Retningslinjer for lån/leje af Kultur og Fritids kommunale lokaler og udendørs anlæg

Retningslinjer for lån/leje af Kultur og Fritids kommunale lokaler og udendørs anlæg

Generelle regler Alle foreninger som er godkendt/registreret i Kultur og Fritid Lolland Kommune kan låne gratis kommunale lokaler (gælder ikke Nakskov Teatersal) til deres primære aktivitet. Brugere 1. Skoler/ungdomsskoler Kommunal folkeskolevirksomhed, kommunal skolefritidsordning, kommunal ungdomsskolevirksomhed og ungdomsskoleklub. I det omfang lokalerne er ledige stilles de til rådighed for: 2. Foreninger Godkendte folkeoplysende foreninger med voksenundervisning og frivilligt foreningsarbejde, registrerede kulturforeninger samt Andre foreninger. 3. Andre brugere Foreninger som ikke er godkendt/registreret i Kultur og Fritid Lolland Kommune, foreninger uden for Lolland Kommune og privat personer kan leje lokaler efter gældende betalingsregler. Anvendelse af lokaler Lokaler må kun anvendes til deres primære formål. Lokaler må ikke anvendes til agiterende virksomhed (religiøse handlinger, hvervemøder m.v.) samt private fester. Lokaler stilles til rådighed med fornødent udstyr, lys, varme, nøgleordning samt servicelederbistand, hvis ejer kræver opsyn til stede. Vilkår Foreningen må ikke genudlåne/- leje lokalet til andre. OBS ved benyttelse af kommunale haller og gymnastiksale må der kun anvendes indendørs fodtøj, som ikke må kunne ridse eller afsætte streger på gulvene. Ved større arrangementer/stævner, hvor man ønsker at bruge andet fodtøj, aftales dette med hallen/skolen. Foreningen opkræves om nødvendigt betaling for ekstra rengøring og evt. udbedring af skader. Der henvises til den enkelte hal/skole for nærmere information. Rygning Der er total rygeforbud i/på alle kommunale lokaler/udendørsanlæg (dette gælder også e-rygning). 1. gang rygeforbuddet overtrædes vil det medføre skriftlig advarsel til foreningen. 2. gang vil foreningens benyttelse af lokalet blive inddraget resten af sæsonen. 3. gang udelukkes foreningen i en ikke nærmere fastsat periode. Fejl/mangler Fejl/mangler og opståede skader ved/i lokalerne, meddeles straks til udlåner/udlejer. Ansvar Bruger er fuldt ansvarlig for overholdelse af den i lokalet opslåede husorden og brandvedtægt. Det er brugerens ansvar at lokalet efterlades i pæn og ryddelig stand. Det er skoleleder/halinspektørs ansvar, at alle sikkerhedsforanstaltninger i forbindelse med anvendelsen er foretaget. Det er ligeledes skoleleders/halinspektørs ansvar at orientere lejer/låner om, at de skal indhente lejlighedstilladelse fra brandmyndighed ved overnatninger eller andet større arrangement. De steder, hvor der ingen leder er, ligger ansvaret i Kultur og Fritid. Ved overnatning skal der foreligge en lejlighedstilladelse fra brandmyndighed forud for lånet. Såfremt dette ikke er tilfældet kan udlånet ikke gennemføres. Skolen/hallen skal have en kopi af lejlighedstilladelsen. 1

Erstatning Der kan opkræves betaling for: udlånet, hvis det medfører ekstraordinær oprydning/rengøring (pedelservice og/eller rengøringstimer). Der beregnes normal timeløn erstatning for opståede skader (hærværk) i forbindelse med lån af lokale forbrugsstoffer samt materialer bortkomst af nøgle, idet en bortkommet nøgle kan betyde omlægning af nøglesystem Fratagelse af låne/lejeretten Bruger kan med øjeblikkelig varsel fratages låne/lejeretten i et år, hvis de generelle regler ikke overholdes. Afhentning/aflevering af nøgler Nøgler til lokalet afhentes efter nærmere aftale med den enkelte skole, hal eller Kultur og Fritid. Ved afhentning/aflevering af nøgler fremvises bekræftelse fra foreningsportalen hvorpå der kvitteres for afhentning/aflevering. Nøglen afleveres efter aftale. Brugers enkeltaflysning Meddeles til skolen/hallen senest på dagen inden kl. 14.00. Skolens/hallens/Kultur og Fritids enkeltaflysning Aflysning af lokaler meddeles så vidt muligt 8 dage før via mail, på opslagstavle eller lignende. Sæsonudlån Ansøgning om timer i lokaler for den kommende sæson som følger skoleåret skal ske via foreningsportalen senest 1. april hvert år for at være med i den årlige lokalefordeling. Foreningsportalen: http://foreningsportalen.lolland.dk/netinterbook/ Fra 1. maj kan det via foreningsportalen ses, hvilke lokaler og timer foreningen har fået stillet til rådighed for den kommende sæson. Hvis der søges efter 1. april er man ikke med i lokalefordelingen og kan derfor ikke være sikker på at kunne få netop det lokale, der ønskes, stillet til rådighed. På grund af skemaplanlægning har skolerne først ansøgningsfrist d. 15. juni. Skemaplanlægning er senest færdig den 30. juni, og man vil derfor først fra den 1. juli kunne være sikre på at have benyttelsen endeligt godkendt for skolelokaler for så vidt angår benyttelse i tidsrummet kl.15-17 samt haller kl.8-17 Halfordelingsmøder Hvert år i april måned afholdes der halfordelingsmøder for hver af de 7 kommunale haller: Rudbjerg Hallen, Ravnsborg Hallen, Højreby Hallen, Holeby Hallen, Rødbyhavn Sportshal, Rødby Hallen og Østofte Hallen. På halfordelingsmøderne deltager den enkelte halinspektør/serviceleder, en repræsentant fra Sportsråd Lolland samt en repræsentant fra Kultur og Fritid. Alle der har søgt om timer anbefales at møde op i den hal man har søgt om timer i. Datoerne for halfordelingsmøderne meldes ud i januar/februar. Bliver man på halfordelingsmøderne ikke enige om en endelig halfordelingsplan, uanset om det kun drejer sig om en enkelt time eller dag, er det Folkeoplysningsudvalget, der træffer endelig afgørelse om hele halfordelingsplanen på deres førstkommende møde. Afmelding af lokale Hold der alligevel ikke skal starte eller når undervisningssæsonen slutter tidligere end meddelt, 2

oplyses dette hurtigst muligt til skolen/hallen. Afmelding er meget vigtig, så det undgås, at ubenyttede lokaler står åbne. Findes lokalet gentagne gange stående ubenyttet uden forudgående afmelding, kan fremtidig lokalebenyttelse inddrages. Åbning/lukning af lokaler Kontakt skolen/hallen for nærmere aftale om der er åbning/lukning af serviceleder, om der udleveres nøgler eller om der er alarm, der går i gang - eller andet. Der kan opkræves depositum for nøgle(r). Søges der timer til sommertræning, turneringer, kampe, lørdags-, weekend- og skæve helligdagstimer efter fristen for ansøgning vedr. sæsonudlån, skal henvendelse ske til halinspektør eller serviceleder. De steder, hvor der ingen leder er, kontaktes Kultur og Fritid. Perioder/tider i hallerne følger nødvendigvis ikke undervisningslokaler og gymnastiksale. Aktiviteter kan af hensyn til opvarmning eller andet, samles et sted. Ferier/fridage Normalt kan kommunale skolelokaler og haller ikke benyttes i ferier/fridage. Ønskes brug af lokaler i ferier eller efter kl. 22.00,rettes henvendelse til skolen/hallen. Ordensreglement Skolens ordensreglement skal altid overholdes. Sørg for at få reglementet udleveret inden I starter. Undervisning/aktiviteten skal være afsluttet, så lokalet kan forlades på det anførte sluttidspunkt. Når lokaler forlades senest kl. 22.00, skal: - borde og stole stilles som de stod, da man kom - lyset slukkes - vinduer og døre lukkes Fejl/mangler og opståede skader ved/i lokalerne, meddeles skriftligt til skolen. Sørg for at alle instruktører/ledere får et eksemplar af denne folder og skolens reglement. Enkeltstående udlån Enkeltstående udlån, overnatning el. andet større arrangement Henvendelse skal ske til skolen/hallen, via en forespørgsel i foreningsportalen. Skriftlig låne/leje aftale Der udarbejdes en skriftlig aftale mellem skolen og låneren/lejeren forud for brugen. Samtidig orienteres om rettigheder og pligter. Det er skolelederens ansvar, at udfærdige regler for udlån til andre brugere og ikke godkendte foreninger. For selvejende haller (se udlejningsregulativ eller andet) fås ved henvendelse til den respektive halinspektør/serviceleder. Husk at afmelde dage og timer, som alligevel ikke skal benyttes. Dette gøres via foreningsportalen. 3

Betalingsregler Ved aktiviteter og arrangementer, der ligger uden for foreningens primære aktiviteter som: fester, messer, udstillinger, loppemarkeder, bankospil mv., skal der betales leje for lokalerne i henhold til nedenstående priser. Der vil blive opkrævet leje for hele det bookede/benyttede tidsrum og ikke kun for det tidsrum der evt. er åbningstiden, da bookingen kan spærre for andre brugere og i nogle tilfælde aflyses deres timer i lokalerne. Priser: Alm. lokaler (skolelokaler, kulturlokaler, mødelokaler) Mødesalen v. Nakskov Bibliotek Magasinet, Nakskov Gymnastiksal m. omklædningsrum Haller pr. time max 6 timer Haller pr dag. ved over 6 timer Udendørs anlæg Overnatning under 25 år Overnatning over 25 år Der gælder særlige betalingsregler for Nakskov teatersal: Godkendte/registrerede foreninger i Lolland kommune med cvr.nr Nakskov teatersal 50 kr. pr. time 500 kr. pr. dag 500 kr. pr. døgn 50 kr. pr. time 250 kr. pr. time 1500 kr. pr. døgn 50 kr. pr. time 25 kr. pr. pers/pr. nat 35 kr. pr. pers/pr. nat 1.500 kr. pr. dag Kommunale haller og Nakskov teatersal kan lånes af private personer og ikke godkendte foreninger til arrangementer som foredrag mv. Priser: Udlån af Nakskov teatersal til andre, max 4 timer Udlån Nakskov teatersal til andre over 4 timer Udlån af kommunale haller til andre pr. dag Udlån af kommunale haller til andre pr. time max 6 timer 3.000 kr. pr. dag 5.000 kr. pr. dag 2.000 kr. pr. dag 350 kr. pr. time Foreningen kan om nødvendigt opkræves betaling for ekstra rengøring, evt. udbedring af skader samt for opsætning af borde og stole. Godkendte folkeoplysende foreninger kan få et gratis arrangement pr. år i den kommunale hal hvor foreningen er tilknyttet. Den kommunale hal får altså x antal gratis arrangementer i forhold til det antal godkendte folkeoplysende foreninger, der er tilknyttet hallen. Ved gratis arrangementer skal foreningerne selv varetage op og nedtagning af borde og stole samt selv foretage slut rengøring i forbindelse med arrangementet. Opstår der tvist eller uoverensstemmelser i forbindelse med ovennævnte forelægges det Folkeoplysningsudvalget til behandling. Det er vigtigt, at der er indhentet lejlighedstilladelse fra brandmyndighed ved overnatninger. Kopi af lejlighedstilladelse skal sendes til den enkelte skole/hal eller Kultur og Fritid ved andre lokaler. På skoler er det skolelederens ansvar, at regler for udlejning og evt. opkrævning af leje og andre betalinger overholdes. Indtægten for lejen m.v. indgår i skolens budget, idet skolen afholder alle de med arrangementet afholdte udgifter. Langvarige lejemål er ikke omfattet af disse betalingsregler. Aftale mellem skole/skolebestyrelsen og lejer om sådanne lejemål, forelægges Fritids- og Kulturudvalget til godkendelse. (F.eks. udlejning af undervisningslokaler til andre institutioner). Hvor lejemål medfører væsentlige indskrænkninger i anvendelses- mulighederne for brugerne, 4

indhentes udtalelse fra hhv. skolebestyrelsen og folkeoplysningsudvalget. Selvejende haller Betalingsregler fås ved henvendelse til halinspektør/serviceleder. Klublokaler Kommunale klublokaler Godkendte foreninger i Lolland Kommune kan, hvis der er ledige/egnede lokaler i kommunen, anvises klublokaler. Der opkræves et gebyr for foreningers benyttelse af kommunale lokaler til klublokaler. Der betales 1.000 kr. årligt for et kommunalt klublokale og 2.000 kr. årligt for et kommunalt klubhus. Klublokalerne må kun anvendes til foreningens primære aktiviteter. Der må ikke holdes private fester i kommunale lokaler. Foreningen sørger selv for rengøring af lokalerne. Udendørs anlæg Ansøgning om timer på udendørs anlæg skal ske via foreningsportalen senest 1. april hvert år for at være med i den årlige fordeling. Fra 1. maj kan det via foreningsportalen ses, hvilke udendørs anlæg og timer foreningen har fået stillet til rådighed for den kommende sæson, som følger skoleåret. Ansøgning ifbm. kampe/turneringer Ved ansøgning af udendørs anlæg skal der også ansøges om brug af faciliteter ifbm. kampe/turneringer! Foreningerne kender som oftest kamp/turnerings-programmet for foråret i marts måned, hvorfor der ansøges herom senest 1. april. Kamp/turnerings-program som først kendes senere i sæsonen ansøges der for løbende via foreningsportalen. Såfremt der er foreninger, der har kampe/turneringer i primo august bedes I venligst kontakte Kultur og Fritid vedr. en forhåndsgodkendelse af denne benyttelse. HUSK at afmelde dage og timer, der ikke benyttes herunder ligeledes ubenyttede kampe/turneringsdage. Foreningen skal kontakte Park og Vej vedr. tilladelse til brug af baneanlægget ved sæsonstart, samt hvis der har været store mængder nedbør og der opstår tvivl om, hvorvidt baneanlægget må benyttes. Skoler og haller Holeby Holebyafd., Vestervej 126, 4960 Holeby - SØNDRE SKOLE Holebyhallen (skolehal pr. 1/8-15), Vestervej 126, 4960 Holeby Errindlevhallen (selvejende), stadionvej 2, 4895 Errindlev* Højreby Søllestedafd., Birkevej 1 B, 4920 Søllested NORDVESTSKOLEN Højrebyhallen, Bøgevej 4, 4920 Søllested Maribo Østofteafd., Østofte Gade 42, 4951 Nørreballe MARIBO SKOLE 5

Borgerskoleafd., Skimminge 19 A, 4930 Maribo - MARIBO SKOLE Blæsenborgafd., Blæsenborg Allé 10, 4930 Maribo - MARIBO SKOLE Maribo Gymnasium (kun gymnastiksal), Refshalevej 2, 4930 Maribo Østoftehallen, Østofte Gade 42-44, 4951 Nørreballe Blæsenborg hallen (skolehal), Blæsenborg Allé 10, 4930 Maribo Maribohallerne (selvejende), Ved Stadion 4, 4930 Maribo* Stokkemarkehallen (selvejende), Tjennemarkevej 10, 4952 Stokkemarke* Nakskov Byskoleafd., Nørrevold 13, 4900 Nakskov - FJORDSKOLEN Madeskovafd., Tårsvej 118, 4900 Nakskov - FJORDSKOLEN Stormarkafd., Fastings Allé 1, 4900 Nakskov - NORDVESTSKOLEN Gymnastiksal, Kysevej 33, Branderslev, 4900 Nakskov Nakskov Idræts Center (selvejende), A. E. Hansensvej 1, 4900 Nakskov* Ravnsborg Ravnsborgafd., Pederstrupvej 22, 4913 Horslunde - NORDVESTSKOLEN Fejø Hallen (selvejende) Herredsvej 192, 4944 Fejø* Ravnsborghallen, Pederstrupvej 30, 4913 Horslunde Rudbjerg Dannelundeafd., Gloslunde Gade 7, 4983 Dannemare - FJORDSKOLEN Rudbjerghallen, Rudbjergvej 16 A, Majbølle, 4983 Dannemare Rødby Rødbyafd., Byskolevej 1, 4970 Rødby SØNDRE SKOLE Rødbyhallen (skolehal), Byskolevej 10, 4970 Rødby Rødbyhavn sportshal, Havnegade 101, 4970 Rødby *Ansøgning til de selvejende haller skal ske direkte til hallen. Kontakt hallen for at høre nærmere. Udendørs anlæg Errindlev Errindlev Stadion, Stationvej 2, 4895 Errindlev Holeby Holeby Stadion, Tuekærvej 2, 4960 Holeby Horslunde Horslunde Stadion, Pederstrupvej 34, 4913 Horslunde Maribo Blæsenborg baner, Blæsenborg allé 5, 4930 Maribo Maribo Atletikstadion, Ved stadion, 4930 Maribo Maribo Tennisklub, Refshalevej 48, 4930 Maribo Nakskov Kappel Boldbaner, Kappelvej 4B, 4900 Nakskov Nakskov Stadion og kunstgræsbane, Bregnevej 55, 4900 Nakskov - Stadionudvalget, nbfinn.andersen@get2net.dk* VELO Stadion, Velovænget 4, 4900 Nakskov Rudbjerg 6

Rudbjerg Stadion, Rudbjergvej 16B, 4983 Dannemare Rødby Brandstrup Stadion, Brandstrupvej 42, 4970 Rødby Rødby Stadion, Østre Alle 4C, 4970 Rødby Sandby Sandby Stadion, Tårsvej 92A, 4912 Harpelunde Stokkemarke Stokkemarke Stadion, Tjennemarkevej 10C, 4952 Stokkemarke Søllested Idrætsanlæg v/højrebyhallen, Bøgevej 2, 4920 Søllested Idrætsanlæg v/sif Bøgevej 3, 4920 Søllested Østofte Østofte Idrætsanlæg v/skole, Skolestræde, 4951 Nørreballe Østofte Stadion, Østofte Gade, 4951 Nørreballe *Stadionanlæg og kunstgræsbane i Nakskov Ved ansøgning om benyttelse af stadionanlægget samt kunstgræsbanen i Nakskov skal henvendelse rettes til Stadionudvalget Nakskov Idrætspark, Bregnevej 57, 4900 Nakskov eller e- mail nbfinn.andersen@get2net.dk Kulturlokaler Maribo Nørregades Teater, Nørregade 10, 4930 Maribo Tlf. 54 75 50 10 Kulturværket, Brovejen 8, 4930 Maribo Tlf. 54 75 50 10 Det Polske Hus, Museumsgade 28, 4930 Maribo* Nakskov Nakskov Teatersal, Søvej 8, 4900 Nakskov * Bibliotekets mødesal og glassal, Søvej 8, 4900 Nakskov Tlf. 54 67 75 05 Magasinet i Theisens Gård, Havne gade 55, 4900 Nakskov* Kornloftet i Theisens Gård, Havne gade 55, 4900 Nakskov* Huset, Blegen 4, 4900 Nakskov.* Medborgerhuset, Jernbanegade 8, 4900 Nakskov* Søllested Søllested Bio og Kulturhus, Højrebygade 62, 4920 Søllested Tlf. 54 94 11 41 Kaffestuen, Troelsebyvej 1, 4920 Søllested* Rødby Digecentret, Skolegade 1, 4970 Rødby* Landområder Saften, Nordlundevej 6B, 4913 Horslunde* Købelev Kulturcenter, Provstegårdsvej 26, 4900 Nakskov Tlf. 54 93 22 81 el. 54 67 68 80* Birket Kulturhus, Bandholmvej 99, 4943 Torrig L.* De med * markerede lokaler kan bestilles via en forespørgsel i kommunens lokalebooking-system, Interbook, http://foreningsportalen.lolland.dk/netinterbook/ eller ved henvendelse til Kultur og Fritid, Torvet, 4930 Maribo Tlf. 54 67 68 80 7

Kultur og Fritid Jernbanegade 7 4930 Maribo Tlf. 54 67 68 80 - mail kulturogfritid@lolland.dk Godkendt i Fritids- og Kulturudvalget den 1. juni 2015. 8