Mødedato: Tirsdag d. Kl.: 19.00 Mødested: Per Aagaard, Mimosevej 13. Deltagere i mødet Bestyrelsesmedlemmer Mødt Forhindret Zetnye Rasmussen Flemming Toft Bent Holm Hans Arne Jensen Per Aagaard Ole Kjær Sigrid Friis Afbud Afbud Dagsordensemner 1. Bestyrelsens sammensætning 2. Bestyrelsens konstituering 3. Fuldmagter 4. Fastlæggelse af bestyrelsens møder 5. Bestyrelsens opgaver 6. Grundejerforeningens økonomi 7. Betalings Service 8. Velkomstskrivelse 9. Snerydning 10. Hjemmeside 11. Forsikringer 12. Vedligeholdelse af området 1
1. Bestyrelsens sammensætning Efter generalforsamlingen d. 26. september 2006 består bestyrelsen af Bestyrelsesmedlemmer Periode Suppleanter Periode Bent Holm 2005-2007 Sigrid Friis 2006-2007 Flemming Toft 2005-2007 Ole Kjær Poulsen 2006-2007 Per Aagaard 2005-2007 Zetnye Rasmussen 2006-2008 Hans Arne Jensen 2006-2008 Suppleanterne har møderet men ikke mødepligt til bestyrelsesmøderne. Begge suppleanter har oplyst at de på grund af manglende tid ikke deltager i møderne. Suppleanterne får tilsendt kopi beslutningerne. Det er bestyrelsens opfattelse, at dagsordenen er bestyrelsens arbejdspapir, og at denne udsendes til bestyrelsesmedlemmerne og til suppleanterne såfremt de skal deltage i mødet. Bestyrelsesbeslutninger/-referat udsendes til både bestyrelsesmedlemmer og suppleanter og i redigeret form til foreningens hjemmeside, når den er tilgængelig. 2. Bestyrelsens konstituering Bestyrelsen består af formand og kasserer og 3 medlemmer, og er beslutningsdygtig når mindst 3 medlemmer er til stede, heraf skal den ene af de 3 medlemmer være formanden eller næstformanden. Formand og kasserer er valgt af generalforsamlingen for en periode på 2 år. Bestyrelsen vælger selv næstformand og sekretær jf. 16 i vedtægterne. Denne bestemmelse sammenholdt med vedtægtens 14 må tolkes på den måde, at næstformand og sekretær udpeges for 1 år ad gangen. For året 2005-2006 var afgåede bestyrelsesmedlem Freddy Hechmann udpeget som næstformand og Bent Holm som sekretær. Formanden foreslår, at bestyrelsen udpeger 1. næstformand 2. sekretær. Ad 1) Flemming Toft er næstformand. Ad 2) Bent Holm fortsætter som sekretær. 3. Fuldmagter 2
Vedtægtens 15 fastslår, at bestyrelsens medlemmer forpligter foreningen ved 3 underskrifter i forening. Denne bestemmelse besværliggør de daglige forretninger, idet kassereren skal have 3 underskrifter på hver disposition, som kassereren skal foretage. I 2005-2006 var formand, næstformand og kasserer tillagt fuldmagt. Kassereren er i sagens natur den ene, formanden den anden og som ny 3. fuldmagtsgiver har formanden udpeget Bent Holm, da der var regninger der skulle betales inden første og konstituerende bestyrelsesmøde. Formanden foreslår, at det godkendes at Bent Holm er tildelt fuldmagt til sammen med formand og kasserer at forpligte foreningen. Formandens forslag godkendt. 4. Fastlæggelse af bestyrelsens møder I r rne afholdes på skift hos de enkelte medlemmer. Møderne bliver afholdt efter behov, men det forventes at der gennemføres 5 møder om året. Ca. 1 møde i kvartalet og et møde forud for generalforsamlingen i september måned. Da arbejdet i bestyrelsen er frivilligt, er det ikke rimeligt at bestyrelsens medlemmer har udgifter til bestyrelsesmøderne. Der har derfor været udbetalt et beløb til dækning af mødets omkostninger (fortæring), og i den tidligere bestyrelse besluttede at nedskære beløbet for godtgørelse til fortæring til 100 kr. pr. møde. Dette skulle dække kaffe/te, brød og evt. en øl/vand/vin. Kassereren medbringer beløb og kvitteringsbilag. Da bestyrelsesmedlemmerne har andre aktiviteter, der falder på forskellige hverdage, skal afklares hvilken hverdagsaften, der passer til afholdelse af møderne. Formanden foreslår, 1. at møderne afholdes på skift hos bestyrelsesmedlemmerne 2. at møderne begynder kl. 19.00 3. at godtgørelsen for mødeudgifter fastsættes til 100 kr. svarende til det seneste års mødeudgifter 4. at det fastsættes hvilken mødedag bestyrelsesmøderne skal afholdes på. Formandens forslag ad 1. -3. blev godkendt og ad pkt.1 vedtoges at møderne holdes på skift således: Per, Hans Arne, Flemming, Bent og Zetnye. Det vedtoges ad pkt.4., at gennemføre møderne på tirsdage med undtagelse af 1. tirsdag i måneden. 3
5. Bestyrelsens opgaver Der forestår følgende opgaver for det kommende år: Deltagelse i Slagslunde Landsbylaugs bestyrelsesmøder; den tidligere bestyrelse har udpeget formanden med Bent Holm som suppleant til at deltage i Laugets bestyrelsesmøder. Velkomstskrivelse til nytilflyttede; skrivelsen er revideret med den ny bestyrelse. Der skal tages stilling til udbringning af skrivelsen til tilflyttere. Vejsyn, som gennemføres i april måned Foreningens hjemmeside. På generalforsamlingen i 2004 vedtoges at oprette en hjemmeside. Løbende opgaver med vedligeholdelse/reparation af foreningens aktiver. Formanden foreslår, at bestyrelsen 1) tager ovennævnte opgaver til efterretning 2) vurderer om der er andre opgaver, som bestyrelsen skal gennemføre i det kommende år. Ad 1) Godkendt. Ad 2) Der er p.t. ingen andre presserende opgaver, udover vurdering af kloaknettes tilstand jf. beslutningen ad punkt 12. Det vedtoges at gennemføre vejsyn tirsdag d. 24. april 2007 kl. 18 med start ved Mimosevejs ende. Der afholdes møde efter vejsynet. 6. Grundejerforeningens økonomi På generalforsamlingen 2006 blev bestyrelsens budgetforslag vedtaget med 17 stemmer mod 3. Budgettet for 2006-2007 udviser følgende poster: Kontorhold 3.000 kr. Generalforsamling 3.000 kr. Møder 4.000 kr. Revision 8.000 kr. Repræsentation 1.000 kr. Honorar, formand 5.000 kr. Honorar, kasserer 4.000 kr. Forsikringer 2.500 kr. I alt 30.500 kr. Kontingentet blev fastsat til 900 kr., hvoraf 250 kr. går til bestyrelsesarbejdet og 650 kr. henlægges på vejfonden. 1 medlem (Valmuevej 12) betaler ikke til bestyrelsesarbejdet, men alene til foreningens områder (650 kr.). Udgifterne til kontorhold formodes at kunne holde, idet det ikke forventes at blive så mange udgifter til kopiering af meddelelser til medlemmerne som i det seneste år, hvor der blev brugt mange kopier til Projekt løft af området og trykning af pjecen. Såfremt bestyrelsens årsfest, der måtte aflyses for anden gang, ikke gennemføres vil der blive et overskud på omkring det sparede 4
beløb ca. 3.500. Der skal søges efter en anden revisor jf. generalforsamlingens beslutning; det er usikkert om der kan spares på honoraret ved valg af anden revisor. Generalforsamlingen vedtog, at en del af foreningens midler der står på vejfonden, skal anbringes i Danske Statsobligationer. Formanden foreslår, 1) at bestyrelsen vurderer budgettets holdbarhed og evt. ompostering mellem posterne 2) at kassereren oplyser om budgettets stade 3) at bestyrelsen afklarer hvor mange af vejfondens midler, der skal anbringes i danske obligationer. Ad 1: Budgettets ramme forventes at kunne holde med ompostering blandt nogle af udgiftsposterne. Det vedtoges at droppe årsfesten; det sparede beløb på godt 3.000 kr. anvendes til andre ikkebudgetterede udgifter. Ad 2) Kassereren oplyste, at 9 medlemmer endnu ikke har betalt kontingent. Kassereren fremsender rykkerskrivelser til restanterne. Ad 3) Kassereren bemyndiges til at købe for 100.000 kr. danske obligationer nu, og for 300.000 kr. når dette beløb frigives i december 2006 fra den bundne konto. Der henstår herefter ca. 150.000 kr. på bankkontoen. 7. Betalings Service A. Tilslutning til BS På generalforsamlingen blev der fremsat kritik af, at bestyrelsen havde indgået aftale med Betalings Service for så vidt angår opkrævning af medlemskontingent. Det blev fremført, at bestyrelsens beslutning er i strid med vedtægtens 20, hvor der står, at kontingentet betales portofrit for foreningen. Bestyrelsens bevæggrunde er de, at flere medlemmer har forespurgt til muligheden for at betale overe betalingsservice at bestyrelsesarbejdet bør rationaliseres mest muligt, bl.a. ved anvendelse af teknologiske løsninger at der altid har været udgifter forbundet med opkrævning af kontingentet (trykning af girokort, gebyrer til BG Bank samt tid til udbringning) at ordet portofrit i 20 må tolkes som et udtryk for, at anden opkrævningsform end den, der var gældende på tidspunktet for vedtægtens godkendelse, ikke må belaste foreningens økonomi at bestyrelsens opgørelser over udgifterne ved opkrævning over BS viser, at BS ikke er væsentlig dyrere end den tidligere opkrævningsform, men tvært i mod kan blive billigere, såfremt medlemmerne tilslutter sig BS at bestyrelsen har kalkuleret med tilslutning fra 50 medlemmer, hvorved udgifterne til BS ikke vil blive dyrere end den tidligere opkrævningsform at kassererens honorar blev reduceret med 500 kr. 5
Der er selvfølgelig merudgifter ved tilslutning til BS. Det er tilslutningsudgiften på 450 kr. Hertil kommer udgifter til opkrævning af supplementskontingentet på 100 kr., hvilket skyldes kommunikationsfejl mellem tidligere kasserer og BS om datoen for udsendelse af indbetalingskort. B. Frivillighed i tilslutning til BS Der er på nuværende tidspunkt ingen viden om, hvor mange af medlemmerne der har/vil tilslutte sig BS. Et medlem har dog meddelt at hun ikke vil betale over BS og undrer sig over, at man kan tilmelde en person uden dennes accept; medlemmet ønsker at blive slettet af BS. Det er formandens opfattelse, at det er kreditor der afgør, hvordan han registrerer debitor i sit system at kreditor alene afgør, hvordan han vil opkræve tilgodehavender hos debitor at foreningens medlemskartotek blot er flyttet fra en skuffe til en anden at personoplysninger, der alene er navne og adresser, i BS er sikret mod misbrug. Formanden foreslår, 1. Ad A tilslutning til BS, at opkrævning af kontingentet foregår over BS som vedtaget i januar 2006 2. Ad B Frivillighed i tilslutning til BS, at medlemmet meddeles, at der ikke kan ske afmelding fra foreningens medlemskartotek i BS, men at det er frivilligt om man vil tilslutte sig/anvende BS Forslag 1. og 2. blev godkendt. 8. Velkomstskrivelse Velkomstskrivelsen skal tilrettes med den ny bestyrelsessammensætning; dette er foretaget med undtagelse af navn på næstformand. På generalforsamlingen fremkom et forslag om, at der i Velkomstskrivelsen bør nævnes medlemmernes pligt til at vedligeholde deres andel af fællesarealerne og bestyrelsens pligt til at påtale og mulighed for politianmeldelse. Der er i Velkomstskrivelsen er nævnt om vedligeholdelses-/renholdelsespligten, men ikke bestyrelsens ret til påtale og foretage evt. politianmeldelse. Det virker noget drastisk i en velkomst til nye medlemmer at oplyse om en så alvorlig sag som at anmelde et medlem til politiet for overtrædelse af de regler der forefindes vedrørende vedligehold af fortove m.m. Velkomstskrivelsen vedhæftes dagsordenen. Formanden foreslår, at bestyrelsen tager stilling til evt. redigering af Velkomstskrivelsen. 6
Velkomstskrivelsen som godkendt på bestyrelsesmødet d. 29.06.06 tilrettes bestyrelsesændringerne, og der indføjes et afsnit om bestyrelses pligt til at påtale medlemmernes manglende overholdelse af deres pligt til at renholde deres andel af fællesarealerne. 9. Snerydning Bestyrelsens forslag til snerydning fik ikke opbakning på generalforsamlingen. Blandt de fremmødte 20 stemmeberettigede medlemmer stemte kun 10 for forslaget, som dermed ikke fik flertal. Der er dog nogen usikkerhed om afstemningsresultatet, da nogen har den opfattelse, at nogle medlemmer skulle have forladt generalforsamlingen på afstemningstidspunktet; det fremgår dog ikke af afstemningsresultatet. En tidligere formand for bestyrelsen oplyste, at der engang i 1980 erne blev truffet aftale med lokal entreprenør om snerydning, hvilken aftale dog ophørte på grund af flere vintre med meget lidt sne. Der skulle dog foreligge en generalforsamlingsbeslutning om bemyndigelse til bestyrelsen om snerydning efter behov og med finansiering af udgifterne over vejkontoen uden efterfølgende opkrævning hos medlemmerne. Stenløse Kommune har henstillet til grundejerforeningerne om indgå aftale med entreprenør om snerydning. I Lokalavisen fra 17. oktober har Kommunen på dens oplysnings- og annonceside gjort opmærksom på den enkelte grundejers forpligtelse til at foretage snerydning, men opfordrer til at indgå en snerydningsaftale, fordi det er en næsten uoverskuelig opgave for den enkelte grundejer at sørge for glatførebekæmpelse ud til halvdelen af vejen. Set i lyset af usikkerheden om medlemmernes opbakning til en snerydningsaftale, konstateringen af at ikke mange medlemmer foretager snerydning, en mulig 20-årig generalforsamlingsbeslutning om bemyndigelse til bestyrelsen om at gennemføre snerydning efter behov og Kommunens kraftige opfordring til at indgå snerydningsaftale, findes det rimeligt at bestyrelsen beder en entreprenør om at foretage snerydning, når der er behov herfor. Formanden foreslår, at bestyrelsen tager stilling til 1. om der skal gennemføres snerydning efter behov 2. finansiering af udgifterne 3. hvornår der er behov for snerydning. Ad 1. Det vedtoges at foretage snerydning efter behov. Ad 2. Udgifterne betales af vejfonden uden efterfølgende opkrævning hos medlemmerne. Ad 3. Formanden bemyndiges til at tilkalde snerydning, evt. i samråd med bestyrelsesmedlemmerne. 10. Hjemmesiden Generalforsamlingen i 2004 vedtog at Grundejerforeningen får en hjemmeside. 7
Formanden har fået tilsagn fra en konsulent, tidligere slagslunde-borger, om bistand til den tekniske opbygning af hjemmesiden. Honoraret er på 1.000 kr. Formanden foreslår, at bestyrelsen tager stilling til 1. om der skal engageres konsulent til bistand med den tekniske opbygning 2. finansiering af udgifterne hertil. Det vedtoges at engagere konsulentbistand og at honoreret på 1.000 kr. finansieres af en del af det sparede beløb til årsfesten. Hjemmesidens undermenuer skal være: Om grundejerforeningen Vedtægter Bestyrelsen Generalforsamling Budget og regnskab Bestyrelsens informationer Netop Nu På hjemmesidens forside indgår samme billede som i Velkomstskrivelsen. 11. Forsikringer Bestyrelsen tegnede 2 forsikringer, en erhvervsansvarsforsikring og en arbejdsskadeforsikring. Bestyrelsen fandt det nødvendigt at Grundejerforeningen var forsikret og selv om der ikke var afsat penge i budgettet, er der ved besparelser andre steder fundet budgetmæssig dækning for forsikringerne. I det af Generalforsamlingen godkendt budget 2006-07 er der afsat beløb til forsikringerne. Der blev dog fremsat kritiske bemærkninger af bestyrelsens beslutning og handling, idet flere fandt det unødvendigt med forsikringer. Et medlem foreslog, at bestyrelsen orienterer medlemmerne om forsikringstyperne og dækning, hvorefter spørgsmålet om forsikring tages op på generalforsamlingen i 2007. Flemming Toft udarbejder meddelelsen til medlemmerne. Meddelelsen udsendes som Informa. Set i lyset af den undring, som nogle medlemmer på generalforsamlingen gav udtryk for over at bestyrelsen har tegnet 2 forsikringer, er det rimeligt at bestyrelsen revurderer nødvendigheden af forsikringerne. Formanden foreslår, 1. at bestyrelsen tager til efterretning, at Flemming Toft udarbejder oplysning om forsikringerne 2. at bestyrelsen overvejer om forsikringerne skal bibeholdes. Ad 1. toges til efterretning. Ad 2. Det vedtoges at fastholde begge forsikringstyper. 8
12. Vedligeholdelse af området De seneste generalforsamlinger har vist, at der ikke er opbakning til at betale ekstrakontingent eller engangsbetaling for at få gennemført en egentlig renovering af fortove, stier og vejbede. Det viser sig også, at en renovering inden for et årligt merkontingent ikke kan lade sig gøre, fordi det vil strække sig over så mange år, at der reelt ikke kan tales om en renovering. Der er ikke penge nok på vejfonden til at gennemføre de større omlægninger af f.eks. fortove, og bestyrelsen har forpligtelse til at sikre, at der foretages tilstrækkelig opsparing til at gennemføre de vedligeholdelses- og reparationsopgaver, som må komme. Der skal være penge til at lægge nyt slidlag på vejene, og det er p.t. ukendt hvad udgifterne hertil er og hvor mange år en asfaltbelægning forventes at kunne holde, foretage oprensning af kloakkerne. Det vurderes med de seneste oplysninger at der skal gennemføres oprensning hvert 4. år, reparation af kloakkerne. Der tales for tiden en den om den tikkende bombe under landets vejnet, idet det anses for meget sandsynligt at mange kloakker er nedslidte og dårligt vedligeholdte gennem årene. For Slaglunde Syds vedkommende er der ikke kendskab til kloakkernes tilstand. Bestyrelsen har til opgave at vurdere udgifter til kendte opgaver som ovenfor nævnt og dertil beregne udgifter til almindelig vedligeholdelse af foreningens aktiver. Formanden foreslår, at bestyrelsen 1. tager en drøftelse af vedligeholdelse af området og udgifter hertil 2. vurderer om der er konkrete forslag til nødvendige udbedringsarbejder eller om vejsyn i april 2007 skal afventes. Formanden uddelte en foreløbig beregning over de udgifter, der fra vejfondens midler skal anvendes til løbende vedligeholdelse og til henlæggelse til periodevise vedligeholdelsesarbejder. Bestyrelsesmedlemmerne vurdere om der skal indarbejdes andre vedligeholdelsesarbejder. Det vedtoges at indhente tilbud på vurdering af kloaknettes tilstand. Næste møde blev aftalt til tirsdag den 20. februar 2007 kl. 19.00 hos Hans Arne Jensen, Valmuevej 3. Underskriftsblad for mødet Sign.: Per Aagaard Bent Holm, Zetnye Rasmussen, Hans Arne Jensen, Flemming Toft 9