Boligselskabet Nygårdsparken Referat af ordinært repræsentantskabsmøde tirsdag den 21. juni 2011 kl. ca. 19.30 i selskabslokalet beliggende Højkær. Dagsorden Side 1 Valg af dirigent... 2 2 Godkendelse af årsberetning... 2 3 Godkendelse af årsregnskab, bilag 1.... 2 4 Godkendelse af revisionsberetning, bilag 2... 3 5 Styringsrapport og styringsdialog, bilag 3.... 3 6 Godkendelse af boligorganisationens budget, bilag 4.... 3 7 Godkendelse af afdelingernes årsregnskaber, bilag 5.... 3 8 Behandling af indkomne forslag, bilag 6 og 7.... 4 9 Valg af formand... 4 10 Valg af bestyrelsesmedlemmer... 5 11 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen... 5 12 Valg af revisor... 6 13 Valg af medlem(mer) til Domeas repræsentantskab... 6 14 Valg af kredsdelegerede til BL... 6 15 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder... 7 16 Kompetencedelegation... 7 17 Eventuelt... 7 Domea, Boligcenter Høje Taastrup, den 23. maj 2011 Side 1 af 7
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges eventuelt et stemmeudvalg, der bistår dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Beslutning: Driftschef Mona Bojko blev valgt til dirigent. Efter valget orienterede dirigenten om, at der var sket en beklagelig fejl i indkaldelsen af repræsentanter til mødet i dag. Lister over valgte repræsentanter, som der er indkaldt efter er ikke korrekt, idet Finn Dalhammer og Hanne Krog ikke var opført på listen og derfor er de ikke indkaldt til korrekt varsel. I stedet for de to valgte medlemmer, er der til mødet d.d. indkaldt 1. og 2. suppleanter, hvoraf en er mødt. Hanne Krog er mødt og har fået udleveret dagsordenen og bilagene. Det har ikke været muligt at få kontakt med Finn Dalhammer. Dirigenten orienterede om, at repræsentantskabet har mulighed for at suspenderer mødet og bede om en ny mødedato og indkaldelse, eller at gennemføre mødet. I sidste tilfælde har Finn Dalhammer mulighed for at klage over at mødet blev gennemført. Repræsentantskabet besluttede at gennemføre mødet. 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. På Organisationsbestyrelsens vegne, fremlagde næstformanden Lone Winkler bestyrelsens beretning. Beretningen vedlægges referatet og gengives derfor ikke. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. Beslutning: Bestyrelsens årsberetning blev godkendt. 3 Godkendelse af årsregnskab, bilag 1. Afdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Boligorganisationens årsregnskab for regnskabsåret 2010 vedlægges som bilag. Side 2 af 7
Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. Beslutning: efter enkelte opklarende spørgsmål til regnskabet blev regnskabet godkendt. 4 Godkendelse af revisionsberetning, bilag 2 Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der vedlægges som bilag. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Beslutning: Efter gennemgang af revisionsrapporten og forklaring på de kritiske områder, blev revisionsrapporten godkendt. 5 Styringsrapport og styringsdialog, bilag 3. Det er nu indført ved lov, at der skal afholdes mindst 1 årligt styringsdialogmøde med kommunen, hvor boligselskabets og afdelingens økonomi, udviklingsmuligheder og evt. problemer drøftes. Dette er indført dels for at kommunen kan udføre sit tilsyn og dels for at der løbende er en dialog om udvikling samt problemstillinger for det enkelte og alle boligselskaber i kommunen. Til brug for dette, skal boligselskabet/administrationen udfærdige en styringsrapport, som danner grundlag for dialogen med kommunen. Det første fællesmøde blev afholdt den 19. maj 2011, hvor repræsentanter for alle boligselskaber deltog. Herefter vil der blive afholdt møde med hvert enkelt selskab. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Efter gennemgang af formålet med styringsrapporter og orientering om det første fællesmøde med kommunen, blev orienteringen taget til efterretning. 6 Godkendelse af boligorganisationens budget, bilag 4. Boligorganisationens budget for kommende regnskabsår er godkendt af organisationsbestyrelsen på møde den 21. juni 2011 og forelægges til repræsentantskabets godkendelse. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender budgettet. Beslutning: Budget for 2012 blev gennemgået og forklaret. Organisationsbestyrelsen har ikke indstillet til nogen form for aktivitet i det kommende budgetår, idet både arbejdskapital og dispositionsfond ligger i underkanten af det forventelige for et boligselskab af Nygårdsparkens størrelse. Der blev givet forklaring på opkrævning af 76.000 kr. til øgning af arbejdskapitalens størrelse. Budgettet for 2012 blev herefter godkendt. 7 Godkendelse af afdelingernes årsregnskaber, bilag 5. Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af afdelingernes årsregnskaber, medmindre repræsentantskabet tidligere har delegeret kompetencen til organisationsbestyrelsen. Side 3 af 7
Afdelingernes årsregnskaber for senest afsluttede regnskabsår vedlægges til repræsentantskabets godkendelse. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender afdelingernes årsregnskaber. Beslutning: Efter enkelte afklarende spørgsmål omkring enkelte poster og samt fælleslokalernes udgiftsniveau, blev årsregnskabet godkendt uden kommentarer. 8 Behandling af indkomne forslag, bilag 6 og 7. 8. 1 Forslag om godkendelse af nye vedtægter fra organisationsbestyrelsen. Bilag 6 Det indstilles at forslag til nye vedtægter godkendes Baggrunden for at vedtægterne endnu ikke er vedtaget, blev gennemgået og tillige med arbejdsgruppens ønsker til ændringer. Normalvedtægten er beskrevet i Bekendtgørelser og det er ikke muligt at ændre ret meget i denne vedtægt. Bestyrelsen har derfor indstillet til, at vedtægterne godkendes i den foreliggende form, dog med den ændring, at repræsentantskabet ændres fra 6 til 8 personer. Beslutning: Bestyrelsens forslag blev godkendt. 8. 2 Forslag om at indtræde i Domeas fælles dispositionsfond. Bilag 7. Det indstilles at Boligselskabet Nygårdsparken indtræder i Domeas fælles dispositionsfond. Formålet med Domeas fælles dispositionsfond blev gennemgået og debatteret, da det er vigtigt at alle ved, at denne fond fungerer som en slags forsikring i værst tænkelig situation og ikke er en fond, som man kan gøre brug af til almindelige udviklingsønsker m.v. i afdelingen. Bestyrelsen orienterede om de overvejelser der havde været, inden man kom frem til at indstille til godkendelse af indtræden. Beslutning: At Nygårdsparken indtræder i Domeas fælles dispositionsfond. Formanden underskrev tillæg til forretningsføreaftalen. Der er ikke modtaget yderligere forslag. 9 Valg af formand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På repræsentantskabsmøde den 30. juni 2010 blev Henning Bergenholz valgt som formand. Formanden vælges for 2 år, og der skal således ikke ske valg til formandsposten i år. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Orientering taget til efterretning. Side 4 af 7
10 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 5 medlemmer. 4 medlemmer vælges af repræsentantskabet, mens 1 medlemmer udpeges af Brøndby Kommune. Brøndby Kommune har udpeget Michael Buch Barnes til bestyrelsen for perioden 1. januar 2010 til 31. december 2013. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valg af Valgt indtil Henning Bergenholz Formand Repræsentantskab 2012 Lone Winkler Næstformand Repræsentantskab 2011 Dan Larsen Medlem Repræsentantskab 2012 Klaus Rasmussen Medlem Repræsentantskab 2012 Michael Buch Barnes Medlem Kommunen 2013 Afgangsorden indebærer, at næstformand Lone Winkler er på valg. Lone Winkler havde på organisationsbestyrelsesmødet oplyst, at hun ikke genopstiller til organisationsbestyrelsen. Der skal herefter vælges en næstformand og et medlem til organisationsbestyrelsen. Formanden vælges direkte af repræsentantskabet under et selvstændigt punkt på dagsordenen. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger 2 medlemmer til organisationsbestyrelsen for 2 år. Beslutning: Til posten som næstformand opstillede: Dan Larsen Anne Hartvig. Der blev foretaget skriftlig afstemning, hvorefter: Dan Larsen fik 5 stemmer og blev valgt til næstformand for 2 år. Anne Hartvig fik 4 stemmer. Anne Hartvig ønskede at stille op til den ledige post. Der var ingen modkandidater, hvorefter Anne Hartvig er valgt som medlem af bestyrelsen for 2 år. 11 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. På repræsentantskabsmøde i 2010 blev der ikke valg suppleanter til organisationsbestyrelsen. Side 5 af 7
Det indstilles, at repræsentantskabet vælger suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. Beslutning: Eddie Nielsen blev valgt som 1. suppleant Hanne Krog blev valgt som 2. suppleant. 12 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2010 blev revisionsaktieselskabet BDO. BDO reviderer for alle selskaber i Domea. Såfremt der vælges en anden revisor, vil det betyde at der skal opkræves en tillægsydelse p.g.a. det merarbejde, som det medfører. Det indstilles, at repræsentantskabet at genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Beslutning: BDO blev genvalgt som revisor. 13 Valg af medlem(mer) til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Nygårdsparkens Boligselskab kan vælge op til 3 repræsentanter. Organisationsbestyrelsens eventuelle indstilling/anbefaling af kandidater vil blive givet på mødet. Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger op til 3 medlemmer til Domeas repræsentantskab for 1 år eller overlader til organisationsbestyrelsen at udpege repræsentanterne af sin midte. Beslutning: Dan Larsen, Klaus Rasmussen og Michael Buch Barnes blev valgt til Domeas repræsentantskab. 14 valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet Nygårdsparken kan vælge op til 2 delegerede. Side 6 af 7
Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen vælger de delegerede. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger op til x kredsdelegerede for 1 år eller overlader til organisationsbestyrelsen at vælge de delegerede. Beslutning: Repræsentantskabet ønskede at vælge direkte, hvorefter Klaus Rasmussen og Dan Larsen blev valgt. 15 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation. Det er tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsens indstillinger vil blive forelagt på mødet. Det indstilles, at repræsentantskabet udpeger 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen til at deltage i det kommende års regionsmøder. Beslutning: Henning Bergenholz og Anne Hartvig blev valgt. 16 Kompetencedelegation Beslutning: På nuværende tidspunkt fandt man ingen andre områder, end de nuværende delegeringer, som bestyrelsen eller repræsentantskabet ønskede at få eller give delegation til. 17 Eventuelt Der blev givet orientering om afdelingsbestyrelsens arbejde med at få udfærdiget et projekt- og beslutningsforslag vedr. indførelse af kollektiv råderet til køkkener. I den forbindelse blev der udleveret vejledning om alle de forhold der skal tages i betragtning og overvejes samt besluttes, før projektet kan forelægges på et afdelingsmøde. Henning Bergenholz / Lone Winkler Mona Bojko Formand Næstformand Dirigent og referent. Side 7 af 7