Vejledning. Leje af kommunale arealer - Folkemødet 2014

Transkript

1 Ullasvej Rønne Tlf.: Fax: Vejledning CVR: Leje af kommunale arealer - Folkemødet Til Folkemødet 2014 udlejer Bornholms Regionskommune en række kommunale arealer i Allinge til arrangører, der ønsker at opstille telte, eller lignende under festivalen. Ud over landarealer kan der også lejes kajpladser til eventskibe. Der åbnes for ansøgninger mandag 25. november 2013 kl. 10:00. Derudover kan der arrangeres events i mødelokaler og telte (bookes via TeamBornholm), på private arealer efter aftale med ejerne, og der kan arrangeres mobile events på festivalpladsen. De kommunale event-arealer er fordelt på ti områder: 1. Danchells Anlæg 2. Ved Brandstationen 3. Kampeløkken Havn 4. Ved Allinge Røgeri (reserveret) 5. Kirkepladsen 6. Kirkegade 7. Allinge Havn (kajplads) 8. Ydermolen (v. Allinge Havn) 9. Indermolen (v. Allinge Havn) 10. Kæmpestranden (v. Allinge Havn) Folkemødets sekretariat står for fordelingen af arealer efter ansøgning. Fordelingen af arealer begynder helt forfra hvert år, idet alle pladser er i spil i forhold til at skabe det bedst fungerende festivalområde. Der er enkelte pladser, der på forhånd er reserveret til særlige formål (markeret med blåt i kortbilag). Arealstørrelserne, der kan lejes, er defineret ud fra de mest gængse teltstørrelser, da mange arrangører formodes at opstille telte på de lejede arealer. Campingvogne og andre event-rammer er også tilladt, men vær opmærksom på, at det kan kræve en byggetilladelse. Ønsker man at opstille telt på det lejede areal, anbefaler vi at det lejes gennem vores samarbejdspartner Team Bornholm, da det sikrer alle nødvendige godkendelser og koordinering i forhold til opstilling og nedtagning. J.nr.: - Det er tilladt at komme med eget telt eller telt lejet hos anden aktør end Team Bornholm, men vær her opmærksom på de krav om bygge- Folkemødet en del af Bornholms Regionskommune

2 Side 2/5 tilladelser og brandgodkendelser og opstillingstidspunkter, der i så tilfælde skal overholdes. Find mere information på vores hjemmeside eller kontakt Folkemødets tekniske koordinator Kell Hansen. Kontaktoplysninger nederst i vejledningen. OBS: Folkemødet udlejer kun arealer og kajplads. Telte, stole, borde m.v. skal I som arrangører selv stå for. I kan evt. bestille gennem vores samarbejdspartner: Team Bornholm på tlf eller Forudsætninger for leje af kommunalt areal Under Folkemødet 2014 skal arrangøren afholde mindst én event om dagen. Eventen skal overholde Folkemødets principper og registreres i det officielle program for Folkemødet Registreringen af events åbner i februar Arealet skal benyttes under hele Folkemødet. Det vil sige, at telte og eventbåde skal være åbne og bemandede inden for minimumsåbningstiden Minimumsåbningstider Torsdag 12. juni: kl Fredag 13. juni: kl Lørdag 14. juni: kl Søndag 15. juni: kl Foreninger, interesseorganisationer og NGO er har fortrinsret til at leje arealerne omkring Allinge Havn. Det er ikke tilladt at sælge mad og drikke eller andre varer fra telte og eventbåde. Hvornår kan I søge og hvornår får I tilsagn I kan ansøge om arealer fra 25. november 2013 kl I vil modtage to tilbagemeldinger på jeres ansøgning: Første tilbagemelding: Folkemødesekretariatet vil inden jul melde tilbage, hvor stort et areal I kan råde over samt, hvilket område I vil blive placeret i. Den præcise placering får I oplyst i 2014, men bekræftelsen betyder, at I kan komme videre i jeres planlægning og f.eks. booke telt(e) i den rette størrelse. Efter første bekræftelse er det muligt at annullere ansøgningen frem til 15. januar 2014 uden gebyr eller betaling.

3 Side 3/5 Fra 15. januar og frem til anden bekræftelse er modtaget kan ansøgningen annulleres mod et gebyr på 1.000,- kr. Anden tilbagemelding: Medio februar får I at vide, hvilken konkret placering I får stillet til rådighed under Folkemødet (i det område, som blev oplyst ved første tilbagemelding). Efter modtagelsen af anden bekræftelse medio februar hæfter I for fuld arealleje. Og efter 15. maj hæfter I derudover også for betaling af elpakken. Muligheden for at ansøge om eventarealer vil være åbent, så længe der er ledige pladser, men det forventes at der bliver udsolgt meget hurtigt, så send ansøgningen så hurtigt som muligt.

4 Side 4/5 Hvad koster det og hvad omfatter areallejen Bornholms Regionskommune opkræver leje af arealerne, som beskrevet herunder. Areallejen dækker: Gratis trådløst netværk, renovation, vagtrundering om natten samt administrationsomkostninger. Kajplads i Allinge Havn Når du søger om kajplads i Allinge havn skal du angive totallængden på båden inklusiv evt. bovspryd m.v. Der er få pladser i havnen i forhold til den store interesse for at komme med skib til Folkemødet. Det er derfor vigtigt, at I under bemærkninger noterer hvad jeres planer er med deltagelse fra vandsiden. Vi vil i fordelingen se på sammenhænge mellem størrelser, deltagelsesplaner og ansøgningstidspunktet. Prisen for kajplads udgør 750,- kr. pr. meter svarende til fartøjets totallængde. Kajpladser i Allinge Havn kræver ikke byggetilladelse. Obligatorisk tilkøb af el-pakke Ud over areallejen skal der vælges en el-pakke ud fra jeres behov. Elpakken er obligatoriske og er ikke dækket af areallejen. El-pakke A kr. 230 V stik. Kan f.eks. trække én mobiloplader, én lyskæde og en kaffemaskine. El-pakke B kr. 400 V. (maks. 32 amp.). Kan f.eks. trække ét lydanlæg, 1 fladskærm, 1 lyskæde, 2 kaffemaskiner, 1 køleskab og en lille ovn eller kogeplade. El-pakke C kr. + evt. omkostninger ved individuel løsning I medbringer selv nødvendige forlængerledninger. 400 V (maks. 63 amp.). F.eks. til et stort lysanlæg, et lydanlæg eller et køkken. Spørgsmål vedrørende el-pakkerne stilles til Folkemødets leverandør Knudsker El på: eller [email protected]. Har I har brug for mere end el-pakke C, skal dette bestilles direkte hos Knudsker EL. Internetadgang Der er gratis WiFi internetforbindelse på festivalpladsen Dog er der dårlige forhold for WiFi i Kirkegade. Derudover er det visse steder muligt at tilkøbe kablet internetadgang. Prisen for en kablet adgang er kr.

5 Side 5/5 Kablet internet kan fortrinsvis tilkøbes i følgende områder: Cirkuspladsen, Kampeløkken Havn, dele af Ydermolen (mod nord), Indermolen samt Kæmpestrandens nordlige side. Der kan eventuelt efter behov etableres internet på øvrige arealer. Godkendelse af telte og konstruktioner Folkemødet søger for en generel byggetilladelse til festivallen i samarbejde med Team Bornholm. Lejer I telt via Team Bornholm vil byggetilladelse og brandgodkendelse altså være inkluderet i lejeaftalen. Deltager I til gengæld med egne telte, særlige konstruktioner eller lignende, skal I være opmærksom på, at I dermed også selv har ansvaret for at sende de nødvendige oplysninger til Folkemødesekretariatet for opnåelse af byggetilladelse og brandgodkendelse. For at ansøgningen om midlertidig byggetilladelse skal kunne nå at blive behandlet af Bornholms Regionskommunes byggemyndighed, er det vigtig at I kontakter Folkemødets tekniske koordinator Kell Hansen senest 1. marts. Kontaktoplysninger nedenfor. Anvendelse af grill og gas Hvis I planlægger events med grill på kul, gas eller lignende på arealet, skal dette anføres særskilt i ansøgningen. Det specifikke antal optændingssteder/blus tilføjes ansøgningen under bemærkninger. Er der ikke søgt om grill eller gas på forhånd, vil det blive afvist ved brandgodkendelsen umiddelbart forud for åbning af festivallen. Det er ikke tilladt at anvende anden form for åben ild f.eks. i form af et ildsted på festivalarealerne. Læs mere om brandgodkendelse og byggetilladelser på Spørgsmål vedrørende midlertidige byggetilladelser, brandgodkendelse og anvendelsen af grill og gas kan stilles til Folkemødets tekniske koordinator Kell Hansen: [email protected] eller telefon: Ansøgningen om leje af kommunale arealer i Allinge skal udfyldes og indsendes via vores system på Gå ind under arrangører og klik på linket arealansøgning.