Vejledning om aflæggelse af regnskab og revision af Undervisningsministeriets

Transkript

1 Afdelingen for erhvervsrettet voksenuddannelse Vester Voldgade København K. Tlf Fax CVR nr Vejledning om aflæggelse af regnskab og revision af Undervisningsministeriets tilskud til udvikling af arbejdsmarkedsuddannelser m.v. 10. januar 2011 Sags nr.: G.251 Ifølge Lovbekendtgørelse om arbejdsmarkedsuddannelser m.v. (BEK nr. 381 af 26. marts 2010), kan staten yde tilskud til udvikling af fælles kompetencebeskrivelser, arbejdsmarkedsuddannelser, undervisningsmateriale, læreruddannelse samt analyser, evalueringer eller lignende til brug i udviklingsarbejdet. Til det formål afsættes der hvert år et beløb på finansloven, jf Denne vejledning præciserer de krav til regnskabsaflæggelse og revision, der gælder for tilskudsmodtagere, jf. Bekendtgørelse om regnskab og revision af Undervisningsministeriets puljemidler m.v. (BEK nr. 278 af 24. april 2008). Vejledningen gælder for bevillinger fra finansårene 2009, 2010 og Bevillingsperioden kan være op til 2 år. Seneste frist for afregning er den 31. marts året efter bevillingsperiodens udløb. Dvs. for bevilliger fra 2010, skal arbejdet være afsluttet inden udgangen af 2011, og afrapportering og slutafregning skal ske senest den 31. marts Undervisningsministeriet kan i visse tilfælde dispensere, så længden af bevillingsperioden går ud over de to år.

2 1. To typer bevillinger 2 Tilskud til udvikling af arbejdsmarkedsuddannelser m.v. gives til efteruddannelsesudvalgene som: Rammebevilling til udvikling af fælles kompetencebeskrivelser, arbejdsmarkedsuddannelser, undervisningsmateriale og læreruddannelse (jf. ansøgningsskemaet kaldt samleskema ). Bevilling til analyser, evalueringer eller lignende opgaver, herunder dispensationsansøgninger fra grundtaksten til udvikling af en fælles kompetencebeskrivelse, arbejdsmarkedsuddannelse, udvikling af undervisningsmateriale eller læreruddannelse (jf. ansøgningsskemaet kaldt opgaveskema ). Rammebevillingen gives med ét bevillingsbrev, mens tilskud til analyser, evalueringer eller andre lignende opgaver gives med bevillingsbrev for hver enkelt opgave. Tilskud til de to typer bevillinger udbetales forskelligt, hvilket på en række punkter stiller forskellige krav til afregningen.

3 2. Generelt om regnskabsaflæggelsen 3 Skriv altid, hvilket finansår bevillingen refererer til Det er vigtigt, at det af regnskaber og al øvrig korrespondance mellem efteruddannelsesudvalget og Undervisningsministeriet klart fremgår, hvilket finansår bevillingen er fra. Opgiv endvidere dato, titel, projektnummer og journalnummer, jf. bevillingsbrevet. Bevillinger fra forskellige finansår holdes adskilt Efteruddannelsesudvalget har normalt et antal bevillinger, hvor bevillingsbrevene stammer fra forskellige finansår, men hvor udviklingsarbejdet foregår samtidig. Regnskab og revision af bevillinger, givet i forskellige finansår, skal holdes adskilt. Betingelserne i bevillingsbrevet skal overholdes Ved aflæggelse af regnskab skal efteruddannelsesudvalget først og fremmest være opmærksom på, at betingelserne i bevillingsbrevet, herunder bilaget med Undervisningsministeriets eventuelle bemærkninger, er overholdt. Det skal tydeligt fremgå af regnskab og afrapportering, hvordan og om formålet med tilskuddet er opfyldt. Det skal klart angives, hvilke midler, der aflægges regnskab for, og de enkelte poster skal opstilles på samme måde som det budget, der fremgik af den godkendte ansøgning. Kun slutprodukt indsendes til Undervisningsministeriet Ved aflæggelse af endeligt regnskab skal efteruddannelsesudvalget vedlægge slutprodukt som angivet nedenfor i afsnit 3 henholdsvis afsnit 4, dvs. at underbilag, eksempelvis fra uddannelsesinstitutioner eller andre underleverandører, ikke medsendes. Det er tilskudsmodtagers/revisors opgave at kontrollere, at udgifter opført i regnskabet har været afholdt, og at de er i overensstemmelse med bevillingen og gældende regler for regnskab og revision. Revisors rolle vedrørende regnskab og revision Efteruddannelsesudvalget skal være opmærksomt på, at revisor udfylder sin rolle i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Som det fremgår af kapitel 3 i Bekendtgørelse om regnskab og revision af Undervisningsministeriets puljemidler m.v., skal revisor efterprøve følgende: om regnskabet er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler om tilskudsbetingelserne i bevillingsbrevet er opfyldte om tilskuddet er anvendt efter formålet om tilskudsmodtager har udvist sparsommelighed

4 4 om der er dokumentation for de oplysninger, som tilskudsmodtager har meddelt Undervisningsministeriet vedrørende opfyldelsen af resultatkravene. Revisor skal forholde sig til, om tilskudsmodtagers forvaltning af bevillingen er sket på en økonomisk hensigtsmæssig måde, og at oplysningerne i rapporteringen er dækkende i forhold til Undervisningsministeriets krav til produktet. For rammebevillingen påtegner revisor selve regnskabet og vedlægger en samlet underskrevet revisorrapport for hele bevillingen. For bevillinger til analyser, evalueringer eller lignende opgaver påtegner revisor regnskabet og vedlægger en underskrevet rapport om bevillingens anvendelse for hver bevilling. For bevillinger under kr. kan regnskabet evt. påtegnes af en anden regnskabskyndig person i stedet for revisor, jf. 6 i regnskabsbekendtgørelsen. Bevilligede og faktisk forbrugte midler Regnskabet opstilles sådan, at de bevilligede midler sammenholdes med efteruddannelsesudvalgets faktiske udgifter til udviklingsarbejdet. For analyser, evalueringer eller lignende skal regnskabet vise de faktiske udgifter fordelt på faser/poster i arbejdet, jf. de oprindeligt budgetterede beløb vedlagt projektbeskrivelsen, som Undervisningsministeriet godkendte inden arbejdet kunne sættes i gang. Har efteruddannelsesudvalget fået lov til at omdisponere midler, skal det klart fremgå af regnskabet. Bemærk, at efteruddannelsesudvalget skal forklare afvigelser mellem bevilligede midler og faktiske udgifter. Supplerende bidrag til opgaven fra anden side skal oplyses Det skal klart fremgå af regnskabet, hvis efteruddannelsesudvalget har modtaget supplerende tilskud fra anden side end fra Undervisningsministeriet til en opgave. Det oplyses, hvem bidragsyderen er og hvor stort et beløb, de har givet.

5 3. Rammebevilling Rateudbetalinger Rammebevillingen til udvikling af fælles kompetencebeskrivelser, arbejdsmarkedsuddannelser, undervisningsmateriale og læreruddannelse gives for en toårig periode, fx gælder en bevilling fra 2010 for kalenderårene 2010 og Rammebevillingen kan udbetales i tre rater, for mindre bevillinger dog i en eller to rater. Antal rater og størrelsen af ratebeløbene fremgår af bevillingsbrevet. Udbetaling af bevillingen i flere omgange betyder: At efteruddannelsesudvalgene kan have likvide midler til rådighed for det løbende udviklingsarbejde. Udvalgene kan få udbetalt midler fra Undervisningsministeriet inden regningerne forfalder, så efteruddannelsesudvalgene ikke behøver lægge ud. At denne praksis med rateudbetalinger samtidig giver mulighed for at mindske udgifterne til revision. Først efter afslutning af den toårige bevillingsperiode skal der afgives samlet revisorpåtegnet regnskab. Der afregnes således ikke løbende for fx udvikling af enkelte arbejdsmarkedsuddannelser eller fælles kompetencebeskrivelser, udgifterne skal dækkes inden for ratebeløbet. Efteruddannelsesudvalget skal selv efter behov med brev eller mail anmode om udbetaling af den/de første rater. Der er ingen regler for, hvornår det kan ske i løbet af de to år, bevillingen dækker. Det kan fx være en anmodning om første rate, kort efter bevillingen er givet og eventuelt om anden rate i forbindelse med, at udvalget skal indsende delregnskab og delrapport. Sidste rate udbetales først, når bevillingsperioden er udløbet, og Undervisningsministeriet har modtaget oplysning om og godkendt, hvad der er udviklet inden for bevillingen, samt revisorpåtegnet regnskab og revisorrapport for hele bevillingen. 3.2 Delregnskab og delrapport for rammebevillingen Der indsendes delrapport og delregnskab for rammebevillingen senest den 31. marts året efter, at bevillingen er givet, dvs. senest den 31. marts 2011 for en rammebevilling givet i Brug SKABELON 3 til opstilling af delregnskab Efteruddannelsesudvalget anvender Skabelon 3/ Aflæggelse af delregnskab for midler til udvikling af arbejdsmarkedsuddannelser m.v./ Samlet tilskud til ramme til udvikling af fælles kompetencebeskrivelser, arbejdsmarkedsuddannelser, undervisningsmateriale og læreruddannelse.

6 Det skal fremgå, hvilke opgaver der er afsluttede igangsatte, herunder dato for forventet afslutning ikke igangsatte, men forventes gennemført, angiv dato for forventet start og slut ikke igangsatte opgaver, der ikke forventes gennemført inden for den periode, hvor tilsagnet gælder. 6 Delregnskab og delrapport underskrives Delregnskab og delrapport underskrives af tilskudsmodtagers ledelse, fx efteruddannelsesudvalgets sekretariatschef. Delregnskabet skal ikke revisorpåtegnes. 3.3 Slutafregning for rammebevillingen restudbetaling eller evt. tilbagebetaling Samlet regnskab for hele bevillingen Regnskabsaflæggelsen skal omfatte den samlede bevilling til udvikling af fælles kompetencebeskrivelser, arbejdsmarkedsuddannelser, undervisningsmateriale og læreruddannelse, dvs. de ofte mange mindre udviklingsarbejder, rammebevillingen dækker. Brug SKABELON 1 til opstilling af afsluttende regnskab Efteruddannelsesudvalget anvender Skabelon 1 /Aflæggelse af regnskab for midler til udvikling af arbejdsmarkedsuddannelse m.v./ Samlet tilskud til ramme til udvikling af fælles kompetencebeskrivelser, arbejdsmarkedsuddannelser, undervisningsmateriale og læreruddannelse. Efteruddannelsesudvalgets slutafregning for rammebevillingen skal generelt bestå af: oplysning om resultater af udviklingsarbejdet og formidling heraf revisorpåtegnet regnskab og revisorrapport. Regnskabet skal opstilles sådan, at de faktiske udgifter til de enkelte poster sammenholdes med det, der oprindelig var budgetteret med i efteruddannelsesudvalgets ansøgning og i Undervisningsministeriets bevillingsbrev bilagt bemærkninger til ansøgningen. Eventuelle omdisponeringer, aftalt med Undervisningsministeriet, skal fremgå af slutafregningen. I forbindelse med det afsluttende regnskab opgøres det, om efteruddannelsesudvalget har haft flere eller færre udgifter i forhold til det beløb, udvalget har fået dækket med den/de første rateudbetalinger. Det betyder, at hvis efteruddannelsesudvalget har haft flere udgifter, end summen af de først udbetalte rater, udbetaler Undervisningsministeriet udvalgets tilgodehavende som en sidste rate efter at have godkendt slut-

7 regnskabet. Det beløb, som fremgår af bevillingsbrevet, vil dog aldrig kunne overskrides, uanset om udgifterne faktisk har været større. 7 Har efteruddannelsesudvalget samlet haft færre udgifter, end svarende til det beløb, udvalget allerede har fået udbetalt gennem den/de første rater, skal det overskydende beløb tilbagebetales til Undervisningsministeriet. Slutregnskabet underskrives, revisorpåtegnes og vedlægges revisorrapport Slutregnskabet skal underskrives af tilskudsmodtagers ledelse, fx efteruddannelsesudvalgets sekretariatschef. Underbilag fra uddannelsesinstitutioner eller andre underleverandører skal ikke vedlægges. Det afsluttende regnskab skal revisorpåtegnes, og der skal vedlægges en rapport fra revisor med vurdering af bevillingens anvendelse. Resultater af udviklingsarbejdet - afrapportering vedrørende rammebevillingen Efteruddannelsesudvalget skal for de forskellige udviklingsopgaver under rammebevillingen oplyse om resultatet af arbejdet: Fælles kompetencebeskrivelser - Udvalget oplyser, hvornår den fælles kompetencebeskrivelse er ansøgt godkendt. Er der endnu ikke søgt om godkendelse, vedlægges det færdige produkt. Arbejdsmarkedsuddannelser - Udvalget oplyser, hvornår arbejdsmarkedsuddannelsen er ansøgt godkendt. Såfremt der ikke er søgt om godkendelse, vedlægges det færdige produkt. Undervisningsmateriale - Udviklet undervisningsmateriale skal lægges på platformen jf. Undervisningsministeriets brev til efteruddannelsesudvalget med retningslinjer for produktion og distribution af undervisningsmateriale til arbejdsmarkedsuddannelser. Der vedlægges dokumentation for, at dette er sket, fx udskrift af liste over efteruddannelsesudvalgets undervisningsmaterialer på Materialeplatformen. Læreruddannelse - Efteruddannelsesudvalget skal sende en beskrivelse af de udviklede læreruddannelser med en foreløbig plan for det fremtidige udbud. Oplysning om læreruddannelser el. lign. kan evt. lægges på under arbejdsmarkedsuddannelser, kurser for lærere, der undervisere på AMU.

8 4. Analyser, evalueringer el. lign. 8 Bevillinger til analyser, evalueringer el. lign. behandles hver for sig. Afregning ved afslutning af projektet Analyser, evalueringer el. lign. projekter afregnes, når arbejdet er afsluttet, og Undervisningsministeriet har modtaget og godkendt slutregnskab og rapport. Brug SKABELON 2 til opstilling af regnskab Efteruddannelsesudvalget anvender Skabelon 2 /Aflæggelse af regnskab for midler til udvikling af arbejdsmarkedsuddannelser m.v./samlet tilskud til analyser, evalueringer e. lign.. Regnskabet opstilles sådan, at budgettet vedlagt projektbeskrivelsen, som Undervisningsministeriet godkendte før arbejdet gik i gang, sammenholdes med de faktiske udgifter på enkelte faser/poster. Er der aftalt omdisponeringer med Undervisningsministeriet, skal det fremgå af slutregnskabet. Det beløb, Undervisningsministeriet afregner, vil aldrig kunne overskride det bevilligede beløb samt eventuelle supplerende omdisponerede midler fra andre projekter, uanset om udgifterne faktisk har været større. Regnskabet underskrives, revisorpåtegnes og vedlægges revisorrapport Slutregnskabet skal revisorpåtegnes og vedlægges revisorrapport. For bevillinger under kr. kan anden regnskabskyndig person eventuelt påtegne regnskabet. Slutregnskabet underskrives af tilskudsmodtagers ledelse fx efteruddannelsesudvalgets sekretariatschef. Den afsluttende analyse- eller evalueringsrapport vedlægges slutregnskabet i papirudgave. Er bevillingen givet til andre typer opgaver fx konferencer eller udvikling af værktøjer til kvalitetssikring, hvor udviklingsarbejdet ikke ender med en samlet rapport, udarbejder efteruddannelsesudvalget selv en rapport om forløbet og resultatet af arbejdet. Analyse- og evalueringsrapporter skal lægges på platformen for Udviklingsprojekter, Regnskabet vedlægges dokumentation for, at dette er sket, fx udskrift af den relevante side på Omhandler projektet udvikling af undervisningsmateriale, skal reglerne herfor følges og materialet lægges på

9 9 5. Love og bekendtgørelser Love, bekendtgørelser, breve fra Undervisningsministeriet, der refereres til, samt regnskabsskabeloner findes på under arbejdsmarkedsuddannelser/ forsøg og udvikling/pulje til udvikling af arbejdsmarkedsuddannelser: %20for%20voksne/Erhvervsrettet%20voksen- %20og%20efteruddannelse/Arbejdsmarkedsuddannelser/Forsoeg%20o g%20udvikling/pulje%20til%20udvikling%20af%20arbejdsmarkedsudda nnelser.aspx Eventuelle spørgsmål kan rettes til udvalgets områdekonsulent i Undervisningsministeriet eller til Lone Stahlfest Møller, tlf , lone.stahlfest.moeller@uvm.dk.