ÅRSBERETNING 2014 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Aalborg

ÅRSBERETNING 2014 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Aalborg - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2015

Strategi og planlægning God ressourceudnyttelse Fogedret Strafferet Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer 2 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Aalborg omfatter kommunerne Mariagerfjord, Rebild, Vesthimmerland og Aalborg med en samlet befolkning på ca. 325.000. Retten er centralt beliggende i Aalborg i C.W.Obels administrationsog kontorejendom på Badehusvej 17 tæt ved parkeringspladser og station. Retten behandler ca. 5% af alle byretssager i Danmark. Retten beskæftigede i 2014 74,8 årsværk fordelt på i gennemsnit ca. 80 ansatte. 2. Resultater i 2014 Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for 2014 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen. DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Driftsledelse og organisering Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Rettens produktivitet har samlet set udvist en fortsat vigende tendens i 2014. Niveauet er samlet faldet fra indeks 98,6 i 2013 til indeks 96,7 i 2014, hvor gennemsnittet ved byretterne er 98,3.

3 Udviklingen i den samlede produktivitet skal særligt ses i sammenhæng med et generelt faldende antal modtagne sager og et næsten uændret årsværksforbrug. Samlet blev der i 2013 afsluttet 34.571 vægtede sager mod 34.748 i 2014 med nogenlunde de samme ressourcer og dermed en samlet set øget produktivitet. Der er i 2014 anvendt en betydelig indsats - med god bistand fra Bedste-Praksiskonsulenter - på effektiviseringstiltag, som formentlig giver et lidt ringere resultat for 2014 end det forventes for de kommende år. På landsplan blev der i 2013 afsluttet 716.001 vægtede sager og i 2014 afsluttet 693.447 sager, og retten i Aalborg har i 2014 behandlet 5% af den samlede mængde sager ved byretterne mod 4,8% i 2012 og 4,9% i 2013. Retten i Aalborg producerer således en stigende andel af det samlede antal sager ved byretterne. Sagsudviklingen på de enkelte sagsområder er følgende: Straffesager Samlet blev der i 2014 afsluttet 7.257 vægtede straffesager mod 7.396 sager i 2013, svarende til et fald på knap 2%. Produktiviteten faldt efter indeks på dette område fra 100,4 i 2013 til 91,8 i 2014, svarende til et fald på knap 10%. Dette fald skyldes formentlig en større indsats i 2014 med omlægning af arbejdsgange og organisering, som forventes at give forbedringer i 2015. Civile sager Samlet blev der i 2014 afsluttet 3.115 vægtede sager mod 2.824 sager i 2013, svarende til en stigning på ca. 10% - og det skal ses i forhold til et samlet fald i afsluttede civile vægtede sager ved byretterne i gennemsnit fra 2013 til 2014 på godt 5%. Produktiviteten faldt ud fra indeks på dette område således kun fra 89,9 i 2013 til 89,7 i 2014 og det er væsentlig bedre end gennemsnittet for byretterne. Fogedsager Samlet blev der i 2014 afsluttet 15.140 vægtede fogedsager mod 15.459 sager i 2013, svarende til et fald på ca. 2%. Produktiviteten på dette område faldt fra indeks 97,6 i 2013 til 91,7 i 2014, svarende til et fald på knap 7%. Skiftesager Samlet blev der i 2014 afsluttet 4.053 vægtede skiftesager mod 4.320 sager i 2013, svarende til et fald på knap 7%. Produktiviteten steg ud fra indeks på dette område fra 107,9 i 2013 til 121,1 i 2014, svarende til en stigning på 11%, og væsentlig over gennemsnittet for byretterne. Notarialforretninger Samlet blev der i 2014 foretaget 3.714 notarialforretninger mod 3.224 i 2013, svarende til en stigning på godt 13% og stigningen var fra 2012 til 2013 på knap 14%. Notarialforretningerne varetages som udgangspunkt af skifterettens medarbejdere, og i lyset af den betydelig stigning på dette område, er produktivitetsforbedringen på skiftesagsområdet særlig bemærkelsesværdig. Der er endog forventning om, at antallet af notarialforretninger fortsat vil stige i de kommende år. Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid) For de enkelte sagsområder har sagsbehandlingstiden udviklet sig således i 2014: Straffesager

4 Domsmandssagernes gennemsnitlige sagsbehandlingstid var i 2013 106 dage og steg i 2014 til 114 dage, svarende til gennemsnittet for alle byretter. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for nævningesager var 116 dage i 2013 og 115 dage i 2014 mod et gennemsnit på 171 dage for alle byretter. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for sager uden domsmænd og tilståelsessager er stort set uændret med henholdsvis 36 og 98 dage i 2013 og henholdsvis 35 og 100 dage i 2014. Målsætningen om, at volds- og voldtægtssager skal afgøres inden for 37 dage efter de er modtaget ved retten opfyldes med henholdsvis 54,3% og 100%. Målopfyldelsen er tilsvarende god m.h.t. nævningesager, mens de øvrige straffesagstyper halter noget efter gennemsnittet ved landets byretter. 2014 var på dette område i særlig grad præget af behandlingen af den såkaldte Solhave-sag, som 2 dommere og 1 sekretær anvendte en stor del af året på, og det har således haft nogen betydning for det antal straffesager, som i øvrigt kunne behandles ved retten. Civile sager For hovedforhandlede alm. civile sager var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i 2013 steget til 593 dage, og den er i 2014 reduceret til 527, men det er stadig noget højere end gennemsnittet på 491 dage for landets byretter. Boligretssagerne og småsagerne havde i 2013 en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på henholdsvis 515 og 259 dage, og denne er i 2014 henholdsvis 580 og 237 dage. Der er tale om et fortsat fald i antal småsager, der stadig behandles hurtigere end gennemsnittet for landets byretter. Det bemærkes, at retten i 2013-2014 har haft fokus på at få de ældre og tunge sager afsluttet. Disse sager har en gennemsnitligt længere sagsbehandlingstid, og afviklingen heraf må på sigt forventes at have en positiv indflydelse på sagsbehandlingstiden. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid var i 2014 for ægteskabssager 101 dage og 119 for forældreansvarssager, hvilket for begge sagstyper er hurtigere end gennemsnittet for byretterne og opfylder målene herfor. Tilsvarende har de såkaldte tunge sager (forvaltningssager og sager med en værdi på 1 mio. kr. eller mere) nu en gennemsnitlig sagsbehandlingstid, der opfylder målsætningen for byretterne. Fogedsager For alm. fogedsager var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i 2013 42 dage, og den steg i 2014 til 44 dage. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for de særlige fogedsager, herunder sager om forældresamvær, arrest og bevissikring m.v., faldt fra 42 dage i 2013 til 37 dage i 2014. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for tvangsauktioner var 77 dage i 2013 og 76 dage i 2014. Sagsbehandlingstiderne er for fogedretten på alle områder bedre end gennemsnittet for landets byretter, og alle fastsatte mål for de gennemsnitlige sagsbehandlingstider er opfyldt. Skiftesager Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for dødsboer var i 2014 49 dage for boudlæg, 69 dage for uskiftet bo, 371 dage for privat skifte og 62 dage for forenklet privat skifte. Der er tale om en stigende sagsbehandlingstid i forhold til 2013, men resultatet er samlet set ikke over gennemsnittet for landets byretter. I 2014 modtog skifteretten 301 konkursbegæringer, 345 anmodninger om gældssanering, 280 anmodninger om tvangsopløsning, 5 rekonstruktioner og 36 ægtefælleskifter, hvorved retten modtog flest skiftesager af alle landets byretter. 2014 blev på dette område særligt præget af O.W.Bunker A/S forsøg på rekonstruktion og konkurs, som skifteretten har behandlet. Resultat 3: Faglig kvalitet Fastholdelse og udvikling af den faglige kvalitet ved retten sker bl.a. i nært samarbejde med Aalborg Universitet, der har en jurauddannelse, hvor mange af rettens jurister enten underviser eller fungerer

5 som censorer. Retten har gennemsnitligt 4 jurastuderende ansat og lægger lokaler til en retshjælp med jurastuderende. Behandling af sager med 3 juridiske dommere (nævningesager og principielle civile sager) er en værdsat ordning for også faglig udvikling. I disse sager medvirker typisk 2 udnævnte dommere sammen med en dommerfuldmægtig, der har stort udbytte af samarbejdet med dommerne. Det forventes bl.a. i lyset af de skærpede regler for adgang til at henvise sager til landsretten, at antallet af 3-dommersager stiger i de kommende år. Retten har også i 2014 udover boligretssager behandlet sager med sagkyndige dommere, og erfaringerne hermed er gode, og flere sager forventes med sagkyndige dommere, såfremt parterne ønsker det. Der føres ikke statistik over antallet af appellerede sager til landsretten, men det er fortsat vurderingen, at ganske få af rettens afgørelser ændres af landsretten. Digitalisering udgør et vigtigt redskab til øget faglig kvalitet i sagsløsningen. Som led heri har hovedparten af rettens jurister taget ipads i brug og disse tablets har vist sig meget anvendelige til forberedelse og opslag ved behandlingen af retssager. Alle medarbejdere var i 2014 på IT-kurser tilpasset den enkeltes aktuelle kompetencer for at sikre brugen af IT i alle dele af sagsbehandlingen, og herunder ruste retten til den digitale kommunikation med både rettens professionelle og almindelige brugere. Videndeling har høj prioritet ved domstolene, og i 2014 blev lanceret et nyt samlet intranet for alle landets retter. Indholdet bliver bl.a. leveret af videndelingsgrupper inden for de forskellige sagsområder, og retten i Aalborg er repræsenteret i grupperne for skifte-, civil og straffesager. Der er i 2014 installeret video3-udstyr i 2 retssale, og det har hurtigt vist sig som en stor succes i både civile og straffesager, at dele af retsmøder kan foregå via video og spare både tid og penge for de involverede. I 3 civile retssale er der i 2014 installeret udstyr til digital præsentation af sagerne, ligesom der hos de jurister, der forbereder de civile retssager er etableret skærmløsninger m.v. til brug for ren digital behandling af sagerne. I maj 2014 afholdtes seminar om personskadesager ved landsdommer Michael Lerche. I seminaret deltog også jurister fra Retten i Hjørring, som der er et godt og nært samarbejde med. I december blev der afholdt seminar om de nye regler for samfundstjeneste ved medarbejdere fra Kriminalforsorgen. Der blev i august/september afholdt to meget efterspurgte seminarer om ændringerne af retsplejeloven pr. 1. juli 2014 og den reviderede vejledning om behandlingen af civile sager med deltagelse af omkring 100 repræsentanter fra retskredsens advokatfirmaer. Skifteretten har i løbet af 2014 afholdt møder med de autoriserede bobestyrer og ægtefælleskiftebehandlere samt medhjælperne i konkurs- og gældssaneringssager. Det er rettens opfattelse, at møderne opfylder formålet om til stadighed at fastholde og udbygge samarbejdet mellem skifteretten og dens samarbejdspartnere og samtidig bidrage til erfaringsudveksling og videndeling. Mødeaktiviteten vil blive fortsat i 2015, herunder med et reduceret antal medhjælpere af hensyn til at skabe sagsvolumen med mulighed for øget specialisering på insolvensretsområdet.

6 4: Brugeroplevet kvalitet Retten har et mangeårigt godt og nært samarbejde med sine nærmeste brugere Nordjyllands politi og Aalborg Advokatforening samt advokatkredsen som der jævnligt afholdes møder og seminarer sammen med. I 2014 blev der ved retten indført ip-telefoni med bl.a. bedre omstillings- og køfunktioner med henblik på at kunne yde en bedre telefonbetjening af rettens brugere. Dette skal ses i sammenhæng med, at en stigende del af kontakten med retten foregår pr. telefon, herunder ved telefonmøder i rets- og fogedsager samt vejledning i dødsboerne. I tilknytning hertil blev der i 2014 også anvendt betydelig ressourcer på tilpasning af sagsgange til digital sagsbehandling, herunder som følge af ophævelsen af underskriftskravet pr. 1. januar 2015. Også i 2014 afholdt Advokatforeningen og Juridisk Institut ved Aalborg Universitet samt retten i fællesskab en sommerskole i august, hvor jurastuderende i løbet af en uge modtog retssagsundervisning og gennemførte et processpil i rettens lokaler. I 2013 blev der indført adgang til at foretage forkyndelse (indkaldelse og andre meddelelser fra retten) telefonisk frem for at få besøg af stævningsmanden. Tilbagemeldingerne fra dem, som rettens medarbejdere på den måde har været i kontakt med, er meget positive. Der er i 2014 arbejdet videre hermed, og med en forventning om en endnu mere intensiv indsats på dette område i 2015. Det er meget vel modtaget, at det ikke kræver tidsbestilling at komme til notaren, og at der ydes retshjælp i rettens bygning hver tirsdag og torsdag kl. 15-18 og tilstrømningen til begge ordninger har været stigende i 2014. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Personalemæssigt var 2014 også præget af fratræden af flere meget erfarne medarbejdere, og årsværksforbruget faldt for hele 2013 fra 75,6 til 74,8 i 2014. De samlede udgifter til drift af selve retten i Aalborg var i 2014 på 49,4 mio. kr. Set i forhold til indtægterne fra rettens aktiviteter giver det et overskud på 124,1 mio. kr. i 2014. Rettens personaleforbrug og udgifter fordeler sig således over de seneste år: 2014 2013 2012 2011 2010 Årsværk 74,8 75,6 75.0 80,5 86,6 Sygedage pr. medarb. 8,5 5,1 9,6 7,7 7,9 Lønsum i mio.kr. 36,6 36,3 37,3 38,8 40,7 Drift i mio.kr. 12,843 12,9 12,3 12,3 11,5 Rettens indtægter i kr. fordeler sig således: 2014 2013 2012 2011 2010 Retsafgifter 18.774.925 19.551.484 19.431.439 21.317.980 23.333.203 kr. Boafgifter 154.720.571 133.159.318 158.239.469 167.781.095 160.812.065 kr. Samlet provenu 173.495.496 152.710.802 177.670.908 189.099.075 184.145.268 kr. Det gennemsnitlige sygefravær pr. medarbejder ved retten steg i 2014 markant til 8,5 dage pr. medarbejder mod 5,1 dag pr. medarbejder i 2013. Sygefraværet skyldtes særligt 2 medarbejderes

7 langtidssygemeldinger, og til trods herfor er sygefraværet ved retten fortsat under gennemsnittet for landets byretter. Bemærkelsesværdigt er det også, at andelen af årsværksforbruget anvendt på generel ledelse og administration er fortsat faldende til nu 12,0% af de samlede personaleressourcer mod 13,4% i 2013. I 2014 blev der gennemsnitligt ved byretterne anvendt 18,2% af årsværksforbruget på generel ledelse og administration. Ved retten i Aalborg er fokus på at anvende flest mulige ressourcer på sagsløsning, og retten har således fortsat det laveste forbrug blandt alle byretter på administration og ledelse. Det lave forbrug af ressourcer på administration må således tages som udtryk for, at der arbejdes meget effektivt blandt det administrative personale, der i høj grad bidrager til rettens samlede produktivitet og resultater. Retten havde den 29. april 2014 besøg af Arbejdstilsynet, der på baggrund af en gennemgang tildelte retten en grøn smiley. Der blev i 2014 foretaget en sikkerhedsmæssig gennemgang af retsbygningen, for at både brugere og medarbejdere altid kan føle sig trygge i retten. Det udmøntede sig i etablering af sikre zoner, særlige vente- og advokatværelser samt et nyt alarm- og adgangssystem. Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Retten har et godt samarbejde med de lokale nordjyske medier, der jævnligt besøger retten med journaliststuderende og nye medarbejdere ved TV2-Nord og Nordjyske. Sager ved retten er dagligt omtalt i Nordjyske, og det sker generelt på en god og sober måde. Der er ikke ved retten etableret en formel pressedommerordning, og præsidenten fungerer som kontaktperson for pressen. Informationsvirksomheden om retten foregår primært via rettens hjemmeside, hvor bl.a. berammelsestider i de fleste sagstyper nu også løbende angives. Udover værtskabet for retshjælpen, har fokus været på at gøre retten endnu mere åben for besøg af grupper og foreninger, både i og uden for almindelig arbejdstid. Retten kontaktede for nogle år siden retskredsens skoler med oplysning om retten og mulighederne for, at skoleklasser kan overvære retssager. Det er blevet en stor succes, og nærmest hver uge er skoleklasser på 8.-10. klassetrin på besøg og følger typisk en mindre voldssag i en af rettens større retssale. I 2014 har retten haft besøg af ca. 110 skoleklasser med mere end samlet 1.400 elever. Gymnasier og handelsskoler viser nu også øget interesse herfor, og retten deltager i projektet om at give gymnasieklasser mulighed for at få undervisning om retssystemet, overvære en retssag samt selv gennemføre et processpil i retten, se mere herom på rettens hjemmeside og på www.kenddinret.dk. Det er indtrykket, at retten har et godt omdømme og så vidt muligt deltager åbent i det lokale samfund, som retten og dens medarbejdere er en aktiv del af. Rettens lokaler stilles således gerne til rådighed for møder med byens advokater og ansatte ved domstolene, herunder vore naboretter og repræsentanter fra styrelsen m.v. Retten har således i 2014 været vært for flere kurser for regionens domstolsansatte og møde for alle byretspræsidenterne i marts 2014. 3. Udviklingsaktiviteter i 2015 Rettens udviklingsaktiviteter i 2015 tager i høj grad afsæt i resultaterne fra 2014. For så vidt angår rettens effektivitet og sagsbehandlingstider, har disse i 2014 ikke været på det niveau, retten vanlig vis præsterer. Årsagerne hertil er mange, men særligt fremhæves skal en omlægning af organiseringen af arbejdet med vore retssager, herunder med mindre sekretærbistand, og det har kostet mange kræfter at

8 gennemføre. Nedenfor er en sammenligning mellem modtagne og afsluttede sager i 1. kvartal af 2013, 2014 og 2015, og der er betydelig fremgang at spore. Sagstype Modtaget 1. kvt. 2013 Modtaget 1. kvt. 2014 Afgjort 1. kvt. 2013 Afgjort 1. kvt. 2014 Modtaget 1. kvt. 2015 Afgjort 1. kvt. 2015 Alm. civile sager 150 133 166 (50) 178 (65) 153 186 (69) Småsager 316 271 293 (17) 309 (24) 304 292 (20) Boligretssager 13 5 21 (5) 15 (3) 8 26 (14) Forældre- og 65 73 72 102 75 78 ægteskabssager Domsmandssager 225 181 138 188 146 180 Tilståelsessager 122 144 136 110 112 118 Sager u. domsmænd 1.398 1.723 1,396 1.746 1.464 1.901 Betalingspåkrav 1.365 1.298 1.402 1.377 1.451 1.599 Alm. fogedsager 2.380 2.118 2.220 2.319 2.405 2.277 Særlige fogedsager 267 292 299 305 289 304 Tvangsauktioner 149 93 159 94 80 91 Konkurs 107 68 82 101 76 76 Tvangsopløsning 58 42 113 64 56 60 Gældssanering 106 108 121 107 74 86 Ægtefælleskifte 13 11 12 13 11 10 Dødsboer 901 735 773 705 891 752 () hovedforhandlede sager Over en bred front afsluttes nu flere sager end der modtages, og end der er afsluttet i tidligere år. Til underbygning af en mere effektiv sagsbehandling og af rettens øvrige positive udvikling er blandt andet følgende aktiviteter i 2015 prioriteret: Der gennemføres med bistand fra Domstolsstyrelsens Bedste Praksis-konsulenter også i 2015 forløb med gennemgang af arbejdsgange knyttet til behandlingen af civile og straffesager samt skiftesager for at finde optimeringsmuligheder. Retten deltager sammen med 4 andre byretter i et forsøgsprojekt med permanent adgangskontrol, som det kendes fra lufthavne og visse andre mere udsatte offentlige bygninger. Forsøget løber over 1 år fra juni 2015 og evalueres både blandt rettens medarbejdere og brugere. Alle rettens medarbejdere blev i 2014 tilbudt deltagelse i konflikthåndteringskurser, og der følges op herpå med et 2 dages kursus i juni 2015 igen for alle rettens medarbejdere i lyset af det øgede fokus på sikkerhed. Der gennemføres forløb med flere gymnasieklasser om kendskab til retssystemet, hvor en medarbejder først besøger gymnasiet, og derefter overværer klassen en retssag. Efter yderligere undervisning gennemfører klassen et processpil i en retssal. Samlet set anses retten i Aalborg inde i en positiv udvikling med et solidt fundament for at skabe gode resultater i de kommende år.