Indhold Menighedsrådets visionsarbejde (mål og strategier) Formanden og næstformandens opgaver og kompetencer Det gode møde Love og regler, inhabilitet, lukkede møder, agtindsigt Kasseren og økonomi 3
Menighedsrådets visionsarbejde Kilde: Godt fra start 4
Planlæg processen inden I går i gang Sæt visionsarbejdet på dagsordenen i menighedsrådet og tal om: Hvordan processen skal forløbe? Hvad der er formålet med processen? Hvordan eventuel uenighed tackles? 5
1. Mission Hvad er vi til for som kirke lokalt? 6
1. Mission: Hvad er vi til for som kirke lokalt? Menighedsrådets ansvar Sognets kirkelige og administrative anliggender styres af menighedsrådet (ML 1) Menighedsrådsløftet Undertegnede erklærer hermed på ære og samvittighed at ville udføre det mig betroede hverv i troskab mod den danske evangelisk-lutherske folkekirke, så at den kan byde gode vilkår for den kristne menigheds liv og vækst (ML 7) I praksis betyder det, at menighedsrådet: arbejder og sætter mål for at fremme kirkens liv og vækst har myndigheds- og forvaltningsansvar prioriterer kirkens ressourcer igennem beslutninger 7
1. Mission: Hvad er vi til for som kirke lokalt? Hvordan opfatter I det at være kirke hos jer, og hvordan spiller kirken sammen med lokalsamfundet? I en drøftelse kan I eksempelvis spørge: Hvilke væsentlige forandringer er der sket i vores område de seneste år? Hvad er de største udfordringer for vores kirke? Hvordan påvirker forandringerne vores kirke? Hvorfor er der brug for en kirke netop hos os? Hvad er særligt vores mission i vores kirke? 8
2. Vision Hvad drømmer vi om at gøre i fremtiden? 9
15-02-2017 10
2. Visioner: Hvad drømmer vi om at gøre i fremtiden? Spørgsmål til drøftelse af visioner Hvilke drømme har vi for vores kirke for de kommende år? Hvad skal kendetegne vores kirke i fremtiden? Hvilke visioner understøtter vores drømme? Formuler visionerne i fællesskab Bredt ejerskab er vigtigt Samvirket mellem præst og læge er afgørende Inddrag medarbejdere i processen 11
3. Mål Hvilke mål skal vi opstille? 12
3. Hvilke mål skal vi opstille? Nu ved I, hvad I vil opnå. Nu skal I finde ud af hvilke konkrete mål, I skal gå efter. Opstil mål, der understøtter realiseringen af visionen (for hver vision kan der opstilles flere mål) Hvordan understøtter det enkelte mål visionen? Hvad kunne være det vigtigste mål at stræbe efter i det næste år? 13
Visionseksempel fra Kirke X Vision: At det må blive naturligt for alle i sognet at deltage i gudstjeneste og kirkelige handlinger Mål: der holdes gudstjeneste under mange forskellige former der gives mange forskellige anledninger til at gå i kirke at musik og sang er en væsentlig del af gudstjenestelivet Menighedsrådets visioner og mål for perioden 2016-2017 Kirke X 14
Menighedsrådets organisation Passer organisationen nu til opgaverne? Samme lovfastsatte rammer for alle menighedsråd: Enkeltposter Krav om ét udvalg: Kirkeudvalg Menighedsrådets muligheder: Nedsætte andre udvalg Etablere en forvaltning Samarbejde med andre menighedsråd 15
Mulighed for at nedsætte udvalg Menighedsrådet Kirkeudvalg Musikudvalg Økonomiudvalg Lovpligtigt udvalg Særlige udvalg 16
Fordele ved at arbejde i udvalg Giver det enkelte medlem mulighed for at arbejde med egne interesseområder Mulighed for at behandle sager med kompliceret indhold økonomisk, organisatorisk, teologisk etc. Inddragelse af ikke-medlemmer styrker rekrutteringen til menighedsrådet ved næste valg 17
Benyt anledninger til at ændre organisation Ved menighedsrådets visionsarbejde Ved menighedsrådets årlige budgetlægning (tematisér budgettet og opstil alternativer) Ved provstesyn af kirken og bygningerne Ved besættelse af ledige stillinger 18
4. Handlingsplan Hvordan når vi derhen? 19
4. Handlingsplan: Hvordan når vi derhen? Når I har opstillet mål, skal I finde ud af, hvilke handlingsplaner og prioriteringer det kræver at indfri dem. Hvilke handlingsplaner er realistiske at opstille? Hvornår skal de være opfyldte? Hvordan sikrer vi, at der er penge i budgettet og tid til at nå målene? Hvem gør hvad? 20
Eksempel på spørgsmål fra mål til handlingsplan Vi vil have mere ny og rytmisk musik Er vores organist uddannet og interesseret? Eller skal vi supplere udefra? Eventuelt i samarbejde med nabosogne. Vil det kræve et klaver i begge kirker? Hvor kan det stå? Skal der fjernes en bænk? Er der plads i driftsbudgettet til køb af noder m.v.? Kræver det højttalere til klaveret og mikrofon til solister? Hvem skal stille anlægget op og tage det ned? Skal vi have et musikudvalg og/eller et gudstjenesteudvalg? 21
5. Opfølgning Endeligt skal der også følges op 22
5. Opfølgning I kan evaluere jeres visionsarbejde i menighedsrådet for at se, om I er i mål, og hvor I er på vej hen. Er målet opfyldt? Er der eventuelt noget, der skal revideres? Har arbejdet inspireret os til at formulere nye visioner eller sætte andre mål? Hvem gør hvad herfra? 23
Begrundelser for visionsarbejde Giver en retning Tvinger til at se tingene i et længere tidsperspektiv Skaber fællesskab blandt medarbejderne om en fælles drøm Skaber sammenhæng mellem arbejdsprocesser Understøtter beslutningsprocesser Synliggør inkonsekvente handlinger 24
FORMANDENS OG NÆSTFORMANDENS OPGAVER OG KOMPETENCER - Det kirkelige og det administrative 25
Formandens roller Forbereder, indkalder, leder og følger op på menighedsrådets møder Tager initiativer vedrørende menighedsrådets organisering i udvalg mv. Repræsenterer menighedsrådet i forhold til andre menighedsråd, provstiet og offentligheden Er ansvarlig for menighedsrådets arkiv Fastsætter ikke tid og sted for menighedsrådets ordinære møder Er ikke daglig leder 26
Mellem ordinære møder Formanden kan afgøre sager, der ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl (ML 30) Ekstraordinære møder skal afholdes, når formanden, en sognepræst eller mindst en tredjedel af medlemmerne ønsker det Næstformandens roller Stedfortræder for formanden Én, som formanden kan delegere opgaver til Støtter formanden, som det passer ind 27
Samvirke Menighedsrådet og præsten er gensidigt forpligtet til at samvirke om målsætningerne for det kirkelige liv i sognet Præstens virke sker indenfor menighedsrådets prioriteringer af ressourcer og økonomiske rammer Formanden kan have en vigtig rolle 28
Regler om forholdet mellem præst og menighedsråd (1) Præsters medlemskab af menighedsrådet svarer i hovedreglen til de valgtes. Præster har ikke stemmeret i visse sager, herunder valg af formand og næstformand samt fx opførelse eller nedbrydning af kirker (ML 27) Præsten er uafhængig af menighedsrådet i sin forkyndelse, sjælesorg og undervisning (ML 37) Det påhviler menighedsrådet at virke for gode vilkår for evangeliets forkyndelse (ML 1) 29
DET GODE MØDE 30
Menighedsrådets egenart På den ene side: En offentlig myndighed Valgt ved lovbestemt offentlig valghandling Bred selvstændig beslutningskompetence På den anden side: En række fællestræk med lokalt foreningsliv Baseret på frivillighed Forskellig grad af forvaltningsstøtte Og endelig: Grundenhed i en demokratisk struktur parallelt med en gejstlig struktur 31
Mødeplanlægning Årlig mødeplan Menighedsrådet fastsætter tid og sted samt offentliggørelse af dagsorden og protokol Udsendelse af dagsorden og bilag Til medlemmer, evt. andre præster i pastoratet og medarbejderrepræsentant i god tid før mødet Medarbejderrepræsentant Indkaldes til alle møder, men har ikke pligt til at deltage Har taleret og ret til at stille forslag, men ikke stemmeret Kan ikke deltage i sager vedr. bl.a. ansættelse af kirkefunktionærer 32
Den gode beslutningsproces Kære menighedsrådsformand Selvom jeg ikke er medlem af kirkegårdsudvalget, vil jeg bede om at få et punkt på næste møde om træerne nord for kirkegården. Med venlig hilsen Menighedsrådsmedlem Case 33
Den gode beslutningsproces Hvad gør menighedsrådsformanden? Han svarer, at: A. Han først mener det er relevant at drøfte, når der skal lægges budget B. Han sætter det på dagsordenen, men vil gerne vide mere om sagen C. Kun kirkegårdsudvalget kan sætte det på dagsordenen Case 34
Den gode beslutningsproces Kære menighedsrådsmedlem Det sætter jeg på dagsordenen, men jeg har brug for at vide, hvad der er problemet og hvad du ønsker der skal komme ud af det. Med venlig hilsen Menighedsrådsformanden ----------- Kære menighedsrådsformand Case 35
Den gode beslutningsproces Kære menighedsrådsformand Jeg mener træerne skal fældes, og så skal der plantes noget nyt og pænere. Med venlig hilsen Menighedsrådsmedlem ------------ Kære menighedsrådsmedlem Det sætter jeg på dagsordenen, men jeg har brug for at Case 36
Den gode beslutningsproces Hvordan formulerer formanden dagsordenspunktet? A. Beplantning nord for kirkegården Menighedsrådsmedlem NN foreslår, at træerne nord for kirkegården fældes og der plantes noget nyt. Sagen indstilles til indledende drøftelse. B. Beplantning nord for kirkegården Menighedsrådsmedlem NN foreslår, at den nordlige del af kirkegården ændres. Det indstilles, at menighedsrådet træffer en beslutning. C. Beplantning nord for kirkegården Menighedsrådsmedlem NN foreslår, at træerne nord for kirkegården fældes og der plantes nyt. Træerne er plantet i 2003. Det indstilles til godkendelse, at der købes noget pænere beplantning. Case 37
Den gode beslutningsproces Formanden formulerer punktet på dagsordenen: A. Beplantning nord for kirkegården Menighedsrådsmedlem NN foreslår, at træerne nord for kirkegården fældes og der plantes noget nyt. Sagen indstilles til indledende drøftelse. Menighedsrådet drøfter sagen og træffer beslutning om, at sagen bør behandles i kirkegårdsudvalget. Case 38
Den gode beslutningsproces Kære menighedsrådsformand Udvalget har behandlet spørgsmålet om træerne ved kirkediget. Udvalget indstiller til menighedsrådet, at beplantningen nord for kirkegården udtyndes og der sås græs mellem diget og beplantningen. Vi har undersøgt fredningsforhold mv. og der er ingen problemer. Der er flere detaljer i referatet af udvalgsmødet den 10. januar 2017. Med venlig hilsen Udvalgsformanden Case 39
Den gode beslutningsproces Hvad gør formanden? A. Svarer udvalgsformanden: Kirke- og kirkegårdsudvalget har drøftet og undersøgt sagen grundigt. Jeg mener, udvalget selv bør træffe en beslutning. B. Anfører følgende på dagsorden til næste menighedsrådsmøde: 3. Beplantning nord for kirkegården Kirke- og kirkegårdsudvalget indstiller, at beplantningen nord for kirkegården udtyndes og der sås græs mellem diget og beplantningen. C. Anfører følgende på dagsordenen til næste menighedsrådsmøde: 3. Beplantning nord for kirkegården Det indstilles, at menighedsrådet træffer beslutning om beplantning nord for kirkegården. Case 40
Den gode beslutningsproces Menighedsrådsmøde, dagsorden: 3. Beplantning nord for kirkegården Kirke- og kirkegårdsudvalget indstiller, at beplantningen nord for kirkegården udtyndes og der sås græs mellem diget og beplantningen. Bilag: Referat af møde den 10. januar 2017. Case 41
Den gode dagsorden formulering af punkter Fremdrag og fokusér på sagens kerne i hvert punkt Gør det klart, hvad der skal ske under punktet og formulér indstillingen, så det fremgår, hvorvidt punktet indstilles til eksempelvis orientering, drøftelse eller godkendelse Opdel indstillingen, hvis punktet har flere elementer Udvælg kun den for menighedsrådsmedlemmerne væsentlige og relevante information og dokumentation til punktet 42
Beslutningsdygtighed og afstemning Menighedsrådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede I mangel af enighed foretages afstemning Kun deltagende medlemmer kan stemme Beslutninger træffes efter stemmeflertal dvs. at flere har stemt for end imod 43
Beslutningsprotokol Det skal fremgå af protokollen, hvordan den enkelte har stemt (ML 25) Ethvert medlem kan kræve sit særstandpunkt indført i protokollen Uenighed om forretningsgangen (f.eks. en forhandling om inhabilitet) føres til protokollen Protokollen underskrives af alle medlemmer ved slutningen af mødet 44
Afbud og stedfortrædere Stedfortræderen skal indkaldes ved afbud til møder med følgende punkter (ML 13): Det konstituerende møde Regnskabs- og budgetmøder Det årlige møde med valg af formand og næstformand Møde med bindende afstemning ifm. præsteansættelse Møde med valg til provstiudvalg eller stiftsråd 45
Vær forberedt på evt. inhabilitet Menighedsrådet træffer beslutning om et medlems inhabilitet, hvis vedkommende har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald (FL 3) Et medlem skal oplyse ved tvivl om egen habilitet Medlemmet har ret til at deltage i forhandlingen om sin habilitet Beslutningen kan indbringes for biskoppen Den inhabile skal forlade lokalet under forhandling og afstemning også selvom det sker for åbne døre 46
Vær forberedt til behandling af sager for lukkede døre Menighedsrådet beslutter, hvorvidt der er behov for lukkede døre ved en given sag (ML 23) Sagen optages på den ordinære dagsorden Beslutninger føres i beslutningsprotokollen Oplysninger om private forhold udelades ved offentliggørelse af protokollen Eksempler på sager: Sager med bedømmelse af personlige forhold Sager om køb og salg af fast ejendom Overslag og tilbud 47
Vær forberedt på anmodning om aktindsigt Enhver kan søge indsigt i dokumenter, der har indgået i menighedsrådets administrative sagsbehandling Undtaget er interne arbejdsdokumenter (f.eks. udvalgsmødereferater) Sådan gør du: Vær imødekommende Søg rådgivning Tag dig tid til at finde det relevante frem 48
Folkekirkens økonomiske struktur Lokal kirkeskat Landskirkeskat/ fællesfond Folkekirkens indtægter 2014 Kommer fra: Kommunens folkekirkemedlemmer Kommer fra: Medlemmer af folkekirken 5.412 mio. kr. 1.107 mio. kr. Statstilskud Andre indtægter Kommer fra: Alle skatteydere, også de der ikke er medlemmer af folkekirken Kommer fra: 2/3 fra kirkegården og 1/3 er øvrige indtægter 764 mio. kr. 905 mio. kr. Kilde: Kirkeministeriet 49
Folkekirkens økonomiske struktur De lokale kasser - Lokal kirkeskat Af kirkekassen afholdes bl.a. udgifter til: Kirkebygning og sognegård Kirkelige aktiviteter Kirkegård Præstebolig mv. Administration og fællesudgifter Anlægsarbejder 50
Vigtige opgaver og kompetencer for kasserer Regnskabsinstruks, bilag og vedtægter Formål: Sikre at ansvar og kompetencer er fordelt mellem regnskabsførerfunktion og kasserer Gælder for alle menighedsråd Bilag skal udfyldes og vedtages Vedtægter en del af instruksen 51
Vigtige opgaver og kompetencer for kasserer Persongalleri og roller Definition og afklaring af roller Menighedsråd Valgt kasserer Regnskabsførerfunktion 52
Vigtige opgaver og kompetencer for kasserer Persongalleri og roller Det hedder i lov om menighedsråd 1 at: sognets kirkelige og administrative anliggender styres af menighedsrådet Menighedsrådet har altid det overordnede ansvar! 53
Vigtige opgaver og kompetencer for kasserer Kassererfunktion Lov om menighedsråd 9, stk. 2: Menighedsrådet vælger af sin midte 1 kasserer. Den praktiske udførelse af opgaverne kan knyttes til en af kirkens kirkefunktionærstillinger eller overlades til en professionel regnskabsfører. 54
Vigtige opgaver og kompetencer for kasserer Persongalleri og roller Menighedsrådets valgte kasserer skal: understøtte regnskabsføreren i sin opgaveudførelse via procedurer og forretningsgange sikre klare retningslinjer for regnskabsføreren i samarbejde med regnskabsføreren tilsikre periodisk budgetopfølgning og rapportering til menighedsrådet aktivt tage ejerskab på budget og årsregnskab tilse at tildelte ligningsmidler forvaltes iht. god offentlig forvaltningsskik 55
Vigtige opgaver og kompetencer for kasserer Persongalleri og roller Regnskabsfører har ansvaret for: Attestering og betaling Kontantkasser Bogføring og afstemning Fakturering og debitorstyring Momsadministration Lønadministration Anlægs- og biregnskaber Kvartalsrapporter Årsregnskabet Klargøring til provstirevisor Regnskabsfører skal stå til rådighed for samarbejde med kasserer om udkast til budgetbidrag og færdiggørelse af budget. 56
Vigtige opgaver og kompetencer for kasserer Persongalleri og roller Funktionen som regnskabsfører kan have et forskelligt persongalleri Den valgte kasserer udfører alle opgaver Kordegnen udfører alle opgaver En ekstern regnskabsfører udfører alle opgaver Et miks af ovenstående Eksempel: kassereren foretager betalinger i bank, kordegnen indberetter til FLØS, ekstern regnskabsfører foretager bogføring og kirkegårdsleder forestår fakturering og debitorstyring. 57