AALBORG UNIVERSITET Bestyrelsesmøde: 5-05 Pkt.: 11 Bilag: G.1 Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab CVR-nr. 24 21 37 14 Gøteborgvej 18 9200 Aalborg SV Telefon 98 79 60 00 Telefax 98 79 60 01 www.deloitte.dk Aalborg Universitet Revisionsprotokollat af 26. august 2005 (Tiltrædelsesprotokollat samt protokollat vedrørende revision af åbningsbalancen)
Deloitte Indholdsfortegnelse Side 1. Revisionens formål og omfang 1 2. Revisionens udførelse 4 3. Ansvarsfordeling 6 4. Revisors rapportering 7 5. Revisors dokumentationsmateriale 8 6. Kvalitetssikring af den udførte revision 8 7. AAU s offentliggørelse af årsrapport mv. 9 8. Rådgivnings- og assistanceopgaver 9 9. Revision af åbningsbalance pr. 01.01.2005 9
Deloitte 1 Revisionsprotokollat af 26. august 2005 Som nytiltrådte revisorer for Aalborg Universitet (i det efterfølgende kaldet AAU), skal vi til bestyrelsens orientering redegøre for revisionens formål og udførelse, vores rapportering i årets løb og i forbindelse med årsrapporten samt ansvarsfordelingen mellem AAU s ledelse og revisor. Ifølge aftale i henhold til rigsrevisorlovens prg. 9, stk. 1, om interne revisioner ved universiteterne, har rigsrevisionen ansvaret for den samlede revision af AAU, mens Deloitte som institutionsrevisor overfor AAU s bestyrelse har ansvaret for den samlede interne revisionsindsats på AAU. Vi henviser i øvrigt til Paragraf 9 aftalen, hvori bl.a. opgavefordelingen mellem Rigsrevisionen og institutionsrevisor er fastlagt. Vi kan i den forbindelse nævne, at vi den 23.08. har afholdt møde med Rigsrevisionen om det nærmere indhold af aftalen, herunder primært hvorledes aftalen skal udmøntes i praksis. I protokollatet vil vi endvidere kort orientere om revisionen af AAU s åbningsbalance pr. 01.01.2005, idet vi i øvrigt henviser til vore notater udarbejdet til bestyrelsen samt tillige mundtlig orientering på bestyrelsesmøde. 1. Revisionens formål og omfang Revisionen omfatter såvel finansiel revision som forvaltningsrevision. Revisionens formål er bl.a. at styrke årsrapportens troværdighed. Vi vil undersøge, hvorvidt årsrapporten er udarbejdet i overensstemmelse med lovgivningens og vedtægternes regnskabsbestemmelser, relevante regnskabsstandarder samt Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udviklings bekendtgørelse om universiteternes regnskabsaflæggelse. En væsentlig del af revisionen er tillige en undersøgelse af om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter m.m., foretage en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og driften af de virksomheder, der er omfattet af årsrapporten samt undersøge universitetets rapportering om målopfyldelse. Forvaltningsrevisionen vil omfatte områderne økonomistyring, sparsommelighed, produktivitet og effektivitet og blive udført, som en planlagt og systematisk gennemgang. Dette kan dels ske som en selvstændig gennemgang dels som en integreret del af den finansielle revision. Hvad angår forvaltningsrevision er der dog ikke et fast regelsæt, der kan revideres op imod, på samme måde som når der er tale om finansiel revision. Revisionen vil i overensstemmelse med gældende danske revisionsstandarder samt god offentlig revisionsskik blive planlagt og udført på grundlag af en systematisk risikovurdering, således at hovedvægten lægges på de poster i årsrapporten, og de dele af universitetets regnskabs- og rapporteringssystemer, samt øvrige forretningsgange, hvor risikoen for væsentlige fejl er størst.
Deloitte 2 Revisionen sigter ikke mod at opdage eller rette uvæsentlige fejl, som ikke medfører en ændret helhedsvurdering af årsrapporten. Væsentlige fejl i årsrapporten kan skyldes såvel utilsigtede som tilsigtede handlinger eller undladelser. Muligheden for at hindre væsentlige fejl, herunder besvigelser og uregelmæssigheder, beror først og fremmest på, om der ved tilrettelæggelsen af registreringssystemer og forretningsgange sikres en betryggende intern kontrol. Revisionen omfatter alle enheder i AAU s organisation. Vi vil udføre revisionen i årets løb og i forbindelse med årsafslutningen. Revisionen vil blive udført som en stikprøvevis kontrol af universitetets kontroller og registreringer. Efter en vurdering af risici og væsentlighed vil revisionen blive planlagt efter en rotationsplan, hvorved alle AAU s regnskabsområder ikke vil blive revideret hvert år. Efter rotationsplanen vil udvalgte regnskabsområder i enkelte år udelukkende blive reviewet. Revisionen er ikke afsluttet, før AAU s bestyrelse og ledelse har taget endelig stilling til årsrapporten, og vi har forsynet årsrapporten med revisionspåtegning. Omfanget af vores arbejde fastlægges ud fra vores samlede vurdering af væsentlighed og risiko for væsentlig fejlinformation i årsrapporten. Som grundlag for vores risikovurdering vil vi indhente informationer om blandt andet følgende forhold vedrørende AAU: Relevant lovgivning og andre eksterne forhold Aktiviteter og anvendt regnskabspraksis Mål, strategier og tilhørende forretningsrisici Forretningsgange og AAU s interne kontrolsystem Revisionen omfatter tillige AAU s IT systemer, herunder IT sikkerheden. Vi vil under vores revision undersøge om AAU s generelle IT kontroller understøtter universitetets rapporteringer, samt om der er tilrettelagt tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger til at sikre, at data ikke mistes. Vi vil sammen med AAU s ledelse drøfte eventuelle specifikke indsatsområder for revisionen i de enkelte år. Vi foreslår tillige, at Deloitte og AAU s ledelse planlægger og afholder periodevise møder, hvor bl.a. revisionens omfang og resultat samt samarbejdet generelt drøftes. Forvaltningsrevisionen tager udgangspunkt i den tilrettelagte økonomistyring, herunder styringsgrundlaget (mål m.m.) samt de tilrettelagte styringsprocesser og forretningsgange. Fokus vil i forlængelse heraf ligeledes være på, hvorvidt rapporteringssystemerne understøtter en systematisk opfølgning på aktiviteter m.m. og på om AAU kan dokumentere, at resultaterne/målene opnås samt, at de godkendte procedurer er fulgt. Som afslutning på revisionen (såvel den finansielle revision som forvaltningsrevisionen) vil vi forsyne årsrapporten med en revisionspåtegning. Påtegningen på årsrapporten er revisors udtalelse om regnskabet. I tilslutning til revisionens afslutning vil vi afgive et revisionsprotokollat til årsrapporten, lige-
Deloitte 3 som vi i øvrigt i årets løb afgiver revisionsprotokollater, når vi har udført revisionsarbejder, der kan danne grundlag for selvstændige konklusioner, eller når vi i øvrigt anser det for påkrævet. Revisionsprotokollatet er revisors meddelelsesmiddel til AAU s bestyrelse. Hvis vi i forbindelse med den finansielle revision konstaterer svagheder, mangler eller uhensigtsmæssigheder i universitetets regnskabsog registreringssystemer mv., eller vi gennem forvaltningsrevisionen konstaterer, at forvaltningen af de midler der er til rådighed ikke sker på en sparsommelig, produktiv og effektiv måde, vil dette blive meddelt universitetets ledelse med vores forslag til afhjælpning heraf. Rapportering vil - afhængig af de risici, der er forbundet med manglerne m.m. blive rapporteret enten mundtligt, i et brev eller i et egentligt forslagsbrev. Såfremt der er tale om væsentlige mangler, eller vi i øvrigt finder det påkrævet, vil forholdet tillige blive indført i revisionsprotokollatet og således meddelt AAU s bestyrelse. Vi henviser i øvrigt til afsnittet om rapportering nedenfor. Vi vil endvidere afgive de nødvendige erklæringer og beretninger om revisionen af regnskaber for tilskudsmidler m.m. som måtte blive forlangt af tilskudsyder. Revisionen omfatter tillige en vurdering og stillingtagen til informationerne i ledelsesberetningen, den anvendte regnskabspraksis og de af ledelsen udøvede regnskabsmæssige skøn. Under revisionen vil vi med den fornødne professionelle skepsis have opmærksomheden henledt på forhold, der kan tyde på besvigelser og andre uregelmæssigheder. Vi vil i forbindelse med planlægningen af revisionen indhente: ledelsens vurdering af risikoen for, at årsrapporten kan indeholde væsentlige fejl som følge af besvigelser, ledelsens vurdering af de regnskabs- og kontrolsystemer ledelsen har indført for at imødegå sådanne risici samt ledelsens kendskab til eventuelle konstaterede eller igangværende undersøgelser om besvigelser. Vi skal herudover forespørge AAU s bestyrelse om, hvorledes bestyrelsen øver tilsyn med de aktiviteter og procedurer, ledelsen har iværksat med henblik på at identificere og reagere på risikoen for besvigelser hos AAU, og de interne kontroller ledelsen har implementeret for at forebygge disse risici. Vi skal endvidere forespørge bestyrelsen om, hvorvidt bestyrelsen har kendskab til konstaterede, formodede eller påståede besvigelser, der påvirker AAU. Under udførelsen af revisionen skal vi foretage specifikke revisionshandlinger rettet mod ledelsens mulighed for at tilsidesætte etablerede interne kontroller.
Deloitte 4 Herudover skal vi kontrollere, at årsrapporten er afstemt til den underliggende bogføring, ligesom vi skal gennemgå væsentlige posteringer og reguleringer, der er foretaget som led i udarbejdelsen af årsrapporten. Fejl i årsrapporten, der er en følge af besvigelser og uregelmæssigheder, vil dog ikke nødvendigvis blive opdaget under revisionen, da fejl af denne type sædvanligvis tilsløres eller holdes skjult. Hvis vi konstaterer forhold, der giver formodning herom, vil vi efter nærmere aftale med AAU s ledelse foretage yderligere undersøgelser med henblik på at få afkræftet eller bekræftet formodningens rigtighed. I henhold til lovgivningen har vi en pligt til at underrette hvert medlem af ledelsen, såfremt vi under revisionen bliver bekendt med, at et eller flere medlemmer af ledelsen begår eller har begået økonomiske forbrydelser i tilknytning til udførelsen af deres hverv for AAU. Denne underretning skal ske, såfremt vi har en begrundet formodning om, at forbrydelsen vedrører betydelige beløb eller i øvrigt er af grov karakter, ligesom underretningen indføres i revisionsprotokollatet. Har ledelsen ikke senest 14 dage herefter dokumenteret, at der er taget de fornødne skridt til at standse forbrydelsen, er det vores pligt straks at underrette Statsadvokaten for Særlig Økonomisk Kriminalitet. 2. Revisionens udførelse Vi vil udføre revisionen i årets løb og i forbindelse med årsafslutningen. Revisionen er ikke afsluttet, før ledelsen har taget endelig stilling til årsrapporten, og vi har forsynet årsrapporten med revisionspåtegning. Udførte revisionshandlinger i årets løb skal derfor betragtes som et led i revisionen af årsrapporten. Omfanget af vores arbejde fastlægges ud fra vores samlede vurdering af væsentlighed og risiko for væsentlig fejlinformation i årsrapporten. Revision i årets løb Forskellige områder såsom bevillinger, taxametertilskud, andre driftsindtægter og udgifter, lønninger og gager vil blive gennemgået med henblik på at konstatere, om tilrettelæggelsen af AAU s forretningsgange og bogføring er foretaget på en hensigtsmæssig samt kontrolmæssig forsvarlig måde, og om forskrifter, vejledninger, bevillinger mv. er fulgt. Sideløbende hermed vil vi kontrollere udarbejdelse og rapportering til brug for den løbende styring af AAU. Som udgangspunkt vil vi, en eller flere gange i årets løb, foretage uanmeldte beholdningseftersyn og i denne forbindelse afstemme bank og girokonti samt andre likvide beholdninger. I det omfang det er nødvendigt, vil vi ved stikprøver udsende saldomeddelelser til AAU s debitorer samt foretage sammenholdelse med opgørelser, specifikationer, korrespondance og bogføring.
Deloitte 5 Revision af årsrapporten Ved revisionen af årsrapporten vil vi overbevise os om, at aktiverne er til stede, at de tilhører AAU, og at de er indregnet og målt forsvarligt. Vi vil endvidere overbevise os om, at de gældsforpligtelser og øvrige forpligtelser, herunder eventualforpligtelser mv., der påhviler AAU, er indregnet og målt forsvarligt. Desuden vil vi påse at regnskabsposterne er periodiseret og korrekt præsenteret i årsrapporten. Revisionen vil tillige omfatte en vurdering og efterprøvning af finansielle og ikke-finansielle oplysninger i ledelsesberetningen, herunder om ledelsesberetningen bidrager til, at årsrapporten som helhed er retvisende. Vi vil undersøge, om alle væsentlige begivenheder indtil datoen for revisionspåtegningen er korrekt medtaget i årsrapporten. Med baggrund i ledelsens vurdering aflægges årsrapporten sædvanligvis med fortsat drift for øje. Ledelsens vurdering kræver stillingtagen til alle tilgængelige oplysninger vedrørende AAU s udvikling, herunder særligt forventet likviditetsudvikling. Vi tager som led i revisionen stilling til ledelsens vurdering. I forbindelse med revisionen af årsrapporten vil vi i overensstemmelse med god revisionsskik bede AAU s daglige ledelse om at bekræfte en række oplysninger inden for særligt vanskeligt reviderbare områder. Dette kan omfatte oplysninger om eventualforpligtelser i form af pantsætninger, garantistillelser, retssager samt besvigelser, ledelsesberetningen, transaktioner med nærtstående parter, miljøforhold, begivenheder efter balancedagen samt regnskabsposter, hvortil der knytter sig særlig risiko eller usikkerhed. AAU s daglige ledelse skal ligeledes udtale sig om, hvorvidt effekten af eventuelle ikke-korrigerede fejl i årsrapporten, som er konstateret under revisionen, enkeltvis og sammenlagt vurderes at være uvæsentlige for årsrapporten som helhed. Vi vil foretage en helhedsvurdering af årsrapporten, herunder hvorvidt oplysningerne i ledelsesberetningen og noter mv. giver tilstrækkelig supplerende information til, at AAU s økonomiske udvikling kan bedømmes på grundlag af årsrapporten. Som foreskrevet i lovgivningen vil vi særskilt påse, at lovgivningen om bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale er overholdt. Vi vil endvidere kontrollere overholdelsen af de pligter, som er pålagt bestyrelsen med hensyn til at oprette og føre bøger, fortegnelser, protokoller mv.
Deloitte 6 3. Ansvarsfordeling Revisionen bygger ifølge lovgivningen på følgende fordeling af ansvar for årsrapporten mellem AAU s ledelse og revisor: Ledelsens ansvar AAU s daglige ledelse varetages af rektor. Det er rektors ansvar, at universitetets bogføring sker under iagttagelse af lovgivningens regler herom, og at formueforvaltningen foregår på betryggende måde blandt andet ved etablering af et pålideligt internt kontrolsystem. Bestyrelsen er AAU s øverste myndighed. Bestyrelsen er overfor ministeren ansvarlig for AAU s virke, herunder forvaltningen af AAU s samlede ressourcer, ligesom den har ansvaret for, at universitetets bogføring og formueforvaltning kontrolleres på en tilfredsstillende måde, og at det nødvendige grundlag for revision er til stede. Rektor har således det umiddelbare ansvar for, at bogføringen foregår på betryggende måde i overensstemmelse med lovgivningens bestemmelser om bogføringspligtens omfang og dermed også pligten til at iværksætte de nødvendige praktiske skridt til gennemførelse af en betryggende bogføring. Bestyrelsens pligt er at føre kontrol med, at alt vedrørende bogføringen foregår på betryggende måde. Det samme gælder formueforvaltningen. Det er i forlængelse heraf universitetets bestyrelse og ledelses ansvar, at det gennem hensigtsmæssige forretningsgange samt registrerings- og kontrolsystemer sikres, at tilsigtede og utilsigtede fejl så vidt muligt forebygges samt opdages og korrigeres. Universitetets bestyrelse og ledelse har endvidere ansvar for, at der hvert år udarbejdes en årsrapport, ligesom bestyrelsen skal underskrive fremlagte revisionsprotokollater som bekræftelse på, at hvert bestyrelsesmedlem har gennemlæst protokollatet og er bekendt med indholdet. Universitetets øverste ledelse i form af bestyrelsen er ansvarlig for, at der er et system, der sikrer, at bestyrelsens beslutninger viderekommunikeres og efterleves på alle organisationsniveauer. Det bliver i denne proces nødvendigt at uddelegere en række opgaver til andre i organisationen, herunder rektor, direktion og andre ledere. Ved forvaltningsrevisionen gennemføres bl.a. en række møder/interviews for at undersøge og vurdere den på AAU opbyggede ledelsesproces, herunder styringsgrundlag, - processor og resultater. Revisors ansvar Det er revisors ansvar at kontrollere, at den udarbejdede årsrapport opfylder lovgivningens og vedtægternes regnskabsbestemmelser samt relevante regnskabsstandarder, og herunder vurdere den anvendte regnskabspraksis samt de af ledelsen afgivne oplysninger og udøvede regnskabsmæssige skøn. Det er endvidere vores ansvar at kontrollere, at rapporten ikke indeholder væsentlige fejl, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillin-
Deloitte 7 ger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og gældende praksis, og at der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de modtagne midler og driften af AAU, som er omfattet af årsrapporten. Ifølge revisorloven er revisor offentlighedens tillidsrepræsentant i forbindelse med afgivelse af erklæringer, der kræves i henhold til lovgivningen eller ikke udelukkende er bestemt til hvervgivers eget brug. Dette indebærer, at vi i forbindelse med erklæringsafgivelsen også skal varetage hensynet til andre regnskabsbrugere end Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling. I det omfang vi efter aftale med AAU s ledelse yder rådgivning og assistance, eksempelvis i forbindelse med udarbejdelse af årsrapport, har vi som rådgivere et selvstændigt ansvar herfor. 4. Revisors rapportering Som afslutning på revisionen vil vi forsyne årsrapporten med en revisionspåtegning. Når der er tale om en revisionspåtegning uden forbehold og supplerende oplysninger, er denne udtryk for, at årsrapporten er aflagt og revideret i overensstemmelse med lovgivningens og vedtægternes krav til regnskabsaflæggelsen, at årsrapporten giver et retvisende billede af AAU s aktiver og passiver, pengestrømme, finansielle stilling samt resultatet af AAU s aktiviteter, og at ledelsesberetningen indeholder de krævede oplysninger, herunder fyldestgørende oplysninger om AAU s økonomiske udvikling, usædvanlige forhold, som i væsentlig grad har påvirket årsrapporten, samt væsentlig usikkerhed ved opgørelse af årsrapporten. I tilslutning til revisionens afslutning vil vi afgive et revisionsprotokollat til årsrapporten, hvori vi i hovedtræk vil omtale hvilke revisionsarbejder, der er udført. Ligeledes vil vi i dette revisionsprotokollat informere bestyrelsen om eventuelle ikke-korrigerede fejl i årsrapporten, som rektor har vurderet som uvæsentlige for årsrapporten som helhed. Hvis vi i forbindelse med revisionen af årsrapporten har fået forelagt interne specifikationer, rapporter eller lignende, som efter vores opfattelse er nødvendige for ledelsens stillingtagen til årsrapporten, vil vi henvise hertil i protokollatet. Herudover vil vi i årets løb afgive revisionsprotokollater, når vi har udført revisionsarbejder, der kan danne grundlag for selvstændige konklusioner, eller når vi i øvrigt anser dette for påkrævet. Hvis vi i forbindelse med revisionen konstaterer væsentlige svagheder, mangler eller uhensigtsmæssigheder i AAU s regnskabs- og registreringssystemer samt øvrige forretningsgange mv., vil dette blive meddelt AAU s daglige ledelse med vores forslag til afhjælpning heraf. Såfremt der er tale om væsentlige mangler, eller vi i øvrigt finder det påkrævet, vil forholdet tillige blive indført i revisionsprotokollatet. I tilknytning hertil vil vi endvidere meddele ledelsen vores eventuelle forslag til forbedring og effektivisering af AAU. Vi skal for en ordens skyld bemærke, at revisionen af årsrapporten
Deloitte 8 ikke er tilrettelagt med henblik på at afdække samtlige svagheder, mangler eller uhensigtsmæssigheder, der måtte forekomme i AAU s regnskabs- og registreringssystemer mv. Bliver vi under revisionen bekendt med forhold, der giver begrundet formodning om, at medlemmer af ledelsen kan ifalde erstatnings- eller strafansvar, er vi i henhold til erklæringsbekendtgørelsen blevet pålagt at give oplysninger herom i revisionspåtegningen. Der skal altid gives oplysninger om overtrædelse af : straffelovens kapitel 28 og 29 samt skatte-, afgifts- og tilskudslovgivningen, den for AAU fastsatte lovgivning eller tilsvarende lovgivning, eller lovgivningen om regnskabsaflæggelse, herunder om bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale. Såfremt vi under revisionen konstaterer, at bestyrelsen ikke overholder dens forpligtelser med hensyn til at oprette og føre bøger, fortegnelser, protokoller mv., er vi pålagt at udfærdige en særskilt erklæring, der vedlægges årsrapporten til fremlæggelse på den ordinære generalforsamling. 5. Revisors dokumentationsmateriale Arbejdspapirer og anden dokumentation, herunder såvel elektroniske som fysiske arbejdspapirer, der tilvejebringes som led i revisionen, tilhører alene Deloitte. I henhold til gældende praksis kan sådan dokumentation makuleres eller slettes efter 5 år, medmindre vi anser dokumentationen for at være af fortsat betydning for revisionen. Findes det hensigtsmæssigt at udlevere materiale eller filer til AAU, sker dette under forudsætning af, at AAU alene anvender materialet til eget brug og ikke videregiver dette til tredjemand. Vi påtager os intet ansvar for AAU s eventuelle egen anvendelse af det udleverede materiale, medmindre der indgås særskilt skriftlig aftale om vores assistance med bearbejdning af materialet samt vores ansvar i forbindelse hermed. 6. Kvalitetssikring af den udførte revision I henhold til revisorloven er vi underlagt regler om kvalitetskontrol, der udføres af et af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen nedsat Revisortilsyn. Revisortilsynet udpeger de personer, der forestår kvalitetskontrollen. Dette medfører, at vores arbejdsdokumentation, herunder også for revisionen af AAU, stikprøvevis kan blive udvalgt til kvalitetskontrol.
Deloitte 9 Medlemmer af revisortilsynet samt de personer, der forestår kvalitetskontrollen, er underlagt tavshedspligt. 7. AAU s offentliggørelse af årsrapport mv. Såfremt AAU s årsrapport mv. ønskes offentliggjort i uddrag eller i en form, som afviger fra den, som vi har forsynet med revisionspåtegning, er AAU forpligtet til at indhente vores forhåndsgodkendelse. Dette gælder f.eks. også ved offentliggørelse af årsrapporten på AAU's hjemmeside i en form, der er anderledes end det dokument, som vi har forsynet med revisionspåtegning. AAU er ligeledes forpligtet til at indhente vores forhåndsgodkendelse før andre dokumenter, hvori vores firmanavn er indeholdt, offentliggøres eller udleveres til tredjemand. 8. Rådgivnings- og assistanceopgaver Foruden aftale om revision af Universitetet har vi indgået en aftale om rådgivning og særopgaver. Assistancen vedrører opgaver for hele AAU og omfatter i praksis alle typer af opgaver, som Deloitte i almindelighed beskæftiger sig med. Begrænsninger af hensyn til bl.a. revisorlovens bestemmelser om uafhængighed samt bestemmelser i aftale i henhold til rigsrevisionslovens prg. 9, stk. 1, om interne revisioner ved universiteterne, skal naturligvis respekteres. Vi vil løbende gennem vores revisionsprotokollat underrette bestyrelsen om de udførte rådgivnings- og særopgaver. Hvis der herudover træffes særlige aftaler om udførelse af detaljeret kontrol, afgivelse af særlige beretninger eller lignende, vil dette ligeledes blive omtalt i revisionsprotokollen. 9. Revision af åbningsbalance pr. 01.01.2005 I overensstemmelse med Bekendtgørelse om tilskud og regnskab mv. ved universiteterne prg. 15, stk. 4, har vi som institutionsrevisorer revideret åbningsbalancen for Aalborg Universitet pr. 01.01.2005. Åbningsbalancen er opgjort efter omkostningsbaserede principper, hvilket er de principper, som universitetets officielle årsrapporter fremover skal aflægges efter. Åbningsbalancen udviser en balancesum på 548 mill.kr. og en egenkapital på 89 mill.kr. Det er vores indtryk, at man fra universitetets side har gjort en stor indsats i forbindelse med udarbejdelsen af åbningsbalancen, herunder de tilhørende procedurer og dokumentation. Hermed sikres et bedre grundlag for de fremadrettede opgørelser af regnskabsposter efter omkostningsbaserede principper. Revisionen af åbningsbalancen har som udgangspunkt ikke givet anledning til bemærkninger. Der har dog været uenighed med Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling om principperne for ind-
Deloitte 10 regning af refusionsopgørelsen (mellemregning med staten). Der er i denne forbindelse afholdt møde med ministeriet samt Økonomistyrelsen. På mødet blev principperne i det af ministeriet udsendte paradigme for udarbejdelse af refusionsopgørelsen diskuteret, og det blev fra AAU s side påpeget, at man på flere områder savnede en mere klar udmelding af principperne bag paradigmet. Det blev således på mødet klarlagt, at den forudsætning, som AAU havde anvendt ved udarbejdelsen af refusionsopgørelsen (afregning af selvstændig likviditetsordning) var en anden, end den der fra ministeriet og Økonomistyrelsens side var meningen, at der skulle anvendes. Afgørende i AAU s argumentation for oprindeligt af opretholde sin version af refusionsopgørelsen har været, at universitetet efter betaling til staten i henhold til refusionsopgørelsen skulle have såvel sin opsparing i behold samt midler til afregning med eksterne samarbejdspartnere. Der blev på mødet med ministeriet og Økonomistyrelsen opnået en overbevisning om, at AAU har tilstrækkelige midler hertil. På baggrund heraf valgte AAU at acceptere ministeriets udkast til refusionsopgørelse. Vi er enige i de af AAU foretagne vurderinger og valg. Et andet forhold der har været diskuteret i forbindelse med udarbejdelse af åbningsbalancen er indregningen af akustik-tilbygningen. Ifølge meddelelse fra ministeriet er det udelukkende bygninger, som universitetet har fået doneret fra private, som må optages i universitetets åbningsbalance. Da betingelserne for aktivering af udgifterne til tilbygningen dog er opfyldt, er tilbygningen i åbningsbalancen indregnet med AAU s andel af finansieringen som grunde og bygninger. Vi er enige heri. Vi henviser i øvrigt til notater til bestyrelsen (dateret 29.03.2005 og 08.06.2005) dels mundtlig orientering på bestyrelsesmøde 20. juni, hvor vore bemærkninger vedrørende ovennævnte forhold er uddybet. Vi kan oplyse, at vi har påført åbningsbalancen en revisionspåtegning uden forbehold og at åbningsbalancen efterfølgende er indsendt til Rigsrevisionen. Aalborg, den 26. august 2005 Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab Poul Erik Wagner statsautoriseret revisor Peter Nørrevang statsautoriseret revisor
Deloitte 11 Fremlagt på bestyrelsesmødet, den Bestyrelse Sven Caspersen Jørgen Elbæk Freddy Frandsen Formand Anne Knudsen Birgitte Possing Christina Ullenius Gunhild Agger Lars Arendt-Nielsen Merete Pedersen Morten H. Madsen Mads Svaneklink pnø-kn T:\AFD5100\126612\126612tp0501.doc