Vejledning til ansøgning for kommunepulje, forstærket indsats over for storrygere Ansøgningsskema, beskrivelsesskema for indsatsen og budgetskemaer udfyldes elektronisk ved indskrivning i fil fra Sundhedsstyrelsens hjemmeside (www.sst.dk). Den samlede ansøgning må maksimum fylde 8 sider (Times New Roman, skriftstørrelse 11, linjeafstand 1,5) De udfyldte skemaer indsendes underskrevet til Sundhedsstyrelsen pr. mail til FOBS@sst.dk. Det er også muligt at indsende ansøgningen med almindelig post. Der gøres opmærksom på, at Sundhedsstyrelsen ikke påtager sig at returnere eventuelle bilag, som er vedlagt ansøgningen. Frist for indsendelse af ansøgning: Tirsdag den 17. juni 2014 kl. 12.00 Bemærkninger til skema 1: Ansøgningsskema til støtte 1. Her anføres indsatsens titel. 2. Her anføres navn på kommunen, der ansøger om puljemidler samt kontaktinformation på projektleder, indsatsens juridisk ansvarlige og kontaktperson. Med kontaktperson menes den person, der skal modtage kommunikation fra Sundhedsstyrelsen. 3. Projektledelsen skal være forankret i den kommunale forvaltning. Her skal det fremgå hvilke kompetencer, erfaringer og lign., som kvalificerer projektlederen til at kunne gennemføre projektet. Det præciseres hvilke opgaver projektledelsen forventes at varetage, og hvor mange timer der afsættes til projektledelse. Det kan i visse tilfælde give mening, at projektledelsen deles mellem 2 medarbejdere. Hvis dette er tilfældet for ansøger, så skal begge medarbejderes rolle og deres indbyrdes samarbejde beskrives her. I det tilfælde, at projektlederen ikke er ansat ved ansøgningsfristens udløb, skal det beskrives, hvilke kvalifikationer og kompetencer projektlederen skal have. 4. Indsatsen skal gennemføres som et samarbejde mellem kommunen, sygehuse og praktiserende læger. Kommunens samarbejdspartnere skal præciseres her. Der skal til ansøgningen vedlægges en interessetilkendegivelse fra ansøgers samarbejdspartnere. 5. Samarbejdets form og formelle organisering præciseres her. 6. Her redegøres kort for ansøgers erfaringer med og/eller viden om de problemstillinger og indsatsområder, som indsatsen omhandler. 7. Da samarbejde er en betingelse for bevilling af midler, anføres samarbejdspartners forudsætninger for deltagelse i indsatsen. 8. Her skal det fremgå, hvor stort det ansøgte beløb er (eksklusiv eventuelt øvrige midler). Det er et ufravigeligt krav, at budgettet indføres i Sundhedsstyrelsens budgetskemaer, og at disse vedlægges ansøgningen.
9. Indsatsen skal være igangsat senest den 1. december 2014, og være afsluttet senest ved udgangen af 2017. Ansøgere, der modtager puljemidler, er forpligtet til at sørge for, at der kan leveres dokumentation til den centrale evaluering frem til udgangen af 2017, uanset sluttidspunkt for den lokale indsats. 10. Hvis der er ansøgt eller bevilget tilskud fra andre instanser, fx fonde eller myndigheder, til denne indsats, skal det fremgå her. 11. Hvis der indgår egenfinansiering af den indsats, der søges midler til, fra ansøgningskommunens side, så skal beløbet anføres her. 12. Her skal indsatsens samlede budget skrives. 13. Her anføres, hvis ansøger inden for de seneste 5 år har modtaget støtte fra Sundhedsstyrelsen til tobaksforebyggelse og/eller rygestopprojekter. Bemærkninger til skema 2: beskrivelsesskema for indsatsen 1. Her skrives indsatsens titel. 2. Baggrund og vision for indsatsen. Her begrundes, hvilken motivation kommune, og gerne kommunens samarbejdspartnere, har for at ansøge om midler gennem denne pulje. Indsatsens generelle formål beskrives således, at det fremgår, hvordan den forventes at styrke kommunens samlede rygestop-indsats og samarbejde med sygehuse og almen praksis. Begrundelse må ikke fylde mere end 15 linjer, Times New Roman, skriftstørrelse. 11, linjeafstand 1,5. 3. Overordnet mål og delmål. Her skrives indsatsens målsætning. Der skal formuleres et klart og konkret mål for indsatsen. Målet skal realistisk kunne opfyldes inden for bevillingsperioden. Under delmål skal ansøgers egne specifikke mål nævnes. Der skal formuleres delmål, som beskriver sammenhængen mellem elementerne i indsatsen, altså hvordan de enkelte delmål fører frem til, at det overordnede mål nås. Delmålene skal være specifikke, de skal kunne dokumenteres/måles, og de skal være tidsfastsatte. Projektets sundhedsfremmeperspektiv skal tydeligt fremgå i målsætningen. 4. Indsatsens fokusområder. Fokusområder, der er obligatoriske ifølge opslaget, beskrives kort. Fokusområder, der ligger ud over de obligatoriske elementer, skal beskrives mere fyldestgørende. 5. Målgrupper. Her præciseres indsatsens målgruppe(r) 6. Sikring af kompetencer blandt fagpersonale. Her skal det beskrives, hvordan ansøger vil sikre kompetencer hos fagpersonale inden for de skitserede indsatsområder, og i arbejdet med de metoder og redskaber, der benyttes. 7. Aktiviteter og metoder. Det skal fremgå, hvilke aktiviteter, der sættes i gang, og hvilke metoder, der anvendes inden for obligatoriske og evt. tilvalgte indsatsområder. Desuden skal det beskrives hvilke metoder, der skal udvikles, hvilke der skal afprøves, samt hvilke aktører, der evt. skal bidrage til at udvikle de nævnte metoder. Det skal fremgå, hvorfor de enkelte metoder er valgt, og hvordan de forventer at styrke målgruppens sundhed og trivsel. Arbejdet med den obligatoriske henvisningsstruktur skal beskrives, og metode(r) for implementering beskrives. Strukturen for henvisning, opsporing, opfølgning, ligesom overvejelser i forhold til at sikre høj gennemførelse hos målgruppen skal beskrives. 2
8. Rekruttering af målgruppen til indsatsen. Her skal det beskrives, hvordan man vil rekruttere storrygere, samt eventuelt gravide og barslende, til rygestoptilbudene. 9. Inddragelse af målgruppe. Her skal det beskrives, om/hvordan ansøger vil sikre brugerinddragelse i udvikling og implementering af indsatsen samt i konkrete aktiviteter. 10. Forventes indsatsen at inkludere eller påvirke andre kommunale forvaltninger eller enheder? Det beskrives på hvilken måde indsatsen vil inkludere eller påvirke andre kommunale forvaltninger eller enheder, ud over sundhedsområdet. Snitfladerne mellem de enkelte enheder skal fremgå. 11. Samarbejde med obligatoriske samarbejdspartnere (almen praksis og afdelinger på sygehuse). Her beskrives obligatoriske samarbejdspartneres rolle og aktiviteter i indsatsen. 12. Samarbejde med øvrige/valgfrie aktører. Her beskrives ansøgers forventninger til eventuel samarbejde med andre aktører end de obligatoriske, fx patientforeninger, fagforeninger og regioner. 13. Areaner. Overvejelser i forhold til de arenaer, som projektet arbejder i samt snitflader mellem arenaer. 14. Risici og udfordringer. Her beskrives forventede risici ved indsatsen, og særligt hvordan ansøger forventer at imødegå disse. 15. Tilpasning til eksisterende indsats. Der gives udelukkende midler til nye initiativer. Det skal fremgå tydeligt, hvilke indsatser, der er nye og hvilke, der eksisterer i forvejen. Det beskrives, hvordan projektets indsatser tilpasses de eksisterende. 16. Forventede resultater og effekter af indsatsen. Her præciseres ansøgers egne krav til resultat og effekt af indsatsen, fx antal henviste storrygere, antal rygestop. 17. Dokumentation og afrapportering. Det beskrives hvordan ansøger vil sikre dokumentation og afrapportering af indsatsen. Sundhedsstyrelsen står for en samlet evaluering af de iværksatte indsatser under puljen. Alle ansøgere er forpligtet til at stå til rådighed for evaluator gennem hele perioden, fra modtagelse af tilsagnsbrev i 2014 til den 31. december 2017, samt at bidrage med løbende statusrapport og dokumentation, når Sundhedsstyrelsen eller evaluator beder om dette. 18. Formidling og kommunikation Her præciserer ansøger plan for kommunikation og formidling, særligt til målgruppen, omkring indsatsen. 19. Projektets forankring. Overvejelser om mulighed for finansiel og organisatorisk forankring af indsatsen efter støtteperiodens ophør skal beskrives her. Plan for forankring af projektet i kommunens almindelige drift efter projektets ophør er ikke et krav for modtagelse af midler, men det vil indgå i vurderingen af alle ansøgninger. 20. Projektets organisering og bemanding. Her beskrives, hvordan projektet planlægges organiseret og forankret i ansøger(e)s organisation. Styregruppens og eventuelle arbejdsgruppers opbygning og tilhørsforhold beskrives. Som minimum beskrives planer for projektledelse, bemanding, og samarbejdsform med samarbejdspartnere. 21. Tids- og milepælsplan. I dette felt beskrives projektets forskellige dele, og der udarbejdes en tidsplan med milepæle for gennemførelsen. Projektet skal være igangsat senest den 1. december 2014. Projektet opdeles i faser. Hvert projektår afsluttes med en faglig statusrapport, der skal være indsendt elektronisk til Sundhedsstyrelsen senest den 31. januar i det efterfølgende år. Denne løbende statusafrapportering afstemmes med kravet om dokumentation til evaluering. Projektet afsluttes med en slutrapport. Tid til brug for evaluering, statusrapport mv. skal indregnes i tidsplanen. 3
Bemærkninger til skema 3: Budget for hele indsatsperioden 1. Her anføres indsatsens titel. 2. Her skal det fremgå, hvem der er ansvarlig for regnskabet. Navnet på denne person skrives på budgetskemaet. 3. Her anføres navn og adresse på revisor. 4. Antal medarbejdere involveret i projektet, deres stillingskategorier og den dertilhørende løn- /honorarudgift anføres. Endvidere angives antal arbejdstimer, og den gældende timesats anføres. Det ansøgte lønbeløb skal indeholde pensionsbidrag og feriepenge. Det forudsættes, at arbejdsgiver dækker løn til sygdom eller sygedagpenge, ligesom projektet ikke vil få kompenseret indtægtstab i forbindelse med orlov (fx barsel). Højere vederlag, herunder tillæg for overarbejde, accepteres kun undtagelsesvist. Lønudgifter og honorarer kan ikke reguleres efter det tidspunkt, hvor tildeling af tilskud har fundet sted. 5. I forbindelse med kurser, møder, seminarer, konferencer o. lign. skal antal forventede kurser o. lign. anføres samt antal forventede deltagere. Gives der honorar til oplægsholdere, skal det ske på basis af gældende overenskomstmæssige timesatser fra relevant faglig organisation. Ved udgifter til undervisningsmaterialer skal anføres, hvilke typer der forventes anvendt og budgettet skal specificeres for hver type. Der vil kun undtagelsesvis kunne opnås tilskud til honorarer, der overstiger de overenskomstmæssige timesatser. 6. Ved udgifter til materialer, værktøjer eller metode anføres, hvad der konkret er tale om. Budgettet skal specificeres for hver type materiale etc. Ved udgifter i forbindelse med øvrige kommunikationseller formidlingstiltag anføres alle elementer i aktiviteten. Budgettet skal specificeres for hvert element. 7. Det skal specificeres, hvilke typer af transport, der er tale om. Budgettet skal specificeres for hver type. Hvis der i ansøgningen er indeholdt udgifter til dækning af rejseudgifter, skal offentlige transportmidler anvendes, hvor det er muligt og mest økonomisk. Benyttes eget motorkøretøj ydes kilometergodtgørelse efter reglerne om tjenestemænds benyttelse af eget befordringsmiddel på tjenesterejser. Taksten i 2014 er 2,10 kr. pr. km. Der vil ikke kunne opnås tilskud til rejser til udlandet. 8. Det skal specificeres, hvilke typer af serviceydelser, der er tale om, og budgettet skal specificeres for hver type. Ved køb af konsulentbistand skal udgifterne hertil specificeres. 9. Posten specificeres på administration samt eventuel udgift til revision. Såfremt der påregnes udgifter i forbindelse med revision af regnskabet, skal disse anføres på budgettet. Det er et krav, at det endelige regnskab for den lokale indsats revideres af statsautoriseret revisor. 10. Udgifter til rygestopmedicin. Her anføres udgifter til rygestopmedicin. 11. Andet. Det skal specificeres, hvilke poster ansøger sætter under andet i budgettet. Bemærkninger til skema 4: Budget for hvert år Der anføres støtteår. For samtlige punkter anføres det ansøgte beløb for hvert år samt beløb for egenfinansiering. 4
Tilsagnsbrev og støtteudbetaling Før der tildeles støtte, skal Sundhedsstyrelsen udfærdige et tilsagnsbrev. Projektet kan tidligst sættes i gang den dato, hvor Sundhedsstyrelsens tilsagnsbrev er dateret. Sundhedsstyrelsen afholder ikke udgifter, der er disponeret over eller anholdt inden tilsagnsdatoen. Regnskab, statusrapporter og slutrapport Krav til regnskabsaflæggelse, herunder evt. revidering og påtegning af statsautoriseret revisor fremgår af tilsagnsbrevet og den dertilhørende regnskabsinstruks. 5