sikre, at entreprenører overholder forpligtelser; sikre, at kommunikationsaktiviteter bliver planlagt og gennemført; samt sikre, at systemdata håndteres. 1.3 INSTRUKSENS GEOGRAFISKE OMFANG Instruksen er gældende på statsvejnettet samt berørte dele af kommunevejnettet i tilfælde, hvor Vejdirektoratet udfører vejarbejder på kommunevejnettet. Instruksen er desuden gældende på vejstrækninger, som Vejdirektoratet administrerer/drifter. 1.4 INSTRUKSENS ANVENDELSESOMRÅDE Instruksen skal følges ved alle planlagte og igangværende vejarbejder. Instruksen omfatter ikke akutberedskabet, gældende for motorvejsstrækninger, idet Vejdirektoratets TrafikInformationsCenter (T.I.C.) håndterer relevante akut beredskabsopgaver og kommunikation m.v. Akutberedskabet omfatter trafikfarlige hændelser, såsom tabt gods, udbedring af slaghuller m.m., samt tilkald af entreprenør ved påkørt afmærkningsmateriel. 1.5 HVEM KAN FUNGERE SOM VEJARBEJDSANSVARLIG? Den vejarbejdsansvarlige udpeges af projektejer/bygherre for et givet vejarbejde i forbindelse med beslutning om, at vejarbejdet skal udføres, og altid inden et eventuelt aftaleforhold med entreprenør er indgået. Det er ligeledes projektejer/bygherre, der har opfølgningsansvaret i forhold til, at den vejarbejdsansvarlige udfører rollen tilfredsstillende. Den vejarbejdsansvarlige kan alene udpeges blandt medarbejdere, der kan agere på projektets vegne som bygherre. For de fleste vejarbejders vedkommende vil rollen som vejarbejdsansvarlig således naturligt være placeret hos projektlederen eller for driftsarbejders vedkommende hos entrepriselederen. Er der eksempelvis tale om et brovedligeholdelsesarbejde, vil rollen som vejarbejdsansvarlig naturligt skulle varetages af projektlederen fra Vedligeholdelsesområdet. I tilfælde, hvor en medarbejder bliver vejarbejdsansvarlig uden at have de fornødne kompetencer til udførelse af de opgaver, som vejarbejdsansvarlig har ansvar for, er det medarbejderens ansvar at uddelegere opgaverne. Det er den pågældende medarbejders ansvar at sikre sig, at de relevante kompetencer er til stede hos de personer, enheder, eksterne m.v., som opgaverne uddelegeres til. Eksempelvis er det forventeligt, at en projektleder fra ANL-PK uddelegerer dele af opgaverne, dels i egen organisation, dels til rådgivere. Tilsvarende er det forventeligt, at en medarbejder i PLA, som sjældent udfører vejarbejder, uddelegerer opgaver internt i VD, eksempelvis i forbindelse med trafikal konsekvensvurdering, som typisk udføres af vejmyndighedsfunktionen. 1.6 OVERDRAGELSE AF ROLLEN VEJARBEJDSANSVARLIG Ved overdragelse af rollen vejarbejdsansvarlig for et vejarbejde til en anden medarbejder, skal der foreligge en status for relevante opgaver omkring vejarbejdet. Det vil være hensigtsmæssigt at anvende tjeklisten i kapitel 3 som udgangspunkt for afrapportering af status. Det er den aktuel-

5 af 23 le vejarbejdsansvarlige, som har ansvaret for dokumentation for opfyldelse af rollen. Det er dermed den overtagende medarbejders opgave at sikre, at dokumentation foreligger og er tilgængelig. Arkivering af dokumentationen skal foretages efter divisionens retningslinjer.

6 af 23 2 ANSVARSOMRÅDER FOR VEJARBEJDSANSVARLIG I nedenstående gives en beskrivelse af de opgaver og ansvarsområder, som er tilknyttet rollen som vejarbejdsansvarlig. Opgaverne er samlet i hovedemner, men så vidt muligt listet i en rækkefølge, der følger arbejdsprocessen i et vejarbejde. Da arbejdsprocesserne i et større anlægsarbejde i visse situationer adskiller sig væsentligt fra opgaveløsning i et mindre anlægsprojekt, løbende vejdrift, vedligehold og opgaver i Plandivisionen, er der for nogle af nedenstående ansvarsområder udarbejdet en særlig beskrivelse af, hvorledes den vejarbejdsansvarliges opgave skal håndteres i Anlæg. 2.1 DATA I VAV-KORTET For at forbedre det samlede overblik over vejarbejder på statsvejnettet er det væsentligt, at den vejarbejdsansvarlige anvender VaV-kortet, der findes i myndighedsmodulet på vejman.dk. Al planlægning og kommunikation af arbejdet baseres på data i VaV, og det er derfor af afgørende betydning, at kortet benyttes. Det skal, på baggrund af data i VaV, være muligt på afdelingsniveau at danne sig et overblik over årets omfang af vejarbejder. Dette overblik skal være etableret senest primo februar, og det er derfor vigtigt, at den vejarbejdsansvarlige inden udgangen af februar har oprettet sine planlagte vejarbejder i VaV 1. Den vejarbejdsansvarlige skal derfor inddatere sine forventede projekter i kategorien Planlagte vejarbejder (Myndighed => Vejarbejder => Planlagte vejarbejder og herefter relevant division og arbejdstype). Kommunikationsområdet udarbejder på baggrund af overblikket i VaV ultimo februar planen for årets kommunikationsindsatser 2. Det er således den vejarbejdsansvarliges ansvar at sikre, at egne vejarbejder er oprettet samt løbende ajourført i VaV-kortet. Om selve inddateringen skal foretages af den vejarbejdsansvarlige eller af datakoordinator 3, aftales med den lokale datakoordinator. Det vil dog altid være den vejarbejdsansvarliges ansvar at tage initiativ til oprettelse og ajourføring og desuden sikre sig, at de inddaterede oplysninger er korrekte. Såfremt den vejarbejdsansvarlige uddelegerer opgaver knyttet til rollen som vejarbejdsansvarlig skal dette også fremgå af VaV-kortet. Har den vejarbejdsansvarlige ferie, mens vejarbejdet pågår, skal der i VaV-kortet angives en ferieafløser. Det er særligt vigtigt, at den vejarbejdsansvarlige sikrer ajourføring af kortets oplysninger (herunder kontaktoplysninger på eventuel afløser, ændringer i arbejdstider og lignende) op til spidsbelastningsperioder/særlige rejsedage. 1 Der kan læses mere om dette i "Koordinering og prioritering af vejarbejder". Se desuden bilag A for yderligere dokumentation. 2 Planen for årets kommunikationsindsatser skal ikke forveksles med vejarbejdets/projektets kommunikationsplan. Kommunikationsområdet udarbejder en plan for særlige kommunikationsindsatser, som udføres af Kommunikationsområdet. 3 Datakoordinatorrollen er beskrevet i "Dataforvaltningsnotatet", se bilag A. Notatet indeholder en liste over datakoordinatorer.

7 af 23 Ansvarsområderne og opgaverne i forbindelse med VaV-kortet er de samme for alle divisioner i Vejdirektoratet. For Anlæg gælder, at inddateringen foregår via Kortinfo. Det er stadig den vejarbejdsansvarliges ansvar at sikre, at data er korrekte. 2.2 KOORDINERING MED BEGIVENHEDER OG ANDRE ARBEJDER For at reducere de trafikale gener ved vejarbejder er det væsentligt at tage hensyn til andre vejarbejder samt større arrangementer, der medfører øgede trafikmængder på arbejdsstrækningen. Desuden kan tilstedeværelsen af større arrangementer fjerne fokus fra og underminere den nødvendige kommunikationsindsats. Den vejarbejdsansvarlige skal i relevant omfang koordinere vejarbejder med vejarbejdsansvarlige fra andre divisioner, kommuner, ledningsejere og Banedanmark. Overblikket over andre vejarbejder og aktiviteter kan indhentes via den lokale Trafikal Drift-afdeling. Ved potentielle konflikter, mulighed for samarbejde eller uhensigtsmæssige trafikale konsekvenser er det den vejarbejdsansvarliges opgave at løse problemstillingen med den/de øvrige vejarbejdsansvarlige, gerne med inddragelse af Trafikal Drift i forhold til fremkommeligheden. Gør Trafikal Drift/Trafikafvikling-ANL den vejarbejdsansvarlige opmærksom på, at vejarbejdet kolliderer med andre arbejder eller skaber uacceptable fremkommelighedsproblemer, er det den vejarbejdsansvarliges opgave at finde (og bekoste) en løsning. Den vejarbejdsansvarlige skal således vurdere de økonomiske konsekvenser, som krav til fremkommeligheden medfører, samt afholde dem inden for eget budget. Eventuelle uenigheder om vægtning af fremkommelighed i forhold til økonomi, som ikke kan håndteres direkte mellem den vejarbejdsansvarlige og Trafikal Drift/Trafikafvikling-ANL, eskaleres og løses gennem almindelig ledelsesvej. Ansvaret og opgaverne i forbindelse med koordinering af arbejdet er de samme for alle divisioner i Vejdirektoratet. Den vejarbejdsansvarlige har til opgave at tjekke VaV-kortet for begivenheder af trafikal betydning for arbejdsstrækningen. Disse begivenheder vil ofte være festivaler, sportsbegivenheder og lignende, som reelt er placeret på det kommunale vejnet. Alligevel kan disse dog ofte påvirke trafikken på omkringliggende statsveje. Disse events findes ved at vælge laget Øvrige i VaV-kortet (Myndighed => Vejarbejder => Planlagte vejarbejder => Øvrige). Det er dernæst op til den vejarbejdsansvarlige at vurdere, om nogle af de markerede begivenheder kan forventes at øge trafikmængden på arbejdsstrækningen, eller om der er arrangementer, som medfører behov for, at VD skal være særlig opmærksom på at sikre god trafikafvikling. Vurderingen af, hvorvidt et givet arrangement må forventes at betyde noget for trafikmængden på den pågældende arbejdsstrækning, kan eventuelt foretages i samråd med den lokale Trafikal Drift-afdeling, der ofte vil have lokalkendskab til trafikafviklingen på strækningen. Initiativet til en sådan drøftelse ligger ved den vejarbejdsansvarlige. Ud over de store begivenheder markeret i VaV-kortet er der også en række særlige rejsedage, hvor en god trafikafvikling er væsentlig, blandt andet fordi de typisk har et højt pressemæssigt fokus. De særlige rejsedage skal medtages i planlægningen af vejarbejdet. Årets særlige rejsedage kan ses i listen over spærretider (http://vejdirektoratet.dk/da/vejsektor/vejregler-ogtilladelser/tilladelser/documents/spærretid%20på%20statsvejene_03042012.pdf).

8 af 23 Såfremt en større begivenhed eller en særlig rejsedag er i konflikt med et planlagt vejarbejde, kan den vejarbejdsansvarlige foretage ét af to: 1) Tidspunktet for vejarbejdets udførelse flyttes eller 2) Der estimeres en trafikvækst som følge af arrangementet, og denne vækst medtages i den trafikale konsekvensvurdering (se afsnit 2.3). Er det umuligt at flytte arbejdets udførelse, så det ikke konflikter med begivenheder, skal den vejarbejdsansvarlige kontakte Kommunikationsområdet med henblik på at afklare, om en særlig kommunikationsindsats kan være påkrævet. 2.3 TRAFIKAL KONSEKVENSVURDERING For at give så retvisende trafikudmeldinger som muligt er det nødvendigt at foretage en trafikal konsekvensvurdering, som kan danne basis for trafikudmeldinger. Den trafikale konsekvensvurdering er dermed essentiel for T.I.C.'s udmeldinger til trafikanterne. Ligeledes benyttes den trafikale konsekvensvurdering af Trafikal Drift, bl.a. i forbindelse med koordinering af arbejderne. Den vejarbejdsansvarlige skal foretage en trafikal konsekvensvurdering; omfanget af denne afstemmes med vejarbejdets størrelse og indgriben i kapaciteten. Ved store, komplekse vejarbejder vil det oftest være en rådgiver, der udfører beregningerne, mens de ved mindre vejarbejder vil kunne foretages af den vejarbejdsansvarlige, eventuelt i samarbejde med Trafikal Drift eller entreprenøren. Det er den vejarbejdsansvarliges opgave at tage initiativ til konsekvensvurderingen og sikre dens gennemførelse. På baggrund af den trafikale konsekvensvurdering kan det være nødvendigt at replanlægge arbejdet i forhold til periode, arbejdstidspunkt, strækning og antallet af spærrede vejbaner. Den trafikale konsekvensvurdering afrapporteres ved, at skemaet, som ses i Bilag B, skal udfyldes. For at udfylde skemaet er det nødvendigt at klassificere vejarbejdet i én af fire kategorier (0,1,2,3). Langt fra alle vejarbejder vil have så store trafikale konsekvenser, at en egentlig beregning er nødvendig. Ofte vil vejarbejder i kategori 0 og 1 ikke foranledige en beregning. Et hjælpeværktøj til en kategorisering af vejarbejdet kan ses i Bilag C. Skal der foretages en egentlig beregning af den trafikale konsekvens, benyttes fremgangsmåden beskrevet i "Trafikafvikling ved vejarbejder" samt Excel-arket "Køberegning", se bilag A. Skemaet vist i Bilag B skal udfyldes, uanset om konsekvensvurderingen beror på beregning eller ej, og det udfyldte skema skal vedhæftes vejarbejdet i VaV-kortet. Konsekvensvurderingen videregives endvidere fra vejarbejdsansvarlig til ansøger af rådighedstilladelsen, og entreprenøren skal gøres opmærksom på, at konsekvensvurderingen skal vedhæftes rådighedsansøgningen. I tilfælde hvor udarbejdelse af konsekvensvurdering skønnes relevant, kan Trafikal Drift afvise en ansøgning, hvis konsekvensvurderingen ikke er bilagt ansøgning. Det er den vejarbejdsansvarliges ansvar at sikre, at den trafikale konsekvensvurdering løbende ajourføres til at afspejle påvirkningen af det aktuelle arbejde og de aktuelle forhold. Ændres der i afmærkningen, så det har betydning for fremkommeligheden, skal den trafikale konsekvensvurdering ajourføres. Herefter skal Trafikal Drift/Trafikafvikling-ANL kontaktes, således at rådigheds-

9 af 23 tilladelsen bliver opdateret. Observeres det ved den vejarbejdsansvarliges tilsyn (se afsnit 2.6), at den trafikale konsekvensvurdering ikke stemmer overens med det observerede, skal vejarbejdsansvarlig reagere herpå ved at kontakte Trafikal Drift/Trafikafvikling-ANL, som i samarbejde med vejarbejdsansvarlig aftaler tilpasning af rådighedstilladelsen (inkl. bilag). T.I.C. vil have informationerne tilgængelige via den opdaterede rådighedstilladelse. Se Notat om setup for trafikal konsekvensvurdering (bilag A) for nærmere information. Ansvaret og opgaverne i forbindelse med trafikal konsekvensvurdering er de samme for alle divisioner i Vejdirektoratet. 2.4 KOMMUNIKATION Kommunikation omkring vejarbejdet er væsentlig for at sikre færrest mulige gener for trafikanterne. Den vejarbejdsansvarlige er ansvarlig for kommunikation af egne vejarbejder og skal sikre kommunikation af egne vejarbejder i henhold til Koncept for Kommunikation af Vejarbejder, se bilag A. Især ved større arbejder er den interne kommunikation omkring projektet væsentlig. Den vejarbejdsansvarlige skal sikre, at projektet om nødvendigt afholder formøde med Trafikal Drift/Trafikafvikling-ANL, evt. TES-fagtilsyn, entreprenører, rådgivere samt politi og beredskab. Her kan afmærkning og trafikafviklingen afstemmes mellem de deltagende parter. Referatet fra mødet skal vedhæftes vejarbejdet i VaV-kortet. Ved større anlægsarbejder, udført af ANL-PK, dokumenteres mødereferater m.v. i projektets arkiver, og beredskabsplaner m.v. tilsendes T.I.C.- koordinator pr. mail. Den nødvendige kommunikation omkring vejarbejdet er nært knyttet sammen med den trafikale konsekvensvurdering. Således vil et arbejde med store trafikale konsekvenser som hovedregel medføre flere kommunikationsaktiviteter end en mindre betydende opgave. Til at afklare, hvilke kommunikationsværktøjer der skal tages i brug, kan bilag C benyttes. 2.4.1 Servicemeddelelse Af Koncept for kommunikation af vejarbejder fremgår i hvilke tilfælde, der skal udarbejdes en servicemeddelelse i forbindelse med et vejarbejde. Da ansvaret for og initiativpligten til kommunikationsindsatsen påhviler den vejarbejdsansvarlige, har vedkommende derfor til opgave at udarbejde et oplæg til servicemeddelelser (såfremt vejarbejdet falder i kategori 1-3) og sende dette til kommunikationsområdet, som herefter færdigbehandler og udsender dette. Servicemeddelelsen skal sendes til Kommunikationsområdet, senest otte dage inden arbejdet starter. Kommunikationsområdet sender den endelige udgave af servicemeddelelsen retur til vejarbejdsansvarlig. Når servicemeddelelsen er udarbejdet, skal den vejarbejdsansvarlige vedhæfte den til vejarbejdet i VaV-kortet, så den er tilgængelig for T.I.C. Se bilag A for link til skabelon til servicemeddelelse. 2.4.2 Kommunikationsplan Den vejarbejdsansvarlige skal tage initiativ til at udarbejde en kommunikationsplan for vejarbejdet, hvis: Vejarbejdet påvirker trafikafviklingen på det øvrige vejnet

10 af 23 Vejarbejdet påvirker de kollektive transportformer i nærområdet, f.eks. omlægning af busruter Vejarbejdet giver så store fremkommelighedsmæssige problemer, at det er i kategori 2 eller 3 Vejarbejdet udføres af ANL-PRO Vejarbejdet medfører store positive forandringer for trafikanternes fremkommelighed, når det er afsluttet. Den vejarbejdsansvarlige skal således vurdere, om vejarbejdet ved afslutning er presserelevant, og give kommunikationsområdet besked herom. Vejarbejdsansvarlig skal før arbejdets opstart sørge for at færdiggøre kommunikationsplanen og iværksætte kommunikationsaktiviteter som eksempelvis opsætning af skiltning (varsel om vejarbejde), breve til naboer m.v. Det er den vejarbejdsansvarlige, der skal stå for den praktiske udførelse af aktiviteterne, med Kommunikationsområdet som sparringspartner. Ved store kommunikationsindsatser indgår medarbejdere fra Kommunikationsområdet typisk i udførelsen efter nærmere aftale med Kommunikationsområdet. Planlægning af vejarbejdet, evt. uddelegering af kommunikationsopgaver Kontrol af rådighedstilladelse, evt. tilretning af servicemeddelelse Overvågning af trafiksituation og udsendelse af relevant trafikinformation Håndtering af pressehenvendelser vedrørende aktuel trafiksituation Håndtering af pressen i tilfælde af ulykker eller lign. Vejarbejde bevilget Iværksættelse af kommunikationsindsatser, eks. skiltning, servicemeddelelse, breve til naboer m.v. Vejarbejdet påbegyndes Udarbejdelse og udsendelse af trafikinformation på baggrund af rådighedstilladelse Vejarbejdet afsluttes Vejarbejde afsluttet Udsendelse af 'positiv' pressemeddelelse om vejarbejdets afslutning T.I.C. Vejarbejdsansvarlig Trafikal Drift Kommunikationsområdet 2.4.3 Kommunikation i løbet af vejarbejdet/projektet Den løbende kontrol med kommunikationsindsatsen påhviler også den vejarbejdsansvarlige, der således har til opgave at sikre, at indhold i planlagte servicemeddelelser og i trafikinformation på trafikken.dk m.v. er retvisende og opdateret samt afspejler den aktuelle situation på stedet. Dette gøres i praksis ved at holde sig orienteret på trafikfanen på vejdirektoratet.dk og vurdere, om informationen afspejler de faktiske forhold på arbejdsstedet. Skulle den vejarbejdsansvarlige under sit tilsyn (se afsnit 2.6) blive opmærksom på, at fremkommeligheden ikke stemmer overens med

11 af 23 det angivne i trafikinformationen, skal den vejarbejdsansvarlige straks kontakte T.I.C. og få trafikinformationen korrigeret. Ved lokale trafikale problemer forårsaget af vejarbejdet skal den vejarbejdsansvarlige sikre, at projektet er i tæt kontakt med T.I.C., samt informere T.I.C. om de ændringer, der foretages på stedet for at afhjælpe problemerne. Hvis trafikmelding via T.I.C. ikke nødvendigvis skal være akut, kontakter vejarbejdsansvarlig Trafikal Drift/myndighedsfunktionen med henblik på opdatering af rådighedstilladelsen, hvorved de opdaterede oplysninger bliver tilgængelige for T.I.C. I praksis vil den vejarbejdsansvarlige ofte uddelegere denne opgave, eksempelvis til rådgiver eller anden form for allerede etableret fag-tilsyn. 2.4.4 Anlæg Ansvaret for kommunikationsindsatsen ved anlægsprojekter påhviler entydigt den vejarbejdsansvarlige. I praksis vil vejarbejdsansvarlig ved større anlægsarbejder altid uddelegere den samlede kommunikationsindsats til kommunikationsmedarbejderen fra Kommunikationsområdet, som er tilknyttet det pågældende anlægsprojekt. For større anlægsarbejder afholdes trafikkoordineringsmøder i løbet af afviklingen, hvor kommunikationsindsatsen planlægges og tilpasse de aktuelle forhold. For mindre anlægsarbejder uddelegerer den vejarbejdsansvarlige typisk specifikke dele af kommunikationsindsatsen efter nærmere aftale med Kommunikationsområdet, men varetager selv styringen af den samlede kommunikationsplan.

12 af 23 2.5 ENTREPRENØRKONTAKT Entreprenøren er ofte videreformidler af informationer fra vejarbejdsansvarlig til andre dele af Vejdirektoratet. Det er væsentligt, at der ikke går vigtig information tabt i dette led, og den vejarbejdsansvarlige skal derfor sikre sig, at entreprenøren videregiver de rigtige oplysninger til Trafikal Drift gennem rådighedsansøgningen, som digitalt videregives til T.I.C. For store anlægsprojekter håndteres entreprenørkontakten af TES. Entreprenørens forpligtelser i forbindelse med vejarbejder på statsvejnettet er beskrevet i Instruks for råden over vejareal, se bilag A for link. Det er den vejarbejdsansvarliges opgave at sikre, at entreprenøren ansøger rådighed i henhold til instruksen. Instruksen indeholder de punkter, som vejarbejdsansvarlig skal sikre, at entreprenøren er opmærksom på. Den vejarbejdsansvarlige skal være særlig opmærksom på følgende punkter: Den vejarbejdsansvarlige skal gøre entreprenøren opmærksom på, hvis arbejdets tidspunkt, afmærkning eller andet ændres eksempelvis på baggrund af den trafikale konsekvensvurdering. Den vejarbejdsansvarlige skal gøre entreprenøren opmærksom på 30-dages reglen for rådighedsansøgninger, hvor særtransporter ikke har den nødvendige plads. Det påhviler den vejarbejdsansvarlige at indgå aftale med den udførende entreprenør så tidligt, at 30-dagsreglen kan overholdes. Den vejarbejdsansvarlige skal i relevant omfang informere entreprenøren om, at Trafikal Drift kan pålægge entreprenøren at benytte en fælles afmærkning, hvis det vurderes nødvendigt, hvilket kan være relevant, hvis arbejder ligger så tæt på hinanden, at der hindres flow i trafikken. I et sådant tilfælde er det entreprenørernes eget ansvar at samarbejde om finansieringen og etableringen af den fælles afmærkning. Den vejarbejdsansvarlige skal desuden være opmærksom på følgende: Den vejarbejdsansvarlige skal informere entreprenøren om, at han skal vedhæfte konsekvensvurderingen til rådighedsansøgningen. Den vejarbejdsansvarlige skal holde kontakt til entreprenør før og under arbejdet. For store anlægsprojekter vil det i praksis være TES, som holder kontakt med entreprenøren. Den vejarbejdsansvarlige er desuden ansvarlig for kvalitetssikring af ansøgning om råden over vejareal. Dette skal vejarbejdsansvarlig gøre via stikprøver, hvor oprindelig ansøgning med bilag sammenholdes med tilladelse, samt på opfordring fra Trafikal Drift, som orienterer vejarbejdsansvarlig, hvis ansøger gentagne gange har leveret en ufuldstændig eller fejlbehæftet ansøgning. Vejarbejdsansvarlig skal sikre, at der gennemføres stikprøveundersøgelse på 5 % af rådighedsansøgningerne, som sagsbehandles af Trafikal Drift. Ved årets afslutning skal vejarbejdsansvarlig fremsende resultatet af stikprøvekontrollen til Fagnetværk for Trafikal Drift. Fagnetværk for Trafikal Drift udarbejder paradigme for afrapportering.

13 af 23 2.5.1 Anlæg Typisk vil Anlægsdivisionen have overtaget myndigheden for anlægsstrækningen/anlægsområdet. Dette betyder, at det er Trafikafvikling-ANL, som varetager sagsbehandling af rådighedsansøgninger. I tilfælde 4, hvor Anlægsdivisionen ikke har overtaget myndigheden, skal rådighedsansøgninger behandles af Trafikal Drift. Der gælder samme instruks for alle ansøgninger om råden over vejareal. 2.6 TILSYN MED TRAFIKAFVIKLINGEN For at sikre trafikafviklingen og fremkommeligheden skal den vejarbejdsansvarlige føre tilsyn med dette. Det overordnede ansvar for at der bliver ført tilsyn med trafikafviklingen påhviler entydigt den vejarbejdsansvarlige i de aktuelle arbejder. De primære opgaver ved tilsynet består i at følge op på, om rådighedstilladelsen med eventuelle særlige vilkår overholdes, samt generelt at følge op på fremkommelighedsforstyrrende elementer. Tilsynet omfatter bl.a.: Kontrol af, om rådighedstilladelsen bliver fulgt*), herunder afmærkningsplanen Kontrol af, om spærretider, herunder for spærretider for rejsedage, overholdes Kontrol af, om entreprenøren til-, af- og færdigmelder på korrekte tidspunkter via smsløsningen Kontrol af, om entreprenørens medarbejdere har bestået de nødvendige trin i kurset "Vejen som arbejdsplads" Tilsyn af større afmærkninger i trafikbelastede situationer Tilsyn af større afmærkninger uden for normal arbejdstid og i mørketid Tilsyn af op- og nedtagningsprocedurer Generel opfølgning i forhold til fremkommelighedsforstyrrende elementer i relation til arbejdet Sikring af, at den anlægslogistik, der er godkendt, overholdes, og at der foretages den fornødne koordinering med eventuelle øvrige arbejder. *) Undtaget herfra er trafikfarlige skader, der udbedres, inden Trafikal Drift udsteder rådighedstilladelse. Overholdelse af spærretider og de i rådighedstilladelsen angivne arbejdstider kan i praksis kontrolleres via dashboard for sms-løsningen, som overvåges af T.I.C. T.I.C. vil derfor kontakte den vejarbejdsansvarlige, hvis entreprenøren ikke overholder de angivne tidspunkter; det er dernæst den vejarbejdsansvarliges pligt at følge op på denne overtrædelse og tildele bod. Ud over den vejarbejdsansvarliges tilsyn med trafikafviklingen foretager Trafikal Drift et stikprøvevist myndighedstilsyn. Denne stikprøvekontrol skal ses som et supplement til tilsynet med trafikafviklingen foretaget af den vejarbejdsansvarlige og fratager på ingen vis den vejarbejdsansvarlige for ansvaret for trafikafviklingen eller tilsynet hermed. I tilfælde af uregelmæs- 4 Eksempel: En tidlig fase i anlægsarbejdet, hvor vejmyndigheden endnu ikke er overdraget.

14 af 23 sigheder, eller hvis vejarbejdet i øvrigt forvolder væsentlige gener for trafikafviklingen, kontakter Trafikal Drift den vejarbejdsansvarlige med henblik på opfølgning, dog har Trafikal Drift bemyndigelse til at standse arbejdet og bortvise entreprenøren. Det er således den vejarbejdsansvarliges ansvar at tage aktion på baggrund af Trafikal Drifts henvendelse. Trafikal Drift kan ikke pålægge entreprenøren bod, men kan indstille til bodspålægning til den vejarbejdsansvarlige. Dette gælder også ved manglende til-, fra- og færdigmeldinger af vejarbejde via sms-løsningen. Den vejarbejdsansvarlige har derfor til opgave at følge Trafikal Drifts bodsindstilling eller alternativt eskalere sagen via den almindelige ledelsesvej. For store anlægsprojekter er det kun TES, der kan pålægge entreprenøren bod. 2.6.1 Anlæg I forbindelse med store anlægsprojekter udføres tilsynet med trafikafviklingen i praksis af FPL- TRA på vegne af den vejarbejdsansvarlige. For mindre projekter i Anlæg varetages rollen typisk direkte af den vejarbejdsansvarlige. I tillæg til den vejarbejdsansvarliges tilsyn med trafikafviklingen foretager Trafikafvikling-ANL stikprøvekontrol. Denne stikprøvekontrol skal ses som et supplement til tilsynet med trafikafviklingen foretaget af den vejarbejdsansvarlige og fratager på ingen vis den vejarbejdsansvarlige for ansvaret for trafikafviklingen eller tilsynet hermed. I tilfælde af uregelmæssigheder, eller hvis vejarbejdet i øvrigt forvolder væsentlige gener for trafikafviklingen, kontakter Trafikafvikling-ANL den vejarbejdsansvarlige med henblik på opfølgning, dog har Trafikafvikling-ANL bemyndigelse til at standse arbejdet og bortvise entreprenøren. Ved større anlægsprojekter varetager TES bodspålægning.

15 af 23 3 TJEKLISTE FOR VEJARBEJDSANSVARLIG Denne tjekliste indeholder i stikordsform oversigten over de arbejdsopgaver og ansvarsområder, som er beskrevet i instruksens kapitel 2. Tjeklisten er udarbejdet med fokus på de arbejdsopgaver, der skal udføres. Baggrunden for opgaverne er ikke specificeret i tjeklisten, men beskrevet i kapitel 2. 3.1 VEJARBEJDSANSVARLIG SKAL SIKRE, AT FØLGENDE OPGAVER UDFØRES: 1. Inddatere årets planlagte vejarbejder i VaV senest i februar. 2. Eventuelt afholde trafikafviklingsmøde med Trafikal Drift/Trafikafvikling-ANL og evt. TES med henblik på at afdække afspærringsmuligheder og på denne baggrund afklare, hvordan vejarbejdet kan udføres og i hvilke faser, med hvilke entreprenører m.v. 3. Afholde formøde/opstartsmøde med entreprenør m.fl. 3.1. Vedhæfte referat i VaV-kort, alternativt link til 360 4. Koordinere med andre vejarbejder, kommuner, ledningsejere og infrastrukturejere (f.eks. Banedanmark) 4.1. Eventuelt samle arbejdet under samme afmærkning 4.2. Eventuelt replanlægge arbejdet 5. Koordinering med begivenheder 5.1. Eventuelt replanlægge arbejdet 6. Vurdere trafikale konsekvenser (evt. i samarbejde med Trafikal Drift eller via rådgiver) 6.1. Anvende kategoriseringsværktøj (bilag C) 6.2. Udfylde skema (bilag B) 6.3. Eventuelt replanlægge arbejdet/afmærkningen/tidspunktet 6.4. Vurdere de økonomiske konsekvenser i forbindelse med løsning af fremkommelighedsproblemer 6.5. Vedhæfte skema med trafikal konsekvensvurdering på VaV-kortet 7. Løbende ajourføring i VaV (via kortinfo for ANL) 8. Kontakte entreprenør 8.1. Give konsekvensvurdering til entreprenør med besked om videresendelse til Trafikal Drift 8.2. Orientere entreprenøren om retningslinjer for ansøgning for rådighedsansøgning (særligt 30-dages reglen)

16 af 23 9. Udarbejde kommunikationsplan (kategori 2 og 3, samt for ANL-PRO) 9.1. Vurdere, om arbejdet er relevant efter afslutning (positiv presse) 10. Udføre kommunikationsaktiviteter 10.1. Udarbejde servicemeddelelse (konsekvensvurdering kategori 1-3) 10.1.1. Sende servicemeddelelse til KOM senest 7 dage inden arbejdet 10.1.2. Vedhæfte servicemeddelelse på VaV 10.2. Skilte om planlagt arbejde 10.3. Info til naboer, interessenter m.v. 10.4. Sikre, at information om vejarbejdet er korrekt (servicemeddelelser og trafikken.dk) 11. Sikre, at entreprenøren til-, af- og færdigmelder arbejdet 12. Tilsyn med fremkommelighed 12.1. Passer konsekvensvurderingen ikke, kontakt T.I.C. 13. Tilsyn med entreprenørens overholdelse af rådighedsansøgningen m.v. 13.1. Eventuel bodsindstilling

17 af 23 4 BILAG A: OVERSIGT OVER RELEVANTE NOTATER, REDSKABER M.V. En række dokumenter kan være anvendelige som værktøjer eller opslagsværk i forbindelse med udførelse af rollen vejarbejdsansvarlig. I nedenstående liste er links til de relevante dokumenter angivet: Trafikafvikling og trafikal drift i ét VD Notat om setup for kommunikation om vejarbejder Notat om setup for trafikal konsekvensvurdering Notat om setup for koordinering og prioritering af vejarbejder Vejarbejdsansvarlig rolle, ansvar og opgaver Dataforvaltningsnotat Brugervejledning til Visning af Vejarbejder (vejarbejdermodulet i vejman.dk) Brugervejledning til WebGT og tilladelsesmodulet i vejman.dk Øvrige relevante dokumenter: Instruks for råden over vejareal Koncept for kommunikation af vejarbejder Kommunikationsplan Rejsedage Skabelon til servicemeddelelse Trafikafvikling ved vejarbejder (HAS' notat) Kø-beregning (HAS' Excel-applikation) OB - Trafikafvikling fase 5 OB - trafik og logistic fase 2, 3 og 4

18 af 23 5 BILAG B: SKABELON FOR TRAFIKAL KONSEKVENSVURDERING Trafikal konsekvensvurdering Udarbejdet af (navn) Dato (for vurderingens udarbejdelse) Vejarbejdets navn Strækning (til- fra-km) Tidspunkt for vejarbejdet (periode og arbejdstidspunkt) Kategori for vejarbejdets trafikale konsekvenser (Beregning skal gennemføres for kategori 2 og 3 og eventuelt for kategori 1) Kategori 0 Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 Forudsætninger for beregning Kapacitet under normale forhold Kapacitet under vejarbejdet Antal farbare spor Årsag til kapacitetsreduktion Trafikdata (kilde og beskrivelse af eventuelle korrektioner) Konsekvensvurdering udarbejdet i: Køberegning DanKap Vissim Andet Beskriv: Resultat Rejsetidsforlængelse (minutter) Kan angives i tidsintervaller Kølængde (meter)

19 af 23 Trafikal konsekvensvurdering Kan angives i tidsintervaller Beskrivelse af påvirkning på kryds, til- og frakørsler, skoleområder, strækninger med færgetrafik, andre vejarbejder m.v. Aktioner på baggrund af resultat (Kommunikationstiltag, ændring i afmærkning, arbejdstid m.v.) Bemærkninger vedrørende andre forhold (Eksempelvis trafiksikkerhed, arbejdsmiljø eller vejens naboer)

20 af 23 6 BILAG C: KATEGORISERING I FORBINDELSE MED KONSEKVENSVURDERING Nedenstående er et hjælpeværktøj til kategorisering af vejarbejder med henblik på at udarbejde en trafikal konsekvensvurdering med det korrekte omfang og detaljeringsgrad i forhold til vejarbejdet, afmærkning og den strækning, vejarbejdet udføres på. Kategoriserings-værktøjet er en del af "Notat for setup om trafikal konsekvensvurdering", og vil fremadrettet bliver opdateret som en del af dette notat. Kategori 0 Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 "Ingen problemer!" "Typisk ingen problemer " "Muligvis problemer, maks. 10 min." "Problemer forventes, mere end 10 min." Typisk almindelig vejdrift: Græsslåning Nødtelefonservice Brøndsugning Beskæring Rabatafhøvling Vejarbejdstype Autoværnsreparation i nødspor Tilsyn Tavlearbejde Kabelarbejde i rabat Reparation af slaghuller Rengøring af kantpæle Autoværnsreparation på kørebane Ledningsarbejde på kørespor Stribearbejde Tv-inspektion af kloak Belysning Revneforsegling Asfaltreparation Mindre anlægsarbejder (evt.) Etablering af ekstra kørebane på rampe Etablering af højresvingsbane Broreparationer Slidlagsarbejde Mindre anlægsarbejder Store anlægsarbejder Store vedligeholdsarbejder Broreparationer Slidlagsarbejde Mindre anlægsarbejder Store anlægsarbejder Styret underboring Afmærkning "Nye" DRItegninger: "Nye" DRItegninger: "Nye" DRI: 351, 352, 451, 452 "Nye" DRI: 351, 352, 451, 452 101,102,103,152, 500, 501, 201, 202, 203, 204, 254, 255 300, 303, 510, 511, 801, 802 Såfremt arbejds- Såfremt arbejds- Såfremt arbejds-

21 af 23 Kategori 0 Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 "Ingen problemer!" "Typisk ingen problemer " området er mindre end 2 km: "Gamle" DRItegninger: 251, 252, 350, 353, 450, 453 "Muligvis problemer, maks. 10 min." området er mere end 2 km: "Gamle" DRI-tegninger: 251, 252, 350, 353, 453 "Problemer forventes, mere end 10 min." området er mere end 2 km: "Gamle" DRI-tegninger: 251, 252, 350, 353, 453 "Nye" DRItegninger: 251, 252, 350, 453 "Nye" DRItegninger: 251, 252, 350, 353, 450, 453 "Nye" DRItegninger: 251, 252, 350, 353, 450, 453 Lukning af kørespor på tosporet vej på strækning op til 300 meter Lukning af et kørespor på tosporet vej over længere strækning end 300 meter Lukning af et kørespor på tosporet vej over længere strækning end 300 meter Indsnævring af kørespor Omvejskørsel Lukning af ramper eller veje Omvejskørsel Lukning af ramper eller veje Overledning Overledning Trafikale karakteristika Kan være alle vejtyper Veje med rigelig restkapacitet Arbejde på det strategiske vejnet Arbejde på det strategiske vejnet Arbejde uden for spærretid Ofte mindre end 20.000 ÅDT Ofte mere end 20.000 ÅDT Ofte mere end 60.000 ÅDT Hastighedsnedsættelse på strækning mindre end 2 km (rejsetidsforlængelse op til 2 min.) Arbejde uden for spærretid Risiko for meget Arbejde i spærretid, rejsedage og lignende (store events) Forventet periodisk kø, dog mindre Arbejde i spærretid, rejsedage og lignende (store events) Forventet kø eller stor risiko for kø

22 af 23 Kategori 0 Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 "Ingen problemer!" Ikke trafikgene "Typisk ingen problemer " kortvarige køer, med forventet rejsetidsforlængelse 2-5 min. Ikke trafikgene "Muligvis problemer, maks. 10 min." end 10 minutters rejsetidsforlængelse. Er der usikkerhed om, hvorvidt de 10 minutter overholdes, afkrydses trafikgenefeltet. "Problemer forventes, mere end 10 min." med rejsetidsforlængelse på mere end ti minutter. Trafikgenefeltet afkrydses. Obs på nærliggende skole, færgerute sommerhusområde, erhvervsområde (øget behov for særtransporter), sygehuse, naboer (hvis larm). Obs på nærliggende skole, færgerute, sommerhusområde, erhvervsområde (øget behov for særtransporter), sygehuse, naboer (hvis larm). Obs på nærliggende skole, færgerute, sommerhusområde, erhvervsområde (øget behov for særtransporter), sygehuse, naboer (hvis larm). Ikke medierelevant Muligvis medierelevant Typisk medierelevant Medierelevant Tiltag Beregning af trafikal konsekvens ikke nødvendig Beregning af trafikal konsekvens kan være nødvendig, men vil oftest kunne skønnes Beregning af trafikal konsekvens foretages Beregning af trafikal konsekvens foretages Ingen tiltag nødvendige Obs-punkterne tilgodeses så vidt muligt i afmærkningsplanen. Obs-punkterne tilgodeses så vidt muligt i afmærkningsplanen. Evt. særskilt information til berørte parter. Obs-punkterne tilgodeses så vidt muligt i afmærkningsplanen. Information til berørte parter nødvendig. Trafikinformation via T.I.C., hvis et obs-punkt er aktuelt Trafikinformation Trafikinformation

23 af 23 Kategori 0 Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3 "Ingen problemer!" "Typisk ingen problemer " "Muligvis problemer, maks. 10 min." "Problemer forventes, mere end 10 min." Delvis anvendelse af koncept for kommunikation af vejarbejder: Udarbejdelse af servicemeddelelse Fuld anvendelse af koncept for kommunikation af vejarbejder Fuld anvendelse af koncept for kommunikation af vejarbejder Servicemeddelelse kontrolleres i forhold til rådighedstilladelse og opdateres ved vejarbejdets opstart. Servicemeddelelse kontrolleres i forhold til rådighedstilladelse og opdateres ved vejarbejdets opstart. Trafikal Drift/Trafikafvikling-ANL og vejarbejdsansvarlig følger vejarbejdet tæt (tilsyn, kontakt til entreprenør, tilsyn med/opfølgning på afmærkning, kapacitet og konsekvensvurdering) Trafikal Drift/Trafikafvikling-ANL og vejarbejdsansvarlig følger vejarbejdet tæt (tilsyn, kontakt til entreprenør, tilsyn med/opfølgning på afmærkning, kapacitet og konsekvensvurdering) Pressemeddelelse Pressemeddelelse T.I.C. følger vejarbejdet tæt via egne overvågningsredskaber