Regnskabsregler. Diabetesforeningens bogholderi bogfører for Lokalforeninger, Børnefamilie- og Ungegrupper

Transkript

1 Regnskabsregler Diabetesforeningens bogholderi bogfører for Lokalforeninger, Børnefamilie- og Ungegrupper

2 Regnskabsregler for Diabetesforeningens Lokalforeninger, Børnefamilie- og Ungegrupper, hvor Diabetesforeningens bogholderi bogfører 1. Opgaver og ansvar Regnskabsreglerne er især relevante for lokalforeningens / børnefamilie- og ungegruppens 1) formand, kasserer og den kritiske revisor, som hver har en række opgaver og ansvar i forhold til lokalforeningens / gruppens økonomi. 1.1 Rollefordeling Formanden Har det overordnede ansvar for lokalforeningens økonomi og regnskabsaflæggelse. Kassereren Samler bilag og afregner mindre udlæg. Kassereren fremlægger regnskaber ved bestyrelsesmøder og på generelforsamlingen. Bogholderiet sender kontoudtog til lokalforening / gruppen ved udgangen af kvartalet. Den kritiske revisor Er ansvarlig for revision af regnskabet, se frivillig.diabetes.dk for beskrivelse af den kritiske revisors rolle. Formanden, kassereren og den kritiske revisor skal være tre forskellige personer og må ikke tilhøre samme husstand. Den kritiske revisor kan kun ændres på generalforsamlingen. 2. Bankkonto og MasterCard Lokalforeningen / gruppen har som udgangspunkt en lokalforeningskonto i Danske Bank. Kontoen er oprettet af Diabetesforeningens bogholderi 2) og står i lokalforeningens / gruppens navn. Der er mulighed for at få udstedt et MasterDirect-kort til kassereren. Dette fungerer som et almindeligt Dankort. Kassereren har enefuldmagt over kontoen og er således den eneste, der kan hæve penge og betale regninger på kontoen. Kontoen opfyldes til kr. fra bogholderiet, når der indsendes bilag. Kontoen må ikke overtrækkes. Ved arrangementer mv. er der dog mulighed for at advisere bogholderiet pr. mail eller brev, om at der er behov for et større beløb, og bogholderiet indsætter et aftalt beløb. For at kunne oprette en fuldmagt til kontoen, skal bogholderiet have kassererens fulde navn, adresse og cpr. nr., samt en kopi af pas eller kørekort (billeddokumentation). 1) Fremover betegnes Børnefamiliegrupper og Ungegrupper som grupper under et. 2) Diabetesforeningens bogholderi benævnes blot bogholderiet herefter. 1

3 Kontoen kan oprettes med netbankadgang, hvis kassereren ønsker dette. Formanden kan desuden få mulighed for at følge med i kontoens bevægelser vha. en speciel kiggeadgang. Som udgangspunkt benyttes Danske Bank, idet Diabetesforeningen har forhandlet nogle gode aftaler til gavn for hele foreningen. Eksempelvis har Danske Bank åbent mange steder i forbindelse med Landsindsamlingen. Taler særlige lokale forhold for det, kan en anden bank benyttes. Begrundelsen herfor skal lokalforeningen / gruppen sende til bogholderiet. 3. Rådighedsbeløbet Alle lokalforeninger / grupper tildeles årligt et rådighedsbeløb. Se retningslinjerne for rådighedsbeløbet på frivillig.diabetes.dk. Rådighedsbeløbet overføres til særkontoen i 4 rater. I 1. kvartal sker det medio januar. De øvrige overførsler foretages primo april, primo juli og primo oktober. Udbetaling af rådighedsbeløb forudsætter, at der er afholdt generelforsamling i henhold til vedtægterne, samt at der forelægges godkendt regnskab, jf. afsnit Særkonto Særkontoen benyttes til kontering af lokalforeningen / gruppens udgifter, indtægter samt 18-midler og tilskud fra andre offentlige institutioner. 5. Bogføring Lokalforeningen / gruppen indsender opgørelse på udgifter / indtægter på regnskabsarket: Regnskab via bogholderi samt Bilag til bogholderiet. Disse ark sendes via mail eller i udskrevet form til lokalforeningen / gruppen. Bogholderiet bogfører på baggrund af den indsendte opgørelse og bilag. Skema til opgørelsen sendes til kassereren, når denne tiltræder sit hverv. Arket ligger på frivillig.diabetes.dk. 6. Udgifter Lokalforeningen / gruppen skal benytte sine midler i henhold til Diabetesforeningens vedtægter og retningslinjer. Vedtægter og retningslinjer findes på frivillig.diabetes.dk. Kassereren udfylder regnskabsarket: Regnskab via bogholderi og vedlægger originale bilag. Originalbilag sendes til bogholderiet med post. Bogholderiet kan modtage og betale fakturaer. Dog skal lokalforeningens / gruppens bestyrelse sende bekræftelse på, at fakturaen skal betales, og beløbet skal fremgå. Kendes beløbet ikke, sendes fakturaen fra bogholderiet til godkendelse hos lokalforeningen / gruppen, som sender den godkendte faktura retur til bogholderiet. 2

4 Både formand og kasserer skal underskrive alle udgiftsbilag. Ved deltagelse i lukkede arrangementer med forplejning, skal navne på deltagere fremgå af bilag, jf. skattelovgivningen. Indtægts- og udgiftsbilag kan hentes på frivillig.diabetes.dk. 6.1 Kørsel og telefon Lokalforeningen / gruppen kan selv udbetale kørsels- og telefonudgifter. Lokalforeningen / gruppen kan også indsende afregning til Diabetesforeningen. Ved begge metoder benyttes Diabetesforeningens blanketter, som er udarbejdet iht. skattelovgivningen, og alle felter udfyldes. Derved risikerer modtageren ikke skattepligt. Diabetesforeningen følger Ligningsrådets satser. Telefonrefusion udbetales ud fra en vurdering af faktisk forbrug. Der kan maksimalt udbetales kr. i telefonrefusion til en person pr. år. Blanketter til kørsels- og telefonrefusion hentes på frivillig.diabetes.dk. 6.2 Honorarer Såfremt en foredragsholder skal have udbetalt et honorar, sker udbetalingen via bogholderiet. Lokalforeningen / gruppen udfylder honorarskemaet og indsender det til bogholderiet. Bilaget skal indsendes umiddelbart efter, at foredraget er afholdt. Honorarskema og blanket til kørselsrefusion kan hentes på frivillig.diabetes.dk under fanen Lokalt arbejde > Økonomi > Bogføring og regnskab. Ønsker lokalforeningen / gruppen at give foredragsholderen en gave, bør dennes værdi ikke overstige 300 kr., og gaven må ikke være i form af et gavekort eller kontanter. Foruden gaven kan gavemodtagerens kørselsudgifter i forbindelse med arrangementet dækkes. Ansatte i Diabetesforeningens Sekretariat må ikke modtage personlige honorarer eller gaver. 7. Indtægter Hovedparten af lokalforeningens / gruppens indtægter indgår direkte til Diabetesforeningens bogholderi. Har lokalforeningen / gruppen indtægter, eksempelvis ved indtægtsgivende arrangementer, indsendes opgørelse. Regnskabsarket: Regnskab via bogholderi kan benyttes. Kopi af breve fra kommunen eller andre tilskudsydere sendes gerne til bogholderiet. Ønsker kunden (eksempelvis en sponsor) en egentlig faktura, udstedes denne via bogholderiet efter henvendelse. Både formand og kasserer underskriver alle indtægtsbilag. Indtægts- og udgiftsbilag på frivillig.diabetes.dk under fanen Lokalt arbejde > Økonomi > Regnskab og bogføring. 3

5 midler og andre offentlige tilskud Det er lokalforeningerne, som søger 18-midler til Motivationsgrupperne, og det er også lokalforeningerne, som har pligt til at aflevere regnskab til kommunen. Bogholderiet kan levere materialet. Såfremt kommunen forlanger at få originalfakturaer til dokumentation, kan der tages en kopi af den faktura, der ligger som bilagsmateriale. Der skal skrives et notat herom, og dette lægges sammen med bevillingen / indtægtsbilaget. 7.2 Kontantbeholdning Bogholderiet anbefaler, at kontantbeholdningen kun består af vekselpenge til køb af småting, idet Diabetesforeningens forsikring ikke dækker bortkomst af disse midler ved eksempelvis indbrud. Ved bestilling af arrangementer, kurser og lignende bør der afregnes på regning. Det anbefales, at kassebeholdningen opgøres af kassereren sammen med en anden fra lokalforeningen / gruppen efter hver aktivitet. Ved årsafslutningen skal kassen opgøres af kassereren sammen med yderligere et bestyrelsesmedlem. Begge skriver under på optællingen. 8. Opbevaring af bilag Bilag indsendes til bogholderiet og opbevares her. Tilskudsbrev mv. kan ligge i lokalforeningen / gruppen efter eget ønske. 9. Årsregnskab og generelforsamling 9.1 Årsregnskab Bogholderiet har regnskabet klar 14 dage før generelforsamlingen, dog tidligst i uge 3, og sender det til lokalforeningen i to eksemplarer med bogholderiets underskrift. Ved årsafslutningen anbefales, at kassen optælles af to bestyrelsesmedlemmer og at lokalforeninger / grupper, der benytter anden bank end den Danske Bank, sender kontoudtog. 9.2 Generalforsamlingen Det godkendte regnskab skal efterfølgende gennemgås af den kritiske revisor. Denne skal godkende og gennemgå regnskabet. Dette regnskab fremlægges til godkendelse på generalforsamlingen, og formand og kasserer skal underskrive. Der skal afholdes generalforsamling inden udgangen af februar måned. Referat fra generelforsamlingen samt det godkendte og underskrevne regnskab, indsendes til Sekretariatet senest den 7. marts. 10. Ny kasserer i lokalforening/gruppe 10.1 Afløseren er fundet, når kassereren går af Den tidligere kasserer (formanden i dennes fravær) skal aflevere evt. materiale, eksempelvis tilskudsbreve, kontoudtog fra andre banker mv. til den ny kasserer. Kassen tælles 4

6 op af 2 medlemmer i bestyrelsen. Resultatet af optællingen skal underskrives af begge optællere. Lokalforeningen / gruppen skal give bogholderiet besked på skrift / mail med navnet på den nye kasserer. Oprettelse af bankfuldmagt - se afsnit Hvis der ikke er fundet en afløser, når kassereren går af Lokalforeningen / gruppen sørger for, at alle bilag, f.eks. tilskudsbreve, kontoudtog fra andre banker mv. sendes til bogholderiet. Kassen tælles op af to bestyrelsesmedlemmer, hvorefter beløbet sættes ind på lokalforeningens / gruppens bankkonto. Bestyrelsen skal hurtigst muligt samles og konstituere en ny kasserer. Konstitueringen skal herefter meldes til Sekretariatet på frivillig@diabetes.dk Fuldmagt til bankkontoen Ved kassererskifte tilbagekalder bogholderiet fuldmagten til bankkontoen, såfremt denne er oprettet i Danske Bank. Når en ny kasserer er valgt, skal der oprettes en fuldmagt til denne. Se nærmere om bank under afsnit 2. Har lokalforeningen / gruppen en anden bank end Danske Bank, står lokalforeningen / gruppen selv for at tilbage kalde fuldmagten. 11. Materiale og assistance Alt materiale vedrørende bogholderi og regnskab ligger på frivillig.diabetes.dk. Her finder du: Blanketter til kørselsudgifter, honorar, udlæg, telefon og indtægts- og udgiftsbilag (Excel). Regnskabsregler for Diabetesforeningens Lokalforeninger og grupper, aug Dokumenter om opgaven som Ny kasserer, Kritisk revisor / Bilagskontrollantens rolle, Rådighedsbeløb mv. Alle spørgsmål vedrørende regnskabsreglerne kan rettes til Sekretariatets bogholderi. Endvidere kan du altid kontakte bogholderiet, hvis du har spørgsmål til regnskab og bogføring på tlf Tina Haugstrup Nawrocki, tlf , Lene Olsen eller e- mail: bogholderiet@diabetes.dk Årsregnskab og andre materialer sendes til Diabetesforeningen, Rytterkasernen 1, 5000 Odense C, Att.: Bogholderiet. Diabetesforeningen - september 2011 / SD 5