DATALOGISK INSTITUT KØBENHAVNS UNIVERSITET Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget MØDEREFERAT 7. FEBRUAR 2011 Forum Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget DATALOGISK INSTITUT Møde afholdt: 17. januar 2011 UNIVERSITETSPARKEN 1 Sted: Referent: Lokale A+B Lisa Ibenfeldt Schultz 2100 KØBENHAVN Ø TLF 35 32 14 00 DIR 35 32 13 80 Til stede: Martin Zachariasen Camilla Jørgensen Dina Riis Johannsen Lisa Ibenfeldt Schultz schultz@diku.dk www.diku.dk REF: LIIS SAG: 016-0002/10-5100 Sagsnr. oplyses ved henv. Afbud fra Pawel Winter. Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat af mødet den 28. oktober 2010 3. Meddelelser fra ledelsen (Martin) 4. Meddelelser fra B-siden 5. Gennemgang af opgavelisten (Lisa) 6. APV på Nordic Bioscience (Lisa og Dina) 7. Konkrete arbejdsmiljøhændelser (Lisa) 8. Rapportering om MUS (Lisa) 9. Strategiseminar og personalepolitiske grundsætninger (Lisa) 10. Referater fra HSU og LSU
11. Eventuelt SIDE 2 AF 5 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt med bemærkning om, at behandlingen af VIP udviklingsplanen er udsat til følgende møde. 2. Godkendelse af referat Referatet blev godkendt med følgende bemærkninger: På side 6 ændres afsnittet "Martin Zachariasen tilføjede, at instituttet har sendt 3 ansøgninger om eksterne midler" til "Martin Zachariasen tilføjede, at instituttet har sendt bl.a. 3 store ansøgninger (fase 2) om eksterne midler. På side 6 tilføjes "herunder algoritmik vil blive slået op" til anden sætning i Martin Zachariasens andet indlæg. På side 7 ændres første afsnit til "Steen Georg Brandt oplyste, at NCI kontrollerer forbruget. Det vil nok være nødvendigt at fortælle om systemet på et lærermøde". 3. Meddelelser fra ledelsen Martin Zachariasen havde følgende meddelelser: Elisabeth Arup Fischer har opsagt sin stilling og vil derfor ikke komme tilbage til DIKU efter endt orlov. Claus Lorents Sørensen er ansat som konsulent med henblik på at analysere og udvikle en strategi for DIKUs virksomhedsklub, bl.a. således at klubben målrettes enten HR-personale eller forskere og således at der afholdes events for alumner i lighed med jubilæums-konferencen. Ann Stendahl Søndergaard er ansat som fuldmægtig indtil 1. juli 2011. Camilla Jørgensen henviste til bemærkningerne om DIKUs virksomhedsklub, at der er etableret en ny filial af Google i København, som Corinna Cortes muligvis kan formidle kontakt til. Martin Zachariasen nævnte endvidere, at NCI havde foreslået, at man ser på gruppesekretærernes referenceforhold, da det set fra NCI kan være vanskeligt at implementere nye fælles procedurer for gruppe- og bygningssekretærer. Der skal derfor etableres en liste med gruppesekretærernes opgaver og referenceforhold.
Camilla Jørgensen bemærkede, at gruppesekretærerne har mange forskellige opgaver, som refererer til forskellige personer også uden for NCI. Forskergruppelederne er meget tilfredse med den eksisterende model. Martin Zachariasen nævnte, at receptionen pr. 1. januar 2011 er placeret organisatorisk under Steen Georg Brandt. Birgitte Frydendahl er ikke længere ansat i receptionen. Hun er afløst af Brigtte Chan. Miriam Zaremska er ansat i receptionen indtil videre. Lisa Schultz orienterede om, at hun havde foreslået NCI at etablere en fælles indkøbsfunktion for instituttet betjent af NCI. NCI var positive over for forslaget. Martin Zachariasen meddelte, at han deltager i en styregruppe, som planlægger indførelse af systemet Navision. Der arbejdes med KPI (key performance indicator), som måler kvaliteten i de eksisterende betalinger og i den eksisterende projekt-administration. KPI har vist, at administrationen af projektmidler på DIKU fungere godt. Der skal nu iværksættes målinger af kvaliteten i håndteringen af fakturaer. Målet er, at ingen fakturaer må være på under 100 kr. og at få fakturaer skal være på under 500 kr. I forhold til VIP-bemandingen nævnte Martin Zachariasen, at Brian Vinter flytter til NBI den 1. februar 2011. De praktiske konsekvenser heraf forhandles med dekanen og institutlederen på NBI. Endvidere meddelte Martin Zachariasen, at der er planlagt tiltrædelsesforelæsninger for Fritz Henglein, Corinna Cortes og Christian Igel. I forbindelse med undervisningsområdet oplyste Martin Zachariasen, at gennemførelsestallene for 1. år på bacheloruddannelsen i datalogi har været dårlige. Kim Steenstrup Pedersen er ved at analysere tallene. Endelig nævnte Martin Zachariasen, at arbejdet med projekteringen af Niels Bohr Science Park forløber som planlagt. Byggeprogrammet vil blive behandlet kommende mandag. Lisa Schultz nævnte, at det er vigtigt, at arbejdsmiljøudvalget rettidigt får mulighed for at foretage arbejdsmiljøgranskning af bygningen. Endelig nævnte Martin Zachariasen, at NCI er overflyttet til Kemisk Instituts stednummer. Dette indebærer bl.a., at Anya Kjærsig formentlig ikke længere kan deltage i DIKUs arbejdsmiljøudvalg. Han opfordrede til at få valgt endnu et medlem, som kan erstatte Anya Kjærsig i udvalget. 4. Meddelelser fra B-siden SIDE 3 AF 5
Camilla Jørgensen nævnte, at låsene i escience Centret bliver omstillet for at undgå tyveri fra kontorerne. 5. Opgavelisten Udvalget gennemgik opgavelisten og besluttede følgende, At rengøringen rykkes for indførelse af skemalagt rengøring, At Lisa Schultz drøfter forslaget om udlåns-eksemplarer af mus og tastaturer med Katja Gamby, At flytningen af smartboard har fundet sted, men at der skal afholdes et møde, hvor smartboardets funktioner præsenteres, At punktet "politik for frikøb af medarbejdere" drøftes i forskningsudvalget, således at der er tale om frikøb både for forskning og for undervisning. At præsentationen af VIP-udviklingsplan udsættes til 1. marts 2011, At udarbejdelse af APV på Nordic Bioscience udsættes til marts, At RT-systemet først testes på VIP, når der kommer et udspil fra NCI. SIDE 4 AF 5 Lisa Schultz nævnte, at hun i forbindelse med et møde med arbejdsmiljøkonsulent Henrik Kehler havde bedt om et møde med arbejdsmiljørepræsentanten på Kemisk Institut med henblik på en gennemgang af indholdet af instituttets lager i kælderen under UP1. 6. APV på Nordic Bioscience Udvalget besluttede, at gennemførelsen af APV udsættes til marts 2011, da medarbejderne skal have brugt de nye lokaler i en periode inden APV gennemføres. 7. Konkrete arbejdsmiljøhændelser Lisa Schultz nævnte, at der var trængt smeltevand fra sne ind gennem loftet i et kontor på 2. sal i UP1. Der var fugtproblemer i det pågældende kontor. Skaden var anmeldt i Campus Service Nord, som havde søgt om midler til at udbedre skaden i Universitets- og Bygningsstyrelsen. 8. Opfølgning på MUS
Lisa Schultz nævnte, at samarbejdsudvalget skal behandle DIKUs rapport over afholdte MUS inden den 1. marts 2011. Der kan eventuelt blive tale om en skriftlig høring. SIDE 5 AF 5 9. Strategiseminar Martin Zachariasen nævnte, at ledelsen havde planlagt, at strategiseminaret den 31. marts 2011 skal omhandle nogle af de vanskelige punkter i DIKUs handlingsplan samt en revurdering af de personalepolitiske grundsætninger. Arbejdet vil foregå i grupper og resultatet vil bl.a. være et nyt bud på, hvilke grundsætninger, som DIKU skal arbejde videre med. I forbindelse med handlingsplanen for "den attraktive arbejdsplads" kan man arbejde med forslag til øget anerkendelse af medarbejdernes indsats og med etableringen af en "ombudsmand". I forbindelse med forskningsstrategien bør man arbejde med handling nr. 2. Camilla Jørgensen nævnte, at der er nedsat et udvalg, som analyserer, hvordan de eksterne bevillinger er udmøntet på forskningen inden for IT. DIKU bør have en strategi for, hvilke fonde som prioriteres og som har størst mulighed for at give resultat. Endvidere foreslog Camilla Jørgensen, at der iværksættes et kursus i at skrive ansøgninger om eksterne midler for phd.'ere, som er næsten færdige og for post.docs. Martin Zachariasen bemærkede, at forslaget skal drøftes i forskningsudvalget. I forbindelse med undervisning bør fokus være på fastholdelse af førsteårs-studerende. 10. Referater fra HSU og LSU Punktet blev ikke behandlet. 11. Eventuelt Lisa Schultz nævnte, at udvalgsmøder i 2011 vil blive reserveret snarest muligt.