Dagsorden BESTYRELSESMØDE. Sted: Havneholmen 22/Kbh V Dato: 6. april 2013

Transkript

1 BESTYRELSESMØDE Sted: Havneholmen 22/Kbh V Dato: 6. april 2013 Deltagere: Ikke mødt: Afbud: Referent: Mikkel Gundersen, Niels Kyhn, Steen Slot-Nielsen, Anette Svendsen, Lindis Mikkelsen Ingen Uffe Witt, Hans Cramer, Pernille Svendsen, Jacob Nilsson Lindis Dagsorden 1.0 Valg af referent Personlig runde Godkendelse af sidste referat Status på det nye ERP system og kontingent inddragelse (hvis Hans dukker op) Generalforsamling Personer på valg Nye vedtægter Praktiske forhold på lokaliteten, fremviser, lærred, plads mm Offentliggørelse på hjemmeside Træf Vintertræf 2013, evaluering Forårstræf 2013, orientering Sommertræf 2013, orientering Efterårstræf 2013, placering/træfgruppe VIGTIGT Hjemmesiden Havkajakinfo # Branding og merchandises Trøjer, R/H bånd mærke mm... Fejl! Bogmærke er ikke defineret Udvalg: (hvis vi når det) Nyt fra DKF/Søfartsstyrelsen Nyt fra DGI Nyt fra Friluftsrådet Nyt fra Miljøministeriet Eventuelt... 5 Side 1 af 5

2 1.0 Valg af referent Lindis blev valgt. 2.0 Personlig runde Udenfor referat 3.0 Godkendelse af sidste referat Referatet sendes ud til alle, som indenfor en uge skal sende kommentarer til referenten. Gennemgang og godkendelse af tidligere referat. Det tidligere referat blev gennemgået i det der var et par kommentarer, der ikke var helt entydige. Mikkel sender det tilrettede referat ud. 4.0 Status på det nye ERP system og kontingent inddragelse (hvis Hans dukker op) Det nye Conventus program kræver en kommunekode for hvert medlem. Mikkel har løst problemet via import fra og lidt kode. Næste problem er at der ikke findes en kommune kode for udenlandske medlemmer eks. heller ikke for medlemmer på Grønland og Færøerne. Det kan løses ved at registrere disse personer som personer og ikke medlemmer. Conventus er blevet gjort opmærksom på problemet. Conventus systemet er endnu ikke køreklart. Pt. er der kun fire medlemmer registreret, og der er ikke meget andet. Dette er virkelig et problem vi må tage hånd om. Mikkel vil prøve om vi kan få en kontakt til en anden forening der har implementeret Conventus. Mikkel og Anette vil tage et kursus i Conventus i den nærmeste fremtid. 5.0 Generalforsamling 5.1 Personer på valg Mikkel Gundersen på valg som formand, Anette Svendsen er på valg, Lindis Mikkelsen er på valg, Niels Kyhn ønsker ikke at genopstille som bestyrelsesmedlem, men som suppleant. Der skal vælges en kasserer. Muligheden for at betale en regnskabsfører blev drøftet. Vi drøftede, hvorvidt vi skal have både en bogholder og kasserer. I så fald skal vi have beskrevet både kasserer-rolle og bogholder-rolle. Mikkel kontakter Hans Cramer vedr. udformningen af disse. Forslag: Kasserer: stå for træfbetalingerne samt årsregnskab herfor samt udmeldelse af folk, der ikke har betalt. Bogholder: tilmeldinger. Mikkel laver et opslag på hjemmesiden om behov for ny kasserer. Side 2 af 5

3 5.2 Nye vedtægter Vi skal have de nye forslag på hjemmesiden i god tid inden generalforsamling. Ud over de i forrige referat foreslåede ændringer, blev det besluttet at stille forslag om ændring af 6 også: stk. b: Kasserer slettes og der vælges 3-4 medlemmer stk. c: Kasserer tilføjes bestyrelsen vælger af sin midte selv en sekretær og kasserer Årsagen er at trækker en kasserer sig med nuværende regler, kan en ny ikke udpeges uden at der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling. 5.3 Praktiske forhold på lokaliteten, fremviser, lærred, plads mm Steen tager projektor med. Pernille Kok laver chili con carne. Ordstyrer: forslag: Bent Bøg Pedersen Referent: Marianne Bjørn 5.4 Offentliggørelse på hjemmeside Af Mikkel senest 10. april 6.0 Træf 6.1 Vintertræf 2013, evaluering Stor succes. Konceptet var rigtigt godt. Opmærksomhed på praktiske opgaver. Ny træfgruppe: Lars Wohlert, Bent Kruse, Jørgen Møholt som tilknyttet konsulent. Bestyrelsens kontaktperson: Steen Slot-Nielsen 6.2 Forårstræf 2013, orientering Torsdagsdelen slettes af programmet, da træffet først starter fredag. Der sættes i stedet en seddel op på infotavlen til de evt. fremmødte. Morten Pedersen vil stå for makkeredning- /selvrednings-øvelser. Det er gratis at overnatte fra onsdag-torsdag, men der skal betales 79 kr ekstra for overnatning torsdag fredag. Hvem har Pernilles mad med? Steen ringer til Pernille for at aftale transport af chili con carne. Hun skal varskos mht. evt. vegetarer. Det skal fremgå, at turlederkurset ikke er kompentencegivende, 6.3 Sommertræf 2013, orientering Bestyrelsen beder om at få budgettet indført i masken. Arrangørerne har overblik over brug af frivillige medhjælpere, og der blev forelagt et foreløbigt budget. Det skal undersøges, om der er adgang til strøm for køletasker mm. Skal der evt. lejes en generator? Måske skal der både være festtelt og infotelt? Er der borde/stole med i teltleje? Vi diskuterede, hvorvidt det er rimeligt at sommertræf-arrangørerne får fællesmiddagen betalt. Bestyrelsen besluttede at fortsætte den hidtidige praksis (træf-team betaler lige som alle andre). Trys skal ikke have ekstra penge for at holde foredrag. Det er uklart, hvorfor der figurerer et indtægtsbeløb i budgettet vedr. foredrag. Side 3 af 5

4 Bestyrelsen godkender, at Sara Wagner møder op og præsenterer sine Blacklight pagajer. 6.4 Efterårstræf 2013, placering/træfgruppe VIGTIGT Kerteminde Kajakklub har tilbudt at afholde træffet september. Der gås videre med denne mulighed og der skal gives en hurtig tilbagemelding. Skal afklares hvorvidt det er muligt at telte på kommunens grund. Mikkel varskoer Lars Hugo og beder ham gå videre og sætte en træfgruppe sammen. Steen har kontaktet Lars Hugo og arbejdet er igangsat 7.0 Hjemmesiden Mikkel er begyndt at kategorisere bagsiden af hjemmesiden. Det er et større arbejde, men nødvendigt for at man kan finde rundt i filerne. Hjemmesidens kalender skal opdateres med begivenheder 8.0 Havkajakinfo #42 Fint blad. Især bemærkes annonce for co-layouter. 9.0 Branding og merchandises Overvejelser vedr. T-shirt og tøjmærke. Stofmærker kan laves for 8-10 kr stykket Måske skal T-shirt fremstilles i noget svedtransporterende stof og gerne både en kvinde- og herremodel f.eks. af mærket Craft. Forskellige muligheder vil blive undersøgt. Vi checker priser for tryk af 100 trøjer Udvalg: (hvis vi når det) 10.1 Rød/Hvide bånd Søren Østerby kan først komme på til næste ordinære RHB møde. Uffe informerer RHB udvalget herom 10.2 Nyt fra DGI Ikke behandlet 10.3 Nyt fra Friluftsrådet Ikke behandlet 10.4 Nyt fra Miljøministeriet Vi kom ikke med i nogle af pejlemærksgrupperne. I stedet repræsenteres vi af DKF, der efter vores mening ikke repræsenterer friluftslivet. Mikkel har påpeget det uheldige heri overfor miljøministeren. Side 4 af 5

5 11.0 Eventuelt Pernille vil godt gå videre med DGI-kontakt vedr. sikkerhed og juridisk ansvar på vandet. Alternativt kan vi få folk til at skrive under på, at de deltager på eget ansvar. Med venlig hilsen Lindis Mikkelsen Side 5 af 5