E u r o p e a n B e e r F e s t i v a l

Transkript

1 Adgang for personale / Udstillerarmbånd For at sikre jeres standpersonale fri og uhindret adgang til festivalen skal de ved ankomsten til festivalen udstyres med det officielle festivalarmbånd. Når I ankommer til festivalen kan jeres armbånd afhentes i festivalsekretariatet sammen med jeres Id-kort, se dette punkt. Udstillerarmbåndene har sig egen farve og adskiller sig dermed både fra de armbånd, der anvendes af de frivillige fra Danske Ølentusiaster og de armbånd festivalens gæster har på. Et udstillerarmbånd giver fri adgang til alle tre festivaldage. Angiv venligst her, hvor mange armbånd I har brug for. Ét armbånd pr. person. Antal armbånd stk. Forplejning I forbindelse med European Beer Festival er antallet af udstillere højere end ved nogen anden dansk ølfestival og det er vi naturligvis meget glade for. Ved tidligere ølfestivaler arrangeret af Danske Ølentusiaster har det være muligt for udstillere at bestille bespisning til standpersonalet via os. Disse måltider er herefter blevet leveret af den restauratør, der har haft samarbejde med enten Valby Hallen eller det messe-/kongrescenter, hvor vi har lejet os ind. Denne model har desværre vist sig at være meget svær at administrere og der har ofte været problemer med at restauratøren ikke har leveret den aftalte bespisning. Derfor har vi besluttet, at vi IKKE at tilbyde denne løsning i forbindelse med European Beer Festival. Det er med andre ord op til den enkelte udstiller, at sørge for bespisning af sit standpersonale i løbet af festivalen. Vi har i forbindelse med festivalen etableret et stort spisetelt, hvor to eksterne samarbejdspartnere vil levere god mad til rimelige priser. Samtidig bliver der indrettet et særskilt spiseområde for vores udstillere inde i spiseteltet, således at I kan indtage jeres mad i dette område. Indgangen til det særskilte spiseområde for udstillere vil blive kontrolleret af én af vores frivillige så vi sikrer, at jeres pladser ikke optages af festivalens gæster. Spiseområdet vil være åbent under hele festivalen.

2 Fødevaremyndighederne I forbindelse med jeres tilmelding til festivalen har mange af jer anført, at I ønsker at servere en eller flere forskellige former for smagsprøver. Da vi har konstateret, at fødevaremyndighederne har haft forøget fokus på netop vores type af arrangementer har vi undersøgt reglerne nærmere. Det har vist sig, at være ganske svært at få et klart svar fra Fødevarekontrollen om end de har vist sig behjælpelige med at få afklaret en række tvivlsspørgsmål. Derfor står det nu klart, at den enkelte udstiller: har ansvaret for at overholde reglerne for servering af fødevarer skal sørge for den nødvendige registrering hos sin lokalefødevareregion inden festivalen skal overholde Vejledning om salg af fødevarer på markeder, dyrskuer, sportsstævner mm. (Vejledningen er vedlagt dette brev) i særdeles skal være opmærksom på krav med hensyn til opbevaring af fødevarer samt adgang til vand For så vidt angår adgang til vand er det overfor os oplyst, at f.eks. en plastikvanddunk med taphane placeret på et bord vil være tilfredsstillende (kræver dog at vandet kan løbe ned i en spand) for så vidt angår vask af hænder. Dog vil der ofte også være krav om adgang til varmt vand til opvask men dette kan ifølge vores informationer klares ved hjælp af en elkedel + opvaskebalje. Danske Ølentusiaster skal som arrangør blandt andet sørge for separate toiletfaciliteter til standpersonalet, hvilket vi naturligvis vil gøre. Vi gør opmærksom på, at vi forventer at Fødevareregion Øst vil besøge festivalen og at det som nævnt er den enkelte udstillers opgave at overholde reglerne. Levering af varer / materiel Hvis I får varer og materiel til jeres stand leveret direkte til European Beer Festival skal I angive følgende leveringsadresse: Carlsberg Danmark Depot Valby / Port Scherfigsminde Att: Udstillernavn Vesterfælledvej København V Bemærk: Ændret leveringsadresse i forhold til tidligere udmeldt.

3 ID-skilte For at give festivalens gæster, vores frivillige og vagtpersonalet den bedst mulige oplevelse er det besluttet, at alle frivillige fra Danske Ølentusiaster samt udstillernes standpersonale skal bære synligt ID-/navneskilt. Vores festivalsekretariat står for at lave disse ID-skilte og de skal bæres synligt når standpersonalet er på arbejde. Danske Ølentusiasters frivillige vil blive udstyret med ID-skilte med navn og funktion, hvilket vi også opfordrer vores udstillere til gøre. Derfor bedes i snarest muligt og senest fredag den 5. september 2008 sende en liste over jeres standpersonale til [email protected] eller via ID-skilte vil kunne afhentes i vores festivalsekretariat når I ankommer til festivalen. Forventet antal ID-skilte stk. Natmad lørdag aften I forbindelse med tidligere festivaler har Danske Ølentusiaster været vært ved en lettere natmad lørdag aften når festivalen lukkede. På nuværende tidspunkt er det ikke besluttet om dette også er tilfældet ved European Beer Festival men vi undersøger i øjeblikket forskellige muligheder. Opstilling / indretning af stande Vi har stor forståelse for, at I har behov for tid til at indrette jeres stand og derfor vil det være muligt for jer, at starte indretningen af jeres stand fra: Onsdag den 10. september 2008 kl På dette tidspunkt er selve standen etableret inklusiv den ekstra strøm som I har bestilt ved jeres tilmelding til festivalen.

4 Bannere Hvis I har bannere, som skal hænges op over jeres stand i hallens loft, skal disse være os i hænde senest: Tirsdag den 9. september 2008 kl Antal bannere stk. Leveringsadressen er: Carlsberg Danmark Depot Valby / Port Scherfigsminde Att: Udstillernavn Vesterfælledvej København V Fagmesse / Trade Day I forbindelse med vores tidligere festivaler har en række udstillere efterlyst muligheden for at få etableret en form for fagmesse inden festivalen åbnes for publikum. Denne model anvendes ved en række udenlandske festivaler og på baggrund af de henvendelser vi har fået har Danske Ølentusiaster besluttet, at vi i år vil afprøve tanken i forbindelse med European Beer Festival. Derfor afholder vi fagmesse Fredag den 12. september 2008 kl I forbindelse med fagmesse vil vi naturligvis invitere branchefolk, barchefer, journalister, pubejere, udenlandske distributører, butikschefer og andre som kan være relevante for vores udstillere. Etableringen af denne fagmesse betyder naturligvis, at standene skal være funktionsdygtige allerede fra kl men vi er klar over, at der givetvis vil blive finpudset og justeret på standene indtil den officielle åbning kl Der vil også i forbindelse med fagmessen blive afholdt foredrag som kan have interesse både for jer som udstillere og for fagmessens øvrige deltagere. Der vil i løbet af kort tid blive udsendt flere informationer om fagmessens indhold og form.

5 Udstillervarer Danske Ølentusiaster har på festivalen en stor og forhåbentlig velassorteret butik, der kan tilbyde gæsterne at købe reklameartikler fra både vores udstillere og fra foreningens eget sortiment. For at kunne sælge jeres varer skal I på forhånd fortælle hvad varerne koster (vores indkøbspris) og hvad salgsprisen overfor gæsterne er. I den forbindelse skal vi understrege, at det jer der fastsætter disse priser og dermed også om Danske Ølentusiaster skal tjene lidt på salget. Afregningen for salget sker sammen med den fælles festivalafregning, der fremsendes efter selve festivalen og vi skal gøre opmærksom på, at Danske Ølentusiaster returnerer usolgte varer til jer inden festivalen afsluttes. Der afregnes med andre ord kun for det reelle antal solgte varer. Alle priser skal være inkl. pant og moms. Varerne skal være tilmeldt på forhånd med varebetegnelse, pris og antal. Derudover skal varen være vores festivalbutik i hænde senest fredag den 12. september 2008 kl Hvis vi modtager jeres varer senere kan vi ikke garantere, at de er klar til salg fra festivalens åbning kl Tilmelding af varer kan ske via nedenstående tilmeldingsformular eller via Varebetegnelse Danske Danske Antal Ølentusiasters Ølentusiasters indkøbspris salgspris

6 Ovenstående sider kan også udfyldes via: - medlemsnummer: valby - pinkode: 2008 eller sendes til nedenstående adresse: Danske Ølentusiaster Att.: Marttin Stuart Nielsen Kirkeskovvej Store Heddinge [email protected] Telefon: Mobil: