A - Generelt B - Principper for tildeling af lokaler og faciliteter... 2

Transkript

1 Lokaleudlånsregler Frederiksberg Kommune Sagsbeh: VF Sagsnr.: Dokumentnr.: Kulturdirektoratet A - Generelt... 1 B - Principper for tildeling af lokaler og faciliteter... 2 C - Anvisning af kommunale lokaler og faciliteter på Frederiksberg Lokaler/faciliteter Sæsonudlån Enkeltudlån Aflysning af aktiviteter Benyttelse af lokaler udenfor åbningstid Overnatningsarrangementer på skoler... 4 D - Leje af kommunale lokaler til ikke-godkendte foreninger på Frederiksberg... 4 A - Generelt Frederiksberg Kommune anviser egnede offentlige lokaler (herunder idrætshaller og andre haller samt udendørsanlæg), der er beliggende i kommunen og tilhører kommunen eller staten, til den fri folkeoplysende virksomhed (jf. Folkeoplysningslovens 21 og 22). De godkendte foreninger under Folkeoplysningsloven i Frederiksberg Kommune og projekter under Forsøgspuljen kan få stillet lokaler og udendørsanlæg gratis til rådighed med el, varme, rengøring og fornødent udstyr samt med den indretning og det inventar, der er til rådighed, når lokalerne anvendes til deres primære brug. Herudover kan foreninger, der er godkendt med henvisning til Servicelovens 18 og 79 samt politiske partiers lokalforeninger også få anvist gratis lokaler. Andre ikke-godkendte foreninger og organisationer har mulighed for at leje sig ind jf. afsnit D. Alle henvendelser vedrørende lokale/facilitets-udlån skal ske i Interbook, som er Frederiksberg Kommunes elektroniske booking-system For alle udlån gælder Frederiksberg Kommunes Ordensregler for benyttelse af lokaler og gymnastiksale m.m. (bilag 1). Herudover gælder særlige regler for en række lokaler og faciliteter (bilag 2 x). Kommunalbestyrelsen fastsætter hvert år takster for at benytte lokaler og faciliteter uden for normal åbningstid og for udlån til ikke godkendte foreninger og organisationer (bilag x). 1

2 B - Principper for tildeling af lokaler og faciliteter Udlån prioriteres som følger: 1. aktiviteter for børn og unge 2. folkeoplysende voksenundervisning 3. aktiviteter for voksenforeninger godkendt under Folkeoplysningsloven 4. aktiviteter i foreninger godkendt under Servicelovens 18 og andre ikke-godkendte foreninger Ved anvisning af lokaler, der er særligt egnede for handicappede, skal anvisning til en sådan virksomhed - som udgangspunkt - ske før anden anvisning. C - Anvisning af kommunale lokaler og faciliteter til godkendte foreninger Kommunale lokaler og faciliteter skal bookes gennem Interbook jf. afsnit A. Det gælder både skoler, andre undervisningslokaler, kulturhuse, biblioteker, svømmehal og de af Frederiksberg Idrætsunion administrerede idrætshaller og idrætsanlæg. For alle lokaler og faciliteter gælder det, at der kan forekomme særlige begrænsninger for udlånet disse begrænsninger vil fremgå at Interbook. 1. Lokaler/faciliteter Kultur & Fritid anviser tid i skolelokaler, gymnastiksale og på skolekunstgræsbaner på hverdage i tidsrummet I weekender er to skoler åbne i tidsrummet Skolen ved Bülowsvej Skolen på Duevej Skolen på la Cours Vej Skolen på Nyelandsvej (hallen undtaget) Skolen ved Søerne Lindevangskolen Søndermarkskolen Ny Hollænderskolen Tre Falke Skolen Ungdomsskolen (kun efter særlig aftale) I følgende undervisningslokaler anvises tid alle ugens dage i tidsrummet kl Det Blå Hus, Bille Brahes Vej 2 Billedskolen, Godthåbsvej 21 Roxy-salen, Godthåbsvej 14 I kulturhusene anvises tid alle ugens dage i tidsrummet kl Borgen, Forhåbningsholms Alle 20 Byggeriets Hus, Godthåbsvej 33 Den Gule Villa, Dirch Passers Alle 2 Møstings Hus, Andebakkestien 5 På bibliotekerne anvises tid i følgende lokaler Foredragssalen på Hovedbiblioteket, mandag søndag kl Medborgerhuset på Danasvej 30 B, mandag fredag kl , lørdag søndag kl

3 I Frederiksberg Svømmehal anvises tid mandag fredag kl , lørdag kl og søndag er der lukket: Stor svømmehal Lille svømmehal Motionssal Lån af idrætshaller og udendørs idrætsanlæg, der administreres af Frederiksberg Idræts-Union (FIU), sker også gennem Interbook. Udlånsperioder og- tider findes i Interbook. Det drejer sig om: Damsøbadet Tre Falke Hallen Hallen på Johannesskolen Hallen på Nyelandsvej Skole Frederiksberg Hallerne Bülowsvej-hallen Mariendalshallen Kedelhallen (for enkelt arrangementer kan der rettes henvendelse direkte til Kedelhallen på ) Boldbanerne på Jens Jessens Vej Frederiksberg Stadion Idrætsanlægget på Nandrupvej 2. Sæson-udlån Ansøgning om sæson-udlån af lokaler og faciliteter sker på et elektronisk ansøgningsskema, som findes i Interbook under Skemaer, vejledninger m.m. Udlånsperioden er normalt 1. september 31. maj. Ansøgningsskemaet mailes til Kultur & Fritid inden den 15. marts hvert år. Ansøgninger, som modtages efter denne dato, kan ikke forventes at indgå i den årlige fordeling. OBS: Hovedbiblioteket er ind til videre undtaget for denne frist. På Hovedbiblioteket bookes lokalerne for et halvt kalender år ad gangen, nemlig 1. januar 30 juni og 1. juli 31. december. Ansøgningsfristerne i denne forbindelse er henh. xx og xx Lokale- og facilitetsbrugere, som har benyttet samme lokale/facilitet gennem flere sæsoner, har som udgangspunkt fortrinsret til at benyttelse af lokalet/faciliteten, jf. dog prioriteringen under afsnittet om principper for tildeling af lokaler og faciliteter, ligesom ønsket om at inkludere ny foreninger/aktiviteter kan gøres gældende. Det forsøges så vidt muligt at opfylde ansøgernes ønsker om bestemte lokaler/ faciliteter og bestemte tider. Ansøgere kan dog ikke stille krav om særlige lokaler og tider. Svar på ansøgningerne om sæson-udlån udsendes inden 15. april, når det gælder aftenskoler, og inden 15. maj, når det gælder foreninger. Hovedbiblioteket svarer senest xx og xx. 3. Enkeltudlån Forespørgsler vedrørende lån af lokaler, som ikke er omfattet af den årlige fordeling, skal fremsendes gennem Interbook, hvorefter forespørgslen inden otte dage vil blive godkendt eller afvist. 3

4 4. Aflysning af aktiviteter Administrator kan aflyse aktiviteter. Hvis administrator selv skal bruge et lokale eller en gymnastiksal, skal dette meddeles fritidsbrugeren, der skal orienteres om aflysningen mindst 14 dage i forvejen. Overholdes denne frist ikke og medfører aflysningen unødige udgifter for foreningen, kan disse udgifter dækkes efter en konkret opgørelse. Administrator aflyser tiden i Interbook og brugeren vil herefter modtage en mail med oplysning om aflysningen. Hvis brugeren ønsker at annullere en sæsonbooking eller aflyse en aktivitet: Brugerne skal afmelde tildelt tid, som ikke benyttes. Afmeldingen sker i Interbook, hvorefter administrator modtager oplysning om afmeldingen. Ved udeblivelse uden afbud fra tildelte tider, to på hinanden følgende gange, kan lokale/facilitets-tildelingen annulleres af administrator. 5. Benyttelse af lokaler udenfor åbningstid Hvis en godkendt bruger ønsker at benytte lokaler, gymnastiksale o. lign. udenfor den ordinære åbningstid, skal dette aftales med administrator. I forbindelse med større arrangementer, der f.eks. omfatter flere skoler, skal dette aftales med Kultur & Fritid. Ved brug af lokalerne udenfor den ordinære åbningstid, opkræves et beløb til dækning af ekstraudgifter til åbning/aflåsning, rengøring mv. (jf. bilag x). 6. Overnatningsarrangementer på skoler De af Folkeoplysningsudvalget godkendte foreninger kan benytte lokaler og gymnastiksale til overnatningsarrangementer i forbindelse med stævner o. lign., dog max. 6 overnatninger (jf. Bekendtgørelse nr om driftsmæssige forskrifter for hoteller, undervisningslokaler m.v.). Ved disse arrangementer opkræves et beløb pr. deltager pr. nat. Overnatningsarrangementer aftales med den enkelte skole, dog med Kultur & Fritid ved større arrangementer, der omfatter flere skoler. D - Leje af kommunale lokaler til ikke-godkendte foreninger på Frederiksberg Organisationer, politiske partier og visse andre foreninger har mulighed for at leje lokaler til møder og arrangementer. Foreninger og organisationer med socialpolitisk formål og grupper med særlig relation til institutionen (f.eks. ansatte, forældre med børn på institutionen, tidligere elever) kan derudover - efter særlig aftale - leje lokaler til sociale arrangementer for målgruppen. Henvendelse herom sker også gennem Interbook, hvorefter ansøger modtager svar inden 8 dage (institutionen kan ikke gøres ansvarspådragende for indhold i arrangementet). Institutionen udarbejder aftale med én ansvarlig myndig person, som selv skal være til stede under hele arrangementet, og opkræver og modtager lejebeløbet, jf. bilag x. Det skal understreges, at lokaler ikke kan udlånes til private festarrangementer som fødselsdag, barnedåb, konfirmation, bryllup o.lign. Aflyser bruger et booket arrangement, vil den aftalte leje blive tilbagebetalt, såfremt aflysningen sker mindst 14 dage forud for den planlagte aktivitet. 4

5 Ovenstående lokaleudlånsregler er tiltrådt i Idræts- og Fritidsudvalget, Børne- og Undervisningsudvalget, Kultur- og Biblioteksudvalget 8. juni 2009, i Magistraten 15. juni 2009 og i Kommunalbestyrelsen 22. juni Bilag: Ordensregler Takstblad med gebyrer 5