Planlægning af virksomhedens sager Ved planlægningen af virksomhedens sager kan man bruge to værktøjer, som er lette at bruge og som giver et rigtigt godt overblik over, hvilke sager virksomheden har under udførelse og hvilke, der skal startes op. De to værktøjer er 8-ugersplanen og ugeplanen; 8-ugersplanen arbejder med et 8 ugers perspektiv, og ugeplanen ser på den næste uge. Værktøjerne bygger på Leanprincipper i en særlig byggeriform. Denne brugerguide vil forklare, hvordan de to planer skal bruges. Skemaerne ligger til download på Bedrebundlinje.dk s hjemmeside. Brugerguide til 8-Ugersplanen Periodeplanen skal bruges til at få et overblik over de sager, virksomheden har de kommende 2 måneder. Det er muligt at tilpasse skemaet, så der arbejdes med flere eller færre uger, hvis det er mest hensigtsmæssigt for længden af virksomhedens sager. Skemaet bruges ved, at hver igangværende og kommende byggesag brydes ned i aktiviteter af max en uges varighed ad gangen og vurderes i forhold til 7 vigtige forhold 1. De 7 forhold indgår altid i byggesager i større eller mindre grad og skal være på plads for, at en aktivitet kan udføres man kan kalde de 7 forhold for tjekpunkter for en pågældende aktivitet. De 7 forhold er: Informationer: Mandskab: Materiel: Materialer: Ydre forhold: Dækker over alle typer af informationer, som der bruges i en byggesag såsom tegninger, beskrivelser, aftaler med bygherre og andre mv. Det er vigtigt at være sikre at alle informationer er på plads, så arbejdet ikke går i stå på pladsen. Det er vigtigt at sikre, at du har tilstrækkeligt og rigtigt mandskab på sagen. Ellers skal det klares, inden sagen startes. Har du det rigtige materiel til sagen? Er det gået i stykker? Skal der bestilles/lejes nyt? Det skal på plads, inden sagen startes. Hvilke materialer skal der bruges til sagen? Har noget af materialet lang leveringstid? I så fald skal det bestilles i god tid. Er aftaler med leverandører på plads du kan evt. opnå bedre priser ved bestilling i god tid til levering i god tid i stedet for i sidste øjeblik eller fra dag til dag. Det er selvfølgelig umuligt at bedømme vejret 2 måneder frem, men bygger man om vinteren, er det nødvendigt at tage sine forholdsregler ved frost og sne. 1 I Lean sprog kaldes disse forhold for de 7 strømme. 1
Forudgående arbejde: Plads: Skal der foretages arbejde af andre entreprenører, før dit firma skal i gang på sagen? Hvis det er tilfældet, er det vigtigt at holde sig orienteret om status på sagen. Det er også vigtigt, hvis jeres virksomhed styrer underentrepriser, at disse kan komme til efter en entreprise, som I ikke styrer. Er der plads til jer og det arbejde, I skal lave på sagen? Hvis ikke, er det en god idé at afklare pladsforhold, inden I skal til på sagen, herunder hvor evt. kran eller stillads mv. skal stå under arbejdet på sagen. Du kan udfylde 8-Ugersplanen hver uge eller hver 14. dag alt afhængig af møderytmer og opgavekarakter i firmaet. Planen udfyldes sammen med dine formænd, sjakbajer og/eller underentreprenører, så du får de korrekte informationer, og så alle er informeret om status på sagerne, og hvad der skal ske fremadrettet. Skemaet kan bruges på en pc eller kan printes ud og bruges på papir alt afhængig af, hvad der passer dig bedst. Forklaring på skemaet 8-Ugersplanen Skemaet udfyldes mht. firmaets kontaktperson, e-mail, telefon nummer samt hvilken uge, planlægningen er foretaget. Det skal bruges, hvis der er flere planlæggere i firmaet. Dernæst udfyldes en sags navn, hvilken aktivitet der skal udføres på sagen - hvis du styrer flere fag på én sag, så skriv alle aktiviteterne på men én aktivitet må kun fylde en uge. For hver aktivitet påføres hvilket fag, der skal udføre opgaven samt en ansvarlig person (sjakbajs, underentreprenør o. lign.). Det noteres i hvilke uger de forskellige aktiviteter udføres. 2
Ved hver aktivitet noteres det, om de 7 forhold er opfyldt. Hvis et forhold er kontrolleret og i orden sættes der flueben ved aktiviteten. Hvis et forhold ikke er i orden, skriver du i bemærkninger, hvad der mangler, og hvem der er ansvarlig for at løse opgaven (dig, formanden, underentreprenøren mv.). Når der er flueben i alle 7 forhold, betyder det, at den aktivitet er klar til at blive udført. Man får mest udbytte ved at prøve at se de 8 uger frem, da man derved fanger flest emner, som kræver planlægning, afklaring og bestilling. Og opdaterer du planen hver uge, har du et bedre overblik over, hvilke problematikker de forskellige sager har. Neden for ser du et eksempel på en udfyldt plan: Når en aktivitet har hak i alle 7 forhold, er den klar til at blive udført og kan overføres til ugeplanen, se næste side. 3
Brugerguide til Ugeskema Ugeskemaet bruges til at få overblikket over firmaets igangværende sager i forhold til det planlagte, men også at kunne følge op på, om alle planlagte opgaver er nået for sidste uge. I får dermed opsummeret, hvilke hængepartier I har på sagerne, og hvordan I får det koordineret ind i den næste uges arbejdsopgaver. I dette ovenstående eksempel har firmaet haft to sager med to forskellige entrepriser. I tilfældet med murerentreprisen har firmaet egentlig planlagt, at støttevæggen skulle udføres i uge 35 (ville fremgå af planen for uge 35) men dårligt vejr har gjort, at opgaven måtte flyttes, så den først er færdiggjort i uge 36 derfor er der sat krydser i de lyserøde felter. Heldigvis i dette tilfælde har mureren ikke andre opgaver i uge 36, men hvis det havde været tilfældet, skulle du og formand lige have koordineret, hvordan resten af ugens opgaver skulle håndteres. Udgravningen til fundamentet var en sund aktivitet på periodeplanen, så den er kommet på ugeskemaet til udførelse fra mandag til onsdag. Ugen efter ville du så skulle følge op på, om opgaven så også var udført og til den planlagte tid. Hvis ikke, skal grunden til enten forskydningen af tidspunktet eller den langsommere/hurtigere udførelse findes, så du har mulighed for at kunne planlægge bedre på længere sigt. Skemaet kan bruges på en pc eller kan printes ud og bruges på papir alt afhængig af, hvad der passer dig bedst. Værktøjet er let at bruge men effekten opnås kun, hvis I bruger det hver uge og bliver ved med at bruge det!!! Det er det svære!!! 4