januar 2015 Indhold... 1 Formål... 1 Beskrivelse... 2 Omkostninger.... 2 Lønninger.... 3 Likvide midler.... 3 Udførelse... 3 Rapportering... 3 Bilagskontrollanternes rapport... 4 Bilag til retningslinjer for bilagskontrol... 5 Bilagskontrollantens personlige etik... 5 Bilagskontrollantens hovedopgave... 5 Formål Formålet med bilagskontrollen er iht. vedtægternes bestemmelser, at foretage en kritisk gennemgang af bilagene og varetage med medlemmernes interesse. Bilagskontrollanterne skal agere inden for det mandat, der er givet i vedtægterne og eller opdragsgiver. Det er her vigtigt at opdragsgiver melder sin forventninger ud. Hvis ikke dette er sket bør man foretage denne beskrivelse. Det er samtidig vigtigt at bilagskontrollanterne får et mandat, der er bredt nok til, at man kan agere inden for dette. F.eks kan det nævnes at man som ekstern revisor der skal afgive en revisions erklæring på foreningen årsrapport har det videst mulige mandat. Det er således lovgivningsmæssigt ikke muligt at lægge hindringer i vejen for at revisor får de oplysninger han beder om. Bilagskontrollanternes mandat bør/skal måske ikke være helt så bredt, men alligevel bør man muliggøre deres arbejde. En kritisk gennemgang skal tage udgangspunkt i de regler der gælder for offentlig revision, hvor man vurderer de afholdte omkostninger ud fra sparsomlighed, produktivitet og effektivitet. Side 1
Formål med bilagskontrollanternes arbejde er at påse, at administrationen og udvalg i Omegnens Fritidshaveforening udviser den nødvendige omhu og sparsomlighed ved afholdelse af omkostninger. Beskrivelse Omkostninger. Bilagskontrollanterne bør foretage stikprøver af forenings omkostningskonti og udvælge sig nogle indsatsområder, hvor de går dybere ned i bilagene. Kontrollen af bilagene bør være en normal bilagskontrol, hvor man efterser om bilagene overholder normal formalia:. Er der originalbilag, udskrifter fra banken, PBS, internetkøb kan accepteres i de tilfælde, hvor der ikke gives anden dokumentation. Er bilaget udstedt til foreningen Er det dateret Kan man se hvad der er købt Kan man se hvem det er købt af og har sælger på noteret cvr. nr. Kan man se evt. leveringsdato. Er det betalt Er det godkendt/attesteret. Men herudover bør bilagskontrollanterne også efterse om det overholder foreningens formål og bestemmelser f.eks. Er det leverede medgået til formålet Er der udvist sparsomlighed. Sparsomlighed skal ses i forhold til, at administrationen er professionelle. Det er således ikke bilagskontrollantens egen opfattelse af sparsomlighed der er gældende, men hvordan man tror en andre opfatte en tilsvarende omkostning. Herudover bør/kan man udvælge nogle indsatsområder. Det kan f.eks være telefon eller kontorhold, hvor man gennemgår alle bilag og tjekker alt på disse konti. Bilagskontrollanterne kan/skal f.eks også udvælge en periode f.eks marts måned, hvor man gennemgår samtlige bilag i denne periode. Side 2
Lønninger. Såfremt lønninger ikke er omfattet af alm. fortrolighedsbestemmelser i foreningen bør/kan bilagskontrollanterne påse, at lønninger sker i overensstemmelse med aftalen mellem HB/FU og den/de ansatte. Når grundlaget er fastlagt kan denne proces gøres ved, at bilagskontorlanterne sammenholder lønninger med sidste års udbetalinger og/eller notater. Likvide midler. Bilagskontrollanterne bør på besøgsdagen eller en af besøgsdagene foretage en afstemning mellem bogholderiet og foreningens bankkonti. Der bør også foretages en optælling af likvide midler og afstemning af dette til bogholderiet. Udførelse Tidsmæssigt bør bilagskontrollanternes arbejde foretages efter aftale med administrationen. Bilagskontrollanternes arbejde bør endvidere foretages således, at bilagskontrollanternes rapport kan fremsendes til eksterne revisor inden denne påbegynder den årlige revision. Bilagskontrollanternes arbejde bør/kan således ikke ligge i forbindelse med afslutningen af årsregnskabet, da dette ikke vil være praktisk i forhold til afslutningen af årsregnskabet. Bilagskontrollanternes arbejde bør således foregå i årets løb og formentlig ikke senere end medio november. Bilagskontrollanterne kan en gang i mellem nogle år gå tilbage i den periode de så normalt ikke kigger på (medio november slut december). Dette bør dog kun ske hvis det kan foretages uden unødige store ulempe for administrationen og i forhold til arkivering. Det vil normalt i et bogholderi være forbundet med nogen ulempe at gå mere end et år tilbage. Rapportering Rapportering bør som udgangspunkt ske til opdragsholder. Rapporteringen burde som udgangspunkt ske som et revisionsprotokollat, hvor der sker fortsat paginering og underskift af opdragsgiver FU ell. HB. Rapporteringen kan ske som det der kaldes aftalte arbejdshandlinger, hvor man beskriver hvilke arbejdshandlinger man har udført og konklusionen på disse. Eksempel til rapportering se bilag. Side 3
Bilagskontrollanternes rapport Til (Hovedbestyrelsen eller Forretningsudvalget) Vi har som foreningens valgte bilagskontrollanter udført bilagskontrol for Omegnens Haveforening for xxx i henhold til foreningens vedtægter og nærmere aftale med???. De udført de arbejdshandlinger er angivet nedenfor. Arbejdshandlingerne blev udelukkende udført for at hjælpe foreningen med at vurdere om omkostningerne er afholdt i henhold til foreningens vedtægter og formål samt om der er udvist den nødvendige omkostningsbevidsthed. 1. Vi har foretaget stilprøvevis bilagskontrol af konto 6700001 6700026. 2. Vi har foretaget stikprøvevis bilagskontrol af konto 7000001-7000203 3. Vi har gennemgået konto 70000020 (Telefon hovedkontor) fra 1/1 dd, hvor vi har gennemgået samtlige bilag. 4. Vi har foretaget generel vurdering af lønomkostninger. 5. Vi har foretaget afstemning af de likvide midler 6. Vi har foretaget optælling af afstemning af kontantbeholdningen. 7. emne 8. emne 9. emne Vi har fundet følgende forhold: (a) Med hensyn til punkt 1. har vi ingen bemærkninger (b) Med hensyn til punkt 2. (c) Med hensyn til punkt 3. (d) Med hensyn til punkt 4 Dato og underskrift Side 4
Bilag til retningslinjer for bilagskontrol Bilagskontrollantens personlige etik Bilagskontrollanten skal varetage medlemmernes interesse på en kritisk måde og må ikke være involveret i økonomiske dispositioner i foreningen (OF). Bilagskontrollanten må derfor ikke påtage sig tillidsposter i foreningen, hvor der på nogen måde kan være involveret økonomiske dispositioner. Bilagskontrollanten må ikke være gift/samlever med et medlem, der har en bestyrelsespost i foreningen eller er medlem af et udvalg, hvor der kan være involveret økonomiske dispositioner i foreningen. Bilagskontrollantens hovedopgave Bilagskontrollen kan foretages løbende over hele regnskabsåret og der anbefales minimum 4 gange pr. regnskabsår. Delkontrollerne kan omfatte såvel en stikprøvevis, som en fuldstændig kontrol af bilagene. Bilagskontrollanten skal påse, at bestyrelsen forvalter de betroede midler betryggende og om udgifterne er berettigede set i forhold til vedtagelse i Hovedbestyrelsen eller på Kongressen. Bilagskontrollanten skal afstemme at årsregnskabet i al væsentlighed er opstillet i overensstemmelse med bogføringen og de tilhørende bilag. Afstemning af årsregnskabet omfatter endvidere kontrol af, at regnskabet afspejler de stedfundne dispositioner og at aktiver og passiver er korrekt angivet. Bilagskontrollen omfatter også rapportering fra bilagskontrollanten til Hovedbestyrelsen og Kongressen på årsregnskabet. Efter hvert besøg skal det noteres i protokollen hvilken kontrol der er foretaget jfr. rapporten (side 4) Side 5