KØBENHAVNS KOMMUNE Børne- og Ungdomsforvaltningen HR Organisation Mødereferat - HovedMED 18. februar 2015 Dato: 18.02.2015 Tid: 09:00-11:30 Sted: Rådhuset, SOF s udvalgslokale Mødedeltagere: Steen Enemark Kildesgaard, direktør Tobias Stax, direktør Jeanne Jakobsen, skoleleder, SKK Pia Lund Bakke, klyngeleder, LFS ledersektion Kirsten Bergstrup, selvej. klyngeleder, arbejdsmiljøleder, BUPL ledersektion Kate Obeid, områdechef, arbejdsmiljøleder Elin Hausle, MED chef, arbejdsmiljøleder Lars Sørensen, KLF - næstformand Thomas Enghausen, LFS Annette Mai Larsen, BUPL June Andersen, HK Jeanie C. Nielsen, HK Irene Holmstrøm, FOA, KLS Mette Grønlund, AMR Helle Bille Nattestad, AMR Mia Lindgreen, AMR, selvejeområdet Jan Trojaborg, KLF Niels Mortensen, FOA 1 Signe Hagel Andersen, DSR (som observatør) 28-01-2015 Sagsnr. 2015-0027897 Dokumentnr. 2015-0027897-1 Sagsbehandler Lars König Afbud fra: Else Sommer, adm. dir. formand Tania Karpatschof, AC Julia Jakobsen, DSR Jan Hoby, LFS Henriette Brockdorff, BUPL Jan Egeberg, AC suppleant Søren Trier Højsgaard, områdechef Karl-Erik Andersen, centerchef HR Organisation Gyldenløvesgade 15 1502 København V Telefon 2677 4256 E-mail lakoni@buf.kk.dk EAN nummer 5798009371904 www.kk.dk
Dagsorden: Tid Indhold Formål Bilag 0 09:00 09:05 Velkomst og godkendelse af referatet v/lars Sørensen Referat tidligere udsendt 1 09:05-09:15 2 09:15 09:20 3 09:20 09:30 4 09:30 09:40 5 09:40 10:00 6 10:00 10:40 7 10:40 10:50 8 10:50 11:00 Fremtidens Fritidstilbud v/tobias Børner Stax B-side-seminar v/lars Sørensen Lønsagsbehandling (med fokus på tidshorisonten ift. arbejdet med løsning af problemerne) v/steen Enemark Kildesgaard og Kate Obeid Budgetseminar (med fokus på effektiviseringer) v/steen Enemark Kildesgaard om friinstitutioner v/tobias Børner Stax Strategi og rummelighed ifm. særlige jobordninger v/elin Steppat Hausle om trivselsundersøgels en v/elin Steppat Hausle Planlægning af halvårsmøder (indhold, mødeform og målgruppe) v/lars Sørensen Drøftelse og drøftelse og drøftelse, drøftelse og beslutning Nedsættelse af arbejdsgrupp e http://www.blivhoert.kk.d k/hoering/fremtidensfritidstilbud 4.1 Budget 2016 5.1 - Status på afbureaukratisering samt forsøg med friinstitutioner 5.2 - Bilag 1- Afrapportering til BUU primo 2015 5.3 - Bilag 2- Nuværende status på frisættelser 6.1 - Rummelighed ifm. særlige jobordninger Side 2 af 8
9 11:00 11:30 Henvendelser til HovedMED v/lars Sørensen Drøftelse - E-cigaretter - Repræsentanter til hurtigarbejdende forhandlingsorgan Skriftlig orientering udenfor dagsorden: - Revideret MED-aftale - Sygefraværspolitik BUF - Retningslinje for anvendelse af GPS Referat Velkomst og godkendelse af referatet - Referatet fra 17. december 2014 er godkendt uden kommentarer Fremtidens Fritidstilbud Kommentarer fra HovedMED indgår i høringsmaterialet - Thomas Enghausen, LFS: o Der er mange følelser i spil o LFS har sendt særskilt høringssvar, som der henvises til - Annette Mai Larsen, BUPL: o Der skal ses på "den lokale forankring" med udgangspunkt i de mange høringssvar der er afgivet med forslag til løsninger. o Ift. ledelsesstrukturen henvises til BUPL's eget høringssvar med bilag der anviser konkrete bud på andre ledelses som for eksempel partnerskabsaftaler. o Det anbefales at køre en 2. høringsrunde - Pia Lund Bakke, klyngeleder, LFS ledersektion o Det anbefales at køre en 2. høringsrunde o Det har været en forvirrende og svært proces for lederne, da det ikke var helt klart hvad høringen specifikt gik ud på og hvad der skulle tages stilling til - Kate Obeid, områdechef, arbejdsmiljøleder: o Forældrene har ved høringsmøderne givet udtryk for samme problem med høringen som lederne og medarbejderne, men peger på at der i højere grad skal drøftes det pædagogiske indhold frem for lokaler for at sikre kvaliteten i fritidstilbuddet - Kirsten Bergstrup, selvej. klyngeleder, arbejdsmiljøleder, BUPL ledersektion: Side 3 af 8
o Det selvejende område skal bestå som selvejende område i fremtidens fritidstilbud Kommentarerne gives videre til politikkerne B-side-seminar - Det har været en fin proces og rigtig godt, at A-siden ved Kate Obeid har været med for at fremlægge A-sidens forventninger - Der er blevet nedsat en arbejdsgruppe, som arbejder videre med det input der er kommet på seminaret og tilpasser materialet til det decentrale behov - B-siden føler sig ikke godt nok klædt på til at varetage opgaven og efterspørger mere uddannelse - MED-Sekretariatet efterspørger en tættere dialog med B-siden til bedre forberedelse og opfølgning - Det er vigtigt, at B-siden bliver bedre klædt på ift. Det materiale der bliver sendt ud, så der kan gives innovative og kvalificerede bud - A-siden stiller sig gerne til rådighed til både formelle, men også gerne uformelle drøftelser Lønsagsbehandling (med fokus på tidshorisonten ift. arbejdet med løsning af problemerne) - Der er stor fokus på løn- og personaledelen, som endnu ikke virker efter hensigten - BUF er løbende i tæt dialog med KS på alle niveauer for at opnå et højere informationsniveau og forbedrede arbejdsgange - BUF er ikke den eneste forvaltning, der har problemerne og derfor skal der udarbejdes processer der matcher alle - På den korte bane er der fokus på o beskrivelse af arbejdsgange (start til slut), så der er klarhed over hvem der gør hvad hvornår o information og kommunikation - Der er også forbedringspotentiale på BUFs side, og det skal der kigges nærmere på i processen - Tilbagemeldinger og forslag fra de udlånte medarbejder bliver taget med for at se på, hvilke umiddelbart kan omsættes og hvilke der på længere sigt kan forbedre processerne - HK roste Kate Obeid for det gode arbejde Dialogen med KS fortsætter, og der vil løbende komme opdateringer Budgetseminar (med fokus på effektiviseringer) - Der arbejdes på at optimere processen ift. indmelding af budgetønsker Side 4 af 8
- Derudover er der et ønske om at kigge på mere BUFspecifikke emner i fremtiden - Der efterspørges en uddybning af materialet til mødet i budgetarbejdsgruppen den 3. marts, som sendes til deltagerne inden mødet Steen sørger for at det efterspurgte materiale sendes ud til arbejdsgruppen inden mødet om friinstitutioner - Materialet er en omfangsrig opsamling af de tilbagemeldinger de frisatte institutioner indtil videre har givet - Det ser ud som om det er svært at pege på nogle konkrete forandringer, der giver mere plads til kerneydelsen - Materialet opfattes ikke at være for omfangsrigt, men inspirerende - A-siden opfordrer til, at der samles op på den gode viden der må være hos de mange medarbejdere i organisationen - Det er vigtigt, at processer løbende udfordres, når der er mulighed for forbedring - Helle Nattestad, AMR peger i denne sammenhæng på indberetning af arbejdsulykker og skader, som er tungt og kompliceret. Der er flere gange blevet gjort opmærksom på, at det nuværende system medfører, at der ikke bliver registreret korrekt, hvilket medfører at arbejdsmiljøredegørelsens opgør bliver forvrænget o Denne problematik er allerede taget op, men det er svært at få politikkerne til at afsatte økonomi til en løsning o Der er sat et pilotprojekt i gang på Frejaskolen til elektronisk registrering af arbejdsskader, med formålet at denne registreringspraksis bliver udvidet til alle arbejdspladser i BUF - Der mangler også en bedre opfølgning på de projekter der er lykkedes - Kommunikationskanalerne er i denne sammenhæng en stor udfordring og der kigges på, hvordan det område kan udvikles og forbedres o AMR spørger ind til netadgangsmuligheder for medarbejderne på daginstitutionsområdet Der arbejdes stadigvæk på løsningen, men det er en længerevarende proces som involverer økonomi og KS mulighed for at levere de tekniske forudsætninger o KLF peger på at der også er en lignende udfordring på skoleområdet, som ønskes løst Side 5 af 8
Strategi og rummelighed ifm. særlige jobordninger - Præsentationen af måltal og de forskellige ordninger er opstart til en række drøftelser af rummelighed i forskellige sammenhæng - Rummelighedsbegrebet skal overordnet defineres i BUF - Der lægges op til nedsættelse af en arbejdsgruppe - Der efterspørges en klar udmelding ift. forsikringssituationen og håndtering af arbejdsskader og ulykker for nyttejobber - Oversigt over ordningerne er en forudsætning for rummeligheden - Der mangler en overskuelig oversigt over håndteringen af den enkelte ordning - De borgere der kommer ud på arbejdspladsen har det tit rigtig svært og kræver omsorg og nærvær, som trækker i ressourcer, som er tiltænkt børnene - Der findes dog også mange gode historier ifm. brug af særlige jobordninger, som skal fremhæves - Det skal give god mening for den enkelte arbejdsplads - Der efterspørges en bedre udvalgsproces på jobcentrene, så borgerne er egnet og forberedt at kunne varetage opgaven - HK efterspørges bedre inddragelse i rekrutteringsprocessen - Det er vigtigt, at der ikke kun bliver tænkt på arbejdspladsen, men også på den ledige, når der oprettes en plads - Rummelighed skal tænkes dybere og bredere ift. de målgrupper der ansættes - Sammenspil mellem faglighed, langtidsfriskhed og rummelighed kræver en drøftelse - Socialt ansvarstagen kolliderer nogen gang med den konkrete opgaveløsning, der forventes af arbejdspladsen - Arbejdsgruppen skal også forholde sig til en differentieringsdrøftelse, som tager højde for de forskelligheder der ligger i de særlige jobordninger - Mangfoldighedsbegrebet kunne med fordel udfoldes, så den enkelte arbejdsplads får hjælp til at vurdere om og i hvilken udstrækning man vil gøre brug af ordningerne - Ordningerne kan bidrage til, at børnene ser den mangfoldighed der findes i København afspejlet i personalegruppen - Der gøres opmærksom på, at ordningerne ikke misbruges af arbejdspladserne for at kompensere for bortfaldende regulære stillinger Arbejdsgruppen består indtil videre af Thomas Enghausen, LFS Irene Holmstrøm, FOA, KLS Lars Sørensen, KLF Side 6 af 8
om trivselsundersøgelsen - Igennem en stor indsats på alle arbejdspladser er BUF kommet op på 69 % besvarelse - I marts kommer resultaterne ud og skal drøftes på de enkelte arbejdspladser - De overordnede resultater og krydsrapporter forelægges HovedMED til en drøftelse, hvilke områderne der skal fokuseres på - Lederne fra LFS ønsker en speciel leder-apv o Der er planlagt en generel analyse af lederområdet samlet set, men ikke en decideret leder-apv som der tidligere har været - Der efterspørges en mere synlig opfølgning på trivselsundersøgelsen overordnet og på den enkelte arbejdsplads, som sikkert vil bidrage til at svarprocenten stiger i fremtiden Planlægning af halvårsmøder (indhold, mødeform og målgruppe) - Det ville være gavnligt at der sker en opdeling i de forskellige sektorer for at opnå en mere faglig præget drøftelse af konkrete arbejdsmiljøtiltag Arbejdsgruppen består indtil videre af Jan Hoby, LFS Mette Grønlund, AMR Helle Bille Nattestad, AMR Irene Holmstrøm, FOA, KLS Kate Obeid, områdechef, arbejdsmiljøleder Henvendelser til HovedMED E-cigaretter HovedMED bedes om at træffe en beslutning om håndtering af e- cigaretter - Der er enighed om, at der ikke må gøres brug af e-cigaretter i børnenes påsyn - Det er et godt eksempel med, at medarbejdere ikke må gå rundt med en ølflaske fyldt med vand Punktet tages op igen på et af de kommende møder for at træffe en mere funderet beslutning Repræsentanter til hurtigarbejdende forhandlingsorgan Der ønskes, at arbejdsgruppen også tager hånd om problematikken af repræsentationen på det selvejende område Side 7 af 8
- Louise Juelskjær sender en oversigt over hvilke organisationer skal udpege hvor mange deltagere - Hovedorganisationerne melder tilbage til Lars König, hvem der deltager i arbejdsgruppen Evt. Spørgsmål fra KLF: - Hvilke overvejelser har man gjort sig ift. publicering af skolernes faglige handleplaner? o Initiativet tager udgangspunkt i tankegangen om større transparens. o Der arbejdes på en fortælling med afsæt i de 10-12 skoler, der særligt har skilt sig ud. Fokus ligger på en helhedsfortælling - Der efterspørges en forberedelse af forældrene og de faglige organisationer, så fortællingerne ikke rammer uforberedt. - Ifølge SKK mangler der klarhed over, hvad kriterierne er for at komme på faglig handleplan? Spørgsmål fra HK: - Hvilke ændringer indeholder den reviderede MED-aftale? o Revideringen af MED-aftalen indeholder en konkretisering ift. arbejdsmiljøområdet og enkelte smårettelser Side 8 af 8