Lyngby-Taarbæk Kommune Center for Økonomi og Personale Koncernstyring 30. april 2015 Indstillede effektiviserings- og omstillingsforslag til fagudvalgsbehandling maj 2015, 1.000 kr. Nr. Emne 2016 2017 2018 2019 I alt Økonomiudvalget (-7,0 mio. kr.): ØU1 Indkøb og Udbud kortlægning og handleplan 283 200-900 -1.500-1.917 ØU2 Ansættelsesbreve -75-75 -75-75 -300 ØU3 Sammenlægning af Beredskabet -400-400 -900-900 -2.600 ØU4 Gennemgang af større servicekontrakter på IT-området -100-200 -200-200 -700 ØU5 Nyt ESDH-system (SBSys) færre driftsudgifter 0-200 -250-250 -700 ØU6 Ny finansiel politik -2.600-2.600-2.600-2.600-10.400 ØU7 Ny indkøbsaftale - telefoniområdet -900-900 -900-900 -3.600 ØU8 Begrænsning af centrale puljer m.v. -800-800 -800-800 -3.200 ØU9 Ophør med sundhedsordning -825-1.100-1.100-1.100-4.125 ØU10 Venskabsbysamarbejde nedlægges -231-231 -231-231 -924 KE1 Reduktion af tomgangsleje - udlejningsejendomme og kommunal garanti -300-300 -300-300 -1.200 KE2 Øget anvendelse af egne kompetencer i Ejendomsdrift -100-100 -100-100 -400 KE3 Fokus på dyre lejemål - opsigelse eller forhandling -100-400 -800-800 -2.100 KE4 Gennemgang af serviceaftaler på kommunale ejendomme -100-100 -100-100 -400 KE5 Fælles udbud/rammeaftale på bilkøb og bilservice -100-100 -100-100 -400 KE6 Fælles flådestyring for Center for Arealer og Ejendomme samt Rådhus 50-100 -100-100 -250 KE7 Implementering af fælles sikringsstrategi for de kommunale ejendomme -500-500 -500-500 -2.000 KE8 Budgetgennemgang af Kommunale Ejendomme -1.100-1.100-1.100-1.100-4.400 I alt -7.898-9.006-11.056-11.656-39.616 - = mindreudgift, merindtægt += merudgift, mindreindtægt Forslag er allerede godkendt.
ØU1 Titel: Indkøb og Udbud kortlægning og handleplan Kategori: 1. Proces- og ressourceoptimering Udvalg: Økonomiudvalget Aktivitetsområde: Alle Center: Center for Kultur og Jura Kontaktperson: Martin Skoulund Larsen / Birger Kjer Hansen Beskrivelse Forslaget baserer sig på den analyse som er forelagt og godkendt af Økonomiudvalget d. 15. januar 2015. Samlet forslag om Indkøb og Udbud 2016 2017 2018 2019 Bruttobesparelse - Økonomiudvalgets område -917-1.000-1.500-1.500 Bruttobesparelse - Social- og Sundhedsudvalgets område -333-1.000-1.000-1.000 Investeringsomkostninger - Økonomiudvalgets område 1.200 1.200 600 I alt -50-800 -1.900-2.500 Gevinsten ved forslaget er imidlertid fordelt på Økonomiudvalgets område (som angivet 0,917 mio. kr. i 2016 og 1,0 mio. kr. i 2017 og 1,5 mio. kr. i 2018 frem) og Social- og Sundhedsudvalgets område (0,333 mio. kr. i 2016 og 1 mio.kr årligt fra 2017), da det allerede nu står klart, at en del af den styrkede indsats skal anvendes til et udbud af indkøb af fødevarer på Den Kommunale Madservice. Investeringen i forslaget i form af en øget ressourceindsats i administrationen på udbuds- og indkøbsområdet ligger derimod på Økonomiudvalgets område - og derfor er der (i de første år) en merudgift isoleret set på dette område, jf. oversigten nedenfor. Potentialet vurderes samlet set for Økonomiudvalget og Social- og Sundhedsudvalget under ét - til at være 0,05 mio. kr. i 2016 stigende til 2,5 mio. kr. årligt fra 2018 og frem.
ØU1 Økonomi og personalemæssige konsekvenser Økonomiske konsekvenser, 1.000 kr. 2016 2017 2018 2019 Besparelse - løn Besparelse - øvrig drift -917-1.000-1.500-1.500 Investeringsomkostninger 1.200 1.200 600 Indtægter I alt 283 200-900 -1.500 Personalemæssige konsekvenser årsværk Gennemsnitsløn pr. år (1.000 kr.) Beløbene er i 2015-niveau (-=budgetreduktion og reduktion i personale/+=budgetforøgelse og øget personale) Forslaget vurderes at indebære en nettoudgift på Økonomiudvalgets område på 0,3 mio. kr. i 2016 og 0,2 mio. kr. i 2017. I 2018 forventes derimod en gevinst på 0,9 mio. kr. stigende til 1,5 mio. kr. i 2019 og frem. Konsekvenser herunder evt. for serviceniveau Det kan ikke på nuværende tidspunkt specificeres nærmere, hvilke områder der kan blive genstand for udbud. Den gennemførte analyse omfatter dog indkøb af alle varer og tjenesteydelser, som ligger over tilbudslovens tærskelværdi på 0,5 mio. kr. årligt. Implementering Forslag implementeres i 2015. Gevinsten ved de forestående udbud forventes dog først at kunne indhentes fuldt ud i 2018. Tidligere politisk behandling af forslag Er forslag nyt: Hvis nej, hvornår har forslaget senest været behandlet politisk: Forslaget er behandlet og godkendt på Økonomiudvalgets møde den 15. januar 2015. Sammenhæng med øvrige forslag Vil forslaget have konsekvenser ift. andre forslag: Ja Hvis ja, hvilke andre forslag vil blive omfattet heraf: Besparelsen for så vidt angår Social- og Sundhedsudvalgets område fremgår af forslag ÆL14. Høring Skal forslag i høring: Hvis ja, angives hvem der skal høres:
ØU2 Titel: Ansættelsesbreve Kategori: 1. Proces- og ressourceoptimering Udvalg: Økonomiudvalget Aktivitetsområde: Dagtilbud, Tandpleje, Plejecentre og Botilbud Center: Center for Økonomi og Personale Kontaktperson: Gitte Møller Petersen Beskrivelse Der har været gennemført en analyse af processen for udarbejdelse af ansættelsesbreve set i lyset af de nye muligheder implementeringen af det personaleadministrative system Opus Personalemapper giver. Analysen viser, at implementeringen af Opus Personalemapper nødvendiggør en centralisering af opgaven med udarbejdelse ansættelsesbreve, dels for at udnytte systemet optimalt, dels for at undgå for mange skift i arbejdsprocessen. Ændringen skal også ses i lyset af, at praksis omkring udarbejdelsen af ansættelsesbreve er meget forskellig mellem områderne. Analysen viser dog, at det samlede tidsforbrug kun vil blive reduceret lidt. Til gengæld ligger der et effektiviseringspotentiale i, at der fremover ikke skal udarbejdes ansættelsesbreve til de timelønnede medarbejdere. Potentialet er opgjort til 75.000 kr. pr. år. Økonomi og personalemæssige konsekvenser Økonomiske konsekvenser, 1.000 kr. 2016 2017 2018 2019 Besparelse - løn -75-75 -75-75 Besparelse - øvrig drift Investeringsomkostninger Indtægter I alt -75-75 -75-75 Personalemæssige konsekvenser årsværk Gennemsnitsløn pr. år (1.000 kr.) 400 Beløbene er i 2015-niveau (-=budgetreduktion og reduktion i personale/+=budgetforøgelse og øget personale) Potentialet er beregnet i forhold til ca. 1.400 ansættelser årligt (550 timelønsansættelser og 850 månedslønsansættelser), hvor der i gennemsnit anvendes 10-15 minutter pr. ansættelse. Ansættelsesbreve til de timelønnede bortfalder og Center for Økonomi og Personale løser fremover opgaven med ansættelsesbreve til de månedslønnede indenfor de eksisterende personaleressourcer.
ØU2 Konsekvenser herunder evt. for serviceniveau Konsekvenserne af forslaget vil være, at ansættelsesbreve til månedslønnede medarbejdere i kommunen vil blive ensartet. Der vil være en mere smidig arbejdsgang. Samtidig vil de timelønnede medarbejdere på dagtilbudsområdet, plejecentrene og botilbuddene opleve, at de ikke længere modtager et ansættelsesbrev, når de har en løs tilknytning til området i lighed med øvrige områder i kommunen. Implementering Det er besluttet, at opgaven med centralisering af ansættelsesbreve indgår i implementeringen af Opus Personalemapper, dvs. i løbet af uge 13 i 2015 for dagtilbudsområdet og i løbet af uge 18 for plejecentrene og botilbuddene. Tidligere politisk behandling af forslag Er forslag nyt: forelagt Økonomiudvalget som analyse den 15. januar 2015. Økonomiudvalget orienteret om centraliseringen den 5. marts 2015. Sammenhæng med øvrige forslag Vil forslaget have konsekvenser ift. andre forslag: Høring Skal forslag i høring:
ØU3 Titel: Sammenlægning af Beredskabet Kategori: 1. Proces- og ressourceoptimering Udvalg: Økonomiudvalget Aktivitetsområde: Beredskabet Center: Center for Kultur og Jura Kontaktperson: Rasmus Storgaard Petersen Beskrivelse Det indgår som en del af aftalen mellem regeringen og KL om kommunernes økonomi for 2015, at de nuværende 86 beredskabsenheder skal samles i større enheder - i størrelsesordenen 20 enheder med virkning fra 1. januar 2016. På den baggrund - og på baggrund af et forberedende arbejde i hovedstadsområdet - traf Kommunalbestyrelsen i december principbeslutning om etablering af et fælles redningsberedskab mellem Ballerup,Gentofte, Gladsaxe, Herlev og Lyngby-Taarbæk Kommuner fra 1. januar 2016. Det indgik som forudsætning for kommuneaftalen, at det kommunale bloktilskud blev nedreguleret allerede fra 2015 - hvilket allerede er indarbejdet i budget 2015 i Lyngby-Taarbæk Kommune. Deruodver har det været forudsat, at samordningen af beredskaberne ville frigive yderligere 100 mio. kr. i effektiviseringsgevinst på landsplan fra 2016 - svarende til ca. 0,9 mio. kr. i Lyngby-Taarbæk Kommune. De 0,9 mio. kr. foreslås at indgå som udmøntning af effektiviseringsrammen for 2016 og frem, hvor det nye fælles beredskab er etableret, idet de 0,5 mio. kr. af den forudsatte gevinst i 2016 og 2017 allerede er prioriteret til fastholdelse af "egen lægedækning" i en periode - jf. sag godkendt af Kommunalbestyrelsen i september 2014. Der tilbagestår herefter skønnet 0,4 mio. kr. i effektiviseringsgevinst i 2016 og 2017 - samt 0,9 mio. kr i 2018 og frem - der kan medgå til udmøntning af effektiviseringsrammen
ØU3 Økonomi og personalemæssige konsekvenser Økonomiske konsekvenser, 1.000 kr. 2016 2017 2018 2019 Besparelse - løn Besparelse - øvrig drift -400-400 -900-900 Investeringsomkostninger Indtægter I alt -400-400 -900-900 Personalemæssige konsekvenser årsværk Gennemsnitsløn pr. år (1.000 kr.) Beløbene er i 2015-niveau (-=budgetreduktion og reduktion i personale/+=budgetforøgelse og øget personale) Konsekvenser herunder evt. for serviceniveau Grundlaget for indgåelse af aftalen imellem netop de 5 kommuner er, at alle kommuner har et relativt ensartet serviceniveau. Der forventes således også mulighed for gennem omkostningsreducerende tiltag ved indgangen til 2016 at kunne videreføre det nuværende serviceniveau - hvilket også indgår i forudsætningen for indgåelse af den faktiske samordningsaftale. Der kan evt. være nogle transaktionsomkostninger i forbindelse med etableringen af det nye samordnede beredskab, som på nuværende tidspunkt ikke er afdækket. Implementering Forslaget ventes implementeret fra 1. januar 2016 med en nedskrivning af rammen. Det indgår i den kommende samordningsaftale hvordan etableringen og implementeringen skal foregå. Tidligere politisk behandling af forslag Forundersøgelsen og grundlaget for principbeslutningen om samordningen mellem de fem kommuner har været behandlet af Kommunalbestyrelsen i december 2014. Der ventes en ny forelæggelse med forslag til samordningsaftale i april 2015 Sammenhæng med øvrige forslag Høring
ØU4 Titel: Gennemgang af større servicekontrakter på IT-området Kategori: 2. Opgavebortfald uden reduktion i serviceniveau Udvalg: Økonomiudvalget Aktivitetsområde: Administration Center: Center for Borgerservice og Digitalisering Kontaktperson: Jakob Sylvest Nielsen Beskrivelse Forslaget retter sig mod en kritisk gennemgang af de vilkår, som udgør grundlaget for kommunens servicekontrakter på IT-området. En servicekontrakt er en aftale om, hvornår og hvordan leverandøren skal yde service overfor kommunen f.eks. i form af systemer, der ikke fungerer tilfredsstillende. En række nabokommuner har gennem det seneste år oplevet, at en kritisk gennemgang af serviceniveauerne kan give et økonomisk rationale i form af lavere priser på service. Gennemgangen har b.a. taget udgangspunkt i, at en række systemer og funktioner ikke alle benyttes lige intensivt, og at de systemer, der kun anvendes i begrænset omfang får nedgraderet serviceaftalen. Center for Borgerservice og Digitalisering vil foretage en tilsvarende gennemgang i Lyngby- Taarbæk Kommune og forventer på den baggrund at kunne hjemtage en mindre effektiviseringsgevinst - dog ikke fuldt ud i 2016, hvor der påhviler Center for Borgerservice og Digitalisering en række større effektiviserings- og implementeringsopgaver i forbindelse med SBsys i 2015 og 2016. Økonomi og personalemæssige konsekvenser Økonomiske konsekvenser, 1.000 kr. 2016 2017 2018 2019 Besparelse - løn 0 0 0 0 Besparelse - øvrig drift -100-200 -200-200 Investeringsomkostninger 0 0 0 0 Indtægter 0 0 0 0 I alt -100-200 -200-200 Personalemæssige konsekvenser årsværk 0 0 0 0 Gennemsnitsløn pr. år (1.000 kr.) Beløbene er i 2015-niveau (-=budgetreduktion og reduktion i personale/+=budgetforøgelse og øget personale) Der er ingen personalemæssige konsekvenser af forslaget.
ØU4 Konsekvenser herunder evt. for serviceniveau Det er intentionen gennem udvælgelse af relevante serviceaftaler at sikre, at der ikke bliver konsekvenser for serviceniveauet overfor borgerne. Implementering Der er ikke i forslaget implementeringsudgifter. Tidligere politisk behandling af forslag Er forslag nyt: Ja Sammenhæng med øvrige forslag Vil forslaget have konsekvenser ift. andre forslag: Høring Skal forslag i høring:
ØU5 Titel: Nyt ESDH-system (SBSys) færre driftsudgifter Kategori: 2. Opgavebortfald uden reduktion i serviceniveau Udvalg: Økonomiudvalget Aktivitetsområde: Administration Center: Center for Borgerservice og Digitalisering Kontaktperson: Jørn Unnerup Beskrivelse Formålet med skiftet i det generelle, tværdækkende ESDH-system fra GoPro til SBSys havde to elementer. Strategisk vil det fjerne behovet for udviklingsudgifter i forhold til monopolbruddet, og den løbende drift ville blive billigere. Dette forslag vedrører det sidste element. Udgifter til licenser af GoPro erstattes af udgifter til medlemskab af SBS-brugerklubben (9 kr./indbygger i 2015). Der forventes fortsat dog i begrænset omfang at skulle udvikles specielle integrationer til SBsys. Det samme gælder udgifter til den tekniske drift af de nødvendige servere mv. Besparelsen på den løbende drift vil derfor primært hidrøre fra, at licensudgifter erstattes med et væsentlig billigere medlemskab af brugerklubben. I 2016 forventes der at være behov for at bruge besparelsen på engangsudgifter i.f.m. overgangen til SBSys ligesom udgifter til GoPro først falder bort i første halvår af 2016. Økonomi og personalemæssige konsekvenser Økonomiske konsekvenser, 1.000 kr. 2016 2017 2018 2019 Besparelse - løn 0 0 0 0 Besparelse - øvrig drift 0-200 -250-250 Investeringsomkostninger 0 0 0 0 Indtægter 0 0 0 0 I alt 0-200 -250-250 Personalemæssige konsekvenser årsværk 0 0 0 0 Gennemsnitsløn pr. år (1.000 kr.) Beløbene er i 2015-niveau (-=budgetreduktion og reduktion i personale/+=budgetforøgelse og øget personale) Der er ingen personalemæssige konsekvenser af forslaget.
ØU5 Konsekvenser herunder evt. for serviceniveau Der er ingen konsekvenser for serviceniveauet, da det nødvendige tværdækkende ESDHsystem blot tilvejebringes på en billigere måde. Implementering Der er ikke i forslaget implementeringsudgifter, da forslaget alene omfatter konsekvenserne af handlinger foretaget og finansieret før 2017 inden for eksisterende budgetmæssige rammer. Tidligere politisk behandling af forslag Er forslag nyt: Ja Sammenhæng med øvrige forslag Vil forslaget have konsekvenser ift. andre forslag: Høring Skal forslag i høring:
ØU7 Titel: Ny indkøbsaftale - telefoniområdet Kategori: 1. Proces- og ressourceoptimering Udvalg: Økonomiudvalget Aktivitetsområde: Alle Center: Center for Kultur og Jura Kontaktperson: Martin Skoulund Larsen Beskrivelse Udbud og Indkøb har i 2014 gennemført udbud af kommunens telefoni. Den nye aftale træder i kraft 1. januar 2015 og omfatter al telefoni samt data. Økonomi og personalemæssige konsekvenser Økonomiske konsekvenser, 1.000 kr. 2016 2017 2018 2019 Besparelse - løn Besparelse - øvrig drift -900-900 -900-900 Investeringsomkostninger Indtægter I alt -900-900 -900-900 Personalemæssige konsekvenser årsværk Gennemsnitsløn pr. år (1.000 kr.) Beløbene er i 2015-niveau (-=budgetreduktion og reduktion i personale/+=budgetforøgelse og øget personale) Konsekvenser herunder evt. for serviceniveau Ingen konsekvens for serviceniveau. Implementering Besparelsen udmøntes på de reelle enheder som udbudsberegningerne viser vil have en besparelse i 2015 og frem. Det skønnes, at det for den enkelte enhed vil resultere i en begrænset budgetreduktion. Forslaget implementeres i 2015, men er ikke hjemtaget i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2015. Forslaget forventes derfor at have fuld virkning fra 2015 og frem.
ØU7 Tidligere politisk behandling af forslag Er forslag nyt: Ja Sammenhæng med øvrige forslag Vil forslaget have konsekvenser ift. andre forslag: Høring Skal forslag i høring:
ØU8 Titel: Begrænsning af centrale puljer m.v. Kategori: 3. Øvrige Udvalg: Økonomiudvalget Aktivitetsområde: Alle Center: Center for Økonomi og Personale Kontaktperson: Betina Bengtsen Beskrivelse Forvaltningen har gennemgået forbruget på en række centrale poster under Administration og Puljer for 2013 og 2014 sammenholdt med budgettet for 2015 og budgetperioden 2016-19 og foreslår i fortsættelse heraf, at en række centralt afsatte midler budgetkorrigeres som led i effektiviseringen fra 2016. Det skal understreges, at de centrale konti allerede er justeret en del som følge af de senere års budgetaftaler og effektiviseringer, og at potentialet efterhånden skønnes at være i bund, hvis man skal bevare fleksibiliteten til centralt iværksatte initiativer på tværs af organisationen. De begrænsninger der foreslås, tager primært udgangspunkt i områder, hvor der i forvejen har kunnet konstateres et mindreforbrug de sidste par år sammenholdt med en forventning om et forventet mindrebehov de kommende år i forhold til det budgetlagte. Følgende centrale puljer foreslås reduceret: Leder- og medarbejderudviklingsaktiviteter med 0,15 mio. kr. årligt fra 2016. Der er et centralt budget på årligt 1,3 mio. kr. fra 2016 - forbruget har i de senere år ligget på højst 1,2 mio. kr. årligt, ligesom der er overførte midler fra 2014 til 2015. Der er fortsat uddannelsesmidler m.v. på enhedernes egne budgetter. Korterevarende lederkurser og møder m.v. med 0,1 mio. kr. årligt fra 2016. Der er tale om midler til primært interne kurser - personaleadministration, førstehjælp m.v. Der tilbagestår herefter 75.000 kr. hvilket ikke skønnes at give væsentlige begrænsninger i aktivitetsniveauet. Ekstern Kommunikation med 0,15 mio. kr. årligt fra 2016. Der er et centralt budget på 0,8 mio. kr. årligt - bl.a. til hjemmeside, annoncering, ekstern rådgivning m.v. Der skønnes ikke at være væsentlige konsekvenser - således var forbruget i f.eks. 2014 på 0,45 mio. kr. Digitalisering af budget- og regnskabspublikationer svarende til en besparelse på 0,1 mio. kr. årligt fra 2016. Det indebærer en begrænsning i antallet af trykte bøger idet der dog fortsat tilbagestår 70.000 kr. på kontoen.
ØU8 Personalearrangementer med 0,05 mio. kr. årligt fra 2016. Det tilbageværende beløb vil svare til de faktisk afholdte arrangementer de senere år. Jubliæumsgratialer med 0,25 mio. kr. årligt fra 2016. Der er lavet en vurdering af budgettets størrelse set i sammenhæng med det forventede antal jubilarer de kommende år. Hertil foreslås det at midlerne til jubliæumsarrangementer på 0,1 mio. kr. nedlægges, da der ikke er afholdt sådanne arrangementer de seneste par år. Økonomi og personalemæssige konsekvenser Økonomiske konsekvenser, 1.000 kr. 2016 2017 2018 2019 Besparelse - løn Besparelse - øvrig drift -800-800 -800-800 Investeringsomkostninger Indtægter I alt -800-800 -800-800 Personalemæssige konsekvenser årsværk Gennemsnitsløn pr. år (1.000 kr.) Beløbene er i 2015-niveau (-=budgetreduktion og reduktion i personale/+=budgetforøgelse og øget personale) Konsekvenser herunder evt. for serviceniveau Der skønnes ingen væsentlige konsekvenser for serviceniveau da forslaget i stort omfang vil afspejle faktisk aktivitet de seneste år eller forventninger til aktivitet de kommende år - dog med undtagelse af nedsat mulighed for at modtage en trykt budget- og/eller regnskabsbog. Implementering Forslaget kan implementeres umiddelbart. Tidligere politisk behandling af forslag Er forslag nyt: Ja Sammenhæng med øvrige forslag Vil forslaget have konsekvenser ift. andre forslag: Høring Skal forslag i høring:
ØU9 Titel: Ophør med sundhedsordning Kategori: 3. Øvrige Udvalg: Økonomiudvalget Aktivitetsområde: Alle Center: Center for Økonomi og Personale Kontaktperson: Zita Korsholm Beskrivelse I kommunens budget er der afsat ca. 1,1 mio. kr. til sundhedsordninger for det månedslønnede personale i LTK. Formålet med sundhedsordningen er at fremme forebyggelse og sundhed for de ansatte. Aftalen, der er indgået med Sundhedsdoktor, har været i kraft siden 1.4.2010, er forlænget et par gange og løber til den 1.4.2016. Der er generelt tilfredshed med ordningen og den måde, som den fungerer på, men set i lyset af, at det kun er en mindre del af kommunens ansatte, der reelt benytter sig af ordningen jvf. oplysningerne nedenfor foreslås en nedlæggelse som et alternativ til andre effektiviseringsforslag. Alternativt vil der kunne fastholdes enten en mindre ordning eller en ordning, hvor selve Sundhedsordningen afskaffes, men der fastholdes forskellige ad hoc-projekter, som i dag delvist finansieres af indtægterne fra egenbetaling på 50 kr. for fysioterapi- og massagetilbuddene. Det kan være pilotprojekter, herunder kurser i løfteteknik, på dagtilbudsområdet, sundhedspakker på institutionerne, DHL-stafetten eller andre forebyggende og sundhedsfremmende tiltag. Der er aktuelt følgende kontraktmæssige årlige tilbud i Sundhedsordningen: 1.536 massagebehandlinger 2.304 fysioterapibehandlinger Kiropraktorbehandlinger efter særlig visitation Personlige sundhedstjek, herunder mini-sundhedstjek Sundhedspakker (Sund Ergonomi, Sund Kost, Sund gymnastik og Sunde Fødder) I 2014 har 586 medarbejdere ud af ca. 4.200 mulige gjort brug af ordningen. I forhold til andelen af ansatte i kommunen, er det først og fremmest medarbejderne i administrationen og medarbejdere på skoler og dagtilbud der anvender ordningen.
ØU9 Antallet af medarbejdere, der har gjort brug af de enkelte tilbud i ordningen, har fordelt sig på følgende måde i 2014: Fysioterapi 322 Massage 426 Sundhedstjek 53 Minisundhedstjek 51 Kiropraktik 14 I alt 866 Tallet er større end de 586 registrerede medarbejdere, der har benyttet Sundhedsordningen, da flere medarbejdere har anvendt mere end én type tilbud og evt. flere gange det samme tilbud. Dette dokumenteres af den høje anvendelsesgrad med en belægningsprocent på omkring 90 % på fysioterapi- og massagetilbuddene. Økonomi og personalemæssige konsekvenser Økonomiske konsekvenser, 1.000 kr. 2016 2017 2018 2019 Besparelse - løn Besparelse - øvrig drift -825-1.100-1.100-1.100 Investeringsomkostninger Indtægter I alt -825-1.100-1.100-1.100 Personalemæssige konsekvenser årsværk Gennemsnitsløn pr. år (1.000 kr.) Beløbene er i 2015-niveau (-=budgetreduktion og reduktion i personale/+=budgetforøgelse og øget personale) Der er ingen personalemæssige konsekvenser. Konsekvenser herunder evt. for serviceniveau Såfremt Sundhedsordningen ikke afskaffes men i stedet blot reduceres, kan det betyde lange ventetider med den konsekvens, at flere ansatte måske vil fravælge ordningen og så kan det i længden blive vanskeligt at få ordningen til at fungere hensigtsmæssigt. Medarbejderne i det tværgående MED for administrationen giver udtryk for at medarbejderne er glade for ordningen og at det vil være ærgerligt hvis den bortfalder. En reduktion eller en afskaffelse af Sundhedsordningen vil betyde, at kommunen ikke længere kan bruge Sundhedsordningen som PR den attraktive arbejdsplads - i f.eks. stillingsannoncer, hvor Sundhedsordningen indgår som en fast oplysning. Hvis Sundhedsordningen afskaffes, kan det overvejes, om der skal opretholdes et mindre budget i størrelsesordenen 50.000 100.000 kr. til bl.a. gennemførelse af de i indledningen nævnte initiativer. Sundhedsordningen har til huse på Firskovvej og et par dage om ugen i Virum Hallen. Hvis Sundhedsordningen afskaffes kan dette ske fra 1.4.2016, hvor nuværende aftale udløber. Ved en fastholdelse skal der findes et anden lokation som erstatning for Firskovvej. Implementering Forslaget kan implementeres pr. 1. april 2016.
ØU9 Tidligere politisk behandling af forslag Er forslag nyt: Ja Sammenhæng med øvrige forslag Vil forslaget have konsekvenser ift. andre forslag: Høring Skal forslag i høring:
ØU10 Titel: Venskabsbysamarbejde nedlægges Kategori: 3. Øvrige Udvalg: Økonomiudvalget Aktivitetsområde: Administration Center: Center for Kultur og Jura Kontaktperson: Birger Kjer Hansen Beskrivelse Kommunen har i dag følgende venskabsbykonstellationer: Nordisk venskabsbysamarbejde: Askim (Norge) Huddinge (Sverige) Vanda (Finland) Lyngby-Taarbæk Kommune Bilateral samarbejdsaftale fra 2012 med Sermersoq Kommune (tidl. bl.a. Nuuk Kommune) i Grønland. (Der er ikke indgået tilsvarende forbindelse med Færøerne.) Venskabsby-samarbejdet omfatter nu alene en årlig politisk konference samt arbejdstagerbytte (principielt vedr. alle fagområder inden for den kernekommunale opgaveløsning) og idrætsstævne for medarbejdere. Der er i 2016 samlet afsat 0,231 mio. kr. til formålet med følgende fordeling: Konferencer m.m. 0,134 mio. kr. Idrætsarrangementer 0,067 mio. kr. Øvrige udgifter 0,031 mio. kr. Der er ikke afsat særskilte midler til efterlevelse af aftalen med Sermersoq, der således efter omstændighederne nu også finansieres via ovennævnte ramme. Det foreslås, at aktiviteterne og dermed udgifterne bortfalder fra og med 2016. Alternativt at der laves en begrænsning af aktiviteterne.
ØU10 Økonomi og personalemæssige konsekvenser Økonomiske konsekvenser, 1.000 kr. 2016 2017 2018 2019 Besparelse - løn Besparelse - øvrig drift -231-231 -231-231 Investeringsomkostninger Indtægter I alt -231-231 -231-231 Personalemæssige konsekvenser årsværk Gennemsnitsløn pr. år (1.000 kr.) Beløbene er i 2015-niveau (-=budgetreduktion og reduktion i personale/+=budgetforøgelse og øget personale) Konsekvenser herunder evt. for serviceniveau Ingen konsekvenser for serviceniveau. Implementering Forslaget kan implementeres umiddelbart. Tidligere politisk behandling af forslag Er forslag nyt: Ja Sammenhæng med øvrige forslag Vil forslaget have konsekvenser ift. andre forslag: Høring Skal forslag i høring:
KE1 Titel: Reduktion af tomgangsleje udlejningsejendomme og kommunal garanti Kategori: 1. Proces- og ressourceoptimering Udvalg: Økonomiudvalget Aktivitetsområde: Kommunale Ejendomme Center: Center for Arealer og Ejendomme Kontaktperson: Ejendomsdriftschef Jesper S. Wiberg Beskrivelse Økonomiudvalget fik den 15. januar 2015 forelagt en analyse af tomgangslejen i Lyngby- Taarbæk Kommune. Af analysen fremgår det, at tomgangslejen de sidste tre år har været stigende for både de kommunale udlejningsejendomme og de almene boligselskaber. Forvaltningen har på baggrund af analysen igangsat en række initiativer, der skal nedbringe tomgangen, og påtænker at igangsætte yderligere initiativer i løbet af 2015. Disse initiativer danner grundlag for et effektiviseringsforslag, der dels omfatter administrationen og visiteringen af lejemål i Center for Arealer og Ejendomme, Borgerservice i Center for Borgerservice og Digitalisering samt Center for Sundhed og Omsorg. Målsætningen med effektiviseringsforslaget er en reduktion af tomgangslejen under den kommunale garanti 54 og 59, gennem ændrede arbejdsgange i Borgerservice og Center for Sundhed og Omsorg (CSO). Ejendomskontoret har udgiften, mens opgaven med visitering er placeret i Borgerservice (CBD) og CSO. Endvidere er målsætningen en reduktion af tomgangslejen på de kommunale udlejningsejendomme gennem en optimering af arbejdsgange internt i Ejendomskontoret og mellem Ejendomskontoret og visitationen i Borgerservice og CSO. Tomgangslejen under den kommunale garanti 54 og 59 vedrører manglende huslejeindtægter samt lejeudgifter til de almene boliger (familieboliger og ældreboliger) opført af boligselskaberne. Kommunen hæfter for: Alle almene ældreboliger/plejeboliger, der er opført af boligselskaberne, 54 25 pct. af familieboligerne som kommunen i henhold til Lov om almene boliger 59, har anvisningsret. Tomgangsleje opstår, når en ejendom ikke er udlejet. Der er flere årsager til, at Lyngby- Taarbæk Kommune i perioder har tomgangsleje på de almene boligselskabers lejemål med kommunal anvisningsret. Tomgangslejen kan primært mindskes gennem ændrede visitationskriterier, gennem anden anvendelse af tomme boliger samt bedre koordinering internt i forvaltningen.
KE1 Der er gennemført en samlet analyse af tomgangslejen på de kommunale udlejningsejendomme og ejendomme under den kommunale garanti 54 og 59. Den anslåede besparelse er baseret på en vurdering af et forventet effektiviseringsprovenu i forhold til det nuværende budget til tomgangsleje. Provenuet skal hentes ved at gennemføre en række initiativer foreslået i analysen. Initiativerne er kort nævnt under afsnittet implementering. Såfremt initiativerne medfører, at tomgangslejeniveauet kommer ned på et gennemsnitligt niveau svarende til 2011/2012 kan der forventes en besparelse på ca. 100.000 kr. i forhold til budgettet til tomgang i 2016 på ejendomme under den kommunale garanti 54 og 59. Derudover kan der forventes en reduktion i tomgangslejen ved en optimering af eksisterende arbejdsgange på 100.000 200.000 kr. på de kommunale udlejningsejendomme. Beløbet er forbundet med megen usikkerhed, da mange faktorer påvirker tomgangslejen. Samlet set arbejdes der med en effektiviseringsmålsætning på 300.000 kr. årligt for en reduktion af tomgangslejen. Økonomi og personalemæssige konsekvenser Økonomiske konsekvenser, 1.000 kr. 2016 2017 2018 2019 Besparelse - løn Besparelse - øvrig drift -300-300 -300-300 Investeringsomkostninger Indtægter I alt -300-300 -300-300 Personalemæssige konsekvenser årsværk Gennemsnitsløn pr. år (1.000 kr.) Beløbene er i 2015-niveau (-=budgetreduktion og reduktion i personale/+=budgetforøgelse og øget personale) Konsekvenser herunder evt. for serviceniveau Ingen. Implementering For at mindske tomgangslejen peges der på følgende indsatsområder: Anden boliganvendelse Ændrede arbejdsgange Ændrede kriterier for boligvisitation Afhændelse af boliger Der er nedsat en intern arbejdsgruppe, der undersøger mulighederne for en anden anvendelse af de ledige ældreboliger med stor tomgangsleje. Der peges på, at en praksisændring i arbejdsgangen kan reducere tomgangslejen ved fx at sende boligtilbud ud til flere på ventelisterne på samme tid. Kommunalbestyrelsen godkendte december 2014 en ændret kvalitetsstandard for boligvisitation for borgere, som ønsker en plejebolig. Borgerne skal således fremadrettet tage imod den anden plejebolig, som de tilbydes fra ventepladsen. Dette vil forventeligt reducere tomgangslejen. Der foretages løbende en vurdering af den kommunale ejendomsportefølje i forhold til salg og køb. Forslag til køb og salg forelægges Kommunalbestyrelsen.
KE1 Tidligere politisk behandling af forslag Er forslag nyt: Hvis nej, hvornår har forslaget senest været behandlet politisk: Økonomiudvalget den 15. januar 2015 Sammenhæng med øvrige forslag Vil forslaget have konsekvenser ift. andre forslag: Hvis ja, hvilke andre forslag vil blive omfattet heraf: Høring Skal forslag i høring: Hvis ja, angives hvem der skal høres:
KE2 Titel: Øget anvendelse af egne kompetencer i Ejendomsdrift Kategori: 3. Øvrige Udvalg: Økonomiudvalget Aktivitetsområde: Kommunale Ejendomme Center: Center for Arealer og Ejendomme Kontaktperson: Ejendomsdriftschef, Jesper S. Wiberg Beskrivelse Målsætningen er at udnytte egne kompetencer inden for en række fagområder herunder VVS og elektriker bedre end de udnyttes i dag. Målsætningen er endvidere at systematisere viden omkring el- og VVS-installationer på en række komplekse kommunale ejendomme i kommunen med henblik på at reducere de samlede håndværkerudgifter som følge af manglende viden om de tekniske installationer (transaktionsomkostninger). Effektiviseringsprovenuet skal dels hentes ved at bruge egne faguddannede medarbejdere til mindre håndværksopgaver, dels hentes ved at have et opdateret tegningsmateriale over de tekniske installationer, så eksterne håndværkere skal bruge mindre tid på opgaveafdækning. Ejendomsdrift igangsatte i 2014 en analyse af håndværkerudgifterne på elektrikerarbejder på Rådhuset. Analysen viste, at kommunen kunne ansætte en intern elektriker med autorisation for færre penge, end det kommunen i dag betaler eksterne elektrikere for. Udover opgaver på Rådhuset kunne den interne elektriker løse en række opgaver på de øvrige kommunale ejendomme i samarbejde med det øvrige håndværksuddannede personale i Ejendomsdrift. Med ansættelse af en intern elektriker er der anslået en besparelse på -150 t.kr. årligt på Rådhuset alene (Effektiviseringsforslag 2015: KE8 In-house kapacitet på håndværkeropgaver). Med overtagelse af den indvendige bygningsvedligeholdelse fra 2015 har Center for Arealer og Ejendomme igangsat et afdækningsarbejde med henblik på at udnytte egne kompetencer inden for en række fagområder bedre. Center for Arealer og Ejendomme afprøver muligheden for i højere grad selv at kunne varetage en række mindre vedligeholdelses- og driftsopgaver på de kommunale bygninger med mindre brug af eksterne håndværkere. Center for Arealer og Ejendomme vil systematisere viden om de tekniske installationer på en række komplekse bygninger, så både det tekniske servicepersonale og kommunens ingeniører har et opdateret kendskab/viden om de tekniske installationer. For både elektrikere og VVS gælder det, at kendskabet til den enkelte ejendom har afgørende betydning for den effektive timepris, som den enkelte elektriker og VVS er leverer. Kendskabet til bygningerne har således stor betydning for de samlede udgifter på elektriker- og VVS-området.
KE2 Økonomi og personalemæssige konsekvenser Økonomiske konsekvenser, 1.000 kr. 2016 2017 2018 2019 Besparelse - løn Besparelse - øvrig drift -100-100 -100-100 Investeringsomkostninger Indtægter I alt -100-100 -100-100 Personalemæssige konsekvenser årsværk Gennemsnitsløn pr. år (1.000 kr.) Beløbene er i 2015-niveau (-=budgetreduktion og reduktion i personale/+=budgetforøgelse og øget personale) Effektiviseringsgevinsten hentes på færre udgifter til indvendig bygningsvedligeholdelse. Beløbet størrelse er forbundet med nogen usikkerhed. Datagrundlaget for den beregnede gevinst skal dels undersøges nærmere. Endvidere vil en eventuel effektiviseringsgevinst være sammensat af mange mindre initiativer. Konsekvenser herunder evt. for serviceniveau Ingen. Implementering Det skal afprøves hvilke typer af elektriker- og VVS opgaver, som med fordel både økonomisk og kendskabsmæssigt kan håndteres af egne faguddannede medarbejdere i Center for Arealer og Ejendomme. Det nuværende udgiftsniveau for køb af eksterne elektriker- og VVS-ydelser skal afdækkes og analyseres nærmere med henblik på at estimere behovet for øget brug af interne kompetencer og ressourcer. Tidligere politisk behandling af forslag Er forslag nyt: Hvis nej, hvornår har forslaget senest været behandlet politisk: Udbygning af effektiviseringsforslag for 2015 KE8. Sammenhæng med øvrige forslag Vil forslaget have konsekvenser ift. andre forslag: Hvis ja, hvilke andre forslag vil blive omfattet heraf: Høring Skal forslag i høring: Hvis ja, angives hvem der skal høres:
KE3 Titel: Fokus på dyre lejemål opsigelse eller forhandling Kategori: 3. Øvrige Udvalg: Økonomiudvalget Aktivitetsområde: Kommunale Ejendomme Center: Center for Arealer og Ejendomme Kontaktperson: Ejendomsdriftschef Jesper S. Wiberg Beskrivelse Målsætningen er, at Center for Arealer og Ejendomme skal reducere udgiften til lejebetaling for kommunale institutionsejendomme. Center for Arealer og Ejendomme betaler årligt 4 mio. kr. i husleje for kommunale institutionsejendomme. Beløbet er inklusiv udgifter til ejerforeningsbidrag og eksklusiv huslejebetaling til administrationsbygninger og kulturhus. Målsætningen er at spare på huslejeudgifterne ved dels at flytte aktiviteter fra dyre lejemål til billigere eller ved at forhandle huslejeudgiften ned. Dels ved at flytte de kommunale aktiviteter til kommunens egne ejendomme. Da mange af lejemålene er med længere opsigelsesvarsler, kan rationalet først hentes over tid. Besparelsen skal dels hentes ved genforhandling af eksisterende lejeaftale eller ved at finde billigere lejemål. Dels ved gennemførelse af planlagte arealoptimeringsprojekter som Lundtofte projektet. I beregningen af et forventet effektiviseringsprovenu indgår alle lejekontrakter, hvor Center for Arealer og Ejendomme betaler for husleje eksklusiv administrationsbygninger og kulturhus. En mulig besparelse på husleje skal således hentes på følgende lejeaftale: Pavilionleje på Virum skole, Lyngbygårdsvej 126, Stoppestedet, Parallelvej 31, Kastaniehuset, Sorgenfrivej 2, Vuggestuen Firkløveren, Lundtofteparken 43A, Vandpytten m.m.
KE3 Økonomi og personalemæssige konsekvenser Økonomiske konsekvenser, 1.000 kr. 2016 2017 2018 2019 Besparelse - løn Besparelse - øvrig drift -100-400 -800-800 Investeringsomkostninger Indtægter I alt -100-400 -800-800 Personalemæssige konsekvenser årsværk Gennemsnitsløn pr. år (1.000 kr.) Beløbene er i 2015-niveau (-=budgetreduktion og reduktion i personale/+=budgetforøgelse og øget personale) En forudsætning for at hente rationalet er, at Center for Arealer og Ejendomme får lov til at indarbejde lejebesparelsen som en effektiviseringsgevinst, og at lejebesparelsen ikke indarbejdes i andre effektiviserings- og strukturprojekter i kommunen. Alternativt vil effektiviseringsgevinsten bare blive mindre. Konsekvenser herunder evt. for serviceniveau Ingen. Implementering Der skal foretages en afdækning af alle lejemål med henblik på enten en forhandling af huslejereduktion eller en flytning af kommunale aktivitet til eksisterende kommunale ejendomme. Tidligere politisk behandling af forslag Er forslag nyt: Ja Hvis nej, hvornår har forslaget senest været behandlet politisk: Sammenhæng med øvrige forslag Vil forslaget have konsekvenser ift. andre forslag: Hvis ja, hvilke andre forslag vil blive omfattet heraf: Høring Skal forslag i høring: Hvis ja, angives hvem der skal høres:
KE4 Titel: Gennemgang af serviceaftaler på kommunale ejendomme Kategori: 1. Proces- og ressourceoptimering Udvalg: Økonomiudvalget Aktivitetsområde: Kommunale Ejendomme Center: Center for Arealer og Ejendomme Kontaktperson: Bygge- og Anlægschefen, Inger Dreyer Beskrivelse Målsætningen er at reducere den samlede udgift på serviceaftaler af tekniske installationer på de kommunale bygninger. Der bruges årligt 3 mio. kr. på serviceaftaler på de kommunale ejendomme. Ved løbende at foretage en kritisk gennemgang af alle aftaler skønnes det, at udgiften kan reduceres med 3-4 pct., svarende til et provenu på 100 t.kr. årligt. Økonomi og personalemæssige konsekvenser Økonomiske konsekvenser, 1.000 kr. 2016 2017 2018 2019 Besparelse - løn Besparelse - øvrig drift -100-100 -100-100 Investeringsomkostninger Indtægter I alt -100-100 -100-100 Personalemæssige konsekvenser årsværk Gennemsnitsløn pr. år (1.000 kr.) Beløbene er i 2015-niveau (-=budgetreduktion og reduktion i personale/+=budgetforøgelse og øget personale) Effektiviseringsrationalet hentes ved færre udgifter på serviceaftaler. Konsekvenser herunder evt. for serviceniveau Ingen. Implementering Alle serviceaftaler på de tekniske installationer skal årligt gennemgås af det tekniske personale i Center for Arealer og Ejendomme.
KE4 Tidligere politisk behandling af forslag Er forslag nyt: Hvis nej, hvornår har forslaget senest været behandlet politisk: Sammenhæng med øvrige forslag Vil forslaget have konsekvenser ift. andre forslag: Hvis ja, hvilke andre forslag vil blive omfattet heraf: Høring Skal forslag i høring: Hvis ja, angives hvem der skal høres:
KE5 Titel: Fælles udbud/rammeaftale på bilkøb og bilservice Kategori: 1. Proces- og ressourceoptimering Udvalg: Økonomiudvalget Aktivitetsområde: Kommunale Ejendomme Center: Center for Arealer og Ejendomme Kontaktperson: Ejendomsdriftschef Jesper S. Wiberg Beskrivelse Målsætningen er at opnå lavere priser ved at samle alle køb af nye biler og mindre varevogne samt køb af service hos en eller færre leverandører. I dag foretages køb af nye biler og varevogne og bilservice i de enkelte afdelinger/enheder i Center for Arealer og Ejendomme. Det samme er gældende udenfor Center for Arealer og Ejendomme i forhold til de andre centre. Effektiviseringsprovenuet skal hentes ved billigere priser på køb af biler, mindre varevogne og bilservice gennem et fælles udbud. I første omgang er beregningen foretaget på baggrund af køb af biler og bilservice i Center for Arealer og Ejendomme (Ejendomsdrift) og administrationens bilpark på Rådhuset. Provenuet kan blive større, såfremt et fælles udbud omfatter de øvrige centre herunder ældreområdet. Andre kommuner har hentet en større eller mindre besparelse ved årligt at udbyde køb af biler og bilservice til lokale- og udenbys bilforhandlere. Besparelserne er umiddelbart ikke sammenlignelige med priserne i Lyngby-Taarbæk Kommune, idet flere faktorer skal medtages i en totalberegning: indkøbspris, servicepris og salgspris. Økonomi og personalemæssige konsekvenser Økonomiske konsekvenser, 1.000 kr. 2016 2017 2018 2019 Besparelse - løn Besparelse - øvrig drift -100-100 -100-100 Investeringsomkostninger Indtægter I alt -100-100 -100-100 Personalemæssige konsekvenser årsværk Gennemsnitsløn pr. år (1.000 kr.) Beløbene er i 2015-niveau (-=budgetreduktion og reduktion i personale/+=budgetforøgelse og øget personale)
KE5 Der arbejdes med et foreløbig skønnet effektiviseringsprovenu på 100.000 kr. Skønnet er baseret på baggrund af det samlede køb af biler og bilservice i Center for Arealer og Ejendomme (Ejendomsdrift) og administrationens bilpark på Rådhuset. Konsekvenser herunder evt. for serviceniveau Ingen. Implementering Afdækning af det årlige forventede køb af ny bilpark i Center for Arealer og Ejendomme samt årlig køb af service på biler. Gennemførelse af et udbud (rammeaftale) med listepriser for varekøb og service. Tidligere politisk behandling af forslag Er forslag nyt: Hvis nej, hvornår har forslaget senest været behandlet politisk: Sammenhæng med øvrige forslag Vil forslaget have konsekvenser ift. andre forslag: Hvis ja, hvilke andre forslag vil blive omfattet heraf: Høring Skal forslag i høring: Hvis ja, angives hvem der skal høres:
KE6 Titel: Fælles flådestyring for Center for Arealer og Ejendomme samt Rådhus Kategori: 1. Proces- og ressourceoptimering Udvalg: Økonomiudvalget Aktivitetsområde: Kommunale Ejendomme Center: Center for Arealer og Ejendomme Kontaktperson: Ejendomsdriftschef Jesper S. Wiberg Beskrivelse Målsætningen er at reducere de samlede udgifter til biler, taxa, befordringsgodtgørelse i Center for Arealer og Ejendomme og på Rådhuset gennem en fælles flådestyring. Der er igangsat en analyse af kørselsmønstret for den nuværende bilpark. Forventningen til analysen er, at udgifterne til de kommunale biler, taxa og befordringsgodtgørelse samlet set kan reduceres ved en bedre og mere effektiv udnyttelse af den eksisterende bilpark og en reduktion i udgiften til taxa og befordringsgodtgørelse. Kørselsanalysen omfatter kørsel i alle centre inkl. ældreområdet. Kørselsanalysen udarbejdes af COWI og forventes færdig i april/maj måned. Det er på nuværende tidspunkt vanskeligt at komme med et præcist bud på en effektiviseringsgevinst før analysens konklusioner er endelig klar. Der arbejdes derfor med et forsigtigt skøn på en gevinst på 100.000 kr. gennem lavere udgifter på drift af de kommunale biler, taxa og befordringsgodtgørelse. Det er indarbejdet et forsigtigt skøn på en investering i et fleet management program og gpsstyring. Prisen på programmet vil afhænge meget af analysens konklusioner. Økonomi og personalemæssige konsekvenser Økonomiske konsekvenser, 1.000 kr. 2016 2017 2018 2019 Besparelse - løn Besparelse - øvrig drift -100-100 -100-100 Investeringsomkostninger 150 Indtægter I alt 50-100 -100-100 Personalemæssige konsekvenser årsværk Gennemsnitsløn pr. år (1.000 kr.) Beløbene er i 2015-niveau (-=budgetreduktion og reduktion i personale/+=budgetforøgelse og øget personale)
KE6 Effektiviseringsprovenuet kan dels hentes ved at reducere udgiften til taxa og befordringsgodtgørelse ved en bedre anvendelse af den kommunale bilpark på Rådhuset og i Center for Arealer og Ejendomme. Dels ved at optimere/reducere den nuværende bilpark på Rådhuset og i Center for Arealer og Ejendomme. Provenuet hentes dels i Center for Arealer og Ejendomme og i de centre, der er tilknyttet Rådhuset og T12. Konsekvenser herunder evt. for serviceniveau Ingen. Implementering En nærmere beskrivelse afventer en færdiggørelse af kørselsanalysen. Tidligere politisk behandling af forslag Er forslag nyt: Hvis nej, hvornår har forslaget senest været behandlet politisk: I forbindelse med Økonomiudvalgets godkendelse af effektiviseringsprogrammet for 2010. Sammenhæng med øvrige forslag Vil forslaget have konsekvenser ift. andre forslag: Hvis ja, hvilke andre forslag vil blive omfattet heraf: Høring Skal forslag i høring: Hvis ja, angives hvem der skal høres:
KE7 Titel: Implementering af fælles sikringsstrategi for de kommunale ejendomme Kategori: 1. Proces- og ressourceoptimering Udvalg: Økonomiudvalget Aktivitetsområde: Kommunale Ejendomme Center: Center for Arealer og Ejendomme Kontaktperson: Ejendomsdriftschef Jesper S. Wiberg Beskrivelse Målsætningen er, at Lyngby-Taarbæk Kommune på sikrings- og forsikringsområdet skal hente et effektiviseringsrationale på 3-5 pct. ved en reduktion af de samlede udgifter til forsikringsdækning samt en reduktion i udgifterne til genopretning og generhvervelser som følge af skader og tyveri. Det skal bemærkes, at der inden for målsætningen allerede er indarbejdet et økonomisk rationale på 500 t.kr. årligt ved et fælles udbud af vagt- og alarmordninger i forbindelse med en rammebesparelse på ejendomsområdet. Derudover effektiviserede kommunen tilbage i 2011 2,0 mio. kr. ved sidste forsikringsudbud. Der er udarbejdet en fælles risikostyringsstrategi samt en sikringshandleplan for 2015-18. Endvidere er der afsat 7,5 mio. kr. til sikringstiltag på de kommunale ejendomme. Strategien og handleplanerne skal indgå i et kommende forsikringsudbud. Forventningen er, at kommunen kan opnå en effektiviseringsgevinst ved allerede gennemførte sikringstiltag samt planlagte sikringstiltag ved et kommende udbud. Kommunens forsikringsmægler er dog usikker på størrelse af en eventuel effektiviseringsgevinst, idet flere eksterne faktorer kan have indflydelse på forsikringsudbuddet i 2016. Der arbejdes med et forsigtigt skøn på 500 t.kr. årligt. Forsikringsudbuddet gennemføres i løbet af 2015 og vil få fuld effekt fra 2016. Derudover igangsættes en række sikringsinitiativer i 2015 og i overslagsårene 2016-19, der er beskrevet i udbudsmaterialet.
KE7 Økonomi og personalemæssige konsekvenser Økonomiske konsekvenser, 1.000 kr. 2016 2017 2018 2019 Besparelse - løn Besparelse - øvrig drift -500-500 -500-500 Investeringsomkostninger Indtægter I alt -500-500 -500-500 Personalemæssige konsekvenser årsværk Gennemsnitsløn pr. år (1.000 kr.) Beløbene er i 2015-niveau (-=budgetreduktion og reduktion i personale/+=budgetforøgelse og øget personale) Effektiviseringsgevindsten hentes primært ved lavere udgifter til forsikringspræmier. Konsekvenser herunder evt. for serviceniveau Ingen. Implementering Udarbejdelse af udbudsmateriale samt gennemførelse af udbud på forsikring i 2015. Implementering af initiativerne fra sikringshandleplanen 2015-18. Tidligere politisk behandling af forslag Er forslag nyt: Hvis nej, hvornår har forslaget senest været behandlet politisk: 2011 Sammenhæng med øvrige forslag Vil forslaget have konsekvenser ift. andre forslag: Hvis ja, hvilke andre forslag vil blive omfattet heraf: Høring Skal forslag i høring: Hvis ja, angives hvem der skal høres:
KE8 Titel: Budgetgennemgang af Kommunale Ejendomme Kategori: 3. Øvrige Udvalg: Økonomiudvalget Aktivitetsområde: Kommunale Ejendomme Center: Center for Arealer og Ejendomme Kontaktperson: Ejendomsdriftschef Jesper S. Wiberg Beskrivelse Størstedelen af udgifter og indtægter på aktivitetsområdet Kommunale Ejendomme er knyttet direkte til driften af de kommunale ejendomme. Driftsbesparelser på bygningsdriften kan dels hentes ved en reduktion i antallet af bygninger eller kvadratmeter. Dels hentes ved at optimere/effektivisere bygningsdriften. En forudsætning for at effektivisere på aktivitetsområdet Kommunale Ejendomme er, at det er muligt enten at optimere selve bygningsdriften eller det er muligt at reducere antallet af bygninger/kvadratmeter. Kommunale Ejendomme er i forvejen pålagt en rammebesparelse, hvor der mangler at blive effektiviseret for 2,9 mio. kr. Endvidere er Kommunale Ejendomme pålagt et effektiviseringskrav på 2,2 mio. kr. i 2015 stigende til 2,8 mio. kr. i 2016 (B2015-18). Dertil skal lægges et effektiviseringskrav på 2,5 mio. kr. i forbindelse med B2016-19. Center for Arealer og Ejendomme har gennemgået de overordnede budgetposter for aktivitetsområdet Kommunale Ejendomme og foretaget en gennemgang af de ikke udmøntede effektiviserings- og rammebesparelseskrav. Det er centrets vurdering, at det ikke er muligt at leve op til effektiviseringsrammen uden at dette påvirker serviceniveauet i 2016. På længere sigt (2018-19) vil det være muligt at frigøre flere arealer og frasælge flere bygninger end hvad der allerede er indarbejdet i rammebesparelsen og effektiviseringskravet. Dermed kan der på sigt arbejdes på at flytte fokus fra servicereduktioner til rene effektiviseringer, e.i. færre bygninger/arealer. Denne effektiviseringsøvelse forudsætter dog, at der i en periode (1-2 år) afsættes flere ressourcer til gennemførelsen af de planlagte geografiske arealoptimeringsprojekter, og at der i en periode (1-2 år) afsættes ressourcer til klargøring og gennemførelse af salg. Endeligt forudsættes det, at driftsbesparelserne på de frigjorte arealer/solgte ejendomme (bygningsdriften) anvendes til at nedbringe effektiviseringskravet, og ikke indgår som krydsfinansiering i andre projekter og effektiviseringsforslag. Det vurderes, at der kan effektiviseres for 0,2 mio. kr. i 2016, mens 0,9 mio. kr. vil være i form af besparelser og dermed servicereduktion inden for følgende serviceområder: