FORRETNINGSORDEN FOR LANDSSTYRELSEN I UNGDOMMENS RØDE KORS 2015/2016 DENNE FORRETNINGSORDEN Forretningsorden 1. Landsstyrelsen (LS) fastsætter selv sin interne forretningsorden jf. vedtægterne. Forretningsordenen er på dagsordenen på den nye landsstyrelses første møde, der skal finde sted senest seks uger efter landsmødets afholdelse. 2. Denne forretningsorden kan afviges, såfremt minimum 2/3 af de tilstedeværende landsstyrelsesmedlemmer er enige heri. Dog må afvigelser ikke stride mod vedtægterne. LANDSSTYRELSESÅRET Strategiske prioriteter og handlingsplan 3. LS planlægger årets møder på sit første møde efter landsmødet efter skriftligt oplæg fra formandsskabet. Desuden kan landsformanden eller minimum halvdelen af LS indkalde til møde med mindst 14 dages skriftligt varsel. 4. LS beslutter med udgangspunkt i det strategiske årshjul en plan for udmøntning af udviklingsplanen med konkrete strategiske prioriteter for det kommende år og fastsætter handlingsplanprocessen for styregrupperne. 5. LS har ansvaret for at afholde fremtidsværkstedet, som finder sted hvert forår i maj. 6. På baggrund af fremtidsværkstedet udarbejder LS i ulige år udviklingsplanen for Ungdommens Røde Kors til beslutning på landsmødet. Budget 7. LS vedtager senest i december et budget for det efterfølgende kalenderår. I tilfælde af, at dette ikke er muligt, vedtager formandsskabet et foreløbigt budget, og eventuelle spørgsmål afklares hurtigst muligt. Det endelige budget vedtages da på det første landsstyrelsesmøde i det nye år. 1 8. To gange årligt gennemføres en større budgetopfølgning, hvor alle afholdte udgifter gøres op. Dette gøres for at give et billede af, om budgettet er retvisende i forhold til forbrug. Det reviderede budget forelægges LS til godkendelse.
9. Sekretariatet er ansvarlig for, at ændringer i budgettet registreres, og at budgettet til enhver tid er opdateret og tilgængeligt for LS (vedtægterne 10, stk.3). INTERN ORGANISERING Formandsskabet 10. Formandsskabet består af landsformanden og de to næstformænd. Formandsskabet holder møde ca. hver anden uge. Direktionen er ansvarlig for at udarbejde dagsordener, bilag og referater af møderne i formandsskabet. Referaterne godkendes af formanden, og LS orienteres på mail, når referatet fra formandsskabsmødet ligger i Dropbox senest tre dage efter mødet. Formandsskabet kan træffe beslutninger via mail og per telefon, hvis det skønnes nødvendigt. 11. Formandskabet behandler løbende sager og laver indstillinger til LSbeslutning om disse hvor relevant. LS orienteres på hvert LS-møde om relevante sager. Landsformand og næstformænd 13. Landsformanden er leder af landsstyrelsen. Det er desuden som udgangspunkt landsformandens rolle at repræsentere organisationen i eksterne politiske sammenhænge i samarbejde med direktøren jf. vedtægterne. 14. Den politiske næstformand har ansvar for at udvikle, styrke og følge de politiske og meningsdannende processer i og omkring organisationen. 15. Den organisatoriske næstformand har ansvar for at udvikle, styrke og følge implementeringen af organisatoriske reformer i Ungdommens Røde Kors. 16. Formandsskabet samarbejder med vicedirektøren for administration og fundraising om indstillingerne til landsstyrelsen ifm. med budgetopfølgning og årsregnskab. Landsformanden varetager ligeledes den primære kontakt til de af landsmødet valgte interne revisorer på vegne af landsstyrelsen. 17. Begge næstformænd arbejder altid i tæt kontakt med landsformanden. Ved landsformandens fravær i længere perioder kan én af næstformændene konstitueres som landsformand. Denne beslutning træffes i formandsskabet på indstilling fra landsformanden og meddeles LS per mail af landsformanden. I tilfælde af at et medlem af formandskabet afgår i valgperioden eller konstitueres som landsformand, kan landsformanden konstituere midlertidigt til den eller de relevante poster, hvis dette skønnes nødvendigt. Dette tiltrædes af LS på førstkommende LS-møde. 2
Menige medlemmer 18. De menige LS-medlemmer deltager på lige fod med formandsskabet i LSmøderne og i relevante arbejdsgrupper. LS-medlemmerne har desuden en forpligtelse til deltagelse i øvrige LS-aktiviteter i henhold til den udmøntningsplan, som vedtages af landsstyrelsen. Mødepligt og tilgængelighed 20. Alle LS-medlemmer har pligt til at prioritere mødedeltagelse i landsstyrelsen og til at være velforberedte og deltage aktivt i møderne. Mødedeltagelse forstås som fysisk deltagelse og ikke deltagelse via Skype eller telefon. 21. Hvis et medlem af LS er forhindret i at deltage fysisk på mødet, men ønsker at deltage på et eller flere punkter via Skype/telefon, kan der - såfremt det vurderes nødvendigt og hensigtsmæssigt af landsformanden eller formandsskabet - i enkelte tilfælde være mulighed for deltagelse på Skype eller telefon. Hvis man som medlem ønsker at deltage pr. telefon, er man forpligtet til at kontakte landsformanden med forespørgslen senest en uge før mødet. 21. LS-medlemmerne melder hurtigst muligt afbud til landsformanden, hvis deltagelse ikke er mulig. Såfremt et medlem ikke deltager i mødet, kan skriftlige kommentarer til dagsordenens punkter sendes til landsformanden før mødet, hvis det af landsformanden eller formandsskabet skønnes relevant for mødets afvikling. 22. Menige landsstyrelsesmedlemmer har ansvar for at tjekke sin URK-mail mindst hver 3. dag. Proceduren for telefonhenvendelser er, at man lægger en besked, og så vender LS-medlemmet tilbage, når der er mulighed for det. 23. Såfremt et LS-medlem ikke er tilgængelig i syv dage eller mere, meddeles dette til landsformanden, og LS-medlemmet aktiverer autosvar på sin URKmail og gerne på sin telefonsvarer. Habilitet og fortrolighed 24. LS-medlemmer har pligt til at orientere landsstyrelsen, hvis de potentielt er inhabile i en sag. Det er den resterende landsstyrelses beslutning, om et medlem er inhabil i en sag. 25. Al information, der tilgår landsstyrelsesmedlemmerne i deres funktion som sådan, er i udgangspunktet fortrolig og må ikke bruges i anden sammenhæng. Personfølsomme oplysninger behandles med størst mulig diskretion. 3
LANDSSTYRELSENS BESLUTNINGSPROCESSER Møder 26. Landsstyrelsens møder er beslutningsmøder og/eller udviklingsmøder. 27. Beslutningsmøderne er det forum, LS har formel sagsbehandling i. Her behandles budget, styregruppers handlingsplaner og indstillinger fra sekretariatet. Indstillinger til beslutning er forud for beslutningen enten diskuteret i formandsskabet eller landsstyrelsen. Beslutningsmøderne indledes med en sagsoversigt over relevante sager, der har været behandlet i formandsskabet. Øvrige sager fremgår af referaterne af formandsskabsmøderne Landsstyrelsen afholder i udgangspunktet 6-8 beslutningsmøder i årets løb. 28. Udviklingsmøderne fungerer som landsstyrelsens udviklingsrum, hvor landsstyrelsen kan prioritere kompetenceudvikling eller diskussion af enkelte større dagsordener. Landsstyrelsen har i udgangspunktet 3-4 udviklingsmøder i løbet af året, hvor de to sidste bruges til forberedelse af fremtidsværkstedet og landsmødet. 29. Landsformanden og direktøren udarbejder udkast til dagsorden med angivelse af tid og sted for mødet. Punkter til dagsordenen samt skriftlige meddelelser skal være sekretariatet i hænde senest 11 dage før hvert møde således, at udkast til dagsorden med bilag kan udsendes mindst én uge før mødet. Punkter modtaget efter denne deadline må i udgangspunktet vente til det næste LS-møde. Alle indstillinger skal udarbejdes i den faste skabelon for indstillinger til LS-møder. Denne findes på www.urk.dk og i Dropbox. Sekretariatet forventes at kommentere på alle rettidigt indkomne indstillinger til LS. Sekretariatet er ansvarligt for rettidig udsendelse af dagsorden og bilag. 30. Skriftlig kommunikation mellem LS-medlemmer og sekretariat foregår i videst mulig omfang på e-mail. Dagsorden og mødemateriale til alle LSmøder udsendes pr. mail og gemmes i Dropbox en uge før mødet. Det enkelte landsstyrelsesmedlem kan bede om at få mødematerialet tilsendt pr. post forud for mødet. Dagsordener og referater til alle LS-møder publiceres af sekretariatet på Ungdommens Røde Kors hjemmeside. 31. Sekretariatets rolle under møderne er at bidrage med faglige og strategiske input og sagsfremstillinger samt at føre referat. 4 32. Sekretariatet leverer relevante nøgletal til LS med mødematerialet før møderne, herunder fast til hvert møde: - Oversigt over institutionel fundraising (pipeline). - Oversigt over fremdriften på privat fundraising. - Økonomiske beslutninger truffet af landsformanden og FMS mellem landsstyrelsesmøderne samt større økonomiske dispositioner siden seneste møde.
Ledelse af møderne 33. Landsformanden leder som udgangspunkt møderne og afstemningerne, men kan udpege et LS-medlem til at varetage rollen. Skriftlig høring 34. LS udøver primært sin virksomhed på møder. I presserende sager kan formandsskabet dog beslutte at sende en sag til skriftlig høring og/eller beslutning i LS med minimum 48 timers frist. Der skal omgående orienteres per SMS, når sager sendes i skriftlig høring. Hvorvidt en sag er presserende afgøres af landsformanden og direktøren i fællesskab. Hvis der i sjældne tilfælde er behov for en endnu kortere frist, skal LS-medlemmer kontaktes pr. telefon. 35. Bestemmelsen om beslutningsdygtighed i pkt. 21 finder ligeledes anvendelse ifm. skriftlige høringer. Ved utilgængelighed af mindst 4 menige medlemmer af LS i presserende sager kan der i særlige tilfælde træffes beslutning af FMS, som senest på næstkommende LS-møde skal drøftes og tiltrædes af LS. Lukkede punkter 36. Ved starten af hvert møde afgøres, om der er sager, der skal behandles som lukket punkt. De lukkede punkter refereres til intern dokumentation i LS, men ikke i eksternt referat. Personsager 37. Personsager bliver udelukkende drøftet i LS i fortrolig form. Sagerne bliver behandlet detaljeret af formandsskabet og direktionen samt evt. relevante personer i landsstyrelsen. Landsformanden skal orientere LS herom på førstkommende LS-møde, såfremt det skønnes nødvendigt. Personpunkter refereres til intern dokumentation i LS. Økonomiske beslutninger 38. Bevillinger, herunder alle beslutninger, som har direkte indflydelse på økonomien, kan kun foretages, hvis der foreligger en motivation og konkrete tal for beslutningens betydning for økonomien, samt hvis sekretariatet har haft mulighed for at kommentere. Det skal ligeledes fremgå klart for alle beslutningstagerne, hvor pengene kommer fra. 39. Såfremt det skønnes nødvendigt, kan landsformanden eller formandsskabet godkende økonomiske bevillinger på vegne af landsstyrelsen. Bevillingen og motivationen til denne skal forelægges landsstyrelsen på førstkommende møde. 5
40. LS orienteres løbende om planlagte, igangværende og afsendte ansøgninger til fonde og puljer og andre typer af samarbejde. Hvis en ansøgning har indflydelse på aktivitetsporteføljen, skal den godkendes af formandsskabet. 41. Landsstyrelsen forelægges større økonomiske bevillinger og beslutninger, som er truffet mellem landsstyrelsesmøderne i starten af hvert beslutningsmøde. Ekstern deltagelse 42. LS kan indkalde andre til LS-møder for fremlæggelse og drøftelse af enkelte punkter. Beslutningsdygtighed 43. LS er beslutningsdygtig, når mindst 5 medlemmer af LS er til stede (gælder ikke skriftlige høringer/beslutninger i presserende sager, jf. punkt 15). Beslutninger i LS søges i videst mulig omfang truffet uden afstemninger, gennem dialog, der fører til konsensus. Såfremt et LS-medlem ønsker det, kan afgørelser træffes ved afstemning. I så fald træffes beslutninger i LS ved simpelt flertal. Kun deltagende LS-medlemmer kan stemme (gælder ikke skriftlige høringer/beslutninger i presserende sager, jf. punkt 15). Der skal foretages skriftlig afstemning, såfremt et LS-medlem ønsker det. Hvis der på et LS-møde bliver afstemning, føres det til referat, at der har fundet afstemning sted, men stemmetallet offentliggøres ikke. REFERATER OG KOMMUNIKATION Referater 44. Direktøren er ansvarlig for udarbejdelse af referat fra møderne i LS. Der føres som udgangspunkt beslutningsreferat. Hvis referat af en diskussion ønskes, besluttes dette inden punktets behandling. 45. Såfremt et eller flere LS-medlemmer ønsker det, gennemgås og besluttes ordlyden af referatet efter punktet. Formandsskabet godkender endeligt det samlede referat på førstkommende formandskabsmøde efter LS-mødet, hvorefter referatet lægges i LS Dropbox og på Ungdommens Røde Kors hjemmeside. Kommunikation af beslutninger 46. Alle beslutninger føres til referat og offentliggøres for organisationen enten gennem referatet eller gennem andre kanaler som ledermail eller facebookgrupper. Sekretariatet refererer til hvert landsstyrelsesmøde de økonomiske beslutninger, som er truffet imellem møderne. Disse føres til referat. 6
EKSTERN ORGANISERING Styregrupper 47. LS kan løbende nedsætte styregrupper samt ad hoc arbejdsgrupper. LS godkender styregruppernes handlingsplan og budget. Styregrupperne fremsender handlingsplan til LS forud for vedtagelsen af årets budget. LS fastsætter de nærmere regler og deadlines og dette kommunikeres blandt andet via ledermailen. Arbejdsgruppernes arbejdsform beskrives i landsstyrelsens handlingsplan. Sekretariat 48. LS kommunikerer primært til sekretariatet via direktøren, ligesom sekretariatet primært kommunikerer til LS via landsformanden. LS træffer beslutninger om sekretariatets rammer og funktioner, men forholder sig ikke til organisering og personaleforhold, der alene er direktionens ansvar. 49. Direktionen kan udelukkende udtale sig på vegne af Ungdommens Røde Kors efter forudgående aftale med landsformanden eller i dennes fravær en af de to næstformænd. Udtalelser skal til enhver tid følge landsstyrelsens bestemmelser. 50. Offentlige udtalelser på vegne af Ungdommens Røde Kors foretages i udgangspunktet af landsformanden eller direktøren. 7