Alt, hvad der er af arkivalier i landsarkiverne i Åbenrå, Viborg og Odense samt Rigsarkivet og Erhvervsarkivet, kan lokaliseres gennem DAISY.

Transkript

1 Arkivdatabasen DAISY Hvad er DAISY? DAISY står for Dansk Arkivalie Informations System, og startede i 2001 som et redskab til brug for arkiverne. Siden 2007 har vi kunnet bestille arkivalierne gennem DAISY, nu er det den eneste måde, vi kan bestille arkivalier gennem. Alt, hvad der er af arkivalier i landsarkiverne i Åbenrå, Viborg og Odense samt Rigsarkivet og Erhvervsarkivet, kan lokaliseres gennem DAISY. Alt, hvad der er af arkivalier i lokalarkiver, byhistoriske arkiver og stadsarkiver kan findes gennem DANPA, se Hvor finder vi DAISY? Start på Statens Arkivers hjemmeside: Klik på det gule ikon for DAISY, se øverst til venstre på siden. Hvordan udfylder vi så søgefeltet? Nu skal du til at udfylde felterne til søgningen: Lad være med at bruge den øverste! Læg mærke til de små spørgsmålstegn: - hver gang du ser dette tegn, kan du klikke på det og få hjælp til at forstå, hvad der menes med de forskellige udtryk. Noter om DAISY, herunder også bestilling af lægdsruller i DAISY, Bodil Grove Christensen Side 1

2 Hvad betyder ordene i søgefeltet? Om ordet Arkivskaber står der flg. forklaring: Skriv navnet eller en del af navnet på en Arkivskaber. Arkivskaber er en myndighed, virksomhed, forening eller person, som har skabt et arkiv. Om ordet Arkivserie står der flg. forklaring: Skriv navnet eller en del af navnet på en Arkivserie. Arkivserie er en samlet gruppe af arkivalier. En arkivserie kan være alt fra meget lille, fx et register i en regnskabsprotokol, til meget stor, fx 3000 journalsager. Læg mærke til, at der ude til venstre er muligheder for at få hjælp. Læs især de forskellige artikler under FAQ det betyder Frequent asked Questions, eller hyppige spørgsmål. Hvad er forskellen på de to rum i søgefeltet? Feltet Arkivskaber giver os materiale, som er geografisk afgrænset, f.eks. hvis man skriver Ulstrup Gods, så får vi kun det materiale, som hører til Ulstrup Gods. Feltet Arkivserie giver os materiale, som måske findes mange steder i landet, f.eks. hvis man skriver adoption, strandinger, faderskab, alimentation osv. i dette felt. Eksempel på Geografisk søgning: Lad os undersøge, hvad vi kan finde af materialer fra Skive Politi: Noter om DAISY, herunder også bestilling af lægdsruller i DAISY, Bodil Grove Christensen Side 2

3 Det giver i alt 8 poster: Vi vælger Skive Politi, Kriminalpolitiet: Der er nu mange forskellige arkivalietyper at vælge imellem, f.eks. kunne anholdelsesjournalen være interessant, klik på den. Det næste billede giver os følgende muligheder: Noter om DAISY, herunder også bestilling af lægdsruller i DAISY, Bodil Grove Christensen Side 3

4 Vi kan se, at der er fire forskellige enheder, og vi skal finde ud af, hvilket arkivalie, vi ønsker at bestille. Klik derfor på Vis/bestil. Næste billeder er dette: Læg mærke til, at de fire arkivalier er adskilte ud fra årstal, så find det årstal, som ønskes, og tryk på Gå til bestilling. Har du husket at logge ind? Ellers kan du nemlig ikke bestille arkivalier. Hvis du ikke er logget ind endnu, så er det lige nu, du skal i gang med det bagefter vil du blive sendt tilbage til din bestilling. Noter om DAISY, herunder også bestilling af lægdsruller i DAISY, Bodil Grove Christensen Side 4

5 Vælg et arkiv, hvor du vil se arkivaliet. Forvent 14 dages leveringstid, og beregn en dato 14 dage ud i fremtiden. Hvis du er på læsesalen, og du bestiller materialer, som er på nærmagasin, skal du skrive dagens dato, f.eks I så fald vil der komme et nyt felt, hvor du skal skrive, hvilken plads du sidder på. Felterne med Adgangstilladelser skal kun udfyldes, hvis der er tale om materialer, som ikke er umiddelbart tilgængelige, og som du har måttet søge tilladelse til at se. Hvis arkivet har udstedt adgangstilladelsen, skal du angive et journalnummer, det vil fremgå af den mail eller det brev, som arkivet sender til dig med tilladelsen. Hvis det er donator (den person eller den myndighed, som har afleveret arkivaliet), som har udstedt adgangstilladelsen, skal du anføre den dato, som står i mail eller brev fra donator. Hvordan gør man med de materialer, som man låner på Landsarkivet i Viborg? Når du låner materialer, ligger det på Landsarkivet i Viborg på reolerne ved siden af skranken, og det er lagt ind efter brugernes efternavne. Materialerne ligger klar til brug i 1 måned, det kan forlænges op til tre gange. Hvis du bliver færdigt med et materiale, mens du er på læsesalen, afleverer du det ved at lægge det på vognen. Finder du materiale i reolen, som du ikke selv har bestilt, men som du ønsker at benytte, kan du rette henvendelse til den bruger, som har bestilt det hvis han ellers er på læsesalen samtidigt med dig. Ellers kan du forsigtigt låne det og lægge det pænt på plads efter brug. Hvorfor kan vi ikke låne arkivalier til centralbibliotekerne for tiden? Måske har du hørt om tyverierne på Rigsarkivet? Det har givet anledning til mange restriktioner for almindelige brugere af arkiverne, og der er indført mere registrering og overvågning på læsesalene. Arkiverne regner med, at det igen bliver muligt at lave udlån til centralbibliotekerne sidst i 2013, idet der skal laves foranstaltninger på centralbibliotekerne, så tab af arkivalier undgås. Noter om DAISY, herunder også bestilling af lægdsruller i DAISY, Bodil Grove Christensen Side 5

6 Hvilke arkivalier kan man ikke forvente at få lov at se på et andet arkiv? Arkiverne udlåner IKKE skøde- og panteprotokoller, skifter, kirkebøger og fæsteprotokoller. Hvordan forlænger man et lån? Hvis du ønsker at forlænge et lån, skal du først logge ind på DAISY, vælg derefter fanebladet Mine sider. Tryk dernæst på Mine bestillinger i Daisy. Billedet kan f.eks. se således ud: Hvis der er arkivalier under På læsesal, kan du forlænge lånetiden ved at sætte et flueben ud for de valgte materialer, og dernæst trykke på Forlæng udvalgte. På samme vis kan du afslutte lånet af et materiale, hvis du er færdig med det før udlånstiden er udløbet, tryk da på Afslut udvalgte. Under afsnittet Afsluttede bestillinger kan du se alle de bestillinger, du har haft gennem DAISY. Måske kunne du have lyst til at bruge det igen, og i så tilfælde trykker du blot på Bestil igen. Noter om DAISY, herunder også bestilling af lægdsruller i DAISY, Bodil Grove Christensen Side 6

7 Eksempel på Emne-søgning: Vi kan søge på emner, f.eks. på faderskabssager ved at skrive i nederste felt: Det gav 857 poster det var dog lidt af en mundfuld. Så må vi i gang med at sortere det lidt, så det bliver mere overskueligt. Klik på overskriften Arkivskaber, det vil give primært en alfabetisk sortering af arkivskaberne, og sekundært en kronologisk sortering af arkivskaberne. Nu er det lidt nemmere for os at finde rundt i alle disse arkivalier, og vi kan så vælge præcist det, som vi ønsker. Noter om DAISY, herunder også bestilling af lægdsruller i DAISY, Bodil Grove Christensen Side 7

8 Hvordan laver man en kombineret søgning? Måske vil du gerne have en meget præcis søgning, og så kunne du gøre sådan her: Nu vil søgemaskinen finde præcist det skifte, som du allerede ved findes fra Ulstrup Gods: Det gav fire poster, og nu skal vi bare vælge det rette arkivalie fra det rette herred: Herfra går du videre til bestilling. Hvad skal vi bruge tidsperiode-feltet til? Feltet her kan bruges til søge i en bestemt tidsperiode. Det kan hjælpe dig til at finde det rigtige materiale, f.eks. i forbindelse med søgning i kommunale arkiver, når du tænker på, at der har været en kommunalreform i 1970, og bruger dette årstal til at indkredse din søgning bedre. I det hele taget skal du være opmærksom på, at jo mere detaljeret, du søger, jo færre hits får du, og jo nemmere kan du finde lige det, du søger efter. Noter om DAISY, herunder også bestilling af lægdsruller i DAISY, Bodil Grove Christensen Side 8

9 Eksempel på søgning uden anvendelse af tidssøgefeltet: Vi ønsker nu at vide, hvilke arkivalier, vi kan finde fra Skive kommune, og skriver derfor Skive kom i søgefeltet i midten. Det giver i alt 69 poster, og vi vil nu kigge på kommunalbestyrelsens arkivalier: Som det ses, er arkivalierne skilt i to grupper, nemlig før og efter kommunalreformen i Vi vælger nu den øverste, Skive Kommune, Kommunalbestyrelsen. Klik på, og nu kan vi se følgende arkivalier: Det kunne jo være, at vi var interesserede i Borgerskabsprotokol, så vi klikker på denne linje. Noter om DAISY, herunder også bestilling af lægdsruller i DAISY, Bodil Grove Christensen Side 9

10 Vi er nu kommet til det sidste billede, hvorfra vi kan bestille arkivalier til brug på arkivet: Nu er vi klar til at bestille arkivalierne, og det kan vi gøre ved at trykke på Vis/bestil, se pilen. Så kommer dette billede frem: Tryk nu på Gå til bestilling. NB. For at kunne bestille skal du være logget ind. Noter om DAISY, herunder også bestilling af lægdsruller i DAISY, Bodil Grove Christensen Side 10

11 Her får du lige en masse oplysninger leveret om dette arkivalie: 72 det er koden for, at det befinder sig på Landsarkivet i Viborg VNy det betyder at det er på det nye magasin i Viborg 6 det angiver, at det er på 2. sal i Landsarkivets nye magasin 25 det er fag nr er hylde nr er kasse nr. 1. Andre koder kunne være: VTag arkivaliet ligger på Tagtækkervej VASA arkivaliet ligger på Asani VFab arkivaliet ligger på Fabriksvej Disse er fjernmagasiner, der er op til 14 dages levering på arkivalier fra disse magasiner. VGl og VX er derimod nærmagasiner, og arkivalierne kan forventes at blive til rådighed straks. Noter om DAISY, herunder også bestilling af lægdsruller i DAISY, Bodil Grove Christensen Side 11

12 Eksempel på søgning med anvendelse af tidssøgefeltet: Nu prøver vi samme søgning med anvendelse af tidssøgefeltet: Det giver nu kun 59 poster, ikke stor forskel i dette tilfælde, men dog færre. Til gengæld er der kun ét felt med Skive kommune, kommunalbestyrelsen, og derfra er det samme søgning som ovenfor. Alt i alt en lidt lettere søgning, når tidssøgefeltet anvendes. Eksempel på søgning, der resulterer i elektroniske arkivalier: Vi forsøger denne gang at søge efter materialer fra Holstebro kommune: Der er 146 poster, og nogle af posterne er temmelig nye arkivalier: Hvad mon der gemmer sig bag disse nye arkivalier? Lad os kigge på den nederste linje og se, hvad der dukker op: Noter om DAISY, herunder også bestilling af lægdsruller i DAISY, Bodil Grove Christensen Side 12

13 Det lille ikon, skulle forestille en CD-rom, altså et elektronisk medie. Lad os bare prøve at kigge på, hvad der gemmer sig, og vi klikker på den øverste, Daginstitutionssystem på Kommunedata I/S : Noter om DAISY, herunder også bestilling af lægdsruller i DAISY, Bodil Grove Christensen Side 13

14 Det er altså muligt at bestille dette elektroniske materiale også selv om det ikke er umiddelbart tilgængeligt. Der skal altså søges om tilladelse til at se materialet. Start med at klikke på Bestil, og du vil så se denne side: Udfyld skemaet med alle de krævede oplysninger, bemærk, at det ikke er nødvendigt at skrive telefonnummer på, da arkivet vil kontakte dig pr. mail. Udfyld nu felterne med oplysninger om de arkivalier, vi skal benytte: Her skriver du så: Holstebro Kommune Her skriver du: Daginstitutionssystem på Kommunedata i/s Her skriver du: Du finder så præcist det arkivalie, du søger, f.eks Noter om DAISY, herunder også bestilling af lægdsruller i DAISY, Bodil Grove Christensen Side 14

15 Alle disse oplysninger finder vi på søgesiden, før vi endte på selve bestillingssiden. Det kunne måske være en god idé at printe denne side ud, så du har alle oplysningerne ved hånden, eller at kopiere den elektronisk og tage oplysningerne derfra. Nu mangler kun det sidste skema, før bestillingen kan sendes afsted: Kryds af, for at angive dit formål med at benytte arkivalierne, du kan evt. uddybe formålet i tekstfeltet. Til slut skal du skrive det ord, som står skrevet i dette tilfælde dryb, et vrøvleord, som skrives i tekstfeltet nedenfor. Til slut trykker du på Send bestilling. Når du har modtaget en adgangstilladelse til det ønskede arkivalie, skal du medbringe brevet til arkivet for at få lov at se det. I brevet vil der være en adgangskode, som skal benyttes, når du skal se det elektroniske arkivalie. Du kan kun se det elektroniske arkivalie ved at benytte én bestemt computer på arkivet. Hvor gammelt materiale kan man søge i DAISY? Der er både papirarkivalier og elektroniske arkivalier i DAISY. På personfølsomme oplysninger, f.eks. adoptionssager og faderskabssager, er der 75 års tilgængelighedsgrænse. Skulle du have brug for at se i nogle af disse personfølsomme arkivalier, skal du søge om adgang til at gøre det, og det gør du ved at henvende dig direkte til det Statens Arkiver, enten på mail, eller direkte til personalet på læsesalen. Du skal være opmærksom på, at du skal være direkte part i sagen, hvis det er arkivalier, som ligger inden for de 75 år. Hvis du udfører arbejde for andre, fordi de f.eks. ikke selv kan komme på arkivet, skal du have en bemyndigelse fra dem til at få lov at se arkivalierne. Arkivalier ældre end 75 år har ingen restriktioner, bortset fra kirkebøger, se næste afsnit. Noter om DAISY, herunder også bestilling af lægdsruller i DAISY, Bodil Grove Christensen Side 15

16 Hvordan er det nu lige med kirkebøgerne og tilgængelighed? Kirkebøger efter 1925 kan indeholde cpr-numre og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 100 år. Kirkebøger der er mere end 50 år gamle kan benyttes med speciel tilladelse. Denne tilladelse kan søges ved besøg på læsesalen. Ansøgningen behandles med det samme. Du kan også søge om tilladelse til at benytte kirkebøger der er mindre end 50 år gamle. Ansøgningen skal være skriftlig på et ansøgningsskema eller i et brev. Du får skriftligt svar senest 15 dage efter, at ansøgningen er modtaget. På arkiverne kan du kun få lov at se kirkebøger, hvis de ikke er lagt på AO. De kirkebøger, som du kan se på AO, er scanninger af degnes kopibøger, og for mange af bøgerne før 1892 er billederne ikke særligt gode, og Statens Arkiver har planer om at lave nye optagelser i nærmeste fremtid. Hvordan søger vi efter lægdsruller i DAISY? Nu har vi fået mulighed for at læse lægdsrullerne online, men de skal bestilles via DAISY. Det kan gøres på denne måde: Så skal du finde sognet i sognefortegnelsen, som findes her: Vælg det rigtige tidspunkt, og find ud af, hvilken udskrivningskreds sognet hører til i det pågældende tidsrum. Noter om DAISY, herunder også bestilling af lægdsruller i DAISY, Bodil Grove Christensen Side 16

17 Nu kan du vælge det rigtige arkivalie: Vidste du, at du kan få arkivalierne stillet op i kronologisk orden, hvis du klikker på Fra øverst til venstre? Så vil det se sådan ud i stedet for: Kan du se forskellen? Neden for kan du se, hvordan det ser ud, når jeg klikker på overskriften Arkivserie i stedet for. Noter om DAISY, herunder også bestilling af lægdsruller i DAISY, Bodil Grove Christensen Side 17

18 Tryk på det første link, og du vil komme her hen: Det var en stor portion, og derfor skal du klikke på vis/bestil. Nu ser det således ud: Lægdets nummer Numrene angiver hhv. året og lægdets nummer. Noter om DAISY, herunder også bestilling af lægdsruller i DAISY, Bodil Grove Christensen Side 18

19 Klik på Læs arkivalier her, og du kommer nu til den nye online billedviser på ArkivalierOnline: I spalten ude til venstre finder du mange forskellige lægdsruller, som du kan åbne efter tur. De små numre angiver hvert opslag i den pågældende lægsrulle. Øverst kan du se de forskellige taster til at gøre billedet hhv. større og mindre med, til at bladre og rotere billedet med og du kan såmænd også gemme det på din egen computer eller printe du ud. Hvis du lader musen hvile på en af tasterne, vil der komme en hjælpetekst frem, så du kan se, hvad tastens funktion er. Når du har fundet den rigtige lægdsrulle og det rigtige sidetal, kan det f.eks. se således ud: Noter om DAISY, herunder også bestilling af lægdsruller i DAISY, Bodil Grove Christensen Side 19

20 Så nu handler det om at kunne læse kragetæerne. Drengen her hedder Poul Andersen, hans far er Anders Poulsen, drengen er født 1830 i Lybek. Han er i 1853 soldat ved 20. bataljon. Der er flere vedtegninger, og endelig er han afskediget i 1869, da er han 39 år gammel. På billedet ses også, at han er 65 ¼ tommer høj, hvilket omregnet er omkring 1,70 m. Der er mange forkortelser i lægdsruller. Du kan få hjælp til at forstå disse forkortelser på dette link: Der er også en del litteratur om lægdsruller, blandt andet har Jørgen Green skrevet bogen Slægtsforskning i lægdsruller og søruller og i hærens og søværnets arkiver, den koster omkring 250 kr. Vi har tidligere i Skiveegnens Slægtshistoriske Forening haft foredrag om lægdsruller, det var Ulrich Alster Klug, og han gav os lov at kigge på hans noter på nettet om lægdsruller: Statens Arkiver har også lavet noget godt vejledning til os ang. lægdsruller: Afslutning Fortvivl ikke, hvis du stadig synes, at DAISY er svært at bruge. Søg hjælp, f.eks. på denne adresse: Hvis du søger hjælp til DAISY og lægdsruller, skal du vælge AO, DDA, program- og webproblemer. Du skal være logget ind for at kunne bruge forum. Det er gratis at oprette sig som bruger af siden. Alle medlemmer af DIS-Danmark kan bruge siderne og der er flere ting, som kun er for medlemmer, blandt andet amtskortene. Noter om DAISY, herunder også bestilling af lægdsruller i DAISY, Bodil Grove Christensen Side 20