Standardvilkår for bevillinger fra Arbejdsmiljøforskningsfonden Arbejdstilsynet Kontoret for Analyser og Data Arbejdsmiljøforskningsfondens sekretariat Indholdsfortegnelse 1. Indledning 2. Generelle vilkår for bevilling fra Arbejdsmiljøforskningsfonden 3. Tilbagebetaling eller bortfald af bevilling 4. Udbetaling af bevilling i projektperioden 5. Regnskab 6. Oplysninger om skat og moms vedrørende bevillingen 7. Krav om yderligere oplysninger om projektet 8. Arbejdstilsynets adgang til projektet 9. Ændringer af administrationspraksis 10. Henvendelse til Arbejdstilsynet Marts 2016 1. Indledning Arbejdstilsynet er sekretariat for Arbejdsmiljøforskningsfonden. Arbejdstilsynet fastsætter standardvilkår for bevillinger fra Arbejdsmiljøforskningsfonden, herunder vilkår om midlernes anvendelse, udbetaling, regnskab, revision, faglig rapportering mv., jf. 26, stk. 2 i bekendtgørelse om Arbejdsmiljøforskningsfonden. Standardvilkår for bevillinger fra Arbejdsmiljøforskningsfonden beskriver gældende regler og praksis for administration af projektbevillinger fra Arbejdsmiljøforskningsfonden. Overholdelse af standardvilkårene er en forudsætning for bevillingen. Arbejdstilsynet fører tilsyn med de forsknings- og udviklingsaktiviteter, der modtager bevilling fra fonden, jf. 27 i ovennævnte bekendtgørelse. Standardvilkår for bevillinger fra Arbejdsmiljøforskningsfonden sendes sammen med tilsagnet. Tilsagnet kan indeholde afvigelser fra de generelle bestemmelser i standardvilkårene i form af særlige vilkår, der er fastsat for den konkrete bevilling. 2. Generelle vilkår for bevillinger fra Arbejdsmiljøforskningsfonden Bevillingshaver forpligter sig ved sin underskrift på tilsagnet til:
at gennemføre projektet i overensstemmelse med den tildelte bevilling at gennemføre projektet i overensstemmelse med projektbeskrivelse, projektets formål, tidsplan og de aftalte budgetter at afrapportere projektets resultater i relation til de opstillede mål at overholde standardvilkårene Arbejdsmiljøforskningsfondens tilsagn er bindende, gældende fra Arbejdstilsynet har modtaget tilsagnet med bevillingshavers underskrift. Den angivne bevilling i tilsagnet er det maksimale beløb for den samlede projektperiode. Det bevilgede beløb inkluderer alle lønudgifter, herunder for eksempel prisstigninger, feriepenge og udgifter til barsels- og sygeorlov i projektperioden. Det bemærkes, at regulering af lønudgifter og honorarer ikke kan dækkes efter det tidspunkt, hvor tildeling af bevilling har fundet sted. 2.1 Ændringer i projektet Bevillingen gives for en periode på op til maksimalt 3 år. Bevillingsperioden fremgår af bevillingsbrevet. Det er bevillingshavers ansvar at sikre, at projektet forløber i overensstemmelse med den tildelte bevilling, herunder at ændringer mindsker fremdriften i projektet mindst muligt. Ved væsentlige ændringer skal bevillingshaver forudgående indhente skriftlig godkendelse fra Arbejdstilsynet. Alle væsentlige ændringer kræver en særskilt begrundelse. Ved en væsentlig ændring forstås alle ændringer, der kan skabe tvivl om, hvorvidt projektet helt eller delvist kan gennemføres som oprindeligt godkendt af fonden. Væsentlige ændringer kan for eksempel være: at de forventede faglige resultater ikke kan opnås at projektet ikke gennemføres i overensstemmelse med projektbeskrivelsen at projektet ikke gennemføres i overensstemmelse med tidsplanen at det aftalte budget overskrides at der ønskes omdisponeringer i budgettet at der fratræder og/eller udskiftes medarbejdere i projektgruppen Udskiftes medarbejdere undervejs i projektforløbet, skal de erstattes af tilsvarende kvalificerede medarbejdere, der kan sikre, at projektet gennemføres iht. den godkendte projektbeskrivelse. Arbejdstilsynet skal modtage CV og andet relevant baggrundsmateriale for nye medarbejdere, før de kan godkendes. Arbejdstilsynet vil efter at have modtaget begrundelse og anmodning om ændringen af projektet tage stilling til ændringerne. 2.2 Ph.d.-projekter Ved bevilling til ph.d.-projekter skal der inden 6 måneder efter bevillingstidspunktet, foreligge en endelig godkendelse af projektet fra værtsinstitutionen. Bevillingstidspunktet er når Arbejdstilsynet har modtaget tilsagnet underskrevet af bevillingshaver. 2
Bevillingshaver skal inden 3 uger efter den endelige godkendelse af projektet fra værtsinstitutionen indsende meddelelse herom til Arbejdstilsynet. 2.3 Bevillingens anvendelse Bevillingen kan udelukkende anvendes til udgifter, der er omfattet af den tildelte bevilling/godkendte tilsagn og afholdt inden for den angivne projektperiode. Bevillingen gives som en projektbevilling. Bevillingshaver må ikke omdisponere mellem de anførte budgetposter uden tilsagn fra Arbejdstilsynet. 2.4 Teknisk udstyr Der ydes ikke bevilling til indkøb eller drift af teknisk udstyr. Arbejdsmiljøforskningsfonden forudsætter, at bevillingshaver selv dækker udgifterne til indkøb eller drift af teknisk udstyr. 2.5 Bevilling fra anden side Fonden giver kun støtte til de dele af et projekt, som ikke har fået bevilling fra anden side. Arbejdstilsynet skal derfor straks underrettes, hvis der til et godkendt projekt søges om og/eller opnås bevilling fra andre instanser, herunder tilskudsordninger fra EU. Bevillingshaver skal oplyse, hvis projektet efter bevillingstilsagnet modtager bevilling fra anden kilde. Fondens bevilling vil blive nedsat svarende til den eksternt modtagne bevilling. 2.6 Faglig afrapportering og publikationer Når projektet er afsluttet, skal det afrapporteres, så resultaterne kan dokumenteres. Der skal aflægges en slutrapportering senest 3 måneder efter bevillingsperiodens udløb, hvis ikke andet aftales. Afrapportering indbefatter: Fremsendelse af afslutningsskema Fremsendelse af slutrapport og populærvidenskabelig artikel (se pkt. 2.7) Fremsendelse af slutregnskab (se pkt. 5.2) Arbejdstilsynets afslutningsskema skal benyttes. Skemaet kan downloades på www.at.dk/forskningsfonden under blanketter. Afrapporteringen skal ske elektronisk. Slutrapporten er som udgangspunkt en større skriftlig afrapportering af projektet. Slutrapporten skal have en kort og dækkende titel, skrives på et letforståeligt dansk med mindre andet er aftalt. Rapporten skal indeholde: Et resume på dansk og engelsk En beskrivelse af projektets formål, metode og udførelse. En beskrivelse af om og hvordan projektets formål og hensigt er blevet opnået 3
En beskrivelse af de erfaringer og konklusioner, som projektarbejdet har medført. En perspektivering af, hvordan projektets resultater på kort og langt sigt kan bidrage til at forbedre arbejdsmiljøet. En fortegnelse over publikationer og produkter fra projektet. En beskrivelse af, at Arbejdsmiljøforskningsfonden har givet bevilling til projektet. Rapporten skal indsendes i en elektronisk udgave til Arbejdstilsynet, med angivelse af projektnummer. Hvis rapporten ikke afleveres i overensstemmelse med kravene, har Arbejdstilsynet ret til at bringe den i den før beskrevne stand for bevillingshaverens regning. Publikationer, som er et resultat af bevillingen skal indsendes i en elektronisk udgave til Arbejdstilsynet med angivelse af projektnummer. Fremsendelse af diverse publikationer skal indsendes i forbindelse med slutrapport eller efter aftale. I alle publikationer og produkter fra projektet skal det anføres, at det pågældende arbejde er støttet af Arbejdsmiljøforskningsfonden. Arbejdstilsynet vurderer slutrapporten og tager stilling til om projektet er gennemført i overensstemmelse med det aftalte. Godkendelsen kan ske med bistand fra fx Det Videnskabelige Arbejdsmiljøforskningsudvalg eller Udvalget for Udvikling og Udredning. En rapport, der ikke opfylder de beskrevne indholdskrav, kravene for afrapportering af et videnskabeligt projekt eller en manglende rapport, kan føre til at bevillingen bortfalder Når slutrapporten er godkendt, skal der ikke sendes yderligere materiale eller publikationer. 2.7 Offentliggørelse af resultater Arbejdsmiljøforskningsfonden stiller ved bevilling krav om, at forsknings- og udviklingsresultater gøres offentligt tilgængelige med henblik på anvendelse, jf. 23, stk. 3 i bekendtgørelsen om Arbejdsmiljøforskningsfonden. I formidlingssammenhæng skal det så vidt muligt fremgå, at projektet er støttet af Arbejdsmiljøforskningsfonden. Bevillingshaver skal løbende i projektperioden tage stilling til, om formidlingsplanen i projektbeskrivelsen skal revideres. Der skal indsendes en opdateret formidlingsplan til Arbejdstilsynet senest 6 måneder før projektets slutdato. Se desuden pkt. 4.4. Bevillingshaver skal formidle projektets resultater til relevante brugergrupper via relevante formidlingskanaler. Fonden har i appendiks til sin strategi beskrevet nærmere, hvilke forventninger og ønsker, der er besluttet til formidling af forskningsprojekter og deres resultater. Se under www.at.dk/forskningsfonden og klik på Fondens strategi. 4
Det er et krav, at formidlingen indbefatter, at projektet beskrives i en populærvidenskabelig form i en artikel og fremsendes til Arbejdsmiljøforskningsfonden i forbindelse med slutrapporteringen. Artiklen kan anvendes af forskerne og kan blive anvendt i forbindelse med Arbejdsmiljøforskningsfondens formidling. Kravet om at udarbejde en populærvidenskabelig artikel gælder dog ikke for arbejdsmedicinske udredninger. Fonden motiverer til og yder tilskud til, at publicering kan foregå via et Open Access-tidsskrift. Dette skal fremgå af regnskabet. Det er et krav, at bevillingshaver tillader offentliggørelse af resultater på Arbejdstilsynets hjemmeside, www.at.dk/forskningsfonden. Arbejdsmiljøforskningsfonden er opmærksom på, at publiceringen af forskningsresultater til tidsskrifter kan betyde, at offentliggørelsen af den afsluttende rapport til fonden må foregå under andre forudsætninger. Hvis der er et ønske om publicering, som vanskeliggøres af samtidig afrapportering til fonden, bedes forskeren indsende en afsluttende rapport, som kan offentliggøres uden at bestemte data og oplysninger, der ønskes publiceret bliver offentliggjort og som samtidig lever op til kravene for offentliggørelse i fondsregi. Se pkt. 2.6. Er dette ikke muligt, kan offentliggørelse i fondens regi udsættes med op til seks måneder og efter skriftlig aftale med fonden. Herefter skal projektet offentliggøres. Der kan i særlige tilfælde dispenseres fra de seks måneders udsættelse og kun efter aftale med sekretariatet. Sagerne vurderes individuelt. Fonden kan dog under alle omstændigheder insistere på offentliggørelse. Udbetaling af de resterende 15% af bevillingen vil desuden først ske, når fonden har modtaget og godkendt den afsluttende rapport samt når denne er offentliggjort. Se nærmere under pkt. 4.4. 3. Tilbagebetaling eller bortfald af bevillingen Hvis standardvilkårene ikke overholdes, kan Arbejdstilsynet i henhold til 29 i bekendtgørelsen om Arbejdsmiljøforskningsfonden beslutte, at bevillingen bortfalder enten helt eller delvist eller at bevillingen kræves tilbagebetalt. Bortfald af bevilling eller tilbagebetaling helt eller delvist kan fx ske, hvis: betingelserne og forudsætningerne for at yde tilsagn ikke længere er til stede bevillingshaver tilsidesætter vilkårene for bevillingen fremdriftsrapport og statusregnskab ikke indsendes bevillingshaver har givet urigtige eller vildledende oplysninger af betydning for ansøgningen, herunder oplysninger om tilskud fra anden kilde i forbindelse med ansøgningen tilskud fra anden side viser sig at overstige det forudsatte ved tildelingen af bevillingen 5
tilskudshaver undlader at informere om tilskud fra anden side i løbet af støtteperioden projektet ikke er igangsat inden 3 måneder efter den i bevillingsbrevet anførte dato for projektstart. projektgennemførelsen afviger fra projektbeskrivelsen, herunder tidsplanen det aftalte tidspunkt for aflevering af slutrapporten overskrides der er skift i ejerforholdene i projektets løbetid, eller hvis bevillingen overgår til andet formål end forudsat ved tildelingen af bevillingen. der omdisponeres mellem de anførte budgetposter projektet opgives af grunde, der ikke kan tilskrives bevillingshaver. Der aflægges herefter regnskab for projektets udgifter i den gennemførte del, hvorefter der kan udbetales tilskud herfor. bevillingshaver mister evnen til at gennemføre projektet bevillingshaver går konkurs eller træder i likvidation Hvis bevillingen ikke er opbrugt senest 1 år efter den i tilsagnet fastsatte slutdato eller en senere af Arbejdstilsynet godkendt slutdato, bortfalder retten til at anvende restbeløbet uden videre. Arbejdstilsynet vil derfor kræve, at bevillingshaveren aflægger slutregnskab samt tilbagebetaler det uforbrugte beløb med eventuelle påløbne renter. Ved bortfald af bevilling vil eventuelle ph.d.-studerendes situation blive vurderet separat. 4. Udbetaling af bevilling i projektperioden 4.1 Indsendelse af rapport med oplysninger om fremdriften i projektet Bevillingshaver skal hvert år indsende i alt 2 rapporter om fremdriften i projektet. Det fremgår af tilsagnsbrevet, hvornår den første rapport skal indsendes. Skabelon for rapporten skal anvendes og kan downloades på www.at.dk/forskningsfonden, under blanketter. Fremdriftsrapporter skal indsendes hvert halvår senest d. 15. februar og 15. august. I konkrete tilfælde kan Arbejdstilsynet beslutte, at denne frist kan forlænges af regnskabsmæssige hensyn. Hvis en fremdriftsrapport ikke fremsendes, eller hvis Arbejdstilsynet finder fremdriftsrapporten utilfredsstillende, beslutter Arbejdstilsynet om en bevilling helt eller delvist skal bortfalde. 4.2 Rateudbetaling Der kan kun ske rateudbetaling af projektbevillingen, hvis projektet forløber som planlagt, og projektet derfor kan forventes afsluttet inden for rammerne af bevillingen. Udbetalinger sker normalt halvårligt. Anmodning om rateudbetaling skal således være ledsaget af oplysninger om projektets fremdrift. 6
Udbetalingen af bevillingen sker på baggrund af bevillingshavers regnskaber, der dokumenterer faktiske bogførte, godkendte og betalte udgifter. Selvom de dokumenterede udgifter overstiger det beløb, der er lagt til grund for bevillingen ændres denne ikke. Bliver udgifterne vedr. de enkelte konti mindre, sker der er forholdsmæssig reduktion af bevillingen. Der gives ikke tillægsbevillinger. Det rekvirerede beløb vil blive udbetalt for hvert halve år bagud, således at den halvårlige bevilling alene modsvarer de afholdte udgifter i det foregående halvår. Udbetalingerne følger kalenderåret. For projekter hvor bevillingen er under 750.000 vil bevillingshaver først få udbetalt bevillingen efter projektets afslutning og der vil normalt ikke ske rateudbetaling. Regninger til Arbejdsmiljøforskningsfonden skal E-faktureres. Fondens EAN-nr. er: 57 98 000 394520. Projektlederen kan få nærmere oplysninger hos egen økonomiafdeling samt Digitaliseringsstyrelsen http://www.digst.dk/digitale-loesninger/elektronisk-fakturering.aspx 4.3 Afholdelse af konferencer og rejser Udgifter til afholdelse af konference eller anden rejseaktivitet er almindeligvis tilskudsberettigede, og skal oplyses i budgettet og dokumenteres ved aflæggelse af regnskab. Deltagelse i konferencer eller anden rejseaktivitet under projektforløbet skal endvidere oplyses i de halvårlige status- og fremdriftsrapporter, der er beskrevet i pkt 4.1 og 4.2. 4.4 Udbetaling af restbevilling Der kan højst udbetales tilsammen 85 % af bevillingen i rater. De resterende 15% af bevillingen, der ikke er udbetalt i rater kan først udbetales, når projektet er afsluttet, og Arbejdstilsynet har modtaget og godkendt følgende: en opdateret formidlingsplan, der er indsendt senest 6 måneder før projektets afslutning bevillingshavers endelige afrapportering (se pkt. 2.6) bevillingshavers endelige og revisorpåtegnede projektregnskab (se pkt. 7). Bevillingen overføres til en konto i overensstemmelse med bevillingshavers oplysninger i tilsagnet. 4.5 Anden udbetalingsperiode Bevillingshaver kan undtagelsesvist anmode om kvartalsvis udbetaling, hvis det er nødvendigt for at gennemføre projektet. Der skal fremsendes en skriftlig anmodning og begrundelse herfor til Arbejdstilsynet. 4.6 Udbetaling af forskud Der kan som hovedregel ikke udbetales forskud på bevillinger. Arbejdstilsynet kan dog undtagelsesvis træffe afgørelse om udbetaling af forskud, hvis det vurderes nødvendigt for, at projektet kan gennemføres. 7
5. Regnskab 5.1 Løbende regnskab Projektets udgifter og indtægter skal bogføres på særskilte konti i henhold til budgettet. Regnskabet skal vedlægges fremdriftsrapporten. Regnskabet skal opstilles på en sådan måde, at det er sammenligneligt med projektets budget. Arbejdstilsynet kan til enhver tid forlange en revisorpåtegning af de løbende regnskaber for bevillingshavere, som ikke er underlagt rigsrevisionen eller Kommunernes revisionsafdeling, Revisionsdirektoratet for Københavns kommune eller andre kommunale revisionsorganer. Arbejdstilsynet kan kræve, at samtlige regnskabsbilag, herunder tidsregistreringsskemaer, skal indsendes til gennemsyn. Regnskabsskemaet kan hentes på www.at.dk/forskningsfonden under blanketter; brug fanerne for de forskellige år i selve skemaet. Regnskabet skal opstilles så det er sammenligneligt med projektets budget. Utilfredsstillende eller manglende regnskabsaflæggelse kan føre til, at bevillingen bortfalder. 5.2 Slutregnskab Det afsluttende regnskab skal afleveres senest 3 måneder efter projektets ophør og skal opstilles med samme poster og detaljeringsniveau som det godkendte budget. Regnskabet skal opstilles så det er sammenligneligt med projektets budget. Regnskabet skal være underskrevet af bevillingshaver og økonomiansvarlige. For bevillingshavere, der er underlagt Rigsrevisionen skal regnskabet være underskrevet af institutionens regnskabsansvarlige. For statslige styrelser og institutioner skal der ikke gives erklæring om forretningsgange og registreringssystemer. For regioner og kommuner kan revisionen udføres af Kommunernes revisionsafdeling, Revisionsdirektoratet for Københavns Kommune eller andre kommunale revisionsorganer. For andre bevillingshavere skal regnskabsoversigten være underskrevet af en statsautoriseret eller registreret revisor, som attesterer, at samtlige udgifter til de i regnskabsoversigten indeholdte konti er afholdt i overensstemmelse med den meddelte bevilling samt med standardvilkårene. Kopi af projektansøgning, tilsagn og godkendt budget samt standardvilkår for bevillinger fra Arbejdsmiljøforskningsfonden skal udleveres til projektets revisor inden projektets start af bevillingshaver. Ved revision af projektregnskaber skal Bilag 1 Vilkår for revision af regnskaber for projekttilskud fra Arbejdsmiljøforskningsfonden i fondens bekendtgørelse anvendes. Bekendtgørelsen findes på www.at.dk/forskningsfonden, under Om Arbejdsmiljøforskningsfonden. 8
6. Oplysninger om skat og moms vedrørende bevillingen Arbejdstilsynet gør opmærksom på, at spørgsmål om skat og moms afgøres af skattemyndighederne. Bevillingen er normalt momsfri. Det forudsættes, at momsregistrerede bevillingshavere fradrager købsmoms vedrørende udgifter, der dækkes af bevillingen. 7. Krav om yderligere oplysninger om projektet Arbejdstilsynet kan til en hver tid kræve en faglig rapport om projektets aktiviteter og/eller gennemførelse af evalueringer af bevillingshaver. 8. Arbejdstilsynets adgang til projektet Arbejdstilsynet har under og efter projektets gennemførelse adgang til besigtigelse eller indsigt i det støttede projekts forløb for at opfylde sin forpligtelse til at føre tilsyn med de forsknings- og udviklingsaktiviteter, der modtager bevilling fra Arbejdsmiljøforskningsfonden, jf. 27 i bekendtgørelsen om Arbejdsmiljøforskningsfonden. 9. Ændringer af administrationspraksis Arbejdstilsynet forbeholder sig ret til ændringer i administrationspraksis og i standardvilkår. Ændringerne er gældende for alle projekter, der modtager bevilling fra Arbejdsmiljøforskningsfonden. 10. Henvendelse til Arbejdstilsynet Henvendelse til Arbejdstilsynet bedes ske skriftligt og med angivelse af Arbejdsmiljøforskningsfonden og projektnummer. Alle oplysninger fremgår af tilsagnsskemaet. 9