Vejlbyvej 9 5500 Middelfart Tlf.: 24 47 30 84 info@frivilligcentermiddelfart.dk www.frivilligcentermiddelfart.dk Åbningstid: Mandag-torsdag kl. 9-12. Fredag lukket REFERAT FRA BESTYRELSESMØDE I FRIVILLIGCENTRET torsdag den 25.08.2016 kl. 10.00 12.00 Deltagere: Referent: Hans-Jørgen Tarup Nielsen (HJTN), Allan Bentzen (AB), Thorkild Damm (TD), Jonna Hansen Madsen (JHM), Inge Lodberg (IL), Eleanor Jensen (EJ), Irma Greve (IG), Palle Hansen (PH), Per Laugesen (PL) og Jørgen Jensen (JJ) Tanja Wraae (TW) Fraværende: Stine Engelhardt Ibsen (SEI) Dagsorden Referat Initiativ 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra mødet 23.06.2016 Godkendt. Godkendt. 3. Økonomi Status ved regnskabsføreren. HJTN, JJ Økonomien ser fin ud. 4. Mødestruktur Dialog om fremtidige bestyrelsesmøder. Alle Der kom følgende forslag/muligheder på banen: IG: Ønsker at fastholder HJTN s orienteringer på bestyrelsesmøderne. Det giver et godt indblik i, hvad der rører sig. PH: Vigtig at punktet Økonomi er til gennemgang hver gang, idet bestyrelsen står til ansvar herfor. Kunne godt tænke sig at hvert bestyrelsesmøde f.eks. havde et tema. Bestyrelsesmedlemmer kunne bl.a. på skift sørge for et tema. Bestyrelsen kunne også på skift invitere en medlemsforeningen med til bestyrelsesmøderne, så de kunne fortælle om deres forening. Nødvendigt at HJTN orienterer meget, da det er vigtigt med bred information. EJ: Kunne godt tænke sig at der var mere tid til sparring på foreningernes opgaver og udfordringer. Søger generel 1
mere sparring ifht. de andre foreninger. HJTN: Ønsker at dagsorden bliver mere dynamisk og at de ting der bliver drøftet peger mere fremadrettet. Måske halvt tema og halvt orientering - en kombination. Ønsker også mere dialog med foreningerne. Nye foreninger kunne evt. blive budt velkommen på bestyrelsesmøderne, hvor de kunne blive orienteret om Frivilligcentret og Frivilligcentret kunne blive orienteret om foreningens opgaver, aktiviteter og udfordringer. TD: Der er nogle foreninger vi aldrig hører fra. Hvem er de? Hvad laver de? vil gerne høre mere om, hvad de laver i de forskellige foreninger mere kontakt. Bestyrelsesmøder eller møder generelt skal foregå i Frivilligcentret, da de fleste foreninger ikke har faste mødelokaler. IL: Enig med HJTN og TD. JHM: Vigtigt at foreningerne ikke kun skal komme og fortælle om deres opgaver, de skal også informeres om, hvad der foregår i Frivilligcentret. TW: Vi skal være opmærksomme på tidspunktet for afholdelse af bestyrelsesmøder, hvis vi inviterer foreningerne med. AB, HJTN og TW kommer jf. ovenstående, med et oplæg til, hvordan fremtidige møde kan tilrettelægges. 5. Indsatsområder 2016 Opfølgning med udgangspunkt i bestyrelsens beslutning, herunder tilbagemelding fra arbejdsgrupperne vedrørende: a. Pårørendeguide Arbejdsgruppen har møde den 31. august. For at kunne tiltrække flere Pårørendeguider arbejdes der pt. på hverveannoncer, som annonceres i Melfar Posten under kommunens annonceramme i nærmeste fremtid. b. Flygtninge Integrationsgruppen, bestående af medlemmer fra Mentorforeningen og Frivillignet samt Jeanette Johansen fra Middelfart Kommune forespørger Frivilligcentret, om der kan laves en konkret kalender på Frivilligcentrets hjemmeside, hvor fremtidige arrangementer for flygtninge kan annonceres og hvor de mange tilbud står samlet. Frivilligcentret hjælper gerne. PH AB Sommerkurset i Kridthuset gik rigtig godt. Sommerkurset foregik i uge 28 over 8 dage fordelt på 2 x 4 dage for henholdsvis kurdiske- og syriske flygtninge. Der var arrangeret 4-6 timers undervisning af de voksne deltagere hver dag, hvilket viste sig at være lige i overkanten, da der også skal være tid til at lave mad, oprydning, aktiviteter og tid til at være sammen med børnene. Kridthuset fungerede rigtig fint for børnene. 2
Et af fokuspunkterne for næste år vil være at kurset skal tilrettelægges mere familievenligt. Endvidere skal der tilknyttes flere frivillige, så arbejdsbyrden ikke kun er basseret på 2 personer. For at et lignende sommerkursus kan blive aktuelt til næste år er Frivillignet i samarbejde med Sundhedsafdelingen i gang med en ansøgning til Trygfonden. Ugen I Føns fik en flot pressedækning. c. Besøg hos foreningerne Det er besluttet, at HJTN og TW ikke besøger foreningerne i efteråret som tidligere nævnt. HJTN I stedet ønsker Bestyrelsen at invitere foreningerne i hold af ca. 8-10 foreninger til Frivilligcenter Middelfarts nye lokaler med rundvisning, gennemgang af muligheder og gensidig orientering. Dette vil komme til at ske i løbet af efteråret og vinteren 16/17. 6. Foreningsmøde Drøftelse om afholdelse af kommende fælles foreningsmøde HJTN, AB a. Tid b. Sted c. Indhold Et fælles foreningsmøde for frivillige og om det at være frivillig gerne krydret med en eller flere spændende foredragsholdere. TD: Evt. afholde foreningsmødet ifbm. Frivillig Fredag. Arbejdsgruppen for Frivillig Fredag overvejer forslaget. TW: Overveje om foreningsmødet skal skubbes til foråret 2017, idet der både afholdes Frivillig Fredag samt afholdelse af foreningsaftner i efteråret/vinteren 16/17. 7. Personalepolitik Gennemgang af udkast til retningslinjer for de frivillige sociale foreningers brug af Frivilligcenter Middelfart herunder benyttelse af kontorarbejdspladser og mødelokaler. HJTN, TD 8. Nyt fra udvalg/arbejdsgrupper I 2010 samt 2013 blev der overordnet udarbejdet retningslinjer ifbm. Frivilligcentrets daværende kontor i Teglgårdsparken og sidenhen i Bakkehuset. Pga. flytningen til Vejlby og de nye muligheder det har medført ifht. bl.a. udlån af kontorarbejdspladser, er der tid til at revidere retningslinjerne, så de er tidssvarende. De tilrettede retningslinjer blev godkendt af bestyrelsen. a. Kurser, temamøder og uddannelser Spændende kursusprogram fra CFSA for efteråret 2016 er netop udkommet. Tilmelding skal ske direkte til CFSA via www.frivillighed.dk i perioden fredag d. 2. september kl. 10 til søndag den 4. september kl. 24. Frivilligcenter Middelfart har besluttet ikke at udbyde HJTN, TW 3
kurser i efteråret 2016 / foråret 2017 pga. det enorme udbud af kurser hos CFSA. b. PR og markedsføring Flytningen til Vejlby har været omtalt i Fyens Stiftstidende den 09.08.16. HJTN, TW I forbindelse med flytningen har vi i uge 32 i samarbejde med Selvhjælp Fredericia-Middelfart haft annoncer i hhv. Melfar Posten og Ugeavisen Vestfyn. c. Frivilligdagen 30.09.2016 Middelfart Frivillighus - Veje til deltagelse HJTN, AB, JHM, TW 9. Orientering fra formanden bl.a. Vi har desværre netop fået afbud fra Özlem Cekic som var booket til at holde foredrag. Arbejdsgruppen går i tænkeboks for at finde en løsning her på. Gode forslag til aktuelle og spændende foredragsholdere modtages gerne i Frivilligcentret hurtigst muligt. Dagens program er udover det aflyste foredrag følgende: Velkomst ved HJTN Gratis kaffe og kage Kagen leveres af Diabetesforeningen. Officiel indvielse af Frivilligcentrets nye lokaler ved Borgmester Steen Dalstrøm. Borgermøde, hvor vore foreninger har mulighed for at profilere foreningen, hverve frivillige, debattere, informere mm. Repræsentanter fra Social- og Sundhedsudvalget vil være til stede og fortælle om projektet Når jeg bliver gammel. Frivilligcentret betaler maden som bliver lavet af en Afghansk familie. Øl, vin og vand kan købes for kr. 10,- pr. stk. Tegnekonkurrence for børn som frivillige fra Frivillignet står for. Bandet Backyard Alley vil underholder under maden. Der bliver opsat en teleslynge. Der er arrangeret hjælp til afrydning og oprydning. a. Frivillige i skoleregi Skolevenner Pt. arbejdes der på markedsføringsmateriale, der skal være færdig til messen i Brenderup den 23.09.16. Kommunens kommunikationsmedarbejder, hjælper os i processen. HJTN b. Møde i Frivilliggruppen HJTM, AB og TW deltog i mødet 24.08.16. Emnerne til drøftelse var: Frivillig Fredag Tilskud på tværs Modtagere af 18 midler herunder fastlæg- 4
gelse af dato for det årlige 18 møde. Som bliver mandag den 10.10.16 kl. 16.00 til 18.00. Lis Huge sørger for invitationer til foreningerne. Møde for patientforeningerne. Bordet rundt herunder orientering om projekt Glade unger samt opfølgning på Pårørendeguider. Kommunens ansættelse af 3 medarbejdere til projektet Når jeg bliver gammel Jobcentret har indgået 109 partnerskabs aftaler med virksomheder i kommunen. Transport til og fra Aulby/Vejlby. c. Foreningsdag i Brenderup 23.09.2016 d. Forsikring af frivillig e. Andet 10. Bordet rundt Nyt fra foreningerne: Røde Kors: Har netop haft 5 års jubilæum i butikken i Middelfart. 25 unge mennesker har været på sommer ophold. Endvidere har der netop været afholdt sommerfest i Naturcentret. AB Selvhjælp Fredericia-Middelfart: Overvejelser om flytningen til Aulby. God pressedækning omkring støt dit barn som selvhjælp har overtaget. Ansøgningen om midler til ADHD projektet samt ansøgningen om PUF-midler har været meget skuffende. AB Middelfart Pensionistforening: Møde i caféområdet i Østergades Forsamlingshus hver onsdag. Ny brochure om efterårets aktiviteter er på vej. IL Ældre Sagen: Har modtaget kr. 20.000,- fra Trygfonden til opsætning af røgalarmer i Middelfart Kommune. Henvendelser herom til Ældre Sagen. Har været til uformelt dialogmøde med social og sundsafdelingen og blev introduceret til ny kontaktperson hos Middelfart Kommune. TD Betaling for arrangementer i Ældre Sagen foregår fremadrettet via Ældre Sagens nye betalingssystem på foreningens hjemmeside. Diabetesforeningen: Intet nyt. Familienet Brogaarden: Intet nyt. Centerrådet i Skovgade: Meget glade for at have været månedens forening i JHM SEI IG 5
juni, som var med til at sætte fokus på Klimahaven. Der er møde i Centerrådet 25.08.16 for at stifte en forening som vil være med til at vedligeholde den nye Klimahave. Centerrådet har fået kr. 400.000 ind fra fonde og sponsorrater til etableringen af Klimahaven. Datastuen fortsætter sin succes. 64 deltagere starter op i september. Bedre Psykiatri for Pårørende: Har modtaget kr. 541.000 fra Sundhedsstyrelsen til igangsættelse af 6 nye caféer for pårørende i Danmark. Høreforeningen: Har ingen lokale aktiviteter, men samarbejder med høreforeningerne i hhv. Fredericia, Kolding og Vejle omkring fælles aktiviteter. 11. Kontoret siden sidst a. Kontakt med foreningerne Den sidste periode har været stille pga. sommerferien. PH PL TW Flytningen til Vejlby i starten af august har krævet lidt ressourcer og har ikke været uden små bump på vejen, men ikke større end at de kunne løses. Pt. arbejdes der især på projekt Skolevenner, Frivillig Fredag, månedens forening i september samt en ny brochure for Frivilligcentret. b. Grundfinansiering 2016 c. Hjemmeside & sociale medier Vi hører stadig gerne fra jer med nyheder, aktiviteter, arrangementer mm. 12. Eventuelt Næste møde: 29.09.2016 kl. 10.00 i mødelokale 1, Vejlbyvej 9. Generelle oplysninger til foreningerne: Frivilligcentret ligger pr. 8. august 2016 på Vejlbyvej 9, Vejlby, 5500 Middelfart. Kontakt Frivilligcentret, når I ønsker at booke mødelokale 1, på Vejlbyvej 9, Middelfart. Her er handicapindgang og toilet, tekøkken og plads til mindst 16 personer. Vigtigt: Husk at kontakte Frivilligcentret, når I har ændringer i kontaktoplysningerne. 6