Afbud fra: Elin Hausle, MED chef, arbejdsmiljøleder (fratrådt) Jan Trojaborg, KLF Irene Holmstrøm, FOA, KLS June Andersen, HK

Transkript

1 KØBENHAVNS KOMMUNE Børne- og Ungdomsforvaltningen MED Sekretariat Mødereferat - HovedMED 22. april 2015 Dato: Tid: 09:00-11:30 Sted: Rådhuset, Udvalgsværelse D Mødedeltagere: Else Sommer, adm. dir. formand Steen Enemark Kildesgaard, direktør Tobias Stax, direktør Nina Hemmersam, Center for Policy Søren Trier Højsgaard, områdechef Karl-Erik Andersen, centerchef Jeanne Jakobsen, skoleleder, SKK Pia Lund Bakke, klyngeleder, LFS ledersektion Kirsten Bergstrup, selvej. klyngeleder, arbejdsmiljøleder, BUPL ledersektion Kate Obeid, områdechef, arbejdsmiljøleder Lars Sørensen, KLF - næstformand Jan Hoby, LFS Thomas Enghausen, LFS Henriette Brockdorff, BUPL Annette Mai Larsen, BUPL Tania Karpatschof, AC Jeanie C. Nielsen, HK Mette Grønlund, AMR Helle Bille Nattestad, AMR Mia Lindgreen, AMR, selvejeområdet Niels Mortensen, FOA 1 Signe Hagel Andersen, DSR (som observatør) Ditte Gjøl Sort, HK (som suppleant for June Andersen) Sagsnr Dokumentnr Sagsbehandler Lars König Afbud fra: Elin Hausle, MED chef, arbejdsmiljøleder (fratrådt) Jan Trojaborg, KLF Irene Holmstrøm, FOA, KLS June Andersen, HK MED Sekretariat Gyldenløvesgade København V Telefon lakoni@buf.kk.dk EAN nummer

2 Dagsorden: Tid Indhold Formål Bilag 1 09:00 09:05 Velkomst og godkendelse af referatet v/else Sommer Referat tidligere udsendt 2 09:05-09: :15 10: :30 10: :50 11: :00 11: :10 11: :20 11:30 Fremtidens Fritidstilbud v/else Sommer Trivselsundersøgelsen v/conni Lachenmeier Cirk.nr. 3 vedr. jobmulighed ved større omstruktureringer v/else Sommer Effektiviseringer og 2. behandling af budget 2016 samt evt. opfølgning på forhandlingerne om Overførselssagen v/ Steen Enemark Kildesgaard Formidlingen fra HovedMED v/kate Obeid E-cigaretter v/else Sommer Status på SAO v/else Sommer Orientering Orientering og drøftelse Orientering og drøftelse Opfølgning på møde med BUU den 8. april Drøftelse Orientering, drøftelse og beslutning 3.1 Forberedelsesopgave 3.1 Bilag 1 Rapport BUF 3.1 Bilag 2 Rapport Lærere 3.1 Bilag 3 Rapport Pædagoger 3.1 Bilag 4 Rapport Pædagogmedhjælpere 3.1 Bilag 5 Rapport Akademikere 3.1 Bilag 6 Rapport Kontor & IT 3.1 Bilag 7 Rapport Køkken-Rengøring 3.1 Bilag 8 Rapport Sundhedsplejersker 3.1 Bilag 9 Rapport Ledere 3.1 Bilag 10 Rapport Teknisk service (gårdmænd) Cirk.nr. 3 vedr. jobmulighed ved større omstruktureringer Bilag til cirkulære 3 - Vejledning til Tryghedspuljen samt links til jobportaler Indstilling vedr. e-cigaretter Sundhedsstyrelsens notat om e- cigaretter Skriftlig orientering udenfor dagsorden: - Notat om forløb i forhandlingsorganet Side 2 af 7

3 Referat 1. Velkomst og godkendelse af referatet - Elin Steppat Hausle er fratrådt sin stilling som MED- Sekretariatschef den og Nina Hemmersam, Chef i Center for Policy deltager indtil videre i HovedMED - Referatet fra 18. februar 2015 er godkendt med følgende kommentar til punkt Orientering om friinstitutioner : o Der er sat et pilotprojekt i gang på Frejaskolen til elektronisk registrering af arbejdsskader, med formålet at denne registreringspraksis bliver udvidet til alle arbejdspladser i BUF - Ifm. punktet - Trivselsundersøgelsen mangler der en mere udspecificeret rapport for det tekniske personale 2. Fremtidens Fritidstilbud (udgår) 8. Status på SAO (rykket frem) Kate Obeid gav en kort mundtlig status: - Pt. bliver sagerne løst, men formålet er også, at der kan læres af de fejl, der sker - Der er mange usikkerheder pga. etablering af et nyt system for klyngerne - Nyhedsbrevene er i gang med at blive tilpasset til ledernes behov - En workshop med de udlånte medarbejdere viser, at der er fejlkilder på begge sider - KS står for de økonomiske udgifter til de udlånte medarbejdere og BUF afregner timerne direkte med KS - HK har mistet tiltro til, at KS er i stand til at løse problemerne og efterfølgende gives der nogle eksempler: o Refusionstab f.eks. ifm. sygedagpenge Kate Obeid svarede: De gamle refusioner bliver oparbejdet og der er forskellige årsager til, hvorfor de ikke er udbetalt endnu Ift. nyere refusionssager beder OCerne om at få informationer om sager der ligger for længe o Efterslæb på mange registreringssager o At få opgaverne løst tager dobbelt så længe tid, som de tidligere har gjort o Dårlig service i telefonen - HK har i august 2014 tilbudt at hjælpe KS, hvilket der blev takket nej til - Ifølge direktionen Side 3 af 7

4 REFERAT o mister BUF ikke flere refusioner end før o har KS store problemer med at ansætte et tilstrækkeligt antal medarbejdere med de nødvendige kvalifikationer - HK beder om at de erfaringer der viser at der er fejlkilder BUF kan udrydde kommer helt ud til den enkelte medarbejder der behandler sagerne - HK sender konkrete sager til direktionen og der bliver fulgt op på i arbejdsgruppen - HK og Kate Obeid aftaler et møde HK og Kate Obeid 3. Trivselsundersøgelsen Conni Lachenmeier introducerede til punktet: - trivselsundersøgelsen er en del af den årlige arbejdsmiljødrøftelse og HovedMED burde give sig ordentlig tid med at arbejde med resultaterne - Der lægges op til at der arbejdes branchevist med resultaterne, dvs. opdelt efter lærer, pædagoger, pædagogmedhjælper, akademiker, kontor & IT, køkken/rengøring, sundhedsplejerske, ledere og teknisk service (gårdmænd) - Medarbejderrepræsentanter ønsker en arbejdsgruppe med repræsentanter for leder- og medarbejdersiden og det forslås at Conni Lachenmeier, Gunilla Martins og en områdechef deltager Tobias Børner Stax svarede: Han vil også gerne deltage i gruppen - Der er brug for systematik, som burde basere sig på en kortlægning hvor der i forvejen ikke findes så meget data, årsagsanalyse, sygefraværsstatistik, handleplan og opfølgningsplan - Nogle problemer kan ikke løses lokalt alene - fx medarbejderes oplevelse af usikkerhed i ansættelsen fremadrettet - Emnet Støj og uro skal ses bredere og også omfatte f.eks. organisering og pædagogisk tilrettelæggelse Conni Lachenmeier introducerede til det strategiske arbejde på selve mødet. Diskussionen på HovedMED vil blevet fulgt op af en række workshops med fokus på de store faggrupper inden næste HovedMED Gunilla Martins gennemgik kort de overordnede resultater af trivselsundersøgelsen Tilbagemeldinger fra de enkelte arbejdsgrupper: Side 4 af 7

5 Indflydelse - Klarhed over hvornår hvilket niveau beslutter tingene - Udvikling af kulturforandringen og klarhed/tydeliggørelse over ansvar og roller i de forskellige niveauer - Praktiske eksempler til arbejde med processer og beslutninger Ledelse - Hvornår er der brug for ekstern hjælp - Lederne skal bedre være klædt på de forandringer der sker i organisationen og hvordan HovedMED kan sikre at denne opgave bliver løst - Der efterspørges tydeligere rammer så der skabes sammenhæng mellem opgaver og ressourcer - MED-Sekretariatets rolle og ansvar i organisationen især for lederne Støj og uro - HovedMED skal gøre det tydeligere, at støj og uro også hænger sammen med organisation og struktur - MED-Sekretariatet skal gerne stille viden omkring emnet til rådighed og hjælpe videre med til at drøftelsen tager afsat i gode eksempler - Halvårsmøderne kunne være det forum hvor drøftelsen kan placeres og MED-Sekretariatet burde give et overblik over de meningsgivende redskaber og løsninger Overordnede kommentarer: - Det forslås, at der arbejdes videre med de tilbagemeldinger der kommer fra TRIOerne og LokalMED, som kunne sendes op til HovedMED ifm. de 3 drøftelsespunkter - Fremover vil det være ønskværdigt at få tilbagemeldinger ift. problemer der peges af de decentrale MED-niveauer Drøftelsen fortsætter på workshops og det kommende HovedMED-møde MED-Sekretariatet arbejder videre med forslagene 4. Cirk.nr. 3 vedr. jobmulighed ved større omstruktureringer - Det er vigtigt at pege på, at ikke alle faggrupper er repræsenteret ift. tryghedspuljen o Det er et forhandlingsområde og op til forhandlingsorganerne at aftale at være omfattet af puljen - Omplaceringen ser ud til at ikke fungere hensigtsmæssigt; det ser ud til at lykkedes sjældent inden for forvaltningen eller kommunen - Der opfordres til en større forståelse i alle forvaltninger af at medarbejdere er ansat i Københavns Kommune og ikke i den enkelte forvaltning Side 5 af 7

6 - Direktionen tager ønsket om en yderlig drøftelse af emnet til efterretning og tilbyder genoptagelsen af punktet til et senere tidspunkt Punktet tages op igen på et senere tidspunkt MED-Sekretariat Tidspunkt: Efter sommerferie 5. Effektiviseringer og 2. behandling af budget 2016 samt evt. opfølgning på forhandlingerne om Overførselssagen Steen Enemark Kildesgaard gennemgik behandlingen af budget Det har været en god proces for HovedMED - KLF gjorde tydeligt, at der er stærkt behov for efteruddannelse på skoleområdet - Medarbejdersiden udtrykte tilfredshed med at politikerne i BUU på trods af en travl hverdag prioriterede mødet med HovedMED den 08. april 6. Formidlingen fra HovedMED Kate Obeid introducerede til problemstillingen - HovedMED er ikke synlig nok ud i skoler og institutionerne - LokalMED og TRIOerne kan ikke se de punkter på HovedMEDs dagsorden, som har betydning for deres arbejde - Det er svært at finde dagsorden, referater og informationer om HovedMED - Løsningen kunne være o en egen hjemmeside som indeholder alle dagsordener, referater, materialer og det anbefales at sætte en kommunikationserfaren medarbejder på opgaven o at sende en kvartalsvist udsendelse af referater og materiale via ugepakken o at videreudvikle MitBUF o regelmæssige baglandsmøder på LokalMED- og TRIO-niveau o en oversigt over HovedMEDs medlemmer med billede o mulighed for at LokalMED og TRIOer kan placere deres egne dagsordner og referater et sted på nettet o øget brug af facebook o fokus på emner der berører de decentrale enheder o et kort nyhedsbrev med de relevante emner o tydeliggørelse, hvilke og hvordan emner kan komme op på HovedMED-niveau Side 6 af 7

7 - Det handler også meget om reduktion af kompleksiteten ift. intern kommunikation på TRIO- og LokalMED-niveau Emnet tages op igen efter sommerferie Kate Obeid og MED-Sekretariat Tidspunkt: Efter sommerferie 7. E-cigaretter Indstillingen er godkendt uden kommentarer Punkter udenfor dagsordenen: 1. Implementeringen af den nye sygefraværspolitik - B-siden efterspørger en implementeringsplan fra HovedMED Kate Obeid svarede: o Områdecheferne har sat en del indsatser i gang og informerer HovedMED om disse 2. Orientering om den fremtidige områdestruktur - Områdecheferne drøfter hvordan Trio/MED organisering i områderne skal være efter implementering af ny ledelsesmodel og melder strukturen ud 3. Orientering om 2 ledige chefstillinger i HNG - Der er pt. 2 ikke besatte lederstillinger i hhv. Områdesekretariat og MED-Sekretariat - Planen er at de to sekretariatsfunktioner samles i en enhed med en chef - Stillingen regnes besat til 1. august 2015 Side 7 af 7