Forslag til ændringer af foreningens vedtægter fremsættes på generalforsamlingen d. 30. april 2016. Ordlyd skrevet med rødt er bestyrelsens forslag til ændring/tilføjelse. Ordlyd skrevet med grønt er det bestyrelsen foreslår slettet. Maj 2014 13. reviderede udgave 1 Foreningens navn er : Haveforeningen Hjortespring. Foreningens hjemsted er: Hjortespring by, Herlev Sogn. 2 Foreningens formål er: at værne og fremme medlemmernes interesse på alle områder i så vid udstrækning som love og vedtægter tillader. At forestå vedligeholdelsen af de private veje over haveforeningens jorder efter generalforsamlingens nærmere beslutning. At foranledige foretaget andre formål i fælles interesse vedrørende grundarealet. At gennemfører projekter af fælles interesse i haveforeningen. For de til foretagelse af sådanne vedtagne fællesformål fremskaffede nødvendige midler, hæfter samtlige medlemmer solidarisk en for alle og alle for en. Midler til sådanne projekter opspares gennem foreningskontingentet.
3 Pligt til at være medlem af foreningen har enhver lejer af en parcel af matrikel nr. 16c, 16d, 21a, 21b, 22a, 22g og 22h, af Hjortespring by, Herlev sogn. Medlemmerne er pligtige at melde adresseforandring inden 8 dage efter flytning. For optagelse skal indbetales et indskud stort kr. 1500,00. Ved ejerskifte betales nyt indskud, og det af et medlem indbetalte indskud tilbagebetales ikke ved udtrædelse af foreningen. Ved dødsfald indtræder derimod de direkte arvinger i foreningen uden indskud, jfr. i øvrigt 10. Kun myndige personer, der kan dokumentere, at de har fast bopæl i København eller omegn(jævnfør Kraks gældende kort over København og omegn), kan optages som medlemmer. Bestyrelsen kan i ekstraordinære tilfælde dispensere for en periode. Et medlem kan kun være lejer af én grund. 4 For kontingent og ydelser, der pålægges de enkelte parceller, har foreningen panteret i, hvad der bygges og anlægges. Medlemmerne betaler kvartalsmæssig forud det kontingent, der af den årlige generalforsamling bliver vedtaget for det kommende år. (p.t. 175,- kr. /måned) fra 1/7 2012, hvoraf 25, - kr. tilsidesættes til større vedligeholdelser. Ved senere indbetaling end forfaldstiden (som er den 5. i måneden) opkræves et gebyr på 100 kr. Kontingent indbetales efter gældende anvisninger fra kassereren. 4 forts. Er et medlem i restance til foreningen i mere end 1. måned efter forfaldstiden, kan bestyrelsen ved anbefalet brev opsige medlemmet, såfremt dette ikke har indbetalt restancen inden 14. dage efter skriftlig påmindelse. Såfremt et medlem ikke har betalt havekontingent i 6 måneder, vil sagen blive overdraget til en advokat som inkassosag. Alle omkostninger i forbindelse med juridisk inkasso er det pågældende medlem pligtig at udrede skadesløst for foreningen.
5 Til bestyrelsen vælges 6 medlemmer og 2 suppleanter. Ved afstemninger på bestyrelsesmøder har formanden 2 stemmer. Bestyrelsen vælges normalt for 2 år ad gangen, således at formand, sekretær, bestyrelsesmedlem og en suppleant vælges ulige år. Næstformand, kasserer, bestyrelsesmedlem og en suppleant de lige år. Foreningen repræsenteres af den samlede bestyrelse, hvis underskrift forpligter over for trejdemand. Al foreningens korrespondance skal opbevares i foreningens arkiv, og der skal tages kopi af alle afsendte skrivelser. Al foreningens korrespondance skal opbevares i digital form ved brug af mindst 2 af hinanden uafhængige digitale platforme/medier. Backup skal foretages ugentligt. Formanden er den korresponderende. Tillige kan andre bestyrelsesmedlemmer, efter skriftlig aftale med formanden, være korresponderende. Foreningens midler, med undtagelse af det i 6 nævnte beløb, skal henstå på foreningens giro- eller bankkonto, og der kan kun hæves ved underskrift af formand og kasserer i forening. 2 ægtefæller kan ikke samtidig være i bestyrelsen. Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til at varetage særlige opgaver. Man kan i sådanne udvalg efter bestyrelsens afgørelse optage medlemmer, som ikke har sæde i bestyrelsen. Formanden for et udvalg skal dog være medlem af bestyrelsen. Et udvalg nedsat af bestyrelsen fungerer under ansvar over for denne. Der kan kun disponeres i henhold til de retningslinier, der fastsættes af bestyrelsen. Et udvalg kan derudover indstille sager med tilknytning til dets arbejdsområde, til bestyrelsen afgørelse. 6 6 forts. Kassereren fører foreningens regnskaber efter bestyrelsens anvisninger. Til løbende udgifter må han/hun højst have 3000 kroner som kontant kassebeholdning. Ethvert overskydende beløb skal indsættes på foreningens konto i bank. Kassereren foranlediger betaling af foreningens regninger. Betalte regninger attesteres af formanden. På hvert bestyrelsesmøde fremlægger kassereren de siden sidste bestyrelsesmøde betalte regninger. Detailleret årsregnskab
udsendes til medlemmerne sammen med indkaldelsen til den ordinære generalforsamling. Regnskabet løber fra den 1. januar til den 31.december. 7 Bestyrelsesmøder afholdes, så ofte formanden finder det fornødent, eller efter begæring fra 3 bestyrelsesmedlemmer. Over bestyrelsens forhandlinger fører sekretæren en protokol, der oplæses for og underskrives af de mødte bestyrelsesmedlemmer. Ved afstemning gælder simpelt stemmeflertal, i tilfælde af stemmelighed, er formandens stemme afgørende. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. 8 Bestyrelsen foranlediger (som minimum) halvårlig gennemgang af bilag til foreningen og Oasens regnskaber. Bestyrelsen har i øvrigt pligt til, når der findes anledning, at lade regnskabet revidere af de på Generalforsamlingen 2 valgt revisorer. 9 Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Indkaldelse til generalforsamlingen sker med 14 dages varsel, skriftlig til hvert medlem, med angivelse af dagsorden. Bestyrelsen indkalder til generalforsamlingen via foreningens hjemmeside eller e-mail samt opslag i haveforeningen. Indkaldelsen skal ske med mindst 14 dages varsel. Indkaldelsen skal angive tid, sted og dagsorden for generalforsamlingen. Materiale til generalforsamlingen kan hentes via foreningens hjemmeside, tilsvarende fildeling eller rekvireres hos foreningens bestyrelse fra 14 dage før generalforsamlingen. Forslag, som ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være formanden i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen. Et forslag kan dog kun behandles på en generalforsamling, hvis det enten er nævnt i indkaldelsen eller medlemmerne via foreningens hjemmeside eller ved opslag senest 4 dage før generalforsamlingen er gjort bekendt med, at det kommer til behandling.
En lovligt indkaldt generalforsamling er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal. Ved afstemning gælder almindeligt stemmeflertal, med mindre det drejer sig om ændring eller tilføjelse til lovene eller optagelse af lån, i hvilket fald der kræves et flertal på 2/3 af de afgivne stemmer. Afstemningen sker ved håndsoprækning, dog skal det på forlangende af et medlem foregå skriftligt. I tilfælde af stemmelighed er forslaget forkastet. 9 forts. Stemmeret: Der er 2 stemmer pr. husstand (vedtaget på generalforsamlingen i 1997, 43 stemmer for 4 imod). Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt i maj/juni måned. Forslag fra medlemmer skal være formanden i hænde senest en uge før generalforsamlingen. Adgang til og stemmeretten på generalforsamlingen mistes, hvis man skylder mere end en måneds kontingent, eller har anden skyld til foreningen Ekstraordinær generalforsamling skal indkaldes, hvis bestyrelsen finder det nødvendigt, eller 1/3 af medlemmerne skriftligt til bestyrelsen fremsætter anmodning herom, med hvad der ønskes behandlet. Når sådan begæring er indgivet, skal generalforsamlingen afholdes senest 4 uger efter begæringens modtagelse. En betingelse for at en sådan ekstraordinær generalforsamling er beslutningsdygtig er, at 2/3 af underskriverne er til stede. Foreningen kan kun opløses eller sammensluttes med en anden forening eller selskab, når 2/3 af medlemmerne stemmer derfor, og samtlige parcellers forpligtelser er kundgjort. 10 Når en parcel ejer overdrager sin parcel til en anden, afgiver han skriftlig erklæring til foreningen vedrørende afståelsen, og den nye lejer underskriver en erklæring om, at han forpligter sig til at overholde foreningens love og vedtægter. Den tidligere lejer, eller andre i hans sted, kan ikke gøre krav gældende mod foreningen eller dens formue, men rettigheder og forpligtelser overføres til den nye lejer, jævnfør i øvrigt 3. Et medlem kan til enhver tid sælge sin have. Såfremt salget sker inden 3 år efter købet af haven, skal sælger dokumentere sin købssum. Salgssummen må IKKE overstige denne købssum (uanset eventuelle forbedringer foretaget af sælger). Sælger og køber underskriver en tro og love erklæring på, at denne salgsregel er fulgt. Erklæringen afleveres
til formanden. Finder omgåelse af denne salgsregel sted, annulleres handlen. 11 Alle på ejendommen hvilende forpligtelser over for stat, kommune samt de tinglyste deklarationer skal fuldt ud respekteres, og kan ikke omstødes af nogen generalforsamlingsbeslutning. 12 Når forholdene i særlige tilfælde måtte kræve hurtig handling, kan bestyrelsen tage bestemmelse om forhold vedrørende foreningen, selv om love og vedtægter intet indeholder om den pågældende sag. Men intet, der kan skade foreningen eller dens medlemmer, må foretages, og bestyrelsens afstemning beslutning må være enstemmig. 13 Pligtarbejde udføres efter tur, ca. 3 timer. Bestyrelsen udtager selv mandskab, og disse har pligt til at møde. Mødes ikke, vil medlemmet blive idømt en bøde på 750 kr. Indvarsling vil blive gjort skriftligt 14 dage før udførelsen. Indvarslingskortet skal medbringes. Havelejere fritages for pligtarbejde, når de er fyldt 70 år. Endvidere kan man fritages for pligtarbejde i tilfælde af sygdom. Havelejeren kan lade sig repræsentere af et familiemedlem eller andre. 14 På generalforsamlingen den 31. januar 1960 blev det enstemmigt vedtaget, at der skal være ens hæk langs alle veje (ligustrum vulg.). Opsættes hegn inden for hæk, skal hegnet følge hækkens vækst til en max. højde på 1,80 m. Generalforsamlingen den 15. maj 2014 vedtog: Endvidere tillades stensætning, åbne haver samt et mindre stakit. Skel mellem parcel og vej/sti kan markeres af hæk max. højde 180 cm., stensætning eller mindre stakit. Åben haven er også en mulighed. Opsættes hegn, skal dette anbringes indenfor en hæk og med en max. højde på 180cm. 15 Foreningen er indmeldt i kolonihaveforbundet fra juni 1962 (ifølge
generalforsamlingsbeslutning af 24. januar 1962). Foreningen er udmeldt af forbundet pr. 1. juli 1977. (ifølge generalforsamlingsbeslutning af 8. august 1976). 16 Generalforsamlingen fastsætter ordensreglementet, hvilket alle medlemmer er pligtige at overholde. 17 Fremleje af de enkelte haver imod betaling må ikke finde sted. Udlån af haven/parcellen udover 4 uger, skal aftales med Ulbæk og bestyrelsen skal orienteres. (dispensation kan søges gennem bestyrelsen) eller opkøb og fremad retning af salg, for omgåelse af 10 må ikke finde sted. 18 Generalforsamlingen kan ekskludere et medlem, hvis medlemmet, hans husstand eller gæster, i væsentlig grad, eller i gentagne tilfælde overtræder ordensreglementet, eller medlemmets opførsel har vist sig at være af en sådan art, at den er uforenelig med andre medlemmers berettigede krav om betryggende og ordnede forhold i foreningen. Medlemmet skal skriftligt informeres forud for en eventuel ekskludering, 19 Der åbnes for vand på en af bestyrelsen fastsat dato den 2. lørdag i april klokken 10:00, hvis vejret tillader det. (risiko for frostsprængning af rør ). Hver havelejer har pligt til at møde ved vandåbning. Der udsendes brev 14 dage før. Hvis der er problemer ved vandinstallationen på ens parcel, og man ikke er til stede, koster det kroner 500,- i afgift til foreningen. Desuden vil der blive opkrævet et beløb svarende til det skønsmæssige spild af udtømt brugsvand. Pris pr. 01.07-2012 pr. m³ pt. ca. 30,- kr. Bøde 150,- kr. for manglende adresseændring inden 14 dage. Vedtaget på generalforsamling d.14. maj 2012
20 Det er forbudt at opstille, og opfylde med vand, i badebassiner el. lignende på mere end 2000 liter. 21 Bestyrelsen er berettiget til at fremsende alle dokumenter, meddelelser, indkaldelser, forslag, opkrævninger (bortset fra påkrav) m.v. digitalt via foreningens hjemmeside eller tilsvarende fildeling såsom e-mail. Alle foreningens medlemmer skal, om muligt, oplyse e-mailadresse, eller tilsvarende digital kommunikation til bestyrelsen. Det enkelte medlem er selv ansvarligt for at underrette bestyrelsen om ændringer i oplysningerne. Meddelelser og dokumenter, som er sendt til den oplyste e- mailadresse eller tilsvarende digital kommunikation, skal anses som fremkommet til medlemmet, ligesom dokumenter fremlagt via foreningens hjemmeside/anden tilsvarende fildeling skal anses for fremkommet. I sidstnævnte tilfælde skal der dog sendes digital meddelelse til medlemmerne med henvisning til dokumenterne. Bestyrelsen er uanset ovenstående i 21 berettiget til at give meddelelser mv. via almindelig post.