Bestyrelsesmøde REFERAT 11.06.2012 KL. 17.00 18.45 BOLIGFORENINGENS KONTOR Dette referat indeholder 10 sider. Dagsorden: Pkt. 1: Godkendelse og underskrift af forhandlingsprotokol. Pkt. 2: Forelæggelse af revisionsprotokol. Pkt. 3: Meddelelser fra formanden. Pkt. 4: Beretning fra forretningsfører. Pkt. 5: Meddelelser fra medlemmer i udvalg/bestyrelser. Pkt. 6: Forelæggelse af forslag til revideret forretningsorden for bestyrelsen. Pkt. 7: Forslag til udskiftning af vinduer/terrassedøre i afd. 9. Pkt. 8: Forslag til afholdelse af ordinære afdelingsmøder. Pkt. 9: Forslag til afholdelse af bestyrelsesmøder i efteråret 2012. Pkt. 10: Eventuelt. MØDE INDKALDT AF MØDETYPE REFERENT Bestyrelsesformand Niels Karl Grønlund Bestyrelsesmøde Forretningsfører Gunnar Sørensen DELTAGERE Bestyrelsen: Formand Niels Karl Grønlund Næstformand Lene Jensen Bestyrelsesmedlem Lene Holm Bestyrelsesmedlem Erik Rasmussen Bestyrelsesmedlem Torben Mortensen Bestyrelsesmedlem Joan Midtgaard Jensen Endvidere deltog: Forretningsfører Gunnar Sørensen Driftsleder Carsten Themsen Fraværende v/afbud: Bestyrelsesmedlem Ulla Herløv DAGSORDENSPUNKT 1. Godkendelse og underskrift af referat fra bestyrelsesmøder den 30.04.2012. Referat er tidligere udsendt. Godkendt og underskrevet. DAGSORDENSPUNKT 2. Forelæggelse af revisionsprotokol. Der har ikke siden sidste møde været indførelser i revisionsprotokollen. Taget til efterretning. 1
DAGSORDENSPUNKT 3. Meddelelser fra formanden. Niels Karl Grønlund orienterede om, at kredsarbejdsweekenden var forløbet rigtig godt. Der blev lavet et arbejdsprogram for den kommende periode. Weekendkonferencen afholdes den 10. og 11. november 2012 på Hotel Legoland. Taget til efterretning. DAGSORDENSPUNKT 4. Beretning fra forretningsfører. Gunnar Sørensen og Carsten Themsen informerede om følgende: Gunnar Sørensen orienterede om, at kampagningen Det gode boligliv har bevilget kr. 150.000 til udvikling af projekt i Rytterkildedalen, hvor der som bekendt er indsendt ansøgning på baggrund af dialog mellem beboere i Sundparken og Beringsvænget. RUM Arkitekter har indtil nu arbejdet for no cure, no pay og bliver nu ansat som projektleder, indtil projek tet er udviklet. Projektet indsendes herefter til en ansøgningsrunde om projektrealisering (max. 50% af anlægsudgiften). Gunnar Sørensen orienterede om, at kampagningen Det gode boligliv har bevilget kr. 150.000 til udvikli ng af projekt i pladsen foran Andreas Steenbergs Plads, hvor der som bekendt er indsendt ansøgning på baggrund af dialog mellem Horsens Kommune og boligforeningen. DAI har indtil nu arbejdet på projektet og bliver nu ansat som projektleder, indtil projektet er udviklet. Projektet indsendes herefter til en ansøgningsrunde om projektrealisering (max. 50% af anlægsudgiften). I forbindelse med dette projekt forsøges etableret dialog med Landsbyggefonden om miljøforbedringssag (støttet finansiering) til realisering af tidli gere forelagte planer for Marius Holsts Gade, gårdarealer i afd. 4/4A og pladsen foran afd. 4A. Gunnar Sørensen orienterede om, at planerne for etablering af Bolig-Horsens har været forelagt HAB1954 s generalforsamling, som positivt tog bestyrelsens forelæggelse til efterretning. Efterfølgende er Jørgen Pommere ncke blevet ansat som forretningsfører i HAB1954 han starter på jobet den 1. juli 2012. Det er indtil videre aftalt, at processen omkring etableringen af Bolig - Horsens starter op omkring september 2012 med henblik på officiel opstart den 1. januar 2013. Gunnar Sørensen orienterede om, at boligforeningens nye hjemmeside nu er sat i drift. Hjemmesiden er opbygget på et program, som hedder Easynet fordelen er et flottere design, og at det er muligt for boligforeningens administrations elv at håndtere all e sider på hjemmesiden. Der er planer om (på opfordring fra kommunen) at ændre p-forhold og sansehave nord for Malteribygningen. Baggrunden er et ønske om at skabe mulighed for, at demente beboere i afd. 14 skal have mulighed for selv at kunne bruge det u dendørs areal nord for bygningen. Teknisk Forvaltning (byggesagsafdelingen) er indtil videre positiv over for ideen, men der er ikke p.t. n ogen aftaler om finansiering m.v. Omkring hegn til terrasserne i stuetagen ved ungdomsboligerne på Malterigrunden blev det forslået, at der anvendes en hegnstype svarende til bebyggelsen i Hatting. Hegnet kan fås i en farve, som stort set matcher de grå farver på bygningerne. Det anslås, at udgiften vil andrage ca. kr. 100.000. I det omfang, at udgiften ikke kan afholde s over driften, afholdes udgiften af boligforeningens dispositionsfond bestyrelsen var enig heri. Boligforeningen har anmeldt en byggeskadesag vedr. afd. 10 (Gl. Jernbanegade 5). Der er revner i en tværgående betonbjælke, og revnerne bevirker, at rust fra jernet i bjælken er synlig. DAI er sat på sagen. Carsten Themsen orienterede om, at der har været afholdt møde med varmemester Leo Sørensen, som stopper på jobbet med udgangen af september 2012. I den anledning er det aftalt, at Carsten Falbe overtager jobbet som varmemester, og at Alex Jensen overtager jobbet som stedfortræder for varmemesteren. Der søges ny ejendomsfunktionær til midtbyen. Carsten Themsen orienterede om, at der er ansat ny rengøringsassistent til Beringsvænget. Gunnar Sørensen orienterede om, at Marethe Rasmussen stopper på jobbet med udgangen af august 2012. Det er aftalt, at der i den anledning afholdes en indbudt reception for Marethe Rasmussen. Der er ansættelsessamtaler onsdag den 13. juni 2012 til jobbet i administrationen (MR s afløser). Der er indkaldt 4 til samtale vi har modtaget ca. 50 ansøgninger. På baggrund af bestemmelser i lokalplanen for Peter Dans Vej i Hatting skal der etableres en grundejerforening. Der har været afholdt møde med repræsentanter fra de øvrige grundejere på vejen, og der er udarbejdet et udkast til vedtægter. Der afholdes stiftende generalforsamling den 26. juni 2012 kl. 17.00 i boligforeningens aktivitetshus. Ud over grundejerne er boligforeningens beboere inviteret (til det gode naboskab) dog uden stemmeret (denne tilfalder boligforeningens bestyrelse). Carsten Themsen orienterede om en mindre brand i en lejlighed i Gl. Jernbanegade 3. Taget til efterretning 2
DAGSORDENSPUNKT 5. Meddelelser fra medlemmer i udvalg/bestyrelser Lene Jensen orienterede om, at der er bestyrelsesmøde i Sønderbro Aktivitet i næste uge. Lene Holm orienterede fra antenneforeningen. Niels Karl Grønlund orienterede fra bestyrelsesmøde i Det Kooperative Fællesråd, hvor næste års tur blev drøftet. På baggrund af Orla Christensens sydom har Niels Karl Grønlund overtaget posten som formand for varmeværket. Der er bestyrelsesmøde tirsdag den 12. juni 2012. Gunnar Sørensen oplyste, at der er bestyrelsesmøde i Sønderbro Kulturhus Fond den 20. juni 2012, hvor han officielt udtræder af bestyrelsen. Det forventes, at bestyrelsen godkender, at Lene Jensen indtræder i bestyrelsen. DAGSORDENSPUNKT 6. Forelæggelse af forslag til revideret forretningsorden for bestyrelsen. Med det formål at bringe bestyrelsens forretningsorden i overensstemmelse med virkeligheden foreslås følgende forretningsorden godkendt af bestyrelsen. De foreslåede ændringer udgør hovedsageligt: Etablering af aktivitetsudvalg (pkt. 3) Betaling fra byggekreditter (pkt. 9) Bestemmelser om inhabilitet (pkt. 6) Bestemmelser om tavshedspligt (pkt. 7) Forretningsordenen er herefter følgende: I overensstemmelse med bestemmelserne i 14 i boligorganisationens vedtægter fastsættes følgende forretningsorden for organisationsbestyrelsen: 1. Boligorganisationens øverste ledelse. Bestyrelsen har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelingers anliggender. Forretningsføreren/direktøren fungerer som sekretær for bestyrelsen. 2. Bestyrelsens konstitution. Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende møde efter den ordinære generalforsamling og vælger af sin midte en næstformand, som ved formandens forfald træder i dennes sted. 3. Udvalg. På førstkommende møde efter den ordinære generalforsamling nedsætter bestyrelsen føl-gende arbejdsudvalg, et forretningsudvalg, som består af formanden samt 2 af besty relsens medlemmer. Udvalgets funktion er at komme med indstillinger til bestyrelsesbeslutninger, at træffe afgørelse i sager som overlades udvalget af bestyrelsen og at træffe afgørelser i sager, som ikke kan afvente behandling i den samlede bestyrelse. Forretningsføreren/direktøren er sekretær for udvalget. et byggeudvalg, som varetager bygherrefunktionen for boligorganisationens større renoverings/moderniseringsopgaver samt ved godkendt nybyggeri. Større ændringer i et vedtaget renoverings/moderniseringsprojekt eller i et vedtaget byggeprojekt skal dog forelægges bestyrelsen/forretningsudvalg til godkendelse. Forretningsføreren/direktøren er sekretær for udvalget. Et aktivitetsudvalg, som i samarbejde med beboere igangsætter og vedligeholder beboeraktiviteter i boligorganisationens afdelinger. Udvalget kan tillige selv tage initiativer til beboeraktiviteter. 3
Ingen andre end bestyrelsesmedlemmer kan deltage i ovennævnte udvalg. Såfremt et bestyrelsesmedlem afgår i funktionsperioden, vælges et nyt medlem til det aktuelle udvalg på førstkommende møde. Såfremt bestyrelsen finder det hensigtsmæssigt, kan den nedsætte andre udvalg. 4. Personale. Som leder af boligorganisationens daglige drift ansættes en forretningsfører/direktør. Beslutning om ansættelse og afskedigelse af forretningsføreren/direktøren træffes af bestyrelsen. Beslutning om ansættelse og afskedigelse af varmemestre, overordnet kontorpersonale samt driftsleder træffes af bestyrelsen efter indstilling fra foreningens forretningsfører/direktør. Beslutning om ansættelse og ansøgt afsked af øvrigt kontorpersonale og ejendomsfunktionærer (gårdmænd) samt rengøringspersonale træffes af forretningsføreren/direktøren i samarbejde med kontorleder/driftsleder. I særlige tilfælde kan forretningsføreren/direktøren meddele uansøgt afsked til det under ham ansatte personale med omgående orientering til formanden/bestyrelsen. Der henvises til stillingsbeskrivelse for forretningsfører/direktør. 5. Afholdelse af bestyrelsesmøder. Bestyrelsesmøde indkaldes af formanden eller, i hans forfald, af næstformanden, så ofte der findes anledning hertil, samt hvis/når 2 bestyrelsesmedlemmer anmoder herom. Bestyrelsesmøderne indkaldes så vidt muligt med 8 dages varsel. Som sekretær for bestyrelsen deltager forretningsføreren/direktøren i bestyrelsens møder. Derudover deltager driftslederen i møderne. Følgende punkter er faste punkter til bestyrelsens dagsorden: Godkendelse og underskrift af forhandlingsprotokol. Forelæggelse af revisionsprotokol. Meddelelser fra formanden. Beretning fra forretningsfører/direktør. Meddelelser fra medlemmer i bestyrelser/udvalg. 6. Beslutninger. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere 3 bestyrelsesmedlemmer er til stede. Beslutninger træffes af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved simpel stemmeflerhed. Står stemmerne lige, gør formandens, eller i hans fravær næstformandens stemme udslaget. Bestyrelsesmedlemmer er omfattet af almindelige habilitetsregler. Habilitetsreglerne fremgår af Lov om Almen boliger 17 og 18: 17. Hvis et medlem af organisationsbestyrelsen, en afdelingsbestyrelse, forretningsføreren/direktøren eller en funktionær deltager i ledelsen af eller i øvrigt har en nær økonomisk tilknytning til byggevirksomhed uden for boligorganisationen, skal det indberettes til kommunalbestyrelsen. Denne kan straks eller senere nedlægge forbud mod, at forholdet fortsætter. 18. Et medlem af boligorganisationsbestyrelsen, en afdelingsbestyrelse, forretningsføreren/direktøren eller en funktionær må ikke deltage i behandlingen af sager, hvori den pågældende eller andre, som vedkommende ved slægtskab eller på anden måde er nært knyttet til, har en særinteresse. Bekendtskab eller venskab medfører ikke uden videre inhabilitet. Inhabilitet kan afgøres ved flertalsafstemning, hvor den, diskussionen drejer sig om, deltager i debatten og afstemningen. Er man erklæret inhabil, må man ikke være til stede i lokale t under behandlingen af den sag, hvor man er inhabil. Såfremt et bestyrelsesmedlem er i tvivl om, hvorvidt han/hun er inhabil i en sag, har vedkommende en positiv pligt til at anmode om en inhabilitetsafgørelse. 7. Tavshedspligt. Bestyrelsens interne diskussioner er ikke offentligt tilgængelige, hvorimod de trufne beslutninger naturligvis skal offentliggøres. Alle oplysninger såvel mundtlige som skriftlige, herunder dokumenter, notater, kommenterede dagsordener, referater og andet materiale, som et medlem af bestyrelsen modtager, er fortrolige (ikke tilgængelige for andre). Medlemmerne har tavshedspligt om forhandlinger m.v. i bestyrelsen, dog er det en selvfølge at oplyse, hvordan man selv har stemt i sager, men ikke hvad andre har stemt. Oplysninger om folks private forhold også bestyrelsesmedlemmernes og de ansattes må ikke bringes videre. Når et bestyrelsesmedlem fratræder, skal alt fortroligt materiale, som den pågældende måtte være i besiddelse af, tilbageleve res 4
til boligorganisationen. Det samme gælder eventuelle genparter eller kopier. Hvis et bestyrelsesmedle m afgår ved døden, påhviler det boet at sørge for tilbagelevering af det nævnte materiale. Tavshedspligten må ikke føre til kløft mellem bestyrelsen og beboerne med deraf følgende klager over manglende informationer, lukkethed og lignende. Officielle meddelelser til beboerne samt kontakt til pressen og samarbejdspartnere varetages af formanden og/eller forretningsføreren/direktøren. Bestyrelsen kan vedtage, at der gives en fælles orientering til en begrænset kreds af beboere og andre om punkter eller sag er, som bestyrelsen har haft til behandling, og om de beslutninger, der er truffet. 8. Forhandlingsprotokol. I en forhandlingsprotokol optages en kort beretning om bestyrelsens forhandlinger og beslutninger. Ethvert bestyrelsesmedlem har ret til at få udtalelser/afvigende meninger ført til protokol. Forhandlingsprotokollen underskrives af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer (på næste møde) og forretningsføreren/direktøren. Udskrift af protokollen tilsendes samtlige bestyrelsesmedlemmer. 9. Forpligtigelse/underskrift/fuldmagt. Boligorganisationen og dens afdelinger forpligtes ved underskrift enten af den samlede bestyrelse eller af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være formanden eller næstformanden, i forening med forretningsføreren/direkt øren. Til varetagelse af daglige forretninger meddeler bestyrelsen fuldmagt til foreningens girokonto og konti i pengeinstitut. Ful dmagt gives til forretningsføreren/direktøren, kontorets kontorleder/kontorassistenter således: I det daglige administreres kontiene fortrinsvis således: Driftskonto i pengeinstitut: Depotkonti i pengeinstitut: Byggekreditter i pengeinstitut: Girokonto: Underskrift af forretningsfører/direktør og kontorassistent i forening. Underskrift af forretningsfører/direktør og kontorassistent i forening. Underskrift af forretningsfører/direktør (mail-godkendelse til bank) Underskrift af forretningsfører/direktør og kontorassistent i forening. Kvittering for overførsler gennem Netbank (underskrift for betaling via bankoverførsel fra driftskonto/girokonto) kan meddel es af forretningsfører/direktør og kontorets kontorleder/kontorassistenter, således at disponering af midler på disse konti kræver 2 underskrifter i forening. Skriftlige meddelelser fra bestyrelsen samt skriftlige henvendelser til myndigheder underskrives af formanden, eller i ha ns forfald næstformanden og paraferes af forretningsføreren/direktøren. Alle ekspeditionssager kan underskrives af forretningsføreren/direktøren alene. 10. Den daglige ledelse. Forretningsføreren/direktøren leder boligorganisationens daglige drift og har tilsynet med boligorganisationen og dens afdelingers anliggender. Forretningsføreren/direktøren gennemgår den daglige post og drager omsorg for, at relevante sager bringes til formandens/bestyrelsens kendskab og at bestyrelsens beslutninger føres ud i livet. Der er for forretningsføreren/direktøren udarbejdet særskilt stillingsbeskrivelse. Alle løbende forretninger varetages af forretningsføreren/direktøren, eventuelt i samarbejde med formanden. 11. Bogholderi/budget/regnskab. Forretningsføreren/direktøren drager omsorg for, at boligorganisationens og afdelingernes bogholderi føres i overensstemmelse med gældende lovgivning herom. På et med bestyrelsen aftalt møde i august/september måned hvert år, forelægger forretningsføreren/direktøren for bestyrelsen forslag til budgetter for det kommende år. Bestyrelsen skal (efter afdelingernes behandling af budgetterne) tage stilling til budgetterne, således at der inden den 30. september hvert år skal foreligge godkendte budgetter for det kommende år og så betids, at eventuelle afledte økonomiske konsekvenser kan varsles overfor boligtagerne indenfor samme frist. På et med bestyrelsen aftalt møde hvert forår forelægger forretningsføreren/direktøren for bestyrelsen udkast til årsregnskab for foreningen og dens afdelinger samt årsberetning for det forløbne år. Forretningsføreren/direktøren varetager samarbejdet med den til enhver tid af generalforsamlingen valgte revision. 12. Koordineringsmøde/varmemestre. Forretningsføreren/direktøren afholder hver anden uge et møde, hvor der udover forretningsføreren/direktøren deltager 5
driftsleder, kontorleder og varmemestrene. Formanden har til enhver tid ret til at deltage i møderne. På mødet drøftes afdelingernes vedligeholdelsesstand og behov for udbedring af mindre repara tioner/skader ligesom relevante administrative spørgsmål drøftes. 13. Almindelige vedligeholdelsesarbejder/indkøb. På førstkommende bestyrelsesmøde efter den ordinære generalforsamling forelægger forretningsføreren/direktøren for bestyrelsen en liste over håndværkere, som foreslås overdraget mindre og almindeligt forekommende reparationsarbejder i de kommende 12 måneder. Såfremt der med et af de valgte håndværkerfirmaer er utilfredshed med det udførte arbejde og/eller priser, kan forretningsføreren/direktøren undlade at anvende firmaet. Bestyrelsen orienteres herom. Såfremt et af de valgte håndværkerfirmaer ophører, kan bestyrelsen, efter indstilling fra forretningsføreren/direktøren, vælg e at supplere håndværkerlisten. Til alle mindre vedligeholdelsesarbejder samt mindre indkøb udstedes rekvisition enten af forretningsføreren/direktøren, driftslederen eller af varmemestrene. Genpart af rekvisitioner skal afleveres i kontorets bogholderi med henblik på kontrol a f mængder/priser når faktura modtages. 14. Større vedligeholdelsesarbejder/indkøb. Ordinære større vedligeholdelsesarbejder i de enkelte afdelinger forelægges bestyrelsen til godkendelse samtidig med forelæggelse af budgetter for det kommende år. Efter godkendelse i bestyrelsen kan forretningsføreren/direktøren igangsætte arbejderne, eventuelt i samarbejde med formanden. Ekstraordinære større vedligeholdelsesarbejder i de enkelte afdelinger forelægges bestyrelsen når behovet herfor opstår. Efter godkendelse i bestyrelsen kan forretningsføreren/direktøren igangsætte arbejdet, eventuelt i samarbejde med formanden. Større indkøb til foreningen og de enkelte afdelinger forelægges bestyrelsen efter behov. Efter godkendelse i bestyrelsen kan forretningsføreren/direktøren igangsætte arbejdet, eventuelt i samarbejde med formanden. Såfremt et større vedligeholdelsesarbejde/indkøb skønnes at beløbe sig til mere end til en af bestyrelsen til enhver tid fast sat beløbsramme, skal arbejdet/indkøbet, medmindre andet aftales med bestyrelsen, udbydes i underhånds bud/licitation. 15. Kontraktforhold overfor boligtagere. Forretningsføreren/direktøren drager omsorg for at medlemmers rettigheder og forpligtelser varetages i overensstemmelse med gældende lovgivning, vedligeholdelsesreglement og husordensregler m.v. Forretningsføreren/direktøren drager omsorg for, at udarbejdelse af boligorganisationens medlemskartotek, ventelistesystem og lejekontrakter sker i overensstemmelse med gældende bestemmelser. Lejekontrakter underskrives af forretningsføreren/direktøren og kontorpersonale i forening. Ved en boligtagers fraflytning fra boligorganisationen foretages et syn af lejligheden. Ved dette syn deltager forretningsføreren/direktøren eller driftslederen samt den pågældende afdelings varmemester. 16. Repræsentation ved møder. Som hovedregel gælder, at formanden og forretningsføreren/direktøren så vidt muligt skal være til stede i møder/ved forhandlinger, hvor boligorganisationens og dens afdelingers anliggender behandles. Forretningsføreren/direktøren kan dog repræsentere boligorganisationen og dens afdelinger alene ved forhandlinger, som er af afklarende karakter med henblik på en senere behandling sammen med formanden/bestyrelsen og/eller hvor sagen alene er af administrativ karakter. I tilfælde, hvor det skønnes hensigtsmæssigt, kan andre personer deltage. 17. Lønforhold/honorarer/diæter m.v. Forretningsførerens/direktørens og de øvrige ansattes løn- og ansættelsesforhold fastsættes i overensstemmelse med relevante indgåede overenskomster (p.t. HK-overenskomst og Mønsteroverenskomst med Ejendoms- og Servicefunktionærernes Landssammenslutning). For forretningsføreren/direktøren er der tillige indgået særskilt ansættelseskontrakt. Eventuelle aftaler udover overenskomstmæssige/kontraktmæssige forhold fastsættes af bestyrelsen efter forhandling mellem parterne. Formandens honorar for afdelinger i drift fastsættes i overensstemmelse med de til enhver tid gældende retningslinier herfo r. Tildeling af bestyrelseshonorar og byggesagshonorar i forbindelse med byggesager fastsættes af bestyrelsen for hver sag. For udbetaling af kørepenge, kursus- og mødediæter samt lommepenge til formanden og øvrige ansatte attesterer forretningsføreren/direktøren. For udbetaling af kørepenge, kursus- og mødediæter samt lommepenge til bestyrelsesmedlemmer og forretningsføreren/direktøren attesterer formanden. 6
18. Boligorganisationens kontortid. Boligorganisationens kontor er åbent alle hverdage fra kl. 09.00 til kl. 13.00. På onsdage er der tillige åbent fra kl. 15.00 til kl. 17.00. På lørdage er kontoret lukket. 19. Ændring af forretningsorden. Denne forretningsorden er gældende indtil bestyrelsen ved simpel stemmeflerhed (efter bestemmelserne i pkt. 6) i 2 på hinande n følgende bestyrelsesmøder med mindst 1 døgns mellemrum har truffet gyldig beslutning om ændringer. I overensstemmelse med bestyrelsens forhandlingsprotokol er denne forretningsorden godkendt på bestyrelsesmøder afholdt den 11. juni 2012 og den xx. Xxxxxxx 2012. Efter drøftelse omkring inhabilitet og tavshedspligt blev forretningsordenen godkendt. Forretningsordenen behandles 2. gang på bestyrelsesmøde i august måned 2012. DAGSORDENSPUNKT 7. Forslag til udskiftning af vinduer/terrassedøre i afd. 9. (Sundvej 89-91-93) Igennem flere år har beboerne i afdelingen klaget over utætte vinduer og terrassedøre. På baggrund af dette har administrationen (i samarbejde med DAI) udarbejdet et forslag til udskiftning af vinduer og terrassedøre. I 2010 blev vinduer i sydvendte facader udskiftet. I forbindelse med udskiftningen påregnes tillige oprettende vedligehold af affaldsøer og pergola i bebyggelsen. I det efterfølgende er der udregnet følgende overslag over de forventede udgifter og finansiering af samme: ANDELSBOLIGFORENINGEN "BERINGSGAARD" Udskiftning af vinduer og terrassedøre m.m. - afd. 9 (skønnet kalkulation) HÅNDVÆRKERUDGIFTER Udskiftning af vinduer og terrassedøre 1.407.000 Udskiftning af affaldsøer 80.000 Oprettende vedligehold/ændring af pergolaer 115.000 1.602.000 moms af kr. 1.602.000 400.500 2.002.500 OMKOSTNINGER Bygherrerådgivning 144.000 Advokat og revisor 2.500 Byggesagshonorar 25.000 Bestyrelsesudgifter 0 Byggelånsrenter 10.000 Finansieringsomkostninger 25.000 Forsikringer 2.500 209.000 moms af kr. 144.000 36.000 245.000 2.247.500 Afrundet til 2.250.000 FIANSIERING Forbrug af henlæggelser 300.000 Nyt 30 års fast forrentet lån (3,5%) 1.950.000 2.250.000 7
FINANSIERING DRIFT Realkreditlån over 30 år (3,5%) - ydelse 6,15% 119.925 Ydelse pr. kvm. (fordelt på 2.724 kvm.) 44 Lejl. type Antal lejl. Nuv. Mdl. Forhøj. Ny mdl. Kvm.-leje 73 KVM. 24 4.955 268 5.223 859 81 KVM. 12 5.303 297 5.600 830 Det forventes, at en stor del af merhuslejen kan finansieres af besparelse på varmeudgifter. Det foreslås, at der afholdes et ekstraordinært besluttende afdelingsmøde ultimo juni 2012, således at sagen kan fremsendes t il kommunen til behandling i august 2012 (aftalt med kommunen). Sideløbende vil der pågå projektering og udbud, så sagen kan startes op så tidlige i efteråret som muligt. Forslaget blev godkendt der afholdes ekstraordinært afdelingsmøde den 28. juni 2012 kl. 15.00/15.30. DAGSORDENSPUNKT 8. Forslag til afholdelse af ordinære afdelingsmøder. Det foreslås, at ordinære afdelingsmøder afholdes således: Afdeling Dato Kl. Sted Afdeling 1 og 2 27.08.2012 19.00 Aktivitetshuset Afdeling 3A 28.08.2012 18.00 Aktivitetshuset Afdeling 3B 28.08.2012 19.00 Aktivitetshuset Afdeling 3C 30.08.2012 18.00 Aktivitetshuset Afdeling 4 03.09.2012 19.00 Aktivitetshuset Afdeling 4A 04.09.2012 19.00 Aktivitetshuset Afdeling 5 10.09.2012 19.00 Beboerhuset Afdeling 6 11.09.2012 19.00 Fælleshuset Afdeling 7 11.09.2012 18.00 Fællesrummet Afdeling 8 03.09.2012 18.00 Aktivitetshuset Afdeling 9 19.09.2012 15.30 Sundtoppen Afdeling 10 05.09.2012 15.30 Fællesrummet Afdeling 11 06.09.2012 17.30 Aktivitetshuset Afdeling 13 17.09.2012 19.00 Malteriet fællesrum Afdeling 17 17.09.2012 17.00 Malteriet - fællesrum Afdeling 18/20/22 18.09.2012 19.00 Aktivitetshuset Forslaget blev godkendt. DAGSORDENSPUNKT 9. Forslag til afholdelse af bestyrelsesmøder i efteråret 2012. Bestyrelsesmødet afholdes på følgende tidspunkter: 06.08.2012 kl. 17.00 24.09.2012 kl. 17.00 05.11.2012 kl. 17.00 17.12.2012 kl. 17.00 Forslaget blev godkendt. 8
DAGSORDENSPUNKT 10. Orientering om igangværende byggesager. Der bliver orienteret om følgende byggesager: Omkring byggeriet i Vestergade blev det oplyst, at der er indgået forlig med MTHøjgaard om ekstraarbejder/solvæg m.v. Der kan forventes en overskridelse af byggesummen, som dog vil være i en størrelsesorden, så kommunen kan godkende dette inden for reglerne (max. 2% overskridelse). Omkring byggeriet på Rørfabrikken forløber sagen som planlagt. Der er dog en problematik omkring overskudsjo rd, som er forurenet og derfor skal køres bort fra grunden. Det er boligforeningens umiddelbare opfattelse, at rådgivernes beregninger i forbindelse med omprojektering af byggeriet ikke er korrekte, og at der bl.a. derfor er et rådgiveransvar i forbindelse med den forurenede jord. Omkring byggeriet på Andreas Steenbergs Plads blev det oplyst, at de nye lejligheder er ved at være færdige. Der afholdes en besigtigelse af de nye lejligheder for bestyrelsen og beboerne i afd. 4A den 28. juni 2012 kl. 17.00. Ef ter besigtigelsen inviteres beboerne til et informationsmøde i aktivitetshuset, hvor der servers sandwich og lidt drikkevarer. Helt konkret deltager Car sten Themsen i et byggemøde onsdag den 14. juni 2012, hvor der udarbejdes en revideret tidsplan m.v. me d henblik på information af beboerne i afdelingen. Problemer omkring sikkerhedsnet på altangangene drøftes tirsdag den 12. juni 2012, hvor det vil blive forlangt opsat omgående. Taget til efterretning. DAGSORDENSPUNKT 11. Eventuelt. Lene Jensen berørte problemer omkring p-pladser på Malterigrunden (især for ungdomsboligerne). Det blev aftalt, at problemet drøftes med Ceres Centret, som p.t. råder over en del p-pladser i området. Carsten Themsen oplyste, at kommunen var blevet rykket kraftigt for etablering af p-pladserne langs Houmannsgade. Lene Holm rejste atter problemet omkring manglende mulighed for brug af tørretumbleren i afd. 3B. Efter en drøftelse blev man enige om at medtage problemstillingen på førstkommende ordinære afdelingsmøde. Joan Midtgaard forespurgte om, at der havde været nogen reaktioner på stillingsannonce som danselærer i sidste beboerblad der har ikke været nogen reaktioner. Efter en kort drøftelse enedes man om at aktivitetsudvalget indkalder interesserede til et møde den 27. juni 2012 kl. 15.30 medhenblik på en drøftelse af nuværende og kommende aktiviteter. Taget til efterretning. Underskrift af bestyrelsen: NIELS KARL GRØNLUND LENE JENSEN LENEHOLM ULLA HERLØV ERIK RASMUSSEN 9
TORBEN MORTENSEN JOAN MIDTGAARD JENSEN Underskrift af forretningsfører: GUNNAR SØRENSEN 10