Y s Men International Region Danmark
2 INDLEDNING Regionen har i samarbejde med Hardernes Y s Men s Club, Holstebro etableret et regionsarkiv, som fysisk befinder sig i Holstebro i lejede lokaler. I arkivet opbevares forskellige dokumenter og bilag m.v., som nedenfor er beskrevet, og derudover opbevares forskelligt materiale, som tilhører Regionen, f.eks. faner, modtagne gaver, oplag af tryksager m.m. Grundlaget for arkivering sker efter regler, som er fastsat i Registrant for arkiv for Y s Men Region Danmark.. Arkivet omfatter i hovedsagen arkivalier, som hidrører fra Regionen, men også dokumenter m.v. fra sektion, distrikt og klub skal opbevares i arkivet. REGISTRANTENS SYSTEMATIK Registranten er bygget op med to elementer. En gruppebetegnelse, der skal indikere, hvilken begivenhed, handling eller argument det enkelte bilag er knyttet til. Et løbenummer, der entydigt placerer det enkelte bilag. Der anvendes følgende hovedgrupper: 100 Y s Men International 200 Area Europa 300 Region Danmark 400 Sektion 500 Distrikt 600 Klub
3 100 Y S MEN INTERNATIONAL 110 IP bulletin/nyhedsbrev RD 120 IPE bulletin/nyhedsbrev RD 130 GS Bulletin og meno RD 140 Anden information fra IHQ RD 150 Materialer fra verdenskonvent RD 200 AREA EUROPA 210 AP Bulletin/nyhedsbrev RD 220 Area Council mødeindkaldelse/agenda RD 230 Area Council møde referat RD 240 RD træning Indkaldelse RD 250 Area Convention materiale RD 260 Anden information fra Area RD 270 Information fra andre regioner i Area RD
4 310 Regionsledelsesmøder 300 REGION DANMARK 311 Indkaldelse/dagsorden RSA 312 Rapporter RSA 313 Bilag i øvrigt RSA 314 Mødereferater RSA 315 Regionsprojekter ansøgning/inform. RSA 320 Regionsrådsmøder 321 Indkaldelse/dagsorden RSA 322 Rapporter RSA 323 Bilag i øvrigt RSA 324 Mødereferater RSA 330 Præsidentmøde 331 Indkaldelse/dagsorden RSA 332 Bilag RSA 333 Referater RSA
5 340 Regionskonference 341 Ansøgning RSA 342 Dagsorden og referater fra konferenceudvalg RSA 343 Indbydelse RSA 344 Generalforsamlingshæfte RSA 345 Konferencenøgle RSA 346 Generalforsamling indkaldelse/ dagsorden inkl. bilag fra forslag RSA 348 Konferenceregnskab RSA 350 Træning i region 351 DGE træning indkaldelse/program med bilag RSA 352 VDG træning indkaldelse/program med bilag RSA 353 Tjenesteleder træning indkaldelse/ program med bilag RSA 360 PR, Information og ekstension 361 Brochurer RSA 362 Hjemmeside RSA 363 Gongongen RSF 364 Adressebog RSA 365 Regionsmeddelelse RSA 366 Andre udgivelser RSA 367 Samarbejdsaftaler RSA
6 370 Regionens økonomi 371 Budget RT 372 Perioderegnskaber RT 373 Årsrapporter RT 374 Oktober/Augustrapporter RSA 375 April/Februarrapporter RSA 380 Historie 381 Jubilæumsskrifter RSA 382 Historier RSA 383 Udklip (ikke lokal) RSA 390 Personsager RD + RSA 410 Sektionsledelsesmøder 400 SEKTION 411 Indkaldelser RLM 412 Referater RLM 420 Kurser og træning 421 Indkaldelser RLM 422 Referater RLM
7 510 Distriktsledelsesmøde 500 DISTRIKT 511 Indkaldelser/dagsorden DG 512 Rapporter DG 513 Bilag i øvrigt DG 514 Mødereferater DG 520 Distriktsrådsmøder 521 Indkaldelser/dagsorden DG 522 Rapporter DG 523 Bilag i øvrigt DG 524 Mødereferater DG 530 Distriktskonference 531 Indbydelse DG 532 Generalforsamlings indkaldelse/ program inkl. bilag fra forslag DG 533 Generalforsamlingsreferat DG 540 Træning i distrikt 541 Præsidietræning indkaldelser/ program med bilag 542 Udvalgstræning indkaldelser/ program med bilag DG DG
8 550 PR, information og ekstension 551 Ekstensionsmateriale DG 552 Distriktsmeddelelser DG 560 Distrikts økonomi 561 Budget DG 562 Perioderegnskab DG 563 Årsrapport DG 570 Historie 571 Jubilæumsskrifter DG 572 Historier DG 600 KLUBBEN 610 Klublove godkendt ved chartring PR 620 Ændringer til klublove PR 630 Charterbrev ved klublukning PR 640 Historie 641 Jubilæumsskrifter PR