Repræsentantskabsmøde den 13. marts 2014, kl. 14,30 Stolpehøj 61, 1. sal, afdelingsbestyrelsens lokale Til stede Christine Langer, Svend Borggreen, Hanne M. Olsen, Karina Hostrup Michelsen, Martin Thejll Hansen, Ole Nyholm, Ole Lund Petersen, Karen Bøllingtoft, Morten Jensen, Mogens Pedersen, Gurli Foss, Jesper Dalhof, Bente Sørensen, Benny Sørensen Jespersen og organisationens revisor Pia Søndergaard. Afbud fra Jesper Kampmann Fra administrationen Stig Bykilde, Marianne Vittrup og Bettina Jarl Darlslund Indholdsfortegnelse 1. Valg af dirigent... 3 2. Aflæggelse af organisationsbestyrelsens årsberetning 2012/2013... 3 3. Godkendelse af selskabets og afdelingernes regnskaber 2012/2013 med tilhørende revisionsberetning... 4 4. Selskabets driftsbudget 2014/2015... 5 5. Målsætningsprogram... 6 6. Behandling af eventuelt indkomne forslag... 7 7. Valg af organisationsbestyrelsesmedlemmer... 8 8. Valg af personlige suppleanter... 9 9. Valg af revisor... 10 10. Eventuelt... 10 1/10
Bilagsfortegnelse Bilag 2: Organisationsbestyrelsens årsberetning 2012/2013... 3 Bilag 2.1: Bemærkninger til organisationsbestyrelsens årsberetning... 3 Bilag 3: Selskabets og afdelingernes regnskab 2012/2013... 4 Bilag 3.1: revisionsprotokollat... 5 Bilag 4: Selskabets driftsbudget 2014/2015... 5 Bilag 5: Forslag til målsætningsprogram... 7 Bilag 6: Forslag fra Bente Sørensen... 8 Bilag 6.1: Forslag fra Ole Lund Petersen, Jesper Dalhoff, Morten Jensen, Benny Sørensen, Gurli Foss og Karen Bøllingtoft... 8 2/10
1. Valg af dirigent Formanden bød velkommen til repræsentantskabsmødet og foreslog John Olsen fra KAB s bestyrelse som dirigent. John Olsen blev valgt og konstaterede, at mødet var rettidigt indkaldt. Det var inden mødet konstateret, at der var flere forslag, som var fremsendt til formanden, der fejlagtigt ikke var videresendt til administrationen til udsendelse. Dette beklagede og havde formanden beklaget mange gange. Dirigenten konstaterede herefter, at der var enighed i repræsentantskabet om, at de ikke udsendte forslag samt punkt 5 bliver behandlet på et senere ekstraordinært repræsentantskabsmøde, som indkaldes af organisationsbestyrelsen, og at dagens møde behandlede punkterne 1-4 og 7-10. 2. Aflæggelse af organisationsbestyrelsens årsberetning 2012/2013 Som bilag 2 følger organisationsbestyrelsens årsberetning. Bilag 2: Organisationsbestyrelsens årsberetning 2012/2013 Bilag 2.1: Bemærkninger til organisationsbestyrelsens årsberetning - at repræsentantskabet godkender organisationsbestyrelsens årsberetning. Formanden oplyste, at styringsdialogmødet fremover forventes at blive mere temaorienteret. Dette vil ske i samarbejde mellem kommunerne og BL. Ole Lund Petersen bad herefter om ordet for at oplæse bemærkninger fra 7 repræsentantskabsmedlemmer til organisationsbestyrelsens årsberetning. Bemærkningerne er vedlagt referatet som bilag 2.1. Bemærkningerne mundede ud i en afstemning om årsberetningen, der endte med 6 stemmer for og 8 stemmer imod årsberetningen. 3/10
3. Godkendelse af selskabets og afdelingernes regnskaber 2012/2013 med tilhørende revisionsberetning Regnskab for for perioden 1.10.012 til 30.9.2013, bilag 3 med tilhørende revisionsberetning 2012/2013 bilag 3.1. Regnskabsopstillingen er ligesom tidligere foretaget på en sådan måde, at man kan sammenholde driftsresultatet med budgettet for den tilsvarende periode samt med budgettet for efterfølgende periode, ligesom driftsresultatet for nærmeste forudgående periode også er anført i en særlig kolonne. I noterne til de enkelte regnskaber for afdelingerne indgår endvidere en summarisk redegørelse for henlæggelser til hovedistandsættelse og fornyelse m.v. udvisende status pr. 30.9.2013 og bevægelserne i regnskabsåret. Selskabet Selskabets resultatopgørelse slutter med et overskud på 19.560 kr., der tillægges selskabets arbejdskapital, der pr. statusdag udgør 1.821.914 kr. Den samlede egenkapital for boligorganisationen er herefter 13.434.131 kr. Dispositionsfonden udgør 11.612.217 kr., og den disponible likvide del heraf er 2.128.806 kr., svarende til 6.337 kr. pr. lejemålsenhed. Den samlede status for boligorganisationen balancerer med 24.566.768 kr. Afdelingerne: Mosegårdsparken Driftsregnskabet for tiden 1.10.2012 til 30.9.2013 balancerer med 17.013.714 kr. og slutter med et underskud på 109.595 kr., der afvikles over 3 år i førstkommende budgetår. Status balancerer 40.222.302 kr. Vangede Vuggestue Driftsregnskabet for tiden 1.10.2012 til 30.9.2013 balancerer med 478.537 kr. og slutter med et overskud på 65.039 kr., der overføres til afvikling af egenfinansiering. Status balancerer med 3.789.772 kr. hvoraf forbedringsarbejder 2.811.426 kr. Regnskabet vedrørende Mosegårdsparken har i henhold til bestemmelsen i vedtægterne været forelagt afdelingsbestyrelsen til godkendelse. Bilag 3: Selskabets og afdelingernes regnskab 2012/2013 4/10
Bilag 3.1: revisionsprotokollat - at repræsentantskabet godkender selskabets og afdelingernes regnskaber. Pia Søndergaard gennemgik regnskabet. Der var spørgsmål til kontiene for bestyrelsesmøder 17.274 kr., kontingent 36.766 kr. og kurser selskabsbestyrelsen 55.417 kr. Konto for kontingent er kontingent til Boligselskabernes Landsforening. Til kontiene for bestyrelsesmøder og kursusaktivitet blev det aftalt, at disse specificeres yderligere i referatet. Repræsentantskabet kommenterede, at en organisation med kun en boligafdeling og en institution bør være meget omkostningsbevidst. Forbruget til organisationsbestyrelsesmøder og lignende var efter flertallet af repræsentantskabets medlemmers mening for højt. Flertallet mente endvidere, at studieture ikke burde være en del af budgettet. Repræsentantskabet godkendte med de faldne kommentarer selskabets og afdelingernes regnskaber. Efterfølgende kan det oplyses, at konto for bestyrelsesmøder er 16.926 kr., forbrugt til fortæring til bestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde i alt 4 møder. På kontoen for kursusaktivitet er der forbrugt: 33.550 kr. til studieture, hvoraf de 14.200 kr. returneres fra KAB i indeværende regnskabsår. KAB-konferencen 7.950 kr. BL kurser/konferencer 3.902 kr. Miljø- og energiseminar 9.550 kr. 4. Selskabets driftsbudget 2014/2015 Budgettet, bilag 4 for 1.10.2014 til 30.9.2015 balancerer med 3.994.000 kr. og slutter med balance efter hensættelse af budgetreserve på 51.000 kr. Bilag 4: Selskabets driftsbudget 2014/2015 5/10
- at organisationsbestyrelsen godkender selskabets driftsbudget pr. 1.10.2014, således at det efterfølgende kan blive forelagt på repræsentantskabsmødet. Jesper Dalhof henviste til en mail, der var sendt til KAB inden repræsentantskabsmødet, hvor der var forespurgt om diverse poster i budgettet, og om der var mulighed for, at repræsentantskabet ændrer noget i budgettet. Dirigenten fastslog, at ændring var en mulighed, hvis repræsentantskabet pålagde organisationsbestyrelsen at ændre forskellige poster. Følgende poster blev aftalt ændret: 502-1131 Gaver og blomster ændret med 1000 kr. til 2.000 kr. 502-1161 Bestyrelsesmøder ændret med 14.000 kr. til 8.000 kr. 502-1403 kurser organisationsbestyrelsen ændret med 26.000 kr. til 34.000 kr. 502-1404 Kurser afdelingsbestyrelsen ændret med 26.000 kr. til 34.000 kr. 513-1756 Tabletpakke ændres til it til afdelingsbestyrelsens lokale til afdelingsbestyrelsen og organisationsbestyrelsen. Det vil sige, at der fremover fra indeværende regnskabsårs udløb ikke vil være ipad til rådighed for organisationsbestyrelsens medlemmer. 5. Målsætningsprogram Organisationsbestyrelsen afholdt lørdag den 18. januar d.å. seminar med overskriften Valgt ind i beboerdemokratiet og hvad så? om samarbejde, ansvar og kompetencer. På seminaret blev drøftet de demokratiske grundregler for beboerdemokratiet, organisations- og afdelingsbestyrelsernes formelle ansvar, organisations- og afdelingsbestyrelsernes kompetencer. Herudover drøftede organisationsbestyrelsen selskabets fremtid med det formål, at få fremstillet et målsætningsprogram, hvilket fremgår af bilag 5. Organisationsbestyrelsen ønsker en bred drøftelse af, hvordan selskabet former den bedst mulige fremtid for området og beboerne. Der skal efterfølgende ske en opfølgning med endelig udformning af vision og målsætninger på baggrund af de forslag, der kom frem på seminaret. Af hensyn til kommunikation med beboerne i Mosegårdsparken overvejes det, om afholdelse af et ekstra beboermøde primært baseret på information og mulighed for debat om afdelingen og trivsel i afdelingen kan være et godt tiltag. Dette vil i så tilfælde ske i samarbejde med afdelingsbestyrelsen. 6/10
Bilag 5: Forslag til målsætningsprogram - at repræsentantskabet drøfter målsætningsprogrammet og eventuelt træffer beslutning. Punktet udsat til ekstraordinært repræsentantskabsmøde jf. punkt 1. 6. Behandling af eventuelt indkomne forslag Der er modtaget forslag til repræsentantskabsmødet fra repræsentantskabsmedlem Bente Sørensen, bilag 6, der foreslår ændring af vedtægternes 15, stk. 4, 2. punktum. Stk. 4 lyder som følger: Stk. 4. Afdelingsmødets beslutninger træffes på grundlag af almindeligt stemmeflertal blandt de tilstedeværende stemmeberettigede. Der kan stemmes ved fuldmagt, dog kun en fuldmagt pr. fremmødt beboer. Afdelingsmødet kan beslutte, at den endelige afgørelse af emner, der er til behandling på afdelingsmødet, skal træffes ved efterfølgende urafstemning blandt afdelingens boliglejere, hvor hver husstand ligeledes har 2 stemmer uanset størrelse. Når et forslag har været undergivet urafstemning, kan ny urafstemning om samme forslag først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde. 2. punktum ønskes ændret til følgende: Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Såfremt ændringen godkendes vil 15, stk. 4 herefter lyde som følger: Stk. 4. Afdelingsmødets beslutninger træffes på grundlag af almindeligt stemmeflertal blandt de tilstedeværende stemmeberettigede. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Afdelingsmødet kan beslutte, at den endelige afgørelse af emner, der er til behandling på afdelingsmødet, skal træffes ved efterfølgende urafstemning blandt afdelingens boliglejere, hvor hver husstand ligeledes har 2 stemmer uanset størrelse. Når et forslag har været undergivet urafstemning, kan ny urafstemning om samme forslag først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde. Ud over det anførte vedtægtsforslag skriver Bente Sørensen, at hun stiller forslag om vedligeholdelsesordningen i Mosegårdsparken ændres til B-ordning fra A-ordning. Det er ikke længere organistionsbestyrelsen, der har kompetencen til at vælge vedligeholdelsesordning, men derimod afdelingsmødet, hvilket blev ændret i lovgivningen i 2009 med virkning fra den 1. januar 2010. 7/10
Bente Sørensen beder ligeledes repræsentantskabet om en redegørelse om, hvor mange kælderrum der udlejes til Værløse Kloakservice. Repræsentantskabet bør tage stilling til, om der skal laves et notat. Alt vedrørende klubber hører under afdelingens husorden, som er afdelingsmødets suveræne kompetence. Hvem der er ansat i Vuggestuen er organisationsbestyrelsen ikke vidende om, da medarbejderne i Vuggestuen er kommunalt ansat. Brugen af Vuggestuens overskud, fremgår af afdelingens regnskab. Årsberetningerne for 2011, 2012 og 2013 er alle udsendt til repræsentantskabet i de aktuelle år. Repræsentantskabet bedes tage stilling til, hvorvidt årsberetningerne skal genfremsendes. Fra repræsentantskabsmedlemmerne Ole Lund Petersen, Jesper Dalhoff, Morten Jensen, Benny Sørensen, Gurli Foss og Karen Bøllingtoft er der modtaget forslag om, bilag 6.1, at repræsentantskabet ønsker, at organisationsbestyrelsen snarest skal indkalde repræsentantskabet til et arbejdsseminar, hvor man skal drøfte og fremtiden. Repræsentantskabet bedes tage stilling til, om der skal indkaldes til et arbejdsseminar samt til eventuelt indhold. Bilag 6: Forslag fra Bente Sørensen Bilag 6.1: Forslag fra Ole Lund Petersen, Jesper Dalhoff, Morten Jensen, Benny Sørensen, Gurli Foss og Karen Bøllingtoft - at repræsentantskabet drøfter de stillede forslag og træffer beslutning. Punktet udsat til ekstraordinært repræsentantskabsmøde jf. punkt 1. 7. Valg af organisationsbestyrelsesmedlemmer I henhold til vedtægternes 9 består organisationsbestyrelsen af 7 personer inkl. formanden. Repræsentantskabet vælger 5 medlemmer til organisationsbestyrelsen blandt boligorganisationens lejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Repræsentantskabet udpeger tillige 1 medlem med særlig boligsocial indsigt, ligesom 1 medlem udpeges af kommunen. Samtidig med valg og udpegning af medlemmer vælges/udpeges suppleanter for disse. 8/10
Organisationsbestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer. Mindst halvdelen af organisationsbestyrelsens medlemmer skal være beboere i boligorganisationen. Følgende organisationsbestyrelsesmedlemmer er på valg efter tur: Christine Langer, Karina H. Michelsen og Ole Nyholm (medlem med særlig boligsocial indsigt) er på valg efter tur. Jesper Kampmann er udpeget af kommunalbestyrelsen. - at repræsentantskabet vælger 3 organisationsbestyrelsesmedlemmer. Valget blev opdelt i 2 tempi, nemlig valg af medlemmer blandt boligorganisationens lejere og efterfølgende udpegning af 1 medlem med særlig boligsocial indsigt. Da der udover Christine Langer og Karina H. Michelsen blev stillet forslag om yderligere 2 medlemmer, blev der foretaget skriftlig afstemning. Ole Lund Petersen og Jesper Dalhof blev valgt for den næste 2-årige periode. Ole Nyholm blev udpeget for de næste 2 år som medlem med særlig boligsocial indsigt. KAB påpegede, at repræsentantskabet som konsekvens af bestyrelsesvalget ikke længere var fuldtalligt, da to medlemmer var valgt ud, og der fra afdelingsmødet kun var valgt en suppleant, hvorfor KAB anså det for hensigtsmæssigt at indkalde til et ekstraordinært afdelingsmøde med suppleringsvalg inden det besluttede ekstraordinære repræsentantskabsmøde. 8. Valg af personlige suppleanter Der vælges suppleanter for alle valgte/udpegede organisationsbestyrelsesmedlemmer. Afgangsordenen for suppleanter følger de organisationsbestyrelsesmedlemmer, de er valgt for. Gentofte Kommune udpeger selv suppleant. Det kan tilføjes, at der i en periode har været 3 suppleantpladser vakant. - at repræsentantskabet vælger suppleanter. 9/10
Som suppleanter blev valgt: Karina Hostrup Michelsen for Svend Borggreen Bente Sørensen for Hanne M. Olsen Karen Bøllingtoft for Martin Thejll Hansen Morten Jensen for Ole Lund Petersen og Gurli Foss for Jesper Dalhof. 9. Valg af revisor Der stilles forslag om genvalg af revisionsfirmaet Albjerg, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab for regnskabsåret 2013/14. - at repræsentantskabet genvælger revisionsfirmaet Albjerg, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. 10. Eventuelt Genvalg. Der blev spurgt til fjernvarmesagen i rækkehusene. Driftschefen følger op. Kælderrum og fordeling af disse blev diskuteret. 10/10