Holbæk den 20. august 2014 Notat med HANDLEPLAN FOR BOSTEDET TORNHØJ Indhold INDLEDNING... 2 KONKLUSION... 3 KOMPETENCER... 4 MÅLGRUPPE OG FAGLIGHED... 5 KOMMUNIKATION... 6
INDLEDNING Bostedet Tornhøj har gennem en periode haft flere beklagelige sager og oplevet kritik fra tidligere medarbejdere og pårørende. For at finde frem til de grundlæggende årsager til udfordringerne har Holbæk Kommune iværksat en dybere undersøgelse, bl.a. baseret på fokusgruppe-interviews med såvel pårørende som tidligere og nuværende ansatte på Tornhøj. I alt blev 221 personer inviteret til at deltage i fokusgrupperne heraf pårørende til 17 beboere, 102 tidligere medarbejdere samt 85 nuværende medarbejdere. Ca. 20 procent af de inviterede deltog. Dertil har otte personer givet skriftlige tilbagemeldinger. Vi valgte denne metode ud fra et ønske om dels at indsamle viden, dels at etablere en så åben dialog som muligt med det klare mål at forbedre vores indsats på området. Jeg vil gerne takke de mange mennesker, som valgte at bruge deres tid til at deltage i fokusgrupperne og give deres erfaringer og holdninger fra sig. Det har givet os en særdeles værdifuld indsigt, og resultaterne vil blive anvendt som en del af grundlaget for vores ledelsesmæssige beslutninger. Fokusgruppe-interviews blev foretaget af eksterne konsulenter fra rådgivningsvirksomheden Fastcomm, og rapport over deres arbejde foreligger særskilt. Denne handleplan er blevet til på baggrund af nævnte rapport samt Holbæk Kommunes egne, interne undersøgelser. Med venlig hilsen Direktør Kenn Thomsen, Holbæk Kommune 19. august 2014
KONKLUSION I løbet af de seneste to år er hele ledelsen og en stor del af medarbejderstaben på Bostedet Tornhøj skiftet ud. Det er sket, fordi der var alvorlige problemer med såvel faglighed som kultur på bostedet. Det oprydningsarbejde, som den nye ledelse satte i værk, er stadig i gang og har medført en forbedring af forholdene. Både pårørende og nuværende ansatte giver i fokusgruppe-interviews udtryk for, at Tornhøj gennem de seneste to år er blevet et bedre sted, både for beboere og medarbejdere. De interne undersøgelser såvel som resultaterne fra fokusgrupperne peger imidlertid også på, at der er grund til at intensivere indsatsen, så fagligheden styrkes, trivslen forbedres og alvorlige hændelser undgås. Det er af afgørende betydning, at både borgere, pårørende og medarbejdere oplever Tornhøj som et trygt og ordentligt sted at bo og arbejde. Direktionen har derfor identificeret tre hovedområder, hvor der skal sættes ind. Det sker som et supplement til det arbejde, der allerede er sat i gang af den stedlige ledelse på Tornhøj. De tre hovedindsatser er: Kompetencer Både ledere og medarbejdere skal have de rette kompetencer. Målgruppe og faglighed Målgrupperne for, hvem der bor på Tornhøj, skal præciseres. Fagligheden blandt medarbejderne skal matche målgruppen. Kommunikation Vi skal blive bedre til at kommunikere såvel internt som eksternt. For alle indsatser gælder, at ledelsen på Tornhøj med det samme går i gang med arbejdet og indfører procedurer, som sikrer, at forholdene er varigt forbedrede. Der bliver etableret en styregruppe med deltagelse af socialchef Jan Christensen. Styregruppen afrapporterer politisk til Voksenudvalget i november 2014, i januar 2015 samt efter behov.
KOMPETENCER Både ledere og medarbejdere skal have de rette kompetencer. Derfor vil vi: Sikre, at alle ledere og medarbejdere har de nødvendige kompetencer. Sikre fokus på kompetencer ved nyansættelser. Sikre motivation hos alle ledere og medarbejdere. Sikre et stadigt fokus på videreudvikling af ledelseskompetence. Foreløbigt vedtagne indsatser: 1. Alle ledere og medarbejdere skal have de nødvendige grundlæggende kompetencer og den nødvendige motivation i deres aktuelle job. Der er igangsat en intern proces, som er afsluttet senest marts 2015. 2. Antallet af vikarer, midlertidige ansættelser og ansættelser under 30 timer/uge nedbringes til at udgøre max. 10 %. Er igangsat og skal være opfyldt senest marts 2015. 3. Ansættelsesprocedurer, som kvalitetssikrer de endelige beslutninger om ansættelser af nye ansatte, er under udarbejdelse og færdiggjort senest med udgangen af oktober 2014. 4. Strategi for kompetenceudvikling samt tydeliggørelse af økonomi og procedure for medarbejderindflydelse udarbejdes senest november 2014 og implementeres umiddelbart derefter.
MÅLGRUPPE OG FAGLIGHED Målgrupperne for, hvem der bor på Tornhøj, skal præciseres. Fagligheden blandt medarbejderne skal matche målgruppen. Derfor vil vi: Revidere målgruppebeskrivelserne for beboere på Tornhøj. Sikre, at det er klarhed om, hvad den enkelte borger har brug for. Udarbejde retningslinjer og rammer for det pædagogiske arbejde. Foreløbigt vedtagne indsatser: 1. Tydelige retningslinjer og rammer for det pædagogiske arbejde er under udarbejdelse. Afsluttes senest oktober 2014. 2. Klarhed om opgaven i forhold til den enkelte borger sikres gennem udarbejdelse af udviklingsplaner. Udviklingsplanerne skal indeholde tydelige, evaluerbare mål, status og 141 planer på alle Holbæk-borgere. Er under udarbejdelse og færdigt senest januar 2015. For øvrige borgere snarest muligt efter aftale med den relevante kommune. 3. Tydelighed om målgruppeafgrænsning. Der er igangsat revision af målgruppebeskrivelser, som er afsluttet senest marts 2015.
KOMMUNIKATION Vi skal blive bedre til at kommunikere såvel internt som eksternt. Derfor vil vi: Være åbne og imødekommende overfor kritikere. Aktivt bruge kritik og kritiske hændelser til forbedring og udvikling af procedurer og arbejde. Skabe bedre kommunikation mellem ledelse, myndigheder, medarbejdere, beboere og pårørende. Bruge dialog som et ledelsesredskab til udvikling af organisationen og til systematisk faglig erfaringsudveksling. Formulere klare og forståelige mål, som kan bruges af medarbejderne i hverdagen. Foreløbigt vedtagne indsatser: 1. Kvalificering af samarbejdet med kommunale myndigheder, bl.a. ved fast procedure for visitation, kontraktudarbejdelse og indflytningsaftaler. Er igangsat i dialog med samarbejdspartnerne i Holbæk Kommune. Processen er afsluttet senest november 2014. For øvrige kommuner aftales særskilt. 2. Tydelige samarbejdsaftaler med alle pårørende. Processen er afsluttet senest marts 2015. 3. Flere interne mødefora, som sikrer løbende faglige refleksioner og aftaler. Iværksættes nu og er fuldt implementeret senest januar 2015 4. Flere fælles arrangementer for borgere, pårørende og medarbejdere, som understøtter det sociale fællesskab, planlægning. Iværksættes nu. Samlet plan for 2015 besluttes senest december 2014 5. Procedure for klager, som sikrer, at klager oplever sig hørt, og at klager aktivt bruges til forbedring og udvikling af procedurer og arbejdet i øvrigt. Færdiggjort senest september 2014.