Praktisk information vedr. deltagelse med madstade Tid og sted Heartland Festival afholdes lørdag d. 3. juni og søndag d. 4. juni 2017. Åbningstider: Samtlige madstader skal som udgangspunkt have åbent i hele festivalens åbningstid, dog kan åbningstid variere afhængig af stadens placering. Venue: Egeskov Slot Egeskov Gade 18, 5772 Kværndrup Udvalg og menuer På Heartland Festival er maden en meget væsentlig del af festivalens samlede indhold, og deltagende catere udvælges på baggrund af sammenhæng mellem caters koncept, metode og menuer med Heartland Festivals madvision. Væsentlige parametre er: Lokal forankring. Størstedelen af festivalens catere skal være fynske og for alle madstader er det et krav, at minimum 80% af råvarerne kommer fra fynske leverandører. Kvalitet. Fokus på høj standard i forhold til både råvarer, tilberedning og servering. Æstetik. Både madstaden og de retter, som serveres skal passe ind i Heartland Festivals æstetiske udtryk og designmanual. Erfaring. Catere med erfaring i at drive madstader på festivaler foretrækkes. Det aftales på forhånd, hvilke menuer, den enkelte stadehaver sælger og til hvilken pris. Heartland Festival står for al salg af drikkevarer på festivalen. Side 1 af 5
Betjening og bemanding Det er Stadehavers ansvar at bemande madstaden Ansatte eller frivillige medarbejdere skal arbejde mindst 10 timer for at få tildelt et personalearmbånd, som giver adgang til festivalen. Heartland Festival skal forhåndsgodkende antallet af medarbejdere. Stadehaver er selv ansvarlig for kost og logi til stadens ansatte. Placering og udseende Madstade og eventuelle spiseområder skal udsmykkes og indrettes i tråd med Heartland Festivals designmanual. Facade, skiltning og indretning/udsmykning skal aftales og godkendes på forhånd. Heartland Festival kan pålægge stadehaver at ændre facaden og eventuelt spiseområde for stadehavers egen regning, hvis det ikke stemmer overens med Heartland Festivals designmanual. Opsætning og sikkerhed vedr. telte og mobile konstruktioner Stadehaver medbringer og opsætter selv telt/vogn/container eller lign. samt al udstyr, indretning og tilslutningsmateriel til opsætning og drift af madstaden med mindre andet er aftalt og fremgår af denne kontrakt. Alle opslåede telte på festivalpladsen skal være certificerede efter ny lovgivning om certificering af transportable telte og konstruktioner (BEK nr. 880 af 03/07/2014) og SKAL stilles op og sikres efter certificeringens anvisninger. Det er Stadehavers ansvar at certificeringen og regler om stormsikring følges. Vand Der er mulighed for tilslutning til koldt brugsvand i drikkevandskvalitet via slange med 3/4 kuglehane ført til staden. Der er ligeledes tilgang til afløb eller spildevandstank via slange fra staden. Stadehaver skal selv medbringe vaske, haner, tilslutningsmateriel mm. samt pumpe/kværn til afløb med mindre andet er aftalt, og fremgår af denne kontrakt. Godkendt tilslutning til brugsvand/spildevand er stadehavers ansvar med mindre andet er aftalt, og fremgår af denne kontrakt. Side 2 af 5
Strøm Stadehaver har adgang til den mængde strøm, som bestilles ved tilmelding. Ulovlige tilslutninger, defekt materiel og lign. medfører øjeblikkelig afbrydelse af strømtilslutningen. Se STRØM & VAND HEARTLAND FESTIVAL for yderligere oplysninger og regler vedr. medbragt elektrisk materiel og tilslutning heraf. Stadehaver hæfter alene for ethvert erstatningsretligt og kontraktansvar som direkte eller indirekte følge af stadehavers ulovlige tilslutninger, defekt materiel eller anden grov uagtsomhed. Gas Brugen af F-gas skal begrænses til et minimum og der bør udelukkende benyttes 11kg gasflasker. Det er ikke alle steder på festivalen, at der er plads til tilslutning af større gasflasker uden for teltet/vognen. F-gas, som ikke er i brug skal opbevares i dertil indrettede fælles gasoplag. Der må ikke være lager i eller bag staden. Renhold Det er i fælles interesse, at området omkring madstaderne holdes rent og pænt, da dette fremmer salg og positivt indtryk af madstader og Heartland Festival som helhed. Stadehaver bærer alene ansvaret for at holde staden og området omkring staden og minimum 10 meter ud fra facaden rent og pænt. Eventuelle borde og bænke skal løbende tørres af og affald fjernes fra jorden. Stadehaver har pligt til at opstille et passende antal synlige skraldespande, som Stadehaver skal tømme løbende efter behov. Når nedpakning og oprydning af madstaden er endeligt tilendebragt skal Heartland Festivals stadeansvarlige kontaktes for godkendelse af oprydning. INTET må efterlades på festivalens område på nær alm. renovation bragt til containerpladsen. Kørsel og parkering Kørsel på festivalområdet er kun tilladt udenfor åbningstid og udelukkende med specifik skriftlig kørselstilladelse. Al kørsel på græs skal foregå på køreplader. Teknisk personale hjælper med evt etablering af midlertidig kørevej, hvor der er behov for dette. Der kan forekomme ventetid. Kørsel på græs uden brug af køreplader udløser en bøde samt evt. erstatning af ødelagte græsarealer. Parkering af køretøjer i forbindelse med staderne og på pladsen er forbudt. Der stilles 1 parkeringsplads på særligt parkeringsområde til rådighed. Der kan gives tilladelse til parkering af køle- /opbevaringstrailer i umiddelbar nærhed af stadepladsen. Trailere på græs skal placeres på køreplader. Disse stilles til rådighed af Heartland Festival. Side 3 af 5
Offentlige hensyn vedr. fødevarer og sikkerhed Stadehaver har pligt til at servering, produktionslokaler samt tilberedning og opbevaring af madvarer samt egenkontrol opfylder Fødevarestyrelsens og Levnedsmiddelkontrollens til enhver tid gældende regler. Stadehaver har ligeledes pligt til at følge de gældende love og retningslinjer vedr. festivalsikkerhed. Samtlige madstader skal have godkendt brandslukningsudstyr i staden, og telte skal være lavet af brandsikkert materiale. Stadehaver hæfter selv for eventuelle bøder fra Fødevarestyrelsen, SKAT, politi eller andre myndigheder. Ansvar Stadehaver er alene ansvarlig for stadepladsen, eget materiel og varer og kan ikke drage HL til ansvar for tyveri, brand, bortkomst og hærværk. Stadehaver er endvidere alene ansvarlig for personskade på stadehavers, HL s ansatte eller festivalgæster, som skyldes handlinger eller undladelser fra Stadehaver eller Stadehavers ansattes/frivilliges side. Det er et krav at stadehaver har en ansvarsforsikring, som er gældende i hele aftalens varighed.. Stadehaver er alene ansvarlig for at hverken materiel opsat af Heartland Festival eller underleverandører, stier, græs eller bevoksning på området beskadiges i forbindelse med kørsel, opsætning, afvikling og nedpakning af staden. I tilfælde af skader hæfter stadehaver for betaling af udbedringer i henhold til Egeskov Slots vurdering i den konkrete sag. Pris for deltagelse Prisen for deltagelse med stadeplads på Heartland Festival er 15% af stadens samlede omsætning ex moms. Inden festivalen betales en obligatorisk basisleje samt et depositum. Basisleje varierer i forhold til størrelse, strømforbrug samt evt.tilkøb/leje Depositum = 3.000,- (momsfrit) Madstadens omsætning skal dokumenteres ved aflevering af kassestrimmel / dagsrapport ved lukketid hver aften under festivalens afholdelse, samt ved aflevering af afsluttende regnskab umiddelbart efter festivalen. Herefter faktureres stadehaver beløbet svarende til 15% af omsætningen fratrukket allerede indbetalt basisleje. Alle stadehavere er forpligtet til at benytte kasseapparat eller anden elektronisk registrering ved samtlige transaktioner. Alle stadehavere er ligeledes forpligtet til at tage imod kontanter samt dankortbetaling og eller mobile pay. Ved strømnedbrud eller anden årsag til manglende brug af kasseapparat, er det stadehavers ansvar at orientere Heartland Festivals stadeansvarlige herom øjeblikkeligt og notere samtlige transaktioner på anden vis. Side 4 af 5
Ved manglende af Heartland Festival godkendt dokumentation på periodevis eller totale dagsomsætninger forbeholder Heartland Festival sig retten til at anslå stadens omsætning. Heartland Festival kan til enhver tid efter festivalen forlange at få indsigt i stadehavers samlede regnskab i forbindelse med deltagelse ved Heartland Festival 2017. Synlighed og markedsføring Alle festivalens madstader præsenteres på festivalens hjemmeside samt festivalens SoMe-platforme. Side 5 af 5