Referat af møde i Rigsarkivets brugerråd i Viborg Mødet blev afholdt den 27. maj 2015 Godkendelse af dagsorden og godkendelse af referat fra mødet den 26. november 2014 Dagsordenen blev godkendt. Formanden oplyste, at der ikke kunne siges meget om Ny Arkivalieronline, da den ikke er lanceret endnu, og Allan Vestergaard ikke var til stede. Referat fra sidste møde, 26.11. 2014, blev godkendt. Steffen Elmer Jørgensen blev valgt som referent. Medlemsstatus Der var afbud fra Poul Duedahl, der er på valg som Aalborg Universitets repræsentant og ikke ønsker at fortsætte efter nu at have været medlem i 10 år. Leif Dehnits er udtrådt af SLA Østjylland og kan derfor ikke mere repræsentere foreningen i brugerrådet. Dehnits havde sendt stafetten (dagsordenen) videre til mag.art. Niels Løgager fra Åbyhøj, der medlem af SLA, medlem af Erhvervsarkivets brugerråd, og leder af lokalarkivet i Åbyhøj. Niels Løgager er mag.art. i kulturhistorie. Mette Frisk Jensen er udtrådt for at hellige sig arbejdet som projektleder for danmarkshistorien.dk I stedet er indtrådt ph.d. Jakob Ørnbjerg fra Aarhus Universitet. Jakob er ph.d. fra Aalborg Universitet og har specialiseret sig Danmarks historie i 15-1600-tallet. Han arbejder p.t. med et projekt om indvandring til danske købstæder i 15-1600-tallet og er flyttet til Århus, da han er blevet tilknyttet Center for Byhistorie ved Aarhus Universitet. Jakob er næstformand for Dansk Historisk Fællesråd. Som ny repræsentant for brugerne på læsesalen i Viborg blev den 4. december 2014 valgt Berit Höwisch, Klejtrup. Berit Höwisch er uddannet pædagog og arbejder meget med slægtshistorie. Hun er en hyppig gæst på læsesalen. De gamle medlemmer præsenterede sig. Medlemmer på valg i 2015 Jytte Thorndahl på valg som repræsentant for Organisationen Danske Museer. Steffen Elmer Jørgensen lovede at kontakte Organisationen Danske Museer m.h.p. genopstilling af Jytte Thorndahl. Jakob Ørnbjerg er netop udpeget af Aarhus Universitet og sidder derfor til 2017. Poul Duedahl vil på sit instituts næste lærermøde efterlyse en ny kandidat.
En ny brugerrepræsentant blev valgt i december 2014. Berit Höwisch er derfor på valg ved brugermødet i efteråret 2016. Indflytning fra Erhvervsarkivet og ændringer på læsesalen. Nyt magasin Sidst på året 2015 skal Erhvervsarkivets personale flyttes til Viborg. Steffen Elmer Jørgensen oplyste, at det nye magasin på Vennershåbsvej i Vestbyen skal afleveres den 1. november 2015. Erhvervsarkivets personale vil flytte ind gradvist, men arkivet i Århus holdes åbent til årets udgang. Flytning af Erhvervsarkivets arkivalier fra den gamle bygning i Vestre Allé er berammet til at foregå i de første tre måneder af 2016. Denne flytning bliver den første flytning af arkivalier til det nye magasin. Rigsarkivet, Viborg bevarer lejemålet på Tagtækkervejmagasinet. Rigsarkivet, Viborg skal flytte arkivalierne fra Asanimagasinet og det mindre magasin på Fabriksvej til Vennershåbsvej i løbet af 2016. Alle arkivalier på paller på Tagtækkervej må forventes at blive flyttet til det nye magasin. Det vil blive en stor lettelse fro ekspedition og arbejdsgange på Rigsarkivet, Viborg. En del nyere afleveringer til Rigsarkivet, Viborg har på grund af pladsmangel måttet placeres på magasinerne i Skejby og i Islandsgade i Odense. Disse arkivalier bliver i alle tilfælde foreløbig ikke flyttet til Viborg. 10-11 medarbejdere fra Erhvervsarkivet skal have arbejdsplads på Rigsarkivet, Viborg. Overvejelser om at indrette kontorpladser i embedsboligen eller i Store Foredragssal er opgivet. Den løsningsmodel, som Bygningsstyrelsen arbejder med, går ud på at dele læsesalen i Gamle Magasin med en væg i matteret glas. Det er tanken at indrette otte kontorpladser samt et mødelokale med Erhvervsarkivets videokonferenceudstyr, et telefonrum og et kopirum. Om varigheden af ombygningen af læsesalen og de foranstaltninger, dette måtte medføre kan der p.t. ikke siges noget konkret. Ombygningen vil betyde et reduceret antal pladser til brugerne. Det vil generelt ikke være noget problem med det faldende besøgstal in mente. Erhvervsarkivet har 2,2 km bøger. En del væsentlige opslagsværker bliver udskilt og flyttes til læsesalen i Viborg. Samlingens erhvervshistoriske litteratur flyttes ligeledes til Viborg. Den del af bogsamlingen, der ikke omhandler erhvervshistoriske emner, afhentes til offentlige biblioteker og arkiver, der måtte være interesseret i bøgerne. Erhvervsarkivet overlader de kommunale arkivalier fra og med 1841 til Stadsarkivet i Aarhus. Nogle lokale private arkiver deponeres i Stadsarkivet. Samlingens hoveddel flyttes til det nye magasin i Viborg. På læsesalen i Viborg skal der efter sammenflytningen også ekspederes erhvervsarkivalier og personale fra Erhvervsarkivet skal integreres i vejledningen måske også i ekspeditionen.
Sammenflytningen vil også få nogle konsekvenser for brugerrådsstrukturen. Der kan p.t. ikke siges noget konkret om, hvad der vil ske. Siden sidst Besøgstallet Tendensen er, som den længe har været: Antal brugere på læsesalen og antal indlånte enheder faldt i 2014 i forhold til 2013. Derimod steg antallet af besøg på Arkivalieronline markant fra 2013 til 2014. Det samme gælder for antallet af viste sider. I de sidste måneder af 2014 og i foråret 2015 har der vist sig et fald i antallet af besøg på Arkivalieronline. Årsagen må antages at være den konkurrence, der ydes fra mormonernes Family Search og fra My Heritage. Rigsarkivet har et samarbejde med mormonerne. Konkurrencen kommer fra materiale, Rigsarkivet har leveret. Steffen Elmer Jørgensen omdelte en statistik over antallet af ansatte på Rigsarkivets afdelinger. Service for brugerne Der var enighed om, at brugerne har taget godt imod brugerhjælpen. Ekspeditionen lider under manglende mandskab især i forbindelse med ekspeditioner på fjernmagasinerne. De skal være to medarbejdere, når der hentes arkivalier på et fjernmagasin. Det kan have som følge, at ekspeditioner udskydes. For tiden er der kommet en aflastning i form af en midlertidig hjælp. Det må anbefales brugerne at forudbestille arkivalier, og at afvente, at de får elektronisk besked om, at bestilte arkivalier er på læsesalen, før de begiver sig til læsesalen i Viborg. Vejledning på Facebook, kaldet Brugerforum, er ikke fuldt implementeret på Rigsarkivet, Viborg endnu. Håbet er, at den kan aflaste besvarelsen af telefoniske og skriftlige spørgsmål (Spørg Arkivaren). Der mangler to pc ere med tynde klienter på læsesalen. Kopimaskinen på læsesalen er slidt og møntautomaten virker ikke. Flere i forsamlingen anbefalede, at der anskaffes en skanner af samme type som haves på Rigsarkivet, København. Bente S. Vestergaard kunne oplyse, at der tales om at anskaffe et sådan skanner. Rigsarkivet er nyligt af Kulturministeriet påført en såkaldt dispositionsbegrænsning. Det kan betyde, at en del nyanskaffelser udsættes. Kurt Pajbjerg anførte, at den korte åbningstid om fredagen er uhensigtsmæssig. På fredage kommer ofte brugere, der er på arbejdsmarkedet og ikke har tid til at komme andre hverdage. Det kunne være bedre, at forlænge lørdagsåbningen, hvor samme forhold gælder. Det nåede ikke at blive berørt på mødet, men det er vedtaget, at der ikke mere ekspederes bøger fra magasin til læsesalen.
Nyt Arkivalieronline Emnet blev ikke grundigt uddybet, da den nye version af Arkivalieronline.dk. er udsat. Der er ikke udsendt oplysende materiale. Det er hensigten, at alle skanninger for fremtiden skal kunne tilgås både fra Arkivalieronline og via Daisy. JAVA-billedvisningsprogrammet skal forsvinde i 2015 Det blev af Kurt Pajbjerg anført, at man bør lade de gamle kirkebogsfiler blive liggende på nettet, hvis det kan lade sig gøre, når JAVA-programmet fjernes. Ifølge oplysning fra områdeleder Jesper Thomassen og andre medarbejdere i filmningscentret er de nye kirkebogsfiler, der udlægges, skannet fra mormonernes film, hvoraf nogle er optaget tilbage i 1960 erne. Skanningerne er i nogle tilfælde mørke og vanskelige at læse. Det overvejes i fremtiden at omskanne de dårlige (nye) kirkebogsfiler. I det tilsendte mormon-materiale har der været en hel del huller i form af manglende kirkebøger. I de tilfælde bevares de gamle skanninger på Arkivalieronline. Dette omfatter også de tilfælde, hvor mormonerne har filmet kontraministerialbøger, men der på Arkivalieronline har været hovedministerialbøger. Kurt Pajbjerg anført desuden, at den trådløse internet-forbindelse på læsesalen ikke er stærk Nyt på Arkivalieronline.dk Der er introduceret en oversigt over alle digitaliserede arkivalier på Arkivalieronline, som kan læses på Daisy under Læs indskannede arkivalier via Daisy Nyt på Arkivalieronline er: Ansøgninger om erindringsmedaljer Arkivskabte registre m.v. nævnt sidste gang: registre over ikke-sen-navne, -sen-navne, nøgle til rets- og politikredse, brevskriverlister, Nygaards sedler, m.m. Borgerlige vielser de skannes p.t. ifølge indgået aftale af to repræsentanter for mormonernes Family Search Den kgl. Fødsels- og Plejestiftelse (i Kbh.) Geheimekonseillet og Geheimerådet centrale regeringsakter Djurs Sønder og Mols herreds arkiv Hammerum Herredsfogeds arkiv Hjørring Byfogedarkiv Kong Valdemars Jordebog Matrikler for Århus Købstad Mindeblade for faldne Orlogsværftets skibstegninger Registre til skøde- og panteprotokoller Sønderjyske personregistre Viborg Landstings dombøger indtil 1667 Tønder Købstads arkiv Folketællingen fra 1940 bliver tilgængelig sidst på året 2015
Forespurgt om erfaringerne med Rigsarkivets nye hjemmeside var svarene, at den kræver en vis tilvænning. Berit Höwisch fandt den vanskeligt overskuelig i.f.t. den gamle side. Hun gjorde opmærksom på, at man ikke kan framelde sig arrangementer, man har tilmeldt sig elektronisk. Tilgængelighed og adgangssager Punktet bortfaldt af tidsmæssige årsager. SEJ nævnte dog problemstillingen, at visse journaler og saglister indeholder fyldige personoplysninger. Det er under overvejelse, om der skal søges adgang til disse, eller om læsesalsvagterne skal hjælpe brugere med søgningen. Accession Steffen Elmer Jørgensen redegjorde for, at der i.f.m. det løbende indsamlingsprojekt er afleveret knap 1200 kontraministerialbøger til læsesalen i Viborg og ca. 300 til Rigsarkivet, København. Der kan ventes afleveret yderligere et par hundrede kontrabøger til Viborg. Dermed skulle alle kontraministerialbøger gerne være afleveret til Rigsarkivets afdelinger. Der er sat gang i en ny runde afleveringer fra rets-, politi- og fængselsmyndigheder. Forslag fra medlemmerne Fremsat under de foregående punkter. Eventuelt Næste møde afholdes tirsdag den 17. november 2015, kl. 14.00. Ny arrangementskalender for efteråret 2015 er ved at være klar.