Organisationsbestyrelsesmøde den 16. november 2010, kl. 17.15 Fælleshuset Baunehøjparken, Baunehøjparken 18A, 4040 Jyllinge

Organisationsbestyrelsesmøde den 16. november 2010, kl. 17.15 Fælleshuset Baunehøjparken, Baunehøjparken 18A, 4040 Jyllinge Til Stede Leif Tingvad, Grete Andersen, Hanne Olesen, H. Chr. Thigaard og Lisbet Berthelin Afbud fra Connie Poulsen og Brian Olesen Fra KAB Jan Spohr, Thomas Blaabjerg Lund, Henning B. Jacobsen og Lars Rasmussen (revisor) Indholdsfortegnelse Selskabet:... 3 1. Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 31. august 2010... 3 2. Revisionsprotokol... 3 Sager til beslutning:... 3 3. Organisationsbestyrelsens årsberetning... 3 4. Selskabets og afdelingernes regnskaber... 4 5. Selskabets driftsbudget... 5 6. Vedtægtsændringer i boligorganisationerne i forbindelse med styringsreformen... 5 7. Varetagelse af bestyrelsens interesser mellem organisationsbestyrelsesmøderne... 7 8. Almenstyringsdialog med Roskilde Kommune... 8 9. Udpegning af repræsentant i antenneforeningens bestyrelse... 8 10. Ændringer i antallet repræsentanter til KAB s repræsentantskab... 9 11. Antennetilslutningspunkt i Baunehøjparken... 10 12. Beboerhøjskole 2011... 11 13. Udbudsreglerne og KAB s indkøbspolitik... 12 14. Bestyrelseshonorarer 2011... 13 15. Forvaltningsrevision... 14 Sager til orientering:... 15 16. Fyr i Sværdagergård... 15 17. Nyt fra afdelingerne... 15 18. Registrering af beboeropgaver... 16 19. Overenskomst for ejendomsfunktionærer 2010-2012... 17 20. Overenskomst for gartnere... 18 21. Orientering om selskabets investeringer... 18 22. Beboerklagenævnssager... 19 1/20

23. Eventuelt... 20 Bilagsfortegnelse Bilag 3: Udkast til årsberetning... 3 Bilag 4: Afdelingernes regnskaber... 5 Bilag 5: Budgetudkast for for 2011/2012... 5 Bilag 6 Forslag til vedtægtsændringer... 6 Bilag 6.1 Oversigt over forslag til vedtægtsændringer... 6 Bilag 6.2 Ny styringsdialog mellem boligorganisationer og kommuner... 6 Bilag 7: Eksempel på forretningsorden for Sydkystens Boligselskab... 7 Bilag 8: Styringsrapport for almen boligorganisation med egne boligafdelinger... 8 Bilag 10: Repræsentantskabets sammensætning før og efter den 1. juli 2010... 10 Bilag 12: KAB s beboerhøjskoler... 12 Bilag 13: Udbudsreglerne og KAB s indkøbspolitik... 12 Bilag 15: Kurver over afdelingerne... 14 Bilag 22: Beboerklagenævnsstatistik... 19 2/20

Selskabet: 1. Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 31. august 2010 Referat fra ovenfor anførte organisationsbestyrelsesmøde er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til formandens underskrift. Indstilling: Referatet godkendes og underskrives af formanden. Referatet var ikke modtaget, og kunne som følge heraf ikke godkendes. 2. Revisionsprotokol I henhold til bestemmelserne i "Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. 93, stk. 5" fremlægges selskabets revisionsprotokol til påtegning. Udskrift af revisionsfirmaet Ernst & Youngs seneste indførelse i protokollen forelægges bestyrelsens medlemmer på mødet. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Revisor gennemgik revisionsprotokollen. Revisionsprotokollen blev taget til efterretning og efterfølgende underskrevet. Organisationsbestyrelsen anmodede i forlængelse heraf om at måtte modtage information om KAB s rykkerprocedure i forbindelse med huslejeopkrævning. Sager til beslutning: 3. Organisationsbestyrelsens årsberetning Udkast til årsberetning for drøftes forud for forelæggelse for repræsentantskabet. Eventuelle kommentarer vil blive tilføjet årsberetningen, som skal forelægges til endelig godkendelse på repræsentantskabsmødet den 7. december 2010. Udkast til årsberetning er vedlagt som bilag 3. Bilag 3: Udkast til årsberetning Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender udkast til årsberetning med tilføjelse af eventuelle kommentarer og rettelser. 3/20

Organisationsbestyrelsen godkendte beretningen med enkelte kommentarer og rettelser. 4. Selskabets og afdelingernes regnskaber Som bilag 4 vedlægges selskabets regnskab for perioden den 1. juli 2009 til den 30. juni 2010 med status pr. sidstnævnte dato. Regnskaberne er opstillet således, at resultatopgørelsen også viser budgettallene for samme periode samt for afdelingernes vedkommende driftsresultat for forrige regnskabsperiode. Regnskaberne udviser følgende: 2600-0 Resultatopgørelsen balancerer med 4.466.095 kr. og slutter med et overskud på 365.914 kr., der overføres til arbejdskapitalen. Status balancerer med 11.918.880 kr. Selskabets dispositionsfond udgør inklusive renter 1.890.311 kr. svarende til 6.970 kr. pr. lejemål. 2601-7 Baunehøjparken Resultatopgørelsen balancerer med 6.902.966 kr. og slutter med et underskud på 29.939 kr., der afskrives over 3 år. Status balancerer med 101.541.838 kr. 2602-4 Mølleengen Resultatopgørelsen balancerer med 9.329.185 kr. og slutter med et underskud på 111.117 kr., der afskrives over 3 år. Status balancerer med 135.508.274 kr. 2605-6 Sværdagergård Resultatopgørelsen balancerer med 1.309.713 kr. og slutter med et overskud på 6.824 kr., der afvikles af opsamlet underskud. Status balancerer med 20.893.079 kr. 2699-0 Byggefond Byggefonden nedlægges pr. 31.12.2009, hvorfor aktiver og passiver udlignes og indestående i LBF overføres til selskabet primo 1. januar 2010 i et samlet beløb. 4/20

Sideaktivitet Status balancerer med 7.500 kr. Afdelingernes regnskaber: Afdelingernes regnskaber er alle fremsendt til godkendelse af hhv. afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Selskabets samt Baunehøjparken regnskaber er med forbehold for revisors endelige godkendelse. Bilag 4: Afdelingernes regnskaber Regnskabet eftersendes snarest muligt Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender selskabets og afdelingernes regnskab med ovenstående bemærkninger Organisationsbestyrelsen godkendte selskabets og afdelingernes regnskaber. 5. Selskabets driftsbudget Selskabets driftsbudget for perioden den 1. juli 2011 til den 30. juni 2012. Bilag 5: Budgetudkast for for 2011/2012 Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender det fremlagte budget for 2011/2012. Organisationsbestyrelsen godkendte selskabets budget for 2011/12. Organisationsbestyrelsen anmodede om at måtte modtage information om de obligatoriske PC-pakker. 6. Vedtægtsændringer i boligorganisationerne i forbindelse med styringsreformen De nye ændringer i boliglovgivningen med ikrafttræden den 1. januar 2010 medfører behov for vedtægtsændringer for alle almene boligorganisationer. Indenrigs- og Socialministeriet har udarbejdet nye normalvedtægter til brug herfor. Vedtægtsændringerne skal være gennemført i løbet af 2010. Forslag til vedtægtsændringer er vedlagt som bilag 6. 5/20

Af hensyntagen til eventuelle særlige politiske forhold for den enkelte boligorganisation er der taget hensyn til boligorganisationens eksisterende vedtægter. Der er foretaget en hensigtsmæssig tilpasning og opdatering af de eksisterende vedtægter således, at boligorganisationens nye vedtægter er tilnærmet normalvedtægternes opbygning. Forhold, som er beskrevet i lovgivningen, er ikke nødvendige og ikke hensigtsmæssige at have stående i vedtægterne, da en lovændring således nødvendigvis skal medføre en vedtægtsændring, hvorfor dette er blevet redigeret væk. Som bilag 6.1 er endvidere vedlagt et notat i skemaform, der opstiller normalvedtægterne, de foreslående ændringer under hensyntagen til boligorganisationens eksisterende vedtægter samt relevante kommentarer til disse ændringer. Som bilag 6.2 er desuden vedlagt et notat, der beskriver de nærmere forhold, som ligger til grund for vedtægtsændringerne. Ændringerne betyder blandt andet, at bestyrelsen kan vælge at indføre medlemsindskud, som en del af boligorganisationens egenkapital. Endvidere skal det besluttes, hvorvidt man ønsker et repræsentantskab eller en generalforsamling som den øverste myndighed. I forbindelse med vedtægtsændringen kan organisationsbestyrelsen også vælge, hvordan bestyrelsen skal sammensættes. I notatet forelægges forskellige modeller, hvoraf model 2 og 3 indebærer, at organisationsbestyrelsen kan omfatte 1 eller 2 bestyrelsesmedlemmer, som ikke nødvendigvis er beboere, f.eks. personer med særlige interesse og indsigt i boligforhold. Hvis organisationsbestyrelsen skulle ønske det, kan der indstilles bestyrelsesmedlemmer fra KAB s bestyrelse til organisationsbestyrelsen, som medlemmer med særlig indsigt. Slutteligt skal det anbefales, at man i boligorganisationernes vedtægter tager stilling til, hvorvidt man kan møde og stemme ved fuldmagt til både møder i den øverste myndighed, i bestyrelsen og på afdelingsmøder, idet der tit opstår tvivl herom. Det foreslås, at der ikke kan stemmes med fuldmagt, medmindre der i boligorganisationens eksisterende vedtægter allerede er denne mulighed. Bilag 6 Forslag til vedtægtsændringer Bilag 6.1 Oversigt over forslag til vedtægtsændringer Bilag 6.2 Ny styringsdialog mellem boligorganisationer og kommuner Indstilling: - at organisationsbestyrelsen drøfter udkast til vedtægtsændringer i bilag 6 6/20

- at organisationsbestyrelsen herefter vedtager at ændre vedtægterne i henhold til forslaget, hvorefter forslaget fremsendes til vedtagelse af repræsentantskabet. Organisationsbestyrelsen godkendte vedtægterne med enkelte ændringer. Organisationsbestyrelsen anmodede om, at de ændrede vedtægter fremsendes til endelig godkendelse, inden de forelægges repræsentantskabet på mødet den 7. december 2010. 7. Varetagelse af bestyrelsens interesser mellem organisationsbestyrelsesmøderne På organisationsbestyrelsens møde den 15. juni 2010 drøftedes procedure for håndtering af almindelige driftsmæssige spørgsmål og håndtering af henvendelser i perioderne mellem organisationsbestyrelsesmøderne. Organisationsbestyrelsen besluttede blandt andet, at mails m.v., der fremsendes til (enkelte)medlemmer, efter aftale videredistribueres til alle bestyrelsesmedlemmer. Efter anmodning fra Hans Chr. Thigaard ønskes en mere principiel drøftelse af varetagelse af organisationsbestyrelsens interesser mellem organisationsbestyrelsesmøderne. Der tænkes i denne forbindelse på beslutninger, der skal træffes, og som har økonomiske konsekvenser, eller som har mere principiel karakter og hvor beslutningen ikke kan afvente næste ordinære organisationsbestyrelsesmøde, eller hvor der ikke skønnes at være behov for/tid til at indkalde til et ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde. Med brug af digital kommunikation er der ingen begrænsninger for at inddrage den samlede organisationsbestyrelse i beslutninger som det eksempelvis skete i forbindelse med godkendelse af styringsrapporten til brug for Almen Styringsdialog med Roskilde Kommune. Udfordringen er imidlertid at fastlægge retningslinjer for, hvornår der ligger en truffen beslutning fra organisationsbestyrelsen på det pågældende område idet der er erfaringsmæssigt ikke kan forventes en tilbagemelding fra alle medlemmer og der er tillige spørgsmålet om, hvordan evtuelle uenigheder håndteres. Fra administrationens side er der god erfaring med retningslinjer, hvorefter enten formandskab (formand + næstformand) eller et forretningsudvalg varetager organisationsbestyrelsens interesser mellem møderne. Beslutninger skal træffes i enighed og der kan også være lagt en økonomisk ramme for beslutningen. Endelig skal organisationsbestyrelsen i et kommende møde orienteres om beslutning. Et eksempel på sådanne retningslinjer er vedlagt som bilag 7. Bilag 7: Eksempel på forretningsorden for Sydkystens Boligselskab Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter behovet for retningslinjer for varetagelse af organisationsbestyrelsens interesser mellem organisationsmøderne og træffer i forlængelse heraf eventuelt beslutning om sådanne retningslinjer. 7/20

Organisationsbestyrelsen besluttede, at der om nødvendigt kan træffes beslutning i hastende sager mellem organisationsbestyrelsesmøderne. I givet fald forelægges sagen elektronisk for alle medlemmer af organisationsbestyrelsen. Sagen afgøres ved almindeligt flertal og forelægges efterfølgende på næstkommende organisationsbestyrelsesmøde til orientering. 8. Almenstyringsdialog med Roskilde Kommune I forlængelse af mail fremsendt til organisationsbestyrelsen den 12. oktober 2010 om fremsendelse af styringsrapport til Roskilde Kommune er denne fremsendt med de bemærkninger, der er modtaget fra organisationsbestyrelsen. Styringsrapporten er vedlagt som bilag 8. Roskilde Kommune har tidligere i mail af den 7. oktober 2010 meddelt, at de lovpligtige dialogmøder planlægges afholdt i slutningen af november 2010, og at Økonomiudvalget har besluttet, at styringsdialogmøder afholdes på administrativt niveau. Ligeledes har kommunen meddelt, at man vil indkalde til et fællesmøde mellem boligorganisationerne og Roskilde Kommune i starten af december 2010, hvor kommunen repræsenteres på politisk niveau. Der er for nuværende ikke indkaldt til ovenfor nævnte møde. Med henblik på at forberede selskabets deltagelse i almenstyringsdialogen foreslås drøftelse af den fremsendte styringsrapport, ligesom eventuelle andre forhold som bør fremføres for Roskilde Kommune. Bilag 8: Styringsrapport for almen boligorganisation med egne boligafdelinger Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter styringsrapporten for selskabet samt træffer beslutning om eventuelle yderligere punkter, der bør tages op på møderne med Roskilde Kommune. I forlængelse heraf træffer organisationsbestyrelsen beslutning om selskabets repræsentation på møderne. Organisationsbestyrelsen fandt ikke for nuværende yderligere punkter, der burde tages op på mødet med Roskilde Kommune og noterede sig i øvrigt, at de bebudede møder ikke var indkaldt. Organisationsbestyrelsen besluttede, at boligorganisationen vil være repræsenteret af forretningsfører samt Leif Tingvad og Lisbet Berthelin på møderne med kommunen. 9. Udpegning af repræsentant i antenneforeningens bestyrelse Kell Heide Christiansen har oplyst, at han ikke længere ønsker at repræsentere Roskilde Nord Boligselskab i Antenneforeningen 4040 s bestyrelse. I forlængelse heraf indstiller afdelingsbestyrelsen i Mølleengen driftsleder Niels Bay-Nielsen som nyt medlem af Antenneforeningens bestyrelse. 8/20

Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender, at Niels Bay-Nielsen efter indstilling fra afdelingsbestyrelsen i Mølleengen udpeges som nyt medlem af Antenneforeningen 4040 s bestyrelse. Organisationsbestyrelsen godkendte udpegningen af Niels Bay-Nielsen som nyt medlem af Antenneforeningens bestyrelse. 10. Ændringer i antallet repræsentanter til KAB s repræsentantskab I forbindelse med at KAB s repræsentantskab den 3. juni 2010 vedtog nye vedtægter for KAB, skete der også en ændring i sammensætningen af KAB s repræsentantskab, herunder boligorganisationernes repræsentation. Alle boligorganisationer har ret til 1 repræsentant Alle boligorganisationer har 1 repræsentant i repræsentantskabet, uanset om boligorganisationen har erhvervet sig garantikapital. Nye regler for garantikapital og repræsentation Alle, der har købt garantibeviser i KAB, er garanter og har ret til 1 repræsentant. Dog er reglerne nu således, at indskydes der garantikapital for minimum 10.000 kr., kan garanten yderligere vælge 1 repræsentant samt 1 repræsentant for hvert påbegyndt antal på 500 lejemål udover de første 1.000 boliglejemål. Herudover kan boligorganisationen indbetale yderligere garantikapital svarende til 5.000 kr. pr. påbegyndte antal 100 boliger, men dette udløser ikke yderligere repræsentation. Grundlaget for beregningen af antal repræsentanter foretages på baggrund af en årlig opgørelse af den enkelte boligorganisations antal boliglejemål pr. den 1. januar. har indbetalt 7.500 kr. i garantikapital til KAB. Bortfald af den særlige repræsentation i de gamle vedtægter I forbindelse med sammenlægningen blev der i vedtægterne indarbejdet en bestemmelse om, at store boligorganisationer fra det tidligere AKB i en periode fik tildelt ekstra repræsentation. Denne paragraf er nu bortfaldet, hvorved disse boligorganisationer nu har repræsentation efter samme beregningsgrundlag, som de øvrige boligorganisationer. Vedlagt er bilag 10, der giver et samlet overblik over sammensætningen af KAB s repræsentantskab efter de nye vedtægters ikrafttræden pr. den 1. juli 2010. ved formand Leif Tingvad har den 24. september 2010 efter drøftelser med den øvrige organisationsbestyrelse meddelt, at boligselskabet ønsker at indbetale yderligere 2.500 kr. i garantikapital til KAB med henblik på at kunne fortsætte med at have 2 9/20

repræsentantskabsmedlemmer i KAB. I forlængelse heraf har Leif Tingvad meddelt, at boligselskabet vil være repræsenteret i KAB s repræsentantskab ved Leif Tingvad og Connie Poulsen. Bilag 10: Repræsentantskabets sammensætning før og efter den 1. juli 2010 Indstilling: Organisationsbestyrelsen bekræfter beslutningen om at erhverve garantikapital for yderligere 2.500 kr. og i forlængelse heraf udpeger Leif Tingvad og Connie Poulsen som medlemmer af KAB s repræsentantskab. Organisationsbestyrelsen bekræftede beslutningen om at erhverve garantikapital for yderligere 2.500 kr. Herefter har boligorganisationen 2 medlemmer af repræsentantskabet i KAB (Leif Tingvad og Connie Poulsen). 11. Antennetilslutningspunkt i Baunehøjparken I forbindelse med, at der er indgået aftale med ny operatør, er det besluttet at der skal ske ændring af tilslutningspunkt for antenne til Baunehøjparken og Mølleengen. Tilslutningspunktet skal fremover være i installationsskabe ved vestgavlen af bebyggelsen i Baunehøjparken 154. Der er tidligere taget skridt til at tinglyse aftale mellem og Antenneforeningen 4040 om dette nye tilslutningspunkt, men denne tinglysning er af forskellige grunde ikke gennemført. Aftalen om nyt tilslutningspunkt ønskes opretholdt, men tinglysningen findes ikke længere nødig. I stedet baseres aftalen på en tilkendegivelse fra organisationsbestyrelsen i Roskilde Nord Boligselskab om, at man er enig i at tilslutningspunktet fremover vil være i Baunehøjparken og at en eventuel ændring heraf kun vil kunne ske efter gensidig samtykke mellem selskabet og Antenneforeningen 4040. Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender, at tilslutningspunkt for antenne fremover vil være ved vestgavlen af bebyggelsen Baunehøjparken 154, og at en eventuel ændring heraf kun vil kunne ske efter gensidigt samtykke mellem boligselskab og antenneforening. Organisationsbestyrelsen godkendte, at tilslutningspunkt for antenne fremover vil være ved vestgavlen af bebyggelsen Baunehøjparken 154, og at en eventuel ændring heraf kun vil kunne ske efter gensidigt samtykke mellem boligselskab og antenneforening. 10/20

12. Beboerhøjskole 2011 På baggrund af de mange tilmeldinger til de afholdte Beboerhøjskoler i sommeren 2010 er Beboerhøjskoleudvalget enige om, at Beboerhøjskolerne skal tilbydes igen i 2011. En beskrivelse af KAB s Beboerhøjskole og opholdene i 2010 findes i vedlagte bilag 12. 253 beboere ønskede i 2010 at deltage på årets Beboerhøjskoler. Heraf deltog 31 voksne og 37 børn via Arbejdsmarkedets Feriefond. I 2011 fastholdes en kapacitet, så i alt 300 kan deltage i Beboerhøjskolerne. Der forventes en yderligere tilgang af personer, der vil få tilbudt ophold gratis via Arbejdsmarkedets Feriefond. Deltagerprisen kan ikke fastsættes endeligt for nuværende primo september 2010, da de igangværende finanslovsforhandlinger kan komme til at betyde en ændring af priserne i form af mindre tilskud til Højskolerne. Med udgangspunkt i de priser, vi kender for 2010, vil priserne næste år være omkring 3.300 kr. for voksne og 1.800 kr. for børn. Priserne dækker en uges ophold på værelser med bad og toilet samt alt betalt fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2011 endnu ikke indgået nogen faste aftale for Familiehøjskolerne mens Seniorhøjskolen er booket på Skarrildhus ved Herning. Beboerhøjskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere mulighed for deltagelse i Beboerhøjskolerne 2011, om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Deltagelse er så enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Tilskud fra boligorganisationen Der indførtes fra 2009 en ny fordeling af udgifterne. Hvorefter alle boligorganisationer, der i 2010 tilmeldte sig ordningen, betalte et basisbidrag på 5 kr. pr. lejemål. Dette beløb fastholdes uforandret i 2011, hvilket vil muliggøre, at deltagere via Arbejdsmarkeds Feriefond ikke længere skal have 1.000 kr. i tilskud fra de enkelte boligorganisationer. Basisbidraget dækker i øvrigt omkostninger til udsendelse af informationsmateriale herunder breve til beboerne og plakater til de enkelte afdelinger. Herudover skal den enkelte boligorganisation i lighed med tidligere gennem tilskud til afvikling af selve opholdene købe det antal pladser, den vil råde over på de i alt 3 Beboerhøjskoler. Boligorganisationens pris for en plads vil fortsat være 1.000 kr. pr. plads i 2011. Til de der får opholdet igennem Arbejdsmarkeds Feriefond, vil der ikke længere skulle ydes tilskud. I 2010 deltog ingen beboere fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkeds Feriefond. 11/20

Basisbidraget til Beboerhøjskolen for vil i 2011 være: 1.335 kr.. Hertil kommer udgiften til det antal pladser à 1.000 kr., som boligorganisationen ønsker at råde over. Tilbuddet skal udsendes fra medio februar 2011, hvorfor udvalget beder organisationsbestyrelserne om svar senest ved udgangen af 2010. Herefter udsender KAB tilbud om deltagelse til samtlige af de tilmeldte boligorganisationers beboere. Bilag 12: KAB s beboerhøjskoler Indstilling: Organisationsbestyrelsen beslutter, om beboerne i skal have Beboerhøjskolerne tilbudt til en pris à 5 kr. pr. lejemål samt en betaling på 1.000 kr. pr. plads, undtagen for deltagere der kan opnå tilskud fra Arbejdsmarkeds Feriefond. Organisationsbestyrelsen skal i givet fald beslutte, hvor mange boligorganisationen skal råde over. Organisationsbestyrelsen besluttede, at beboerne i ikke skal have tilbudt muligheden for deltagelse i KAB s Beboerhøjskoler. 13. Udbudsreglerne og KAB s indkøbspolitik Med indførelsen af EU s kontroldirektiv, der nu er omsat til lov i Danmark, er det nu nødvendigt at sikre fokus på boligorganisationers og afdelingers indkøb af varer og tjenesteydelser. Med kontroldirektivet kan Konkurrencestyrelsen på eget initiativ undersøge, hvorvidt reglerne om annoncering og udbud af indkøb af varer og tjenester overholdes. Overholdes reglerne ikke, kan organisationsbestyrelsen i sidste ende holdes ansvarlig, og sanktionen vil i givet fald være en bøde. Reglerne kan sikres overholdt på to måder. Enten kan der i forbindelse med indkøb af varer og tjenester i afdelingerne i hvert enkelt tilfælde annonceres eller afholdes udbud i henhold til gældende regler, eller også kan KAB s rammeaftaler for indkøb benyttes. I vedlagte bilag 13 er reglerne for annoncering og udbud nærmere beskrevet, og der redegøres ligeledes for KAB s fælles indkøbsaftaler. KAB har desuden orienteret de driftsansvarlige på ejendommene om de retningslinjer, der gælder for indkøb og om indkøbsaftalerne. Indkøbsaftalerne er indeholdt i de nuværende administrationsaftaler, og fra 2011 vil de også være en del af KAB s Lille Pakke. Det lokale personale orienteres løbende om aftalerne og om reglerne for udbud og annoncering. Bilag 13: Udbudsreglerne og KAB s indkøbspolitik 12/20

Indstilling: at organisationsbestyrelsen anbefaler afdelingerne og det lokale driftspersonale at anvende fællesindkøbsordningerne for at opnå de mulige rabatter og effektivisering samt for i højere grad at sikre overholdelse af udbudspligten. - Fravælges dette, anbefales det, at organisationsbestyrelsen på anden vis tager skridt til at udbudsreglerne overholdes. Organisationsbestyrelsen besluttede at anbefale afdelingerne og det lokale driftspersonale at anvende fællesindkøbsordningerne. 14. Bestyrelseshonorarer 2011 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1. juli 2010 Reguleringsindekset for september 2010 er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 71,49 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 42,89 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2010. Reguleringen vil medføre en ændring af det samlede årshonorar fra 14.129 kr. til ca. 14.483 kr. Bestyrelsen har på bestyrelsesmødet den 24. november 2008 besluttet, at bestyrelseshonoraret fordeles således, at formanden modtager 2.014 kr., næstformanden 2.014 kr. og de øvrige medlemmer 2.014 kr. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. Organisationsbestyrelsen godkendte reguleringen af honoraret og fastholdt, at dette fordeles ligeligt mellem organisationsbestyrelsens medlemmer. 13/20

15. Forvaltningsrevision På organisationsbestyrelsens møde den 24. november 2009 godkendte organisationsbestyrelsen den fremlagte model for forvaltningsrevision i selskabet over temaet Energiforbrug. Bestyrelsen udbad sig en oversigt over de seneste års udvikling i energiforbruget med henblik på at kunne fastlægge et aktuelt mål for reduktion af energiforbruget. I forlængelse heraf er tabeller over afdelingernes forbrug siden 2006 vedlagt som bilag 15. En forudsætning for at opnå en markant reduktion af energiforbruget er, at selskabets afdelinger laver konkrete tiltag med energisparende foranstaltninger. Selskabet kan i den forbindelse overveje at benytte sig af tilbuddet om at få udarbejdet et energimærke for de enkelte afdelinger. Et sådant mærke vil ikke blot angive hvor afdelingerne befinder sig energimæssigt i forhold til et lands gennemsnit men vil også give afdelingerne en præcis indikation om hvilke tiltag de bør iværksætte. Det kan være udskiftning til energipærer, optimering af varmecentraler, energisparekampagner over for beboere m.m. Et energimærke skal udarbejdes af en ekstern rådgiver med speciale i energi. Udgifter i forbindelse med bestilling af energi mærke til afdelingerne vil være følgende: 2601 Baunehøjparken 23.500 kr. 2602 Mølleengen 23.750 kr. 2605 Sværdagergård 13.125 kr. Bilag 15: Kurver over afdelingerne Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter energiregistreringer for de enkelte afdelingerne og tager stilling til, om man på baggrund heraf vil fastsætte et energisparemål. I forlængelse heraf drøfter organisationsbestyrelsen, om organisationen ønsker at gøre brug af energimærke ordningen og lader udarbejde et energimærke for selskabets afdelinger. Organisationsbestyrelsen fandt det vigtigt, at boligselskabet løbende har fokus på energiforbruget og mulighederne for at opnå besparelser. Organisationsbestyrelsen ser derfor frem til løbende at modtage en oversigt visende udviklingen i forbruget svarende til den til mødet udarbejdede. Organisationsbestyrelsen var umiddelbart tvivlende overfor, at en energirapport ville kunne udpege nye områder for energibesparelse. Organisationsbestyrelsen besluttede, at punktet tages op igen på næstkommende møde og ville i den mellemliggende periode overveje muligheden af at deltage på f.eks. BL s kursus om dette emne. 14/20

Sager til orientering: 16. Fyr i Sværdagergård KAB har nu modtaget tilsagn og låneoptagelsen skal godkendelse af lejestigning som følge her, af fra Roskilde kommune. Der er lavet aftale med rådgiver, der er ved at udarbejde udbrudsmateriale til brug for en kommende licitation. Der er i øvrigt søgt om energibesparelses tilskud fra Dong på samlet 40.000 kr. Efterfølgende vil KAB søge om præmie for nedsættelse af co2. Arbejdet forventes startet primo januar 2011 og forventes at tage ca. 1 måned. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17. Nyt fra afdelingerne 2601-Baunehøjparken Afdelingen har i den forgangne tid fået malet gavlene, og beboerne er i fuld gang med at male rækværker i deres lejemål. Bestyrelsen har besluttet, at der skal drænes i de nye haver ved blok 10, da hele afdelingsområdet mere eller mindre stod under vand i sommer. Ejendomsfunktionærerne er i gang med at indbygge postkasser i skurene. Der har været et dødsbo i nr. 52. Haven i dette lejemål har indtil nu været udvidet. Den er blevet tilbageført i sin oprindelige størrelse, og derved har vi fået mulighed for at øge parkeringsområdet med 3 pladser, hvilket er planlagt til udførelse i det kommende budgetår. Der er efter afdelingsbestyrelsens opfordring blevet sat chikaner op mellem blok 13 og 12 samt 11 og 10 for at undgå cykel - og knallertkørsel på de nye grønne arealer. Afdelingsbestyrelsen har vedtaget at hjemkøbe et antal parkeringsvogtere, som beboerne så kan leje. 2602 Mølleengen Ud over normal vedligeholdelse er der planlagt besigtigelse af loftrummene i 10 lejemål for skimmelsvamp. Besigtigelsen foretages af Dominia. Årsagen til dette er, at vi enkelte steder har konstateret, at ventilationsrørene fra badeværelserne vælter, hvilket kan medføre fugt på loftet. Grillpladsen er færdig, og der har været afholdt grillfest for beboerne. Afdelingen arbejder i samarbejde med DONG på mulighed for at få opsat ny belysning i afdelingen. Afdelingen arbejder endvidere med udskiftning af hovedvandmålere. 15/20

Afdelingsbestyrelsen har besluttet at male festlokalet, og vaskeri, hvilket medføre, at vaskeriet er lukket i uge 49 & 50, og beboerne er varslet, herom. Afdelingen har haft voldsomme udgifter i forbindelse med sprungne gasfyr. Efter en længere sag med forsikringsselskabet har de nu indvilget i at betale for 3 ud af 4 fyr. Afdelingen skal finde en løsning på dette problem. Der har været problemer med opsugning af vand i fællesområdet mod Steenkrogen. Der har i den forbindelse været afholdt møde med Roskilde kommune og der er fundet en løsning på at lede vand væk fra området og ind i forsænkningsbassinet. Havelauget: De store piletræer taber store grene i forbindelse med blæsevejr. Afdelingen har i den forbindelse fået en udtalelse fra en gartner. Gartneren anbefaler fældning af de store træer da disse er rådne inde i stammen, og de store grene kun er fæstnet i barken. Roskilde Kommune har bedt om, at der plantes andre træer, så området ikke står som en åben mark. Der har i forbindelse med formandsskift i lauget været nogen ureglmæssigheder, som har medført, at der ikke har været indkaldt til planlægningsmøde i 2010. Med ovennævnte begrundelse har beboerne i markskællet valgt at nægte at deltage i betaling for fældning af ovennævnte træer. For at undgå lignende fejl i fremtiden har afdelingsbestyrelsen valgt at bede KAB om at udarbejde et tilbud på administration af havelauget. 2603 Sværdagergård Hækken mod bygaden er klippet for 2. gang. Der har været et dødsbo i nr. 8. Lejemålet er allerede istandgjort og meldt klar til kommunen for genudlejning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18. Registrering af beboeropgaver Leif Tingvad har på vegne af organisationsbestyrelsen anmodet om en redegørelse for formål med det nye system for Registrering af beboeropgaver, der benyttes på ejendomskontorerne. Baggrunden herfor er en oplevelse af, at systemet umiddelbart opfattes som tidsspilde og en unødvendig registrering. Administrationen vil på mødet give en mundtlig redegørelse for beboeropgavesystemet. Indstilling. Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16/20

Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen ønskede, at punktet sættes på dagsordenen igen på næstkommende møde, og at der i denne forbindelse fremlægges en evaluering fra driftslederne vedrørende brugen af systemet. 19. Overenskomst for ejendomsfunktionærer 2010-2012 BL og ESL har indgået en overenskomstaftale, som er 2-årig og dækker perioden 2010 2012. Aftalen dækker alle ejendomsfunktionærer i boligorganisationerne. Det samlede overenskomstresultat for perioden giver en samlet lønstigning på 3,60 % og fordeler sig således: Emne: 2010 2011 I alt Lønregulering 1,40 % 1,40 % 2,80 % Seniorordning 0,30 % 0,30 % Barsel, familieorlov m.m. 0,20 % 0,20 % Decentral løn 0,30 % 0,30 % I alt 1,90 % 1,70 % 3,60 % Som det fremgår af tabellen, er der denne gang udlagt 0,3 % af lønsummen til lokal forhandling. I lighed med tidligere vil KAB sikre, at forhandlingerne gennemføres i dialog med de enkelte boligorganisationer. I et forsøg på at sikre, at boligorganisationerne koordineret godkender forskellige mærkesager bragt i forslag af ESL på tværs af de administrerede boligorganisationer, foreslås det, som ved senest hovedoverenskomst for periode 2007-2010, at KAB på vegne af alle boligorganisationer forhandler en fælles aftale om fordeling af lønsummen på 0,3 % med ejendomsfunktionærernes fællesklub i KAB på vegne af alle ansatte ejendomsfunktionærer i de administrerede boligorganisationer. Denne hovedoverenskomst skal ikke længere tiltrædes i de fleste boligorganisationer, da dette allerede er sket i forbindelse med aftalens indgåelse mellem BL og ESL. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17/20

20. Overenskomst for gartnere BL og ESL har indgået en overenskomstaftale, som er 2-årig og dækker perioden 2010 2012. Aftalen dækker alle ejendomsfunktionærer i boligorganisationerne. Det samlede overenskomstresultat for perioden giver en samlet lønstigning på 3,60 % og fordeler sig således: Emne: 2010 2011 I alt Lønregulering 1,40 % 1,40 % 2,80 % Seniorordning 0,30 % 0,30 % Barsel, familieorlov m.m. 0,20 % 0,20 % Decentral løn 0,30 % 0,30 % I alt 1,90 % 1,70 % 3,60 % Som det fremgår af tabellen, er der denne gang udlagt 0,3 % af lønsummen til lokal forhandling. I lighed med tidligere vil KAB sikre, at forhandlingerne gennemføres i dialog med de enkelte boligorganisationer. I et forsøg på at sikre, at boligorganisationerne koordineret godkender forskellige mærkesager bragt i forslag af ESL på tværs af de administrerede boligorganisationer, foreslås det, som ved senest hovedoverenskomst for periode 2007-2010, at KAB på vegne af alle boligorganisationer forhandler en fælles aftale om fordeling af lønsummen på 0,3 % med ejendomsfunktionærernes fællesklub i KAB på vegne af alle ansatte ejendomsfunktionærer i de administrerede boligorganisationer. Denne hovedoverenskomst skal ikke længere tiltrædes i de fleste boligorganisationer, da dette allerede er sket i forbindelse med aftalens indgåelse mellem BL og ESL. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 21. Orientering om selskabets investeringer Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital 18/20

SEB Asset Management Nykredit Portefølje I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk, og vil hvert kvartal blive vist på KAB // Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. I Danske Capital har værdiudvikling/afkast i perioden 1. januar 30. september 2010 været på 6,4 %. I 2009 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,90 %. I SEB har værdiudvikling/afkast i perioden 1. januar 30. september 2010 været på 6,70 %. I 2009 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 6,20 %. Indre værdier Danske Capital Nominel beholdning 30. juni 2010 (kurs 100) Indre værdi 30. juni 2010 Indre værdi 19. oktober 2010 3.570.969 107,70 108,83 SEB 3.360.000 104,25 105,28 Ændring af indre værdi 1,13 %- point 1,03 %- point Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 22. Beboerklagenævnssager Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges som bilag 22 oversigt over beboerklagenævnssager i for perioden 2007-2010. Bilag 22: Beboerklagenævnsstatistik Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19/20

23. Eventuelt Kommende møde: Repræsentantskabsmøde tirsdag den 7. december 2010 Møder i 2011: Følgende møder bringes i forslag. Organisationsbestyrelsesmøder: Tirsdag den 19. april 2011 Tirsdag den 14. juni 2011 Tirsdag den 30. august 2011 Tirsdag den 22. november 2011 Repræsentantskabsmøde: Tirsdag den 13. december 2011 Afdelingsmøder: Baunehøjparken mandag den 7. marts 2011 Mølleengen tirsdag den 15. marts 2011 Sværdagergård onsdag den 16. marts 2011 Organisationsbestyrelsen godkendte datoerne for organisationsbestyrelsesmøder i 2011 og besluttede, at mødetidspunktet fremover ændres til kl. 16.00. Organisationsbestyrelsen bad administrationen overveje om tidspunktet for afdelingsmøderne er realistisk set i lyset af, at budgettet i givet fald skal foreligge primo 2011. Jan Spohr orienterede om, at der pågår undersøgelser vedrørende muligheden for at forudbetale administrationsbidraget for 2011 og måske flere år. I givet fald skal der træffes beslutning herom i organisations bestyrelsen. Organisationsbestyrelsen bemyndigede formanden til at træffe denne beslutning. H. Chr. Thigaard forelagde problemstilling omkring opkrævning af antennebidrag hos beboere, der er fraflyttet el.lign. Dette set i sammenhæng med at selskabet hæfter for betalingen overfor antenneforeningen. Det aftaltes, at der arrangeres møde herom med deltagelse fra juridisk afdeling i KAB. 20/20