Dato: 24-04-2015 REGIONSLEDELSESMØDE NR. L6-2014/15 FREDAG DEN 8. MAJ 2015 KL. 15:00 LØRDAG DEN 9. MAJ 2015 KL. 13:30 KIRKEHUSET, FREDENSGADE 9, 6900 SKJERN Deltagere: RLM Nord 1 Frits Vadsholt FV RDE Steen Christiansen RLM Nord 2 Jens Byskov JB RDEE Jens Nielsen RLM Midt Kristen Grysbæk KG PRD Bjarne Sønderskov Afbud BS RLM Syd Birthe Kragh Sørensen BHS RSF Axel F. A. Hansen AH RLM Øst Henning Andersen HA RT Gunnar L. Hansen Afbud fredag DG Poul Henning Løvendahl PHL RSA Jørgen Kallesen JK RSD Int. Ext Jan M. Andersen kun fredag JMA Dagsorden Formalia: 6.1 Velkomst og indledning 6.2 Godkendelse af dagsorden for ledelsesmøde L6 2014-15 Alle 6.2.1.1 6.3 Godkendelse af referat fra ledelsesmødet i Struer den 27. 28. mar. 2015 Alle 6.3.1.1 6.4 6.4.1 6.4.2 Regionens økonomi: Årsregnskab for perioden 01.04.2014 31.03.2015 Regionsskatmesteren gennemgår årsregnskabet, revisionsprotokollatet og regnskabserklæringen Årsregnskab og ledelsespåtegning indstilles til godkendelse. Parkerede midler pr. 31.03.2015 Regionsskatmesteren gennemgår de parkerede midler, som er optrykt i årsregnskabet side 7. Opgørelsen over parkerede midler samt periodebalancerne for Extensionfonden og Hjælpefonden indstilles til godkendelse 6.4.1.1 6.4.1.2 6.4.1.3 6.4.1.4 6.1.4.5 6.4.3 6.4.4 Godkendelse af budget og kontingent for klubåret 2015-16 Budgettet er angivet årsregnskabets højre kolonne, og beregning af kontingentet er optrykt i årsregnskabet side 8 og resulterer i et årligt kontingent på 644,- kr. Kontingent for 2015-16 indstilles til godkendelse med 644,- kr. pr. år Bidrag til projekter og medlemsstatistik Regionsskatmesteren gennemgår fortegnelsen over bidragydere i klubåret 2014-15 Fortegnelsen tages til efterretning 6.4.4.1 Side 1 af 7
6.4.5.4 RSD Jan D. Danielsen orienterer om udlodninger fra ASF Opgørelsen og RSD s bemærkninger fremlægges Bemærkninger og opgørelse tages til efterretning 6.4.4.2 6.4.5.1 6.4.5.2 Beslutninger: 6.5.1 Regionskonferencen i Horsens Kort orientering om regionskonferencen herunder fredagsarrangementet, dirigent, rådsmødet, deltagerantal, generalforsamling, workshoparrangement og afsluttende ledelsesoverdragelse. Godkendelse af dagsorden. Godkendelse af Kristen Grysbæk som RDEE. Godkendelse af forslag til revisor og revisorsuppleant. Godkendelse af Sønderborg for regionskonferencen i 2016. 6.5.1.1 6.5.1.2 6.5.1.3 6.5.1.4 6.5.1.5 6.5.1.6 6.5.1.7 6.5.1.8 6.5.1.9 6.6. 6.6.1 Valg af RLME: I sektion Midt og sektion Øst var der kun indkommet et forslag til kommende RLME, hvorfor der ikke blev afholdt valg i disse to sektioner. I sektion Nord 1 er der valg blandt to kandidater. Fristen for stemmeafgivelse udløber den 2. maj 2015. Valgresultatet vil foreligge til ledelsesmødet. Valget og de indstillede kandidater godkendes. JK 6.6.1.1 6.6.1.2 6.6.1.3 6.6.1.4 6.7. 6.7.1 Forslag vedrørende klublove: Fhv. RD Arne Braüner har udarbejdet et oplæg vedrørende klublove og vedtægter. Til drøftelse og eventuel beslutning med hensyn til det videre forløb. JB 6.7.1.1 6.8. 6.8.1 6.9. 6.9.1 Ansøgning fra Danmission Danmission fremsender ansøgning om støtte til unge deltagere på en rundrejse i Tanzania. Danmission ønsker at sende 15 unge til Tanzania for at besøge Danmissions projekter. Turen, der arrangeres af Danmission, er kalkuleret til at koste hver deltager 11.350,-kr, og der søges støtte til nedbringelse af dette beløb Til drøftelse og beslutning om støtte skal ydes til en eller flere Danmission Unge. Regionskalenderen gældende til juni 2017 Der er behov for en supplerende gennemgang og justering på grund af Area Council Meeting Spring. Ajourføring af kalenderen 6.8.1.1 6.8.1.2 6.8.1.3 6.9.1.1 6.9.1.2 6.10. 6.10.1 Mission Øst Skattefradragsprojekt Orientering om fortsatte forhandlinger med generalsekretæren Regnskab og beretning mangler Ledelsens godkendelse RD orienterer 6.10.1.1 Side 2 af 7
Efterretningssager: Ingen efterretningssager Informationer: Emne Ansvar Bilag 6.11. 6.11.1 6.11.2 6.11.3 6.11.4 Informationer fra RD: Regionskonferencer: Regionskonferencen i Horsens 2015: Chartring af nyes klubber: Nye klubber i Rumænien og Slovakiet: Besøg på IHQ Besøg på hovedkontoret i Schweiz Change Agents Korrespondance med Gritt Rhinstrøm 6.11.4.1 6.12. 6.12.1 6.12.2 6.13. 6.13.1 6.13.2 6.13.3 6.13.4 6.13.5 Informationer fra RDE: Orientering om de poster, hvor nuværende funktionsperiode ophører. Ny regionsskatmester ingen aftaler med ny d.d. Ny tjenesteleder for WAI? beslutning om vi skal udsende WAI i januar 2016 inden vi beslutter om vi skal have en ny tjenesteleder. Ny tjenesteleder for klummen er klummeperioden forbi? Måske kan vi finde noget andet spændende som f.eks. de gode historier, som Jens B. er i gang med. Ny tjenesteleder for international extention. Set&Sket er gået i luften som afløsning for Gongongen Regionskonferencen i Sønderborg 2016: Orientering om nyt siden sidste ledelsesmøde Informationer fra RDEE: Kursus på Silkeborg Højskole: Kursusprogrammet er nu udsendt bl.a. til alle DGE ere Regionskonferencen i 2017: Viborg klubberne har været nødsaget til at aflyse værtsskabet for regionskonferencen i 2017 på grund af Tinghallens ombygning. På generalforsamlingen i Grindsted blev det besluttet, at Viborg har værtsskabet for regionskonferencen i 2016 og Sønderborg er vært i 2017. Klubberne har byttet, så konferencen holdes i Sønderborg i 2016. Der skal træffes ny beslutning på generalforsamlingen i Horsens, og der skal findes klub(ber), til konferencen i 2017. Extension i Københavnsområdet: Orientering om status i dialogen med Københavner-klubberne, Distrikt Nordsjælland og KFUM og KFUK Motto/Arbejdstema klubåret 2016 17: RDEE orienterer om sine overvejelser vedrørende motto og arbejdstema som RD i klubåret 2016-17. Blå Kors Bladet: Der er mulighed for, at regionsledelsesmedlemmerne kan rekvirere Blå Kors Bladet for bedre at følge med i organisationens virke. 6.12.1.1 6.13.1.1 6.13.2.1 6.13.3.1 6.13.3.2 6.13.3.3 Side 3 af 7
6.14. 6.14.1 Informationer fra kommunikationsgruppen: Ny folder er lagt på hjemmesiden FV 6.14.1.1 6.14.1.2 6.15. 6.15.1 Informationer fra arbejdsgruppen vedrørende Plan 2022: Ny folder er udarbejdet JB 6.15.1.1 6.16. 6.16.1 6.16.2 6.16.3 6.16.4 6.16.5 6.16.6 6.16.7 6.16.8 6.16.9 Rapporter: 1. Rapport fra RLM sektion Nord 1 2. Rapport fra RLM sektion Nord 2 3. Rapport fra RLM sektion Midt 4. Rapport fra RLM sektion Syd 5. Rapport fra RLM sektion Øst 6. Rapport fra RDE 7. Rapport fra RDEE 8. Rapport fra PRD 9. Rapport fra RD FV JB KG BKS HA BS 6.16..1-3 6.16.3.1 6.16.5.1 6.15.6.1 6.16.7.1 6.16.9.1 6.17 6.17.1 6.17.2 6.17.3 Nyt fra Sekretariatet: 1. Nyt fra RT 2. Nyt fra RSF Tilbud på tryk af informations- og adressebogen 3. Nyt fra RSA AH JK 6.17.2.1 6.17.2.2 6.18. 6.18.1 6.18.2 6.18.3 6.18.4 6.18.5 6.18.6 6.18.7 6.18.8 Nyt fra IHQ: New Club Announcement C15 RD MEMO 4-2013/14 World Malaria Day 2015 Youth World #63 Nyhedsmail service Formular til nominering af Elmer Crowe Award Hilsen fra ISD EF Environment Policy 6.18.1.1 6.18.2.1 6.18.3.1 6.18.4.1 6.18.5.1 6.18.6.1 6.18.7.1 6.18.8.1 6.19. 6.19.1 s Emblemer, nåle m.v.: Ledelsen tilsluttede sig på sidste møde arbejdsgruppens indstilling om nye emblemer og nåle. Udvalget orienterer om forløbet indtil nu og om, hvorvidt nye nåle kan foreligge til regionskonferensen i Horsens. Til orientering HA 6.20. 6.20.1 Medlemsbeviser og charterpakke Ledelsen besluttede på sidste møde, at medlemsbeviser benyttes indtil charterpakken er lavet. Med baggrund i to chartringer i Østeuropa ønskes en orientering om, hvorledes fremdriften er med fremstilling af charterpakken Til orientering KG JK 6.21. Vejledning for ydelse af donationer og regnskabsmæssig adskillelse af Side 4 af 7
6.21.1 midler. Økonomigruppen havde forud for sidste ledelsesmøde drøftet flere emner. Der ønskes en orientering om fremdriften i arbejdet med en vejledning. Til orientering BS 6.22. 6.22.1 Samarbejdsaftale med Unitas Rejser A/S Til orientering er aftalen underskrevet af begge parter 6.22.1.1 Tema til drøftelse samt fremtidige udfordringer og opgaver: 6.23 6.23.1 Kommissorier for tjenesteledere Gennemgang, revision og godkendelse af arbejdsbeskrivelser og kommissorier. I henhold til Forretningsgange for regionsledelsen skal arbejdsbeskrivelser og kommissorier være godkendte og klar til tjenesteledere og udvalg senest ved klubårets begyndelse. 6.23.1.1 6.23.1.2 6.23.1.3 6.24 6.24.1 Revision af love og vedtægter Der kan konstateres forskellige uoverensstemmelser i love og vedtægter Eksempelvis står der vedrørende regnskabsåret i VR 801 1. maj til 30. april. Det skal være 1. april - 31. marts, hvilket er besluttet på en tidligere generalforsamling men aldrig blevet implementeret. Drøftelse af om et revisionsarbejde skal iværksættes. 6.25 6.25.1 Hjemmesiden - Adressebogen Hjemmesiden kerne er blevet opdateret, og webmaster har foretaget forskellige rettelser, opdateringer og moderniseringer. Webmaster vil bl.a.: Orientere om flytning til anden server Orientere om opdateringens omfang og betydning. Informere om hjemmesidens nye struktur og moderniseringer. Nytænkning med hensyn til yderligere strukturændringer Opgraderingens indflydelse på hastighed og svartider. Orientere om påtænkte kurser i betjening af hjemmesiden m.v. Informere om Skype for business. Orientere om Informations- og adressebogen. Tilbud på trykning af adressebogen. Mulighederne ved en Online-adressebog. Drøftelse af hvorledes mulighederne udnyttes bedst muligt. AH 6.26 6.26.1 Beskæftigelsesprojekt ved Blå Kors samlingshuse i Grønland DG Poul Henning Løwendahl har haft nogle forhandlinger med Blå Kors om praktisk udførelse af vedligeholdelsesarbejder i Grønland. PHL er inviteret til at redegøre nærmere for overvejelserne og behovet for Regionens involvering i planerne. Drøftelse af hvorledes og i hvilket omfang Regionen kan medvirke. PHL 6.26.1.1 6.27 Nye og forskellige klubstrukturer 6.27.1.1 Side 5 af 7
6.27.1 DG Otto Hemming Larsen har udarbejdet og rundsendt til øvrige DG ere nogle overvejelser om fremtidige klubstrukturer Oplægget beskriver forskellige indfaldsvinkler til at andre klubstrukturer kan bevirke en øget tilgang af medlemmer. Drøftelse af hvorledes DG s overvejelser kan anvendes. 6.28. 6.28.1 Diakonal contra humanitær organisation DG John Skovhus Nielsen har gjort sig nogle overvejelser om diakonal contra humanitært arbejde. Med udgangspunkt i en henvendelsen ønskes en drøftelse af problemstillingen og Y s Men s placering heri. Drøftelse af henvendelsen FV 6.28.1.1 6.29. 6.29.1 Østeuropa status - udvikling RSD Int. Ext. deltager i ledelsesmødet og orienterer om aktuelle og fremtidige forhold RSD vil orientere om den aktuelle situation i klubberne og i de 5 lande samt om samarbejdet med landekoordinatorerne. Der vil blive orienteret om deltagelsen i Regionskonferencen i Horsens og om fremtidige konkrete tiltag samt om planer og forventninger til fremtiden Til drøftelse og eventuel stillingtagen til redegørelsens enkelte elementer. JMA 6.29.1.1 6.29.1.2 6.29.1.3 6.29.1.4 6.30. 6.30.1 6.31 6.31.1 6.32 6.32.1 6.33 6.33.1 6.34. 6.31.1 Strategiplan for Østeuropa Bo Leimand, Næstved Y s Men s Club har fremsendt et gennemarbejdet oplæg til en strategiplan for den fremtidige udvikling i Østeuropa. RD har besvaret henvendelsen foreløbig Til drøftelse og eventuel beslutning Øget eller anden promovering af s regionsprojekter Der ønskes en drøftelse af, om Regionen skal foretage sig yderligere udover at annoncere for at indkalde ansøgninger til kommende regionsprojekter Eksempelvis har klubberne i Østeuropa ikke samme muligheder som danske klubber for at følge med i ansøgningsfasen. Drøftelse og eventuel beslutning om fremtidig fremgangsmåde ved udbud af regionsprojekter Støtte Change Agents KFUM og KFUK søger om økonomisk støtte til en Change Agent fra Rumænien på 20.000,- kr. På ledelsesmøde nr. 3 under pkt. 1.19. blev følgende beslutning truffet: Godkendt at giver tilsagn om støtte til 2 agenter med ca. samme beløbsramme som tidligere. Indstilles til godkendelse betinget af supplerende beskrivelse og budget. Eventuelt Næste møde 6.30.1.1 6.30.1.2 6.31.1.1 6.31.1.2 6.32.1.1 Side 6 af 7
------------------------------------------------------------------------------------------------------ Knud Hougaard Klausen Regionsleder -2014-15 6.2.1.1 Dagsorden L6 2014-15.docx 07-05-2015 Side 7 af 7