Boligselskabet Rosenvænget Indkaldelse ordinært repræsentantskabsmøde Torsdag den 20. marts 2014 kl. 17.00 i Centerhuset Græse Bakkeby beliggende Højvang 2, 3600 Frederikssund Dagsorden Side 1 Valg af dirigent... 2 2 Godkendelse af årsberetning... 2 3 Godkendelse af årsregnskab... 2 4 Godkendelse af revisionsberetning... 2 5 Forelæggelse af boligorganisationens budget... 2 6 Godkendelse af afdelingernes årsregnskaber... 3 7 Behandling af indkomne forslag... 3 8 Valg af formand... 4 9 Valg af bestyrelsesmedlemmer... 4 10 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen... 5 11 Valg af revisor... 5 12 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 5 13 Valg af kredsdelegerede til BL... 5 14 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder... 6 15 Kompetencedelegering m.v.... 6 16 Eventuelt... 6 Udsendt den 11. marts 2014 Side 1 af 6
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges ofte et stemmeudvalg, der hjælper dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Bestyrelsens skriftlige beretning vedlægges som bilag. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Årsregnskab for seneste regnskabsår kan ses på boligselskabets hjemmeside eller rekvireres ved henvendelse til Servicecenter Frederikssund. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. 4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der kan ses på boligselskabets hjemmeside eller rekvireres ved henvendelse til Servicecenter Frederikssund. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. 5 Forelæggelse af boligorganisationens budget Boligorganisationens budget for indeværende regnskabsår er godkendt af organisationsbestyrelsen på møde den 06-03-2014 kan ses på boligselskabets hjemmeside eller rekvireres ved henvendelse til Servicecenter Frederikssund. Det indstilles, at repræsentantskabet tager budgettet til efterretning. Side 2 af 6
6 Godkendelse af afdelingernes årsregnskaber Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af afdelingernes årsregnskaber, medmindre repræsentantskabet tidligere har delegeret kompetencen til organisationsbestyrelsen. Afdelingernes årsregnskaber for senest afsluttede regnskabsår kan rekvireres ved henvendelse til Servicecenter Frederikssund. Overskud Underskud Resultatkontoen Afdeling Falkenborgvej: 118.760-23.554 Afdeling Frederikssund Nord, 1: 169.221 +54.607 Afdeling Frederikssund Nord 2: 321.198-291.192 Afdeling Fjordtoften Børneinstitution: 25.217 +52.843 Afdeling Fritids- og ungdomsklub: 53.852 +123.813 Afdeling Birkevænget: 126.841-59.163 Afdeling Østergården: 66.558 +66.558 Afdeling Gefionparken: 9.710-29.329 Afdeling Rosenfelt: 66.911 +24.003 Bofællesskabet Vangedevej: 24.384 +130.661 Afdeling Æblelunden 235.667 +562.959 Afdeling Rosenvænget: 458.777 +129.278 Afdeling Græse Bakkeby: 32.516 +1.966.295 Afdeling Kirsebærhaven 22.408-24.819 Afdeling Præstevænget 38.372 +64.833 Afdeling Helsingegården 504.333 +428.067 Afdeling Trongården 67.362 +640.946 Afdeling 4x4 ældreboliger 82.393-102.609 Afdeling Helsingevej m.fl. 104.267-18.797 Afdeling Bofælles. Søfryd 30.242-7.290 Afdeling Bofælles. Haragergård 13.302 +13.302 Afdeling Aktivitetshuset Haragergård 68.693 +14.377 Afdeling Askly 160.641 0 Afdeling Birkeparken 42.669 +95.618 Afdeling Haragergård 208.245 +817.274 Det indstilles, at repræsentantskabet godkender afdelingernes årsregnskaber. 7 Behandling af indkomne forslag Forslag, der ønskes behandlet på mødet, sendes til det lokale servicecenter, Heimdalsvej 7 C, 3600 Frederikssund, eller til e-mail: bv@domea.dk, og skal være servicecenteret i hænde senest torsdag den 06.03.2014, kl. 12.00. Ingen indkomne forslag. Side 3 af 6
8 Valg af formand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På repræsentantskabsmøde den 20. marts 2013 blev Lars Nielsen valgt som formand. Formanden vælges for 2 år. Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger formand for 2 år. 9 Valg af bestyrelsesmedlemmer Indstilling: Bestyrelsen består af 9 medlemmer inklusive formanden samt 3 videnspersoner. Repræsentantskabet vælger 7 medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover udpeges 1 medlem af og blandt Domea s bestyrelsesmedlemmer. Organisationsbestyrelsen udpeger 3 medlemmer med særlig viden, ekspertise og/eller interesse inden for almenboligområdet. Der udpeges 2 videnspersoner med relation til Frederikssund Kommune. Der udpeges 1 vidensperson med relation til Gribskov Kommune. Ved udpegelsen af videnspersonerne tages der stilling til, hvem af videnspersonerne der har stemmeret, idet der kun kan være maksimalt 2 videnspersoner med stemmeret. Samtidig med valg og udpegning af medlemmer vælges 2 suppleanter. Formanden for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Lars Nielsen Formand Repræsentantskabet 2014 Kim Randrup Næstformand Repræsentantskabet 2015 Kristian Leonhard Medlem Repræsentantskabet 2015 Jens Ove Hoffmann Medlem Repræsentantskabet 2015 Gert E. Olsen Medlem Repræsentantskabet 2014 Lone Kirstine Krogsgaard Medlem Repræsentantskabet 2014 Gitte Seier Medlem Repræsentantskabet 2014 Jørn Nielsen Medlem Repræsentantskabet 2014 Karin Thomsen Medlem Domea Erik Kjærsgaard Vidensperson Organisationsbestyrelsen 2013 Afgangsorden indebærer, at Lars Nielsen, Gert E. Olsen, Lone Kirstine Krogsgaard, Gitte Seier og Jørn Nielsen er på valg. Formanden vælges direkte af repræsentantskabet under et selvstændigt punkt på dagsordenen. Side 4 af 6
Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger 4 medlemmer til organisationsbestyrelsen for 2 år. 10 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. På repræsentantskabsmøde i 2013 blev Ebbe Bjerg Nielsen, Søren Ambo og Lena S. Hansen valgt som 1., 2. og 3. suppleant. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. 11 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2013 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Det indstilles, at repræsentantskabet at vælger/genvælger revisor for indeværende regnskabsår. 12 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet Rosenvænget kan vælge op til 7 repræsentanter. Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. 13 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan Side 5 af 6
boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet Rosenvænget kan vælge op til 4 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. 14 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation. Det er tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsens indstillinger vil blive forelagt på mødet. Det indstilles, at repræsentantskabet udpeger 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen til at deltage i det kommende års regionsmøder. 15 Kompetencedelegering m.v. Af hensyn til sagsbehandling vedrørende tinglysning m.v. noteres det: a) At DOMEA s.m.b.a. er boligselskabets administrator b) At repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegering. 16 Eventuelt Side 6 af 6