Haderslev Boligselskab Referat af ordinært repræsentantskabsmøde mandag den 28. november 2016, kl. 19.00 på Hotel Harmonien, Gåskærgade 19, 6100 Haderslev. Dagsorden Side 1 Valg af dirigent... 3 2 Godkendelse af årsberetning... 3 3 Godkendelse af årsregnskab... 3 4 Godkendelse af revisionsberetning... 3 5 Godkendelse af boligorganisationens budget... 4 6 Behandling af indkomne forslag... 4 7 Valg af formand... 4 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer... 4 9 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen... 5 10 Valg af revisor... 6 11 Valg af medlemmer til Domea.dks repræsentantskab... 6 12 Valg af kredsdelegerede til BL... 7 13 Kompetencedelegering m.v.... 7 14 Eventuelt... 7 Deltagere fra organisationsbestyrelsen: Kaj Ringsted, formand Lars Kruse, næstformand Kurt Blohm Kim M. Andersen Lone Birch Erik Knutzen Uffe Steiner Jensen Finn Wohlert Kirsten Grauholm Deltagere fra repræsentantskabet: Christian Brusgard, afd. 16/09 Nina Elholm Rasmussen, afd. 16/09 Svend Erik Petersen, afd. 16/09 Günther Petersen, afd. 16/25 Karsten Jensen, afd. 16/25 Peter Jørgensen, afd. 16/25 Annelise Mohr, afd. 16/26 Margit Schmidt, afd. 16/26 Romanus Andreas Lauridsen, afd. 16/26 Aase Hoffbeck, afd. 16/26 Inge Therese Brem, afd. 16/26 Jan Gørsinsky, afd. 16/27 Alice Allerelli, afd. 16/27 Lotte Ingemann, afd. 16/27 Henrik Møller, afd. 16/27 Ole Jensen, afd. 16/51 Fedaa Al-Ajab, afd. 16/51 Jens Peter Christiansen, afd. 16/51 Bent Oluf Bille, afd. 16/68 Grethe Heinrich, afd. 16/68 Regnar Nielsen, afd. 16/73 Jørgen Gjøde Jensen, afd. 16/73 Jack Almind, afd. 16/73 Fra repræsentantskabet deltog ikke: Sine Dorthea Pedersen, afd. 16/11 Ernst Günther Petzold, afd. 16/11 Katarina Mohr, afd. 16/11 Poul Erbs, afd. 16/68 Side 1 af 8
Øvrige deltagere uden stemmeret: Erik Lønne Gottfredsen, Domea.dk Jan Bojsen, Servicecenter Haderslev (ref.) Udsendt den 14. december 2016 Side 2 af 8
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges ofte et stemmeudvalg, der hjælper dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Referat: Erik Lønne Gottfredsen blev valgt som dirigent. Erik Lønne Gottfredsen og Jan Bojsen blev valgt som stemmetællere. 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Bestyrelsens skriftlige beretning fremgår af årsregnskabets side 12 til 24. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. Referat: Repræsentantskabet godkendte bestyrelsens årsberetning jf. side 12 24 i årsregnskabet samt tilhørende mundtlig beretning fra Kaj Ringsted. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Årsregnskab for seneste regnskabsår vedlægges som bilag. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. Referat: Repræsentantskabet godkendte årsregnskabet for boligorganisationen. 4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der vedlægges som bilag. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Referat: Repræsentantskabet godkendte revisionsberetningen. Side 3 af 8
5 Godkendelse af boligorganisationens budget Boligorganisationens budget for kommende regnskabsår er forventelig - godkendt af organisationsbestyrelsen på møde den 21. november 2016 og forelægges til repræsentantskabets godkendelse. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender budgettet. Referat: Revideret budget i forhold til udsendte blev godkendt ændring ved prognose for udvikling af selskabets arbejdskapital grundet udtræden af fælles disp.fond. for Domea.dk. 6 Behandling af indkomne forslag Referat: Pkt. udgår - der var ingen forslag indkommet. 7 Valg af formand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På repræsentantskabsmøde 25. november 2014 blev Kaj Ringsted valgt som formand. Kaj Ringsted ønsker ikke genvalg. Formanden vælges for 2 år. Organisationsbestyrelsen indstiller Erik Knutzen som ny formand for Haderslev Boligselskab. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger formand for 2 år. Referat: Erik Knutzen valgtes enstemmigt som ny formand for perioden 2016 2018. 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 9 medlemmer. 6 medlemmer vælges af repræsentantskabet, mens 2 medlemmer udpeges af Haderslev Kommune, 1 medlem udpeges blandt medlemmerne af Domea.dks bestyrelse. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangs år Kaj Ringsted Formand Repr. 2016 Lars Kruse Næstformand Repr. 2016 Kim Andersen Medlem Repr. 2017 Finn Wohlert Medlem Haderslev Kommune 2017 Kirsten Grauholm Medlem Haderslev Kommune 2017 Side 4 af 8
Lone Birch Medlem Repr. 2016 Kurt Blohm Medlem Repr. 2017 Erik Knutzen Medlem Repr. 2017 Uffe Steiner Jensen Medlem Domea 2018 Med Domea som forretningsfører. På valg er Lars Kruse og Lone Birch begge modtager genvalg. Bestyrelsens indstillinger til de ledige bestyrelsesposter meddeles på mødet. Formanden vælges direkte af repræsentantskabet under et selvstændigt punkt på dagsordenen. Det indstilles, at der vælges 2 medlemmer til organisationsbestyrelsen for 2 år. Referat: Som følge af Erik Knutzens valg til formand skulle der udover 2 medlemmer for en 2-årig periode vælges 1 medlem for en 1-årig periode. Følgende stillede op til valg: Lars Kruse, Lone Birch og Fedaa Al-Ajab. Stemmetallene fordelte sig som nedenstående: Lars Kruse 6 stemmer. Lone Birch 12 stemmer. Fedaa Al-Ajab 14 stemmer. Lone Birch og Fedaa Al-Ajab hermed valgt for perioden 2016 2018 og Lars Kruse for perioden 2016 2017. I alt blev afgivet 32 gyldige stemmesedler. Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning inkl. valgperiode. Navn Post Valgt af Afgangs år Erik Knutzen Formand Repr. 2018 Lars Kruse Næstformand Repr. 2017 Lone Birch Medlem Repr. 2018 Finn Wohlert Medlem Haderslev Kommune 2017 Kirsten Grauholm Medlem Haderslev Kommune 2017 Fedaa Al-Ajab Medlem Repr. 2018 Kurt Blohm Medlem Repr. 2017 Kim M. Andersen Medlem Repr. 2017 Uffe Steiner Jensen Medlem Domea.dk 2018 Med Domea.dk som forretningsfører. 9 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Side 5 af 8
På repræsentantskabsmøde i 2015 blev der valgt personlige suppleanter: Navn Person suppleant Lars Kruse Annelise Mohr Kim M. Andersen Peter Vilsbøll Kurt Blohm Günther Petersen Erik Knutzen Henrik Møller Lone Birch Flemming Nasser Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. Referat: Følgende blev valgt som personlige suppleanter for 1 år: Navn Lars Kruse Kim M. Andersen Kurt Blohm Fedaa Al-Ajab Lone Birch Person suppleant Inge Therese Brem Peter Jørgensen Günther Petersen Ole Jensen Alice Allerelli 10 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2015 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Det indstilles, at repræsentantskabet at genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Referat: Der var genvalg af revisionsaktieselskabet BDO. 11 Valg af medlemmer til Domea.dks repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domea.dks repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domea.dks repræsentantskab. Haderslev Boligselskab kan vælge op til 7 repræsentanter. Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Referat: Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. Side 6 af 8
12 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Haderslev Boligselskab kan vælge op til 6 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Referat: Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. 13 Kompetencedelegering m.v. Af hensyn til sagsbehandling vedrørende tinglysning m.v. noteres det: a) At DOMEA.DK s.m.b.a. er boligselskabets administrator b) At repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegering. Referat: Repræsentantskabet bekræftede ovennævnte kompetencedelegation. 14 Eventuelt Der var under punktet taler fra Erik Knutzen, Finn Wohlert, Erik Lønne Gottfredsen, Jørgen Gjøde Jensen samt Jan Bojsen, der alle takkede for godt og tillidsfuldt samarbejde med den afgående formand Kaj Ringsted. Side 7 af 8
For referatets godkendelse: den - 2016 den - 2016 Erik Knutzen, formand Erik Lønne Gottfredsen, dirigent Side 8 af 8