BILAG 7 Bornholms Vækstforum 3. juni 2013 Kontrakt mellem Bornholms Regionskommune/ Bornholms Vækstforum og Destination Bornholm ApS for 2013-2015 Indstillet af Bornholms Vækstforum, den Godkendt af Økonomi- og Erhvervsudvalget, den Godkendt af Bestyrelsen, Destination Bornholm ApS, den 1
1 Kontraktens parter Kontrakten indgås mellem: Bornholms Regionskommune / Bornholms Vækstforum Ullasvej 23, 3700 Rønne (herefter benævnt BRK/VF) og Destination Bornholm ApS Nordre Kystvej 3, 3700 Rønne (herefter benævnt DB) Destination Bornholm ApS er et regionalt turismeudviklingsselskab. Turismeområdet defineres som hele den vifte af oplevelser der møder turisten, fx. transport, overnatningssted, spisested, butikker, seværdigheder, attraktioner og events. 2 DB's rammer og formål i henhold til vedtægter Selskabets formål er, gennem markedsføring af Bornholm som turistdestination, gennem produktudvikling inden for turismeerhvervet, at skabe økonomisk vækst og øget beskæftigelse på Bornholm under hensyntagen til bæredygtighed og kvalitet. 3 Kontraktens rammer og omfang DB fungerer som operatør i udmøntningen af relevante dele af Bornholms Regionskommunes og Bornholms Vækstforums turisme- og erhvervsudviklingsstrategier i praktisk erhvervsfremme og erhvervsservice over for det primære turisterhverv samt relaterede virksomheder. Udmøntning af kontraktens aktiviteter skal ske i samarbejde med andre relevante erhvervsfremmeaktører og operatører for BRK/VF. DB fungerer som BRK/VFs operatør i forbindelse med konkrete aftaleområder, der relaterer sig til vækstforums handlingsplaner, Partnerskabsaftalen med Regeringen samt andre turismerettede aktiviteter, som BRK/VF ønsker iværksat. Stk. 3 Som bilag til kontrakten er udarbejdet en handlingsplan for 2013/2014, som danner grundlag for DB s aktiviteter i relation til nærværende aftale. Sammen med afrapporteringen jfr. 4, stk. 3 aftales handlingsplanen for det efterfølgende år. Der er mulighed for, at projekter der på trods af at de ikke er beskrevet i handlingsplanen alligevel kan blive 2
iværksat af Vækstforum i nærværende periode under hensyntagen til såvel behov som eventuelle økonomiske konsekvenser. Stk. 4 De overordnede basisydelser omfatter: Operatørfunktion for BRK/VFs strategi og årlige handlingsplaner indenfor turismeområdet Påtage sig projektledelse af eller partner i konkret aftalte projekter Samarbejdspartner i aftalte projekter Koordinering og samarbejde mellem offentlige og private aktører omkring turismerelaterede emner Koordinering og samarbejde mellem turisterhvervet og andre brancher Iværksætte og koordinere analyseopgaver på turismeområdet for Bornholm Koordinatorfunktion for tematurisme Informationsservice og rådgivning vedrørende markedsføring og produktudvikling til turisterhvervet Sparring til oplevelsesklynge De overordnede basisydelser omfatter ikke: Finansiering af eksterne omkostninger til gennemførelse af projekter Disse aktiviteter uddybes i DB s handlingsplan. 4 Økonomi BRK/VF vil via de regionale udviklingsmidler honorere DB for de basisydelser, som DB forpligter sig til at udføre jf. 3, med et årligt beløb på kr. 2.500.000 (i 2013-niveau) Beløbet pristalsreguleres årligt på baggrund af de kommunale pristalsreguleringer. Beløbet fordeler sig på følgende budgetposter: Løn 1.250.000,00 Koordinatorfunktion for tematurisme 375.000,00 Ekstern konsulent/analyseopgave 500.000,00 Andel kontorhold 375.000,00 I alt 2.500.000,00 3
Udbetaling sker halvårligt forud, pr. 1. januar og 1. juli. 5 Afrapportering, regnskab og revision DB s afrapportering til Vækstforum følger vedtægterne for DB hvoraf det fremgår, at DB s regnskabsår er juli-juni. Regnskab fremsendes umiddelbart efter afholdt generalforsamling i september. Den første afrapportering foretages for regnskabsåret 2013/2014 ved generalforsamlingen september 2014. Stk. 3 DB s rapportering af status på de enkelte indsatsområder i forhold til kontraktens 3, stk. 3, samt handlingsplaner sker i forbindelse med dialog om vækstforums handlingsplaner hvor DB forelægger en årligt midtvejsstatus pr. 30. juni overfor Vækstforumsekretariatet. Denne midtvejsstatus skal foreligge skriftlig ultimo august. Se også 6, stk. 4. 6 Øvrige vilkår DB skal på forlangende afgive de supplerende oplysninger, som BRK/VF skønner nødvendige for at kontrollere honorarets anvendelse i forhold til aktiviteternes forløb. Ved væsentlige ændringer af DB s organisation, kapitalforhold, eksterne samarbejdsforhold eller andre forhold, der kan få betydning for selskabets funktion, skal der straks gives meddelelse herom til BRK/VF. Stk. 3 DB skal oplyse i hvilket omfang, de ændrede forhold vil få indflydelse på opfyldelse af kontrakten. Stk. 4 DB og Vækstforumsekretariatet afholder som minimum opfølgningsmøder 2 gange om året med henblik på vurdering af fremdrift og opnåelse af handlingsplanens opfyldelse af mål. Møderne afholdes efter aftale og som udgangspunkt i april og oktober måned. Stk. 5 DB forpligter sig til at sikre koordinering af sine indsatser mellem BRK/VF og bornholmske erhvervsfremmeaktører. Stk. 6 DB s ledelse er bekendt med Vækstforums politikker 4
7 Misligholdelse Ved væsentlig misligholdelse fra DB s side er BRK/VF berettiget til at ophæve aftalen dvs. standse udbetalingerne og bringe aftalen til ophør med øjeblikkelig virkning. Der foreligger væsentlig misligholdelse, hvis DB ved grov eller vedvarende forsømmelighed eller skødesløshed eller på anden måde tilsidesætter sine forpligtelser i henhold til nærværende kontrakt/vækstforums årlige handlingsplaner. 8 Ikrafttrædelse, forlængelse og opsigelse Kontrakten træder i kraft 1. juli 2013 og udløber den 31. december 2015. Aftalen kan forlænges ved gensidig aftale. Inden udgangen af 2015 afholdes det første møde mellem parterne med henblik på fornyelse af aftalen gældende efter 1. januar 2016. Stk. 3 Kontrakten kan af begge parter opsiges med 6 måneders varsel til udgangen af et kalenderår. For Destination Bornholm ApS Dato For Bornholms Vækstforum/Regionskommune Dato Bestyrelsesformand Borgmester Dato Dato Direktør Kommunaldirektør 5
Bilag 1 - Organisationsdiagram OBS! Turistinformation indgår ikke i nærværende kontrakt, men er en del af selskabets aktiviteter og budget. Organisationen bemandes med en grundnormering på 10,8 årsværk, der dækker Ledelse og administration Analyseopgaver Projektledelse/deltagelse Koordinering af markedsføringsopgaver Koordinatorfunktion for tematurisme Informationsservice og rådgivning Markedsføring Turistinformation 6
Fordeling mellem selskabets indsatsområder. Bemærk: Nærværende fordeling tager udgangspunkt i bevilling af midler til analysearbejde og koordinatorfunktion for tematurisme. Skemaet ajourføres inden underskrivelsen med de opgaver, som det er vedtaget at honorere Destination Bornholm for at udføre. Årsværk Lønramme Ekstern drift Ledelse 0,50 405.000,00 Administration/kontorhold/lokaler 0,60 430.000,00 700.000,00 Analyseopgaver 0,10 50.000,00 500.000,00 Projektledelse/deltagelse 1,00 500.000,00 1.505.000,00 Koordinering 1,00 350.000,00 535.000,00 Koordinatorfunktion for tematurisme 0,80 375.000,00 100.000,00 Informationsservice og rådgivning 0,60 290.000,00 65.000,00 Markedsføring 2,20 1.000.000,00 10.000.000,00 Turistinformation 4,00 1.520.000,00 455.000,00 10,80 4.920.000,00 13.860.000,00 7
Bilag 2 - Vedtægter Vedtægter for Destination Bornholm ApS (turismeudviklingsselskab) Selskabets navn, hjemsted og formål: 1 Selskabets navn er "Destination Bornholm ApS." Selskabet driver tillige virksomhed under navnet "Markedsføringsselskabet Bornholm ApS (Destination Bornholm ApS)". Selskabets hjemsted er Bornholms Regionskommune. 2 Selskabets formål er, gennem markedsføring af Bornholm som turistdestination, gennem produktudvikling inden for turismeerhvervet, at skabe økonomisk vækst og øget beskæftigelse på Bornholm under hensyntagen til bæredygtighed og kvalitet. Selskabets kapital: 3 Selskabets indskudskapital er kr. 600.000,00, fordelt i anparter á kr. 1.000,00 eller multipla heraf. Indskudskapitalen er fuldt indbetalt. 4 Anpartshaverens navn og adresse skal være noteret i selskabets anpartshaverfortegnelse, som skal indeholde en fortegnelse over samtlige anpartshaveres navne og adresser samt anparternes størrelse. Ingen anparter har særlige rettigheder. Ingen anpartshaver er forpligtet til at lade sine anparter indløse. Ingen anpart kan overdrages, hverken i levende live, gennem arv, frivilligt, gennem retsforfølgning eller i forbindelse med bodeling, ved separation eller skilsmisse, uden samtykke fra bestyrelsen. Anmodning om samtykke til anpartsoverdragelse skal fremsættes skriftligt overfor selskabets bestyrelse, der snarest muligt træffer afgørelse herom. Den, der har anmodet om samtykke skal underrettes om afgørelsen. Er underretning ikke givet inden 8 uger fra anmodningens fremsættelse anses samtykke for givet. Bestyrelsen skal herved tilstræbe, at antallet af anpartshavere bliver størst muligt. Når overdragelsen er godkendt af bestyrelsen, fremsendes en skriftlig dokumentation for overdragelsen, underskrevet af såvel overdrager som den, til hvem anparten overdrages. Overdragelsen noteres herefter i selskabets anpartshaverfortegenelse. 8
I øvrigt gælder der ingen indskrænkninger i anparternes omsættelighed. 5 Der udbetales ikke udbytte til anpartshaverne. Generalforsamling: 6 Selskabets generalforsamlinger afholdes i Bornholms Regionskommune. Den ordinære generalforsamling afholdes inden 3 måneder efter regnskabsårets afslutning, jf. 16. Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen med højst 4 ugers og mindst 8 dages varsel ved almindeligt brev med angivelse af dagsorden til de i selskabets anpartshaverfortegnelse noterede anpartshavere. Forslag, der af anpartshaverne ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 2 uger før generalforsamlingen. Såfremt der efter indkaldelse til generalforsamlingen rettidigt modtages forslag, fremsendes disse til anpartshaverne senest 8 dage før generalforsamlingen. Ekstraordinær generalforsamling afholdes efter bestyrelsens, revisors eller en ordinær generalforsamlings beslutning eller efter skriftlig forlangende af anpartshavere repræsenterende mindst 1/4 af indskudskapitalen, hvilket forlangende skal angive hensigten med en sådan generalforsamlings afholdelse. Om indkaldelsesvarsel samt adgang til at fremsætte forslag fra anpartshaverne til behandling på den ekstraordinære generalforsamling gælder samme regler som for ordinære generalforsamlinger. 7 Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal omfatte: Valg af dirigent. Bestyrelsens beretning om selskabets virksomhed i det forløbne år. Fremlæggelse af årsregnskab med revisionspåtegning og årsberetning til godkendelse, samt beslutning om overskuddets anvendelse eller dækning af tab i henhold til det godkendte regnskab. Behandling af indkomne forslag. Bestyrelsens handlingsplan for det nye år. Valg af bestyrelsesmedlem. Valg af revisor. Eventuelt. 8 På generalforsamlingen har hver anpartshaver uanset anpartsbesiddelse én stemme. 9 Den af generalforsamlingen ved simpelt stemmeflertal valgte dirigent leder generalforsamlingen og afgør alle spørgsmål vedrørende sagernes behandlingsmåde. 9
10 De på generalforsamlingen behandlede anliggender afgøres ved simpelt stemmeflertal. Til vedtagelse af beslutning om ændring af vedtægterne eller selskabets opløsning kræves, at beslutningen vedtages med 2/3 af den stemmeberettigede indskudskapital. Er der ikke repræsenteret 2/3 af den stemmeberettigede indskudskapital, men er forslaget dog vedtaget med 2/3 af de afgivne stemmer, indvarsles snarest og inden 2 uger til en ny generalforsamling, hvor forslaget kan vedtages med 2/3 af den repræsenterede indskudskapital. 11 Over det på generalforsamlingen passerede indføres en kort beretning i selskabets forhandlingsprotokol, som underskrives af dirigenten. Bestyrelse: 12 Selskabet ledes af en bestyrelse på 7 medlemmer, hvoraf det ene medlem vælges af generalforsamlingen, medens de øvrige medlemmer udpeges således: Bornholms Turistudvalg udpeger 3 medlemmer. Færgetrafikselskabet udpeger 1 medlem. Bornholms Regionskommune udpeger 1 medlem. Bornholms Erhvervscenter/TIC udpeger 1 medlem. Det generalforsamlingsvalgte medlem vælges for 2 år, dog første gang indtil førstkommende ordinære generalforsamling. 13 Bestyrelsen konstituerer sig ved valg af formand og næstformand. Formanden indkalder til regelmæssige bestyrelsesmøder og er forpligtet til at indkalde til bestyrelsesmøder, når dette begæres af et bestyrelsesmedlem eller af direktøren. Bestyrelsen er forpligtet til at afholde mindst 4 møder årligt. Formanden leder forhandlingerne på bestyrelsesmøderne. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne er til stede. Ved afstemningen kræves simpelt stemmeflertal, for at et forslag kan vedtages. Direktøren for selskabet har, selvom han/hun ikke er medlem af bestyrelsen, ret til at være til stede og udtale sig ved bestyrelsens møder. Over det på bestyrelsesmøderne passerede føres en forhandlingsprotokol, der godkendes på det næstfølgende møde. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. 14 10
Bestyrelsen ansætter en direktør til at forestå den daglige ledelse af selskabet og dets anliggender. Bestyrelsen antager og afskediger direktøren. Direktøren ansætter og afskediger det øvrige personale. Selskabet tegnes af direktøren og formanden for bestyrelsen i forening eller af den samlede bestyrelse. Regnskab og revision: 15 Selskabets regnskaber revideres af en på hvert års ordinære generalforsamling valgt registreret eller statsautoriseret revisor. 16 Selskabets regnskabsår løber fra 1. juli 30. juni. Første regnskabsår løber dog efter ændringen fra den 1. maj 1997 til den 30. juni 1997. 17 Årsregnskabet opgøres overensstemmende med god regnskabsskik og under omhyggelig hensyntagen til tilstedeværende værdier og forpligtelser og under foretagelse af påbudte, nødvendige og forsvarlige afskrivninger og henlæggelser. Henstår der uafskrevne underskud fra tidligere år skal overskud først anvendes til afskrivning på disse. Restbeløbet anvendes efter generalforsamlingens bestemmelse til yderligere henlæggelse eller overførsel til næste regnskabsår, idet der ikke skal udbetales udbytte til anpartshaverne. Selskabets opløsning: 18 I tilfælde af selskabets opløsning skal selskabets formue overdrages til generelle erhvervsfremmeaktiviteter på Bornholm. Vedtægter vedtaget den 1/5 1992 med ændringer af 4/9 1992 samt 11/4 1995 og 27/7 1995 samt 27/9 1996 samt 23/7 og 22/8 1997 samt 28/8 1998 samt 23/6 1999 samt 6/9 2000 samt 27/4 2001, samt 06/01 2004 og 20/01 2004. 11